Docente:

Zulay Quispe Sarmiento

DIRIGIR REUNIONES
Crear y fortalecer equipos, promueve el trabajo en equipo y la
cooperacin, coordina perspectivas, crea y transforma la
cultura y difunde modelos adecuados de comportamiento son,
responsabilidades ineludibles de quienes desempean
funciones directivas de supervisin y de liderazgo, tambin lo
es dirigir esos complejos escenarios, tanto su productividad y
eficacia como sus procesos de comunicacin interpersonal.





1. LAS REUNIONES COMO OPORTUNIDAD O COMO RIESGO

LAS REUNIONES COMO OPORTUNIDAD
- Permite poner en comn, intercambiar y coordinar los diferentes
niveles de anlisis y de intervencin propios de un equipo.
- Permite desarrollar la cooperacin interdisciplinaria y el compromiso
con las tareas y con las decisiones que se han tomado en grupo.
- Los miembros de los equipos aprenden a valorar los puntos de vista
de los dems y a revisar los propios.
- El equipo puede revisar, actualizar, acrecentar y compartir los
los conocimientos del grupo como tal.
- Tienen lugar la definicin de la poltica y de los objetivos de la
organizacin.
- El intercambio de perspectivas en la reunin puede ayudar a cada
uno de los individuos a desarrollar el sentido de pertenencia a un
equipo o grupo de trabajo.
- Ayuda a acrecentar las expectativas de eficacia y de resultados del
trabajo en equipo.
- La reunin es un escenario de conductas.
- Pueden ser una puerta de entrada y de conocimiento de nuestro equipo.
LAS REUNIONES COMO UN RIESGO
Reunirse puede ser un riesgo por el gasto excesivo de tiempo y
energa que puede llegar a utilizar improductivamente. Es, muy
comn la queja de que hay demasiadas reuniones, de que duran
demasiado tiempo y de que la mayor parte de ellas son
improductivas y constituyen una prdida de tiempo y una manera
de "no trabajar" y de que, lejos de ayudar a tomar decisiones,
contribuyen a dilatarlas en el tiempo.

2. FUNCIONES Y TAREAS DE QUIEN DIRIGE LA REUNIN

La eficacia para obtener los objetivos y resultados apetecidos
depender de la dinmica que sus miembros sean capaces de
establecer y desarrollar en la productividad y en comunicacin
interpersonal .

2.1. Clarificar
Supone garantizar que los participantes conozcan y entiendan las razones por las
cuales se renen y lo que se dice en el transcurso de la reunin, y tengan percepcin
de control de lo que en ella ocurre.

2.2. Coordinar, controlar, moderar
Garantizar que las cosas transcurran de acuerdo a un procedimiento que facilite las
comunicaciones.

2.3. Dinamizar, animar, facilitar
La reunin transcurra con un tono suficientemente vivo como para animar la
participacin.

2.4. Desarrollar un clima social adecuado
El grado de comprensin mutua, la calidad de la informacin y de conocimiento
compartidos, de la solucin de los problemas, de la toma de decisiones y de los
acuerdos adoptados en la reunin, dependen en gran medida de la capacidad de
quien la dirige.
3. ESTRATEGIAS Y HABILIDADES PARA
DIRIGIR REUNIONES EFECTIVAS


3.1. Preparacin
Las reuniones resultarn ms efectivas cuanto mejor se preparen.
La preparacin contiene exigencias especiales cuando planeamos
realizar una serie de reuniones a lo largo de un perodo determinado
de tiempo en el contexto de un comit, de un grupo de trabajo, de un
taller.

Decidir si celebrar o no la reunin.

Definir los objetivos.

Fijar el marco temporal.

Preparar la agenda.

Preparar el escenario.
3.2. Prembulo o toma de contacto
Los momentos previos al comienzo de la reunin tambin tienen
una gran importancia para que todos tengan una base comn
de partida.

Requieren estrategias y habilidades como:
Facilitar el contacto y el conocimiento mutuo.







Comenzar puntualmente
3.3. Encuadre: Dar nfasis y significacin a la
reunin
a) Saludos y presentaciones.
b) Revisamos, las actas de reuniones anteriores y preguntamos si se
necesita agregar o corregir algo.
c) Nos aseguramos de que todos han recibido la documentacin.
d) Establecemos con claridad el objetivo de la reunin y la
importancia para el grupo y los beneficios que su logro puede aportar
al equipo
e) Damos la oportunidad de que los participantes comuniquen sus
opiniones y expectativas acerca de la reunin o serie de reuniones
que vamos a tener, de la situacin de la que se parte y que motiva la
convocatoria y de los objetivos que tiene asignados.
f) Anticipamos y centramos los temas que se van a tratar, el orden en
que se van a tratar, el tiempo disponible y la hora de terminacin.
g) Cuando las circunstancias lo requieran, valoramos la oportunidad de
incluir en el orden del da algn tema nuevo no previsto.

3.4. Desarrollo de la agenda

a) Revisamos el progreso realizado hasta la fecha desde la ltima reunin.

b) Obtenemos informacin de cada uno de los miembros acerca de la tarea
que les fue asignada si "ha hecho los deberes".

c) En el plan de desarrollo
- Abordamos los temas de la agenda de uno en uno.

- Comenzamos por un tema suave, seguimos con algunos temas ms fuertes
y cerramos con alguno menos intenso, sin perder nunca de vista el objetivo
de la reunin.

- En cada tema tratado, damos la oportunidad de que se expongan los pros y
los contras de cada cuestin.

- En cada punto del orden del da, vamos de lo analtico a lo sinttico, de la
apertura al cierre.

- Hacemos balances intermedios y resumimos peridicamente los progresos
que se van logrando.

- Promovemos la formulacin de conclusiones y acuerdos para la accin.

d) Estamos atentos, tanto al tratamiento de los temas de la agenda para
asegurar la eficacia con que los vamos tratando, como al flujo de
comunicaciones que tiene lugar entre los asistentes.

e) Hacemos uso de medios auxiliares de informacin audiovisual (pizarra,
retro proyector, rotafolios, diapositivas, vdeo, planos, grficos) como un
complemento que facilite la apropiada atencin, comprensin y
procesamiento de la informacin y el intercambio entre los participantes.

f) Limitamos el nmero de intervenciones de cada participante y el
tiempo de cada intervencin para cada asunto de la agenda.

g) Aseguramos que alguien haga funciones de "secretario" y tome
notas de los asuntos tratados.

3.5. Favorecer una participacin democrtica y equitativa
de todos
Evitamos que la dinmica de la reunin se centralice en quien la
dirige.
Establecemos la equidad como norma, asegurando la
contribucin proporcional.
La participacin no equitativa que impide la contribucin de
quienes pueden hacer aportaciones relevantes
Las tcnicas de Lluvia de ideas, de Grupo nominal o de Phillips
66, pueden ser muy tiles para favorecer la participacin y la
equidad sobre todo cuando hay muchos asistentes a la reunin.


3.6. Cierre de la reunin

a) Dejamos tiempo suficiente para resumir las conclusiones o lo que se ha
conseguido y avanzado en relacin con los objetivos fijados, y remarcamos
los acuerdos y el plan de accin para llevarlos a cabo.
b) Cuando los acuerdos alcanzados tienen trascendencia damos la
oportunidad de que los asistentes comuniquen brevemente su valoracin de
los acuerdos.
c) Sealamos a que fin llega el grupo en relacin con el tema que se est
tratando y cul ser la tarea del grupo en la siguiente reunin.
d) Concretamos las decisiones y los compromisos y la asignacin de
responsabilidades y tareas a los participantes.
e) Si un punto del orden del da no est preparado para el cierre en el tiempo
previsto, tomamos una decisin respecto a qu hacer con l.
f) Si procede, preparamos el plan de la reunin o reuniones siguientes,
g) Comunicamos agradecimientos y hacemos, la despedida.
h) Levantamos la sesin.

3.7. Despus de la reunin

a) Evaluamos la reunin, y determinar qu se puede hacer para
mejorar. Puede hacerse verbalmente o mediante cuestionarios
sencillos, hacindonos las siguientes preguntas:

- Hemos conseguido el objetivo de la reunin? Por qu?
- Por qu no hemos conseguido el objetivo de la reunin?
- Grado de satisfaccin de la reunin (en escala del 1 al 10)
- Qu hemos hecho bien en la reunin? (teniendo en cuenta la
preparacin, los acuerdos, etc.).
- Qu podramos hacer para mejorar la prxima reunin.
- Qu deberamos evitar en la prxima reunin.

b) Aseguramos que los asistentes a la reunin reciban el acta, que
elaborar el secretario de la reunin.

c) Hacemos seguimiento de los acuerdos y compromisos alcanzados y
aseguramos su cumplimiento.


Estos comportamientos pueden poner en riesgo la eficacia de la
reunin y que, por consiguiente, deberemos evitar:
- Imponer por encima de todo una agenda de temas o las propias ideas.
- Demorar en exceso el comienzo de la reunin.
- Ser el ltimo en llegar.
- Comenzar la reunin sin objetivos claros.
- Dejar que la reunin transcurra desordenadamente, sin un plan.
- Dejar que los asistentes se impliquen en interacciones ajenas al objetivo
de la reunin y a la agenda de temas.
- Hablar demasiado o permitir que alguien lo haga, que argumente en
exceso las tesis que plantea o que acapare la palabra con monlogos
prolongados.
- Intentar hacerse el gracioso hasta el extremo de trivializar excesivamente
temas que merecen otro acercamiento.
- Permitir que alguien avasalle o intimide a otro.
- Dejar que la reunin contine a sabiendas de que hay trminos que no se
- Comprenden suficientemente.
- Reir o decir a los participantes que estn actuando mal.
- Permitir que la reunin transcurra ms all del tiempo fijado.
- Permitir que una reunin termine sin conclusiones, acuerdos y
compromisos.


3.8. Comportamientos que conviene evitar