enero de 2012

Administracin
de Proyectos
CONTENIDO

1. La administracin de proyectos

2. Ciclo de vida del proyecto y organizacin

3. Procesos de direccin de proyectos

4. Direccin del proyecto

5. Uso de Microsoft Project 2007
Objetivo general:
Proveer a los participantes de una metodologa probada,
consistente en tcnicas y herramientas para la correcta y
adecuada administracin de proyectos gubernamentales.

Objetivos Especficos:
Contribuir Efectivamente a Generar Valor Econmico, al
Administrar con Eficacia y Eficiencia, los Proyectos en la
organizacin.
Conocer las Herramientas para planear proyectos y Optimizar la
Ejecucin de los Proyectos Asignados.
Utilizar el paquete MS Project (versin 2007) como apoyo en la
administracin de los proyectos
1. La Administracin de Proyectos
Definicin de proyecto
Proyecto es un proceso nico que consiste en un
conjunto de actividades coordinadas y controladas con
fecha de inicio y de terminacin, realizadas para
alcanzar un objetivo, incluyendo restricciones de
tiempo, costos y recursos (ISO 10006).

Un proyecto debe formularse cuidadosamente
considerando todos los aspectos y riesgos.

Evaluacin del Proyecto es realizar un anlisis
cuidadoso y multidisciplinario considerando
ventajas y riesgos.
Caractersticas de los proyectos
Solucin de problemas

Mejoras a procesos

Prioridad en los proyectos


Definir
Planear
Implementar
Controlar y
Cerrar

Pasos del desarrollo de proyectos
Definicin de Metas,
Objetivos y alcance;
Identificacin de restricciones
Estimacin de riesgos;
Establecimiento de compromisos con el proyecto;
Inicio del proyecto.

Definicin del proyecto
Identificacin de Actividades;
Duracin estimada;
Identificacin de recursos;
Estimacin de costos;
Tareas secuenciadas;
Preparacin de programas;
Creacin de presupuestos;
Identificacin de riesgos;
Asignacin de recursos;
Luz verde confirmada.
Planeacin del proyecto
Direccin del Proyecto;
Surtimiento de suministros;
Realizacin de comunicaciones;
Ejecucin de actividades de trabajo.
Implementacin del proyecto
Seguimiento a avances,
Calidad y costos;
Identificacin y solucin de problemas;
Realizacin de acciones correctivas conforme sea
necesario
Control del proyecto
Aceptacin del trabajo;
Contratos cerrados;
Reasignacin de la organizacin de apoyo (staff);
Revisin y evaluacin del proyecto.
Cierre del proyecto
Procesos, estructura y Cultura org.
Infraestructura y Recursos humanos
Administracin de personal
Polticas de autorizacin
Condiciones de mercado
Clima poltico
Bases de datos comerciales
Sistemas de informacin
Etc.
Entorno del proyecto
Direccin de proyectos
Es la aplicacin de conocimientos, habilidades,
herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto,
para satisfacer sus requisitos. Se logra mediante la
aplicacin e integracin de los grupos de procesos que
son: de inicio, planificacin, ejecucin, seguimiento y
control.
Objetivos de la Direccin de proyectos

Identificar los requisitos

Establecer objetivos claros y realizables

Equilibrar las restricciones concurrentes del proyecto
en aspectos de calidad, alcance, tiempo, presupuestos,
recursos y riesgos.

Adaptar los planes, las especificaciones y el enfoque a
las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes
interesados.
Direccin de proyectos
Incertidumbre en la Direccin de proyectos

En la programacin

En los costos

En la tecnologa

Otros riesgos
Portafolio, programas de proyectos

Portafolio de proyectos o programas y otros trabajos se
agrupan para facilitar la direccin eficaz de ese trabajo
para cumplir con los objetivos estratgicos del negocio

Un programa es un grupo de proyectos relacionados
administrados de forma coordinada para obtener
beneficios y control, que no se obtendran si se
gestionaran en forma individual.
Proyectos y planeacin estratgica

Demanda del mercado, oportunidad estratgica

Solicitud de un cliente

Adelantos tecnolgicos

Requisitos legales

Divisin en subproyectos
2. Ciclo de vida del proyecto
y su organizacin
Ciclo de vida de proyecto
Partes interesadas

Participan activamente en el proyecto, o cuyos
intereses pueden verse afectados positiva o
negativamente por la ejecucin del proyecto.

Los interesados pueden ejercer influencia sobre el
proyecto, los entregables y los miembros del equipo.

Identificar a los interesados internos como externos,
con objeto de determinar los requisitos del proyecto y las
expectativas de todas las partes involucradas.
INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIN EN LOS
PROYECTOS
Estructura
organizacional
Funcional
Matricial
debil
Matricial
balancead
o
Matricial
fuerte
Proyectiz
ado Caracterstica del
proyecto
Autoridad del
gerente de
proyecto
Poca o
ninguna
Limitada
Coordina
dor
Baja a
moderada
Baja a
moderad
a
Alta a casi
total
Disponibilidad de
recursos
Poca o
ninguna
Limitada
Baja a
moderada
Baja a
moderad
a
Alta a casi
total
Quien controla el
presupuesto del
proyecto
Gerente
funcional
Gerente
funciona
l
Mezclada
Gerente
de
proyecto
Gerente
de
proyecto
Rol del gerente de
proyecto
Tiempo
parcial
Tiempo
parcial
Tiempo
completo
Tiempo
completo
Tiempo
completo
personal
administrativo de
apoyo al proyecto
Tiempo
parcial
Tiempo
parcial
Tiempo
parcial
Tiempo
completo
Tiempo
completo
Matricial
dbil
Matricial
fuerte
Matricial
equilibrada
Funcional
Activos de procesos de la organizacin

Planes, polticas, procedimientos y lineamientos, ya
sean formales o informales. Los activos de procesos
tambin abarcan las bases de conocimiento de la
organizacin, como las lecciones aprendidas y la
informacin histrica.
3. Los procesos de un proyecto
.


Procesos de direccin de proyectos
Interrelacin de procesos de direccin
Facilitan la autorizacin formal para comenzar un
nuevo proyecto o una fase del mismo.

Documentan las necesidades o requisitos de la
organizacin.

Describen claramente los objetivos del proyecto y su
justificacin

Describen el alcance del proyecto, de los productos
entregables, de la duracin del proyecto y un pronstico
de los recursos para el anlisis de inversin
3.1 Grupo de procesos de iniciacin
Estudio de prefactibilidad del proyecto: antecedentes,
entorno del proyecto, aspectos tcnicos, aspectos
financieros y evaluacin de impacto ambiental y social
con elementos cuantificables.
3.1 Grupo de procesos de iniciacin
Antecedentes del Proyecto
Aspectos polticos y sociales
Aspectos Tcnicos
Aspectos financieros y evaluacin del Proyecto
Estudio del mercado y de disponibilidad de insumos
Localizacin y tamao
Ingeniera del proyecto
Impacto ambiental y social
3.1.1 Estudios de prefactibilidad
Planos y diseo conceptual
Diseo detallado y Tecnologas a utilizar
Asistencia tcnica externa requerida
Competencias tcnicas necesarias del personal
Estudios de impacto ambiental
Estado de desarrollo, capacidad, costos, etc.
Localizacin e infraestructura de las instalaciones
Caractersticas geolgicas y geotcnicas de la zona
3.1.1 Aspectos tcnicos a evaluar
35
Identificar a todas las personas u organizaciones que
reciben el impacto del proyecto, y documentar
informacin relevante relativa a sus intereses,
participacin e impacto en el xito del proyecto.

ENTRADAS: Contrato de proyecto, documentos de
procuracin, factores ambientales de la organizacin,
activos de procesos de la organizacin.

SALIDAS: Registro de partes interesadas, estrategia de
gestin de partes interesadas.
3.1.2 Identificar a los interesados
Se relaciona con la autorizacin del proyecto. Es el
proceso necesario para documentar las necesidades de
negocio y el nuevo producto, servicio u otro resultado
que se pretende obtener para satisfacer esos requisitos..

3.1.3 Desarrollo del Contrato del proyecto
ENTRADAS
1. Enunciado del trabajo
(SOW)
2. Caso de negocio
3. Contrato
4. Factores ambientales
de la org. 5. Activos de
procesos org.
SALIDAS
1. Acta de
constitucin del
proyecto (Contrato
de proyecto)
HERRAMIENTA
1. Juicio de
expertos
SALIDAS
el propsito o la justificacin del proyecto
los objetivos medibles y los criterios de xito
los requisitos y descripcin del proyecto de alto nivel
los riesgos de alto nivel
un resumen del cronograma de metas intermedias
resumen de la justificacin econmica y presupuesto
los requisitos de aprobacin del proyecto
el director del proyecto asignado, resp. y autoridad
el nombre y autoridad de quienes autorizan el acta de
constitucin o contrato del proyecto.
3.1.3 Desarrollo del Contrato del proyecto

Valor presente de una cantidad futura

Valor presente neto

Tasa interna de rendimiento

Efecto de los impuestos y la depreciacin

Ejercicios
3.1.3 Justificacin econmica del proyecto
Valor presente de una cantidad futura


Valor presente neto (VPN)

Son los valores presentes del total de todos los flujos de
efectivo despus de impuestos menos la inversin
original de ese total.

Si es positivo para la tasa de descuento aplicada, la
inversin gana una tasa de rendimiento ms alta que
esta tasa y VPN>0 o vicecersa.

3.1.3 Justificacin econmica del proyecto
Frmula: P =
n
r
F
) 1 (

La tasa interna de retorno TIR es la tasa de descuento
a la cual el VPN = 0, si excede a la TREMA de la
organizacin, el proyecto es factible.

Para el caso del restaurante:
VPN = $6.024 >0 y la TIR = 29% > TREMA = 14% por
tanto el proyecto es factible econmicamente

3.1.3 Justificacin econmica del proyecto
Con depreciacin e impuestos se hace el sig. Clculo:

La depreciacin reduce las utilidades brutas. Si una
mquina cuesta $10,000 con una vida til de 5 aos y
que proporcione beneficios de $4,000 cada ao, se tiene:

Depreciacin = (10,000 0) / 5 = 2,000
A. Utilidad bruta $4,000
B. Gasto por depreciacin $2,000
C. Utilidad antes de impuestos (A B) $2,000
D. Impuestos (40% de C) $800
E. Flujo de efectivo (A D) $3,200

Si la TREMA para la organizacin es del 10%, el VPN es
$3,200/P/A,10%,5) - 10,000 = 3,200*(3,791) 10,000 =
$2,131 lo que indica que el proyecto es viable.
3.1.3 Justificacin econmica del proyecto
Ejercicio:
Asumiendo un inters del 15% y costo del equipo de
$15,000
3.1.3 Contrato del proyecto
Inters 0.15
Inversin -15,000
Ao 1 5,000
Ao 2 5,000
Ao 3 5,000
Ao 4 5,000
Ao 5 9,000
VNA = Valor presente neto en Excel
= VNA(0.15, rango no incluye inversin) VPN = VNA - Inversin
Conclusin: Si VPN es positivo si conviene la inversin
Tasa int. de rendim. = TIR( rango con inversin negativa)= 24%
Conclusin: Si el TIR es mayor que la TREMA de la institucin, el
proyecto es viable
3.1.3 Contrato del proyecto
Formato de Contrato del proyecto
1. Nombre del proyecto
2. Alineacin del proyecto con estrategias y objetivos (caso negocio)


3. Alcance del proyecto
Incluye:

No incluye:

4. Benchmarking

5. Meta medible con sus Mtricas y sigmas del proceso
Desempeo actual, identificacin de la lnea base:

Mtricas del proyecto especficas:



6. Fecha inicial y final
7. Metas intermedias y programa de trabajo:
Ejemplo:
Metas intermedias Fecha de revisin



3.1.3 Justificacin econmica del proyecto
8. Justificacin financiera del proyecto (ROI,TIR,NPV)
Vida til del proyecto:

Beneficios tangibles estimados por ao:


Tasa Interna de rendimiento:


Beneficios intangibles del proyecto:

9. Anlisis de riesgos del proyecto:

Riesgos de no hacer el proyecto:


Supuestos para lograrlo:


Obstculos potenciales:

reas afectadas, comunicacin y responsabilidades:

reas
afectadas:
Responsable: Comunicacin: Responsabilidades:



10. Equipo de trabajo:

Promotor: Asesor:
Asesor: Dueo del proceso:
Dueo del proceso: Lder del proyecto:
Miembros:
Miembros del equipo:
Personal de apoyo:

Permiten establecer el alcance total del esfuerzo,
definir y refinar los objetivos, y desarrollar la lnea de
accin requerida para alcanzar dichos objetivos.

Desarrollan el plan para la direccin del proyecto y
sus documentos a utilizar para llevarlo a cabo

Estos procesos tambin identifican, definen y maduran
el alcance del proyecto, el costo del proyecto y
planifican las actividades del proyecto.

3.2 Grupo de procesos de planificacin
47
Voz del cliente
48

Mtodos de
Investigacin
con cliente
Puestos de
atencin
Investiga-
ciones
Quejas
Reportes de
Servicio al
Cliente
Reportes de
Ventas
F
u
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Claves
Fuerte
Media
Entrevistas
Grupos focales
Encuestas
Observaciones
Informacin
Existente en
La empresa
Expertos en
la industria
Datos
Secundarios
Tipo de datos
Cualitativa Cuantitativa
Voz del cliente reactiva y
proactiva
49
Voz del cliente
50
http://visitorcentricmarketing.com/
http://www.qfdcapture.com/
http://www.jeffcohealth.org/
Anlisis de datos del cliente
http://www.businessweekly.co.uk/newswire/
http://www.juiceanalytics.com/writing/is-customer-
analysis-a-puzzle-or-a-mystery/
Anlisis de datos del cliente
http://www.ingenieria-
kansei.com/KANO.htm
http://it-governance.blogspot.com/2005/09/six-sigma-
case-study-tutor_112694955070950265.html
Anlisis de datos
del cliente

Mapa perceptual y QFD
53
1 2 3 4 5
d
e
c
i
s
i

n

d
e

c
o
m
p
r
a
1





2





3




4





5
Mapa conceptual con 9
conceptos evaluados
1
2
3
4
5 6
7
8
9
Satisfaccin
I
m
p
o
r
t
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n
c
i
a
Caractersticas de diseo
del producto
N
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c
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s
i
d
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d
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s
d
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l

c
l
i
e
n
t
eRelaciones
entre las necesidades
del cliente y las caract.
de diseo del producto
Caractersticas de diseo
del producto
N
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eRelaciones
entre las necesidades
del cliente y las caract.
de diseo del producto
Correlaciones
Tcnicas
Nmeros de Prioridad
I
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p
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n
t
a
Esto da como resultado la identificacin de las especificaciones
crticas de diseo del producto de acuerdo a la prioridad
% Relativo Nums. De Prioridad
Especs. de la empresa
Especs. de la competencia
Meta de la empresa
III.C.2 FACILITACIN DE
LOS EQUIPOS
54
http://alfonsogu.com/2007/04/page/2/
Proceso que consiste en documentar las acciones
necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar
todos los planes subsidiarios.

ENTRADAS: Contrato de proyecto, salidas de procesos
de planeacin, factores ambientales de la organizacin,
activos de procesos de la organizacin.

SALIDAS: Plan de direccin del proyecto.
3.2.1 Plan para dirigir el proyecto
3.2.2 Recopilar requisitos
Definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de
cumplir con los objetivos del proyecto

3.2.3 Definir el alcance
Desarrollar una descripcin detallada del proyecto y del producto.

3.2.4 Crear la Estructura de desglose de trabajo (WBS)
Subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en
componentes ms pequeos y ms fciles de manejar.
Grupo de procesos de planeacin
3.2.5 Definir las actividades (can base en WBS)
Identificar las acciones especficas a ser realizadas para elaborar los
entregables del proyecto.

3.2.6 Secuenciar las actividades
Identificar y documentar las interrelaciones entre las actividades del
proyecto.

3.2.7 Estimar los recursos de las actividades
Estimar el tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos o
suministros requeridos para ejecutar cada actividad.
Grupo de procesos de planeacin
3.2.8 Estimar la duracin de las actividades
Establecer aproximadamente la cantidad de perodos de trabajo
necesarios para finalizar cada actividad con los recursos
estimados.

3.2.9 Desarrollar el cronograma
Analizar la secuencia de las actividades, su duracin, los
requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para
crear el cronograma del proyecto.

Grupo de procesos de planeacin
Mtodo de Diagramacin con Flechas
Grfica de Gantt
Ejemplo 1
ACTIVIDAD PREDECESOR
INMEDIATO
DURACIN
(SEMANAS)
A - 5
B - 3
C A 8
D A,B 7
E - 7
F C,E,D 4
G F 5
Ejercicios
4
6
. . .
.
.
.
o m p
e
e
m
o
p
t t t
t
t tiempo estimado entre eventos
t tiempo normal
t tiempo optimista
t tiempo pesimista

ACTIVIDAD DESCRIPCIN PREDECESOR

INMEDIATO
TIEMPO
A Seleccionar sitio de oficinas - 3
B Crear plan organizacional y
financiero
- 5
C Determinar requerimientos de
personal
B 3
D Disear la instalacin A,C 4
E Construir el interior D 8
F Seleccionar al personal que va a
transferir
C 2
G Contratar nuevos empleados F 4
H Trasladar registros, personal clave F 2
I Hacer arreglos financieros con
Bancos
B 5
J Capacitar al nuevo personal H,E,G 3
Grfica de Gantt
EJEMPLO: Cambio de oficinas
Tiempo de la
Actividad Descripcin Predecesores Actividad en semanas
A Seleccionar sitio nuevo - 3
B Crear plan org. Y financiero - 5
C Det. Req. De personal B 3
D Disear instalacin A,C 4
E Construir el interior D 8
F Sel. personal a transferir C 2
G Contratar nuevos empl. F 4
H Trasladar registros, pers. F 2
I Arreglos con bancos B 5
J Capacitar nuevo personal H, E, G 3
RUTA CRTICA - La secuencia de actividades ms larga que nos llevan del nodo de inicio al nodo de terminacin
ACTIVIDADES CRTICAS - Actividades dentro de la ruta crtica.
D = 4
E = 8
A = 3
F = 2 H = 2 J = 3
G = 2
B = 5 C = 3
I = 5
ANALISIS DE SENSIBILIDAD - Permite ver el tiempo de inicio ms prximo (TIP) y el tiempo de
terminacin ms prximo de cada actividad (TTP) sin afectar la solucin presente.
t = Tiempo esperado de duracin de la actividad
1
4
3
6
5
2
7
8
9
Grfica de Gantt
CALCULOS DE ATRS HACIA ADELANTE
REGLA DE TIEMPO DE INICIO MS PRXIMO - EL TIP para una actividad que sale de un nodo, es el mayor
de los TTPs de todas las actividades que llegan a ese nodo.
TTP = TIP + t
Para la actividad A TIP(A) =0 TTP(B) = 3 A(0,3)
Para el la actividad B TIP(B) = 0 TTP(B) = 5 B(0,5)
Para la actividad C TIP(C) = 5 TTP(C) = 5 + 3 = 8 C(5,8)
Para la actividad D TIP(C) = 8 TTP(D) = 8 + 4 = 12 D(8,12)
Para la actividad I TIP(I) = 5 TTP(I) = 5 + 5 = 10 I(5,10)
CALCULOS DE ADELANTE HACIA ATRS
TIEMPO DE INICIO MS LEJANO - Es el tiempo ms tardo en que se puede iniciar una actividad TIL
TIEMPO DE TERMINACIN MS LEJANO - Es el tiempo ms tardo en que se puede terminar una actividad TTL.
TIL = TTL - t
REGLA DE TIEMPO DE TERMINACIN MAS LEJANO - El TTL para una actividad que entra a un nodo,
es el menor de los TILs para todas las actividades que salen de ese nodo.
TIL = TTL -t
Para la actividad J TTL(J) = 23 TIL(J) = 23 - 3 = 20 J(20,23)
Para la actividad E TTL(E) = 20 TIL(E) = 20 - 8 = 12 E(12,20)
Para la actividad H TTL(H)=20 TIL(H) = 20 - 8 =12 H(12,20)
Para la actividad G TTL(G)=20 TTP(G) = 20 - 4 = 16 G(16,20)
D(8,12)
[8,12]
E(12,20)
A(0,3) [12,20]
[5,8] F(8,10) H(10,12)
[14,16] [18,20] J(20,23)
[20,23]
G(10,14)
[16,20]
B(0,5) C(5,8)
[0,5] [5,8]
I(5,10)
[18,20]
HOLGURA - Es la cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse sin afectar la fecha de
terminacin del proyecto general.
Holgura = TIL - TIP = TTL - TTP
Las actividades de la ruta crtica son aquellas con cero holgura
1
4
3
6
5 2
7
8
9
Ejemplo 2
ACTIVIDAD PREDECESOR
INMEDIATO
DURACIN
(SEMANAS)
A - 5
B - 3
C A 8
D A,B 7
E - 7
F C,E,D 4
G F 5
ACTIVIDAD PREDECESOR DURACIN
A B 2
B C 4
C - 3
D J,G 8
E C 40
F A 3
G I 32
H D,F 5
I C 4
J A,L 2
K H,F 4
L C 3
Ejemplo 3
3.2.10 Estimar los costos
Desarrollar una aproximacin de los recursos monetarios
necesarios para completar las actividades del proyecto.

3.2.11 Preparar el presupuesto de costos
Sumar los costos estimados de actividades individuales o
paquetes de trabajo para establecer una lnea base de costos
autorizados..

Grupo de procesos de planeacin
3.2.12 Planificar la calidad
Identificar los requisitos de calidad y/o normas para el proyecto y
el producto, documentando la manera en que el proyecto
demostrar el cumplimiento con los mismos..

3.2.13 Plan de recursos humanos
Identificar y documentan los roles dentro de un proyecto, las
responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de
comunicacin, y crear el plan para la direccin de personal.
Grupo de procesos de planeacin
3.2.14 Planificar las comunicaciones
Determinar las necesidades de informacin de los interesados en
el proyecto y definir cmo abordar las comunicaciones con ellos.

3.2.15 Planificar la gestin de riesgos
Definir cmo realizar las actividades de gestin de los riesgos
para un proyecto.

3.2.16 Identifica los riesgos
Determinar los riesgos que pueden afectar el proyecto y
documentar sus caractersticas.
Grupo de procesos de planeacin
3.2.17 Anlisis cualitativo de riesgos
Priorizar los riesgos para realizar otros anlisis o acciones
posteriores, evaluando y combinando la probabilidad de
ocurrencia y el impacto de dichos riesgos.

3.2.18 Anlisis cuantitativo de riesgos
Analizar numricamente el efecto de los riesgos identificados
sobre los objetivos generales del proyecto.

Grupo de procesos de planeacin
3.2.19 Identifica los riesgos
Desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y
reducir las amenazas a los objetivos del proyecto.

3.2.20 Planificar las adquisiciones
Documentar las decisiones de compra para el proyecto,
especificando la forma de hacerlo e identificando a posibles
proveedores.

Grupo de procesos de planeacin
74
Son los procesos realizados para completar el trabajo
definido en el plan para la direccin del proyecto a fin
de cumplir con las especificaciones del mismo.

Coordinar personas y recursos, as como integrar y
realizar las actividades del proyecto de conformidad con
el plan para la direccin del proyecto.

Las variaciones en la ejecucin normal harn
necesaria cierta replanificacin
3.3 Grupo de procesos de ejecucin
3.3.1 Dirigir la ejecucin del proyecto
Ejecutar el trabajo definido en el plan para la direccin del
proyecto para cumplir con los objetivos del mismo.

3.3.2 Realizar el aseguramiento de calidad
Auditar los requisitos de calidad y los resultados de las medidas
de control de calidad, para asegurar que se utilicen las normas de
calidad apropiadas y las definiciones operacionales.



3.3 Grupo de procesos de ejecucin
3.3.3 Adquirir el equipo del proyecto
Confirmar los recursos humanos disponibles y se forma el equipo
necesario para completar las asignaciones del proyecto.

3.3.4 Desarrollar el equipo del proyecto
Mejorar las competencias, la interaccin de los miembros del
equipo y el ambiente general del equipo para lograr un mejor
desempeo del proyecto..



3.3 Grupo de procesos de ejecucin
3.3.5 Dirigir al equipo del proyecto
Dar seguimiento al desempeo de los miembros del equipo,
proporcionar retroalimentacin, resolver problemas y gestionar
cambios a fin de optimizar el desempeo del proyecto.

Personal con competencias necesarias, disponibilidad de tiempo,
eficiencia laboral, tiempo extra. Organizaciones Lean y
empleados multihabilidades.

3.3.6 Distribuir la informacin
Poner la informacin relevante a disposicin de los interesados
en el proyecto, de acuerdo con el plan establecido.
3.3 Grupo de procesos de ejecucin
3.3.7 Gestionar las expectativas de los interesados
Comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para
satisfacer sus necesidades y abordar los problemas conforme se
presentan.

3.3.8 Efectuar las adquisiciones
Obtener respuestas de los proveedores, seleccionar un proveedor
y adjudicar un contrato.
3.3 Grupo de procesos de ejecucin
80
Son los procesos requeridos para supervisar, analizar
y regular el progreso y el desempeo del proyecto, para
identificar reas en las que el plan requiera cambios y
para iniciar los cambios correspondientes.

El desempeo del proyecto se observa y se mide de
manera sistemtica y regular, a fin de identificar
variaciones respecto del plan para la direccin del
proyecto.
3.4 Grupo de procesos de seguimiento y control
Controlar cambios y recomendar acciones
preventivas para anticipar posibles problemas,

Dar seguimiento a las actividades del proyecto,
comparndolas con el plan de direccin del proyecto y
la lnea base de desempeo de ejecucin del proyecto

Influir en los factores que podran eludir el control
integrado de cambios, de modo que nicamente se
implementen cambios aprobados.
3.4 Grupo de procesos de seguimiento y control
3.4.1 Seguimiento y control del trabajo del proyecto
Revisar, analizar y regular el avance a fin de cumplir con los objetivos de
desempeo definidos en el plan para la direccin del proyecto..

3.4.2 Realizar control integrado de cambios
Revisar todas las solicitudes de cambio, y aprobar y gestionar los
cambios en los entregables, en los activos de los procesos de la
organizacin, en los documentos del proyecto y en el plan para la
direccin del proyecto.
3.4 Grupo de procesos de ejecucin
3.4.3 Verificar el alcance (producto y proyecto)
Formalizar la aceptacin de los entregables del proyecto que se han
completado.

3.4.4 Control del alcance
Monitorear el estado del alcance del proyecto y del producto, y en
gestionar cambios a la lnea base del alcance.

3.4.5 Control del cronograma
.Dar seguimiento al estado del proyecto para actualizar el avance
del mismo y gestionar cambios a la lnea base del cronograma.

3.4 Grupo de procesos de ejecucin
3.4.6 Realizar Control de costos
Influir sobre los factores que crean variaciones del costo y controlar los
cambios en el presupuesto del proyecto.

El plan de gestin de costos puede establecer:
Nivel de exactitud, redondeo de los datos segn una precisin prescrita
(por ejemplo, $100).

Se definen las unidades usadas, por ejemplo, las horas o das de trabajo.

A cada componente de la EDT se le asigna un nmero de cuenta de
control (CA) vinculado de forma directa con el sistema de contabilidad .

Se pueden definir umbrales de variacin en el tiempo para los costos u
otros indicadores (por ejemplo, das por persona, volumen de producto)
3.4 Grupo de procesos de ejecucin
3.4.7 Realizar Control de calidad
Monitoreo y registro de los resultados de la ejecucin de actividades de
control de calidad, a fin de evaluar el desempeo y recomendar cambios
necesarios..

No se recomienda el trabajo en exceso o hacer las inspecciones de
forma apresurada, para identificar errores.

Se reconoce la importancia de:
- La satisfaccin del cliente
- La prevencin antes que la inspeccin
- La mejora continua
- La responsabilidad de la direccin
3.4 Grupo de procesos de ejecucin
3.4.8 Informar del desempeo
Recopilacin y distribucin de la informacin sobre el desempeo,
incluyendo los informes de estado, las mediciones del avance y las
proyecciones.

La comunicacin puede ser interna del proyecto, formal, vertical,
oficial, escrita, oral verbal y no verbal (lenguaje corporal).

Los informes de desempeo pueden ser: anlisis de desempeo,
riesgos e incidentes, trabajo completado, resumen de cambios,
resultados de anlisis de variaciones, proyecciones del proyecto
(tiempo y costo)
3.4 Grupo de procesos de ejecucin
3.4.9 Monitoreo y control de los riesgos
Implementan planes de respuesta a los riesgos, dar seguimiento a los
riesgos identificados, a los riesgos residuales, e identificar nuevos
riesgos y evaluar la efectividad del proceso contra riesgos del proyecto.

3.4.10 Administrar las adquisiciones
Gestionar las relaciones de adquisiciones, supervisar el
desempeo del contrato y efectuar cambios y correcciones segn
sea necesario.
3.4 Grupo de procesos de ejecucin
Verifica que los procesos definidos se hayan
completado para finalizar el proyecto, puede ocurrir que
sea necesario:
Obtener la aceptacin del cliente
Revisar el proyecto
Registrar los impactos de la adaptacin a un proceso
Documentar lecciones aprendidas
Actualizar los procesos de la organizacin
Archivar documentos
Cerrar las adquisiciones
3.5 Grupo de procesos de cierre
3.5.1 Cierre del proyecto
Finalizar todas las actividades a travs de todos los grupos de procesos
de direccin de proyectos para completar formalmente el proyecto o una
fase del mismo.

Anlisis post mortem:
Se lograron las metas y objetivos planeados?
Se cumplieron las fechas de terminacin?
Dentro o por debajo de las restricciones de costo?
Se utilizaron los recursos asignados?

Reportes de logro de metas intermedias y reporte final, lecciones
aprendidas y su difusin por toda la organizacin.

3.5 Grupo de procesos de cierre
3.5.2 Cierre de adquisiciones
Completar cada adquisicin para el proyecto.

3.5 Grupo de procesos de cierre
4. Gestin de la integracin
del proyecto
4. Gestin de la integracin del proyecto
Acta de constitucin o Contrato del proyecto (Project
Charter)

Plan para la Direccin del Proyecto

Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto

Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto

Realizar el Control Integrado de Cambios

Cerrar Proyecto o Fase

Recopilar Requisitos

Definir el Alcance

Crear la EDT (WBS)

Verificar el Alcance

Controlar el Alcance
5. Gestin del alcance del proyecto

Definir las actividades

Secuencia de las actividades

Estimar los recursos de las actividades

Estimar las duracin de las actividades

Desarrollar el cronograma

Controlar el cronograma

6. Gestin de tiempo del proyecto

Estimacin de costos

Preparacin del presupuesto de costos

Control de costos


7. Gestin de costos del proyecto

Planificar la calidad

Realizar el aseguramiento de calidad

Realizar el control de la calidad


8. Gestin de la calidad del proyecto

Desarrollar el plan de recursos humanos

Adquirir el equipo de proyecto

Desarrollar el equipo de proyecto

Dirigir el equipo de proyecto


9. Gestin de los recursos humanos del proyecto

Identificar a los interesados

Planificar las comunicaciones

Distribuir la informacin

Gestionar las expectativas de los interesados

Informar el desempeo


10. Gestin de las comunicaciones del proyecto

Planificar la gestin de riesgos

Identificar los riesgos

Realizar el anlisis cuantitativo de riesgos

Realizar el anlisis cuantitativo de riesgos

Planificar la respuesta a los riesgos

Monitorear y controlar los riesgos
11. Gestin de los riesgos del proyecto

Planificar las adquisiciones

Efectuar las adquisiciones

Administrar las adquisiciones

Cerrar las adquisiciones

12. Gestin de las adquisiciones del proyecto
5. Uso de MS Project 2007
5. MS Project

Introduccin


Estimacin de la duracin de actividades


Manejo de recursos costos y presupuestos


Medicin de los avances
111
Pantalla principal
Microsoft Office > Microsoft Project 2007
File > New
112
Informacin del proyecto
Project > Project information

113
Salvar el proyecto
File > Save as Project1

114
Establecer duracin de tareas
Days weeks months

115
Agregar actividades, tareas, duracin y fechas
116
Mostrar (+) o esconder (-) tareas
117
Ligar actividades y tareas
Endentar tareas

Ligar tareas
118
Cambiar escala de tiempo en grfica
Top Tier

Middle Tier

Low Tier
Imprimir el Gantt del proyecto
Imprimir el Gantt del proyecto
File > Print Preview

Estimar duraciones con PERT
1. Pert Entry Sheet 2.Optimistic Expected
Introducir duraciones Pessimistic

3. Calculadora PERT 4. 5. View > Gantt chart para
regresar a la grfica original

122
Establecer calendario de trabajo
Tools > Options > Calendar Tools > Change Working Time
123
Calendario alterno
Tools > Change Working Time
Project > Project information
124
Establecer tareas predecesoras
Moviendo las barras
125
Predecesoras y retrasos
2. Indicar los das de retraso
1. Doble click en la tarea > seleccionar Predecessors
3. Tarea retrasada
126
Cambio de prioridad de tareas
2. Seleccionar
1. Doble click en la tarea > seleccionar Advanced
3. Tarea retrasada
127
Asignar recursos para el proyecto
3. Para Costos fijos de tarea posicionarse en la Tarea 1.1
y View > Table Entry: Cost
1. View Resource sheet
2. Introducir tarifa de los recursos
128
Asignar recursos para el proyecto
4. Introducir el porcentaje de utilizacin de los recursos variables
129
Otra forma de asignar recursos para el proyecto
1. Windows > Split 2. Format > Details > Resources
and Predecessors

130
La ruta crtica del proyecto
1. View > Network Diagram (Ruta crtica cuadros en rojo)
131
La ruta crtica del proyecto
2. View > Tracking Gantt (Ruta crtica barras en rojo)
132
La ruta crtica del proyecto
2. View > More views > Detail Gantt (Ruta crtica en rojo)
133
Introducir recursos y avances
1. Dividir la hoja en View > Gantt Tracking
134
Introducir recursos y avances
1. Tools > Tracking > Update tasks
135
Actualizar el proyecto
1. Tools > Tracking > Update project
1. View > Gantt project
136
Ver utilizacin de recursos
2. View > Task usage
137
Seleccionar un proyecto de productividad

Desarrollar el contrato del proyecto
incluyendo justificacin
Identificar las partes interesadas

Lista de actividades del proyecto
Secuencia y duracin de actividades

Introducir los recursos (humanos, mtls.)

Simular algunos avances en actividades
Presentar resultados
ACTIVIDADES