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Admon de Proyectos
Admon de Proyectos
Administracin
de Proyectos
CONTENIDO
1. La administracin de proyectos
2. Ciclo de vida del proyecto y organizacin
3. Procesos de direccin de proyectos
4. Direccin del proyecto
5. Uso de Microsoft Project 2007
Objetivo general:
Proveer a los participantes de una metodologa probada,
consistente en tcnicas y herramientas para la correcta y
adecuada administracin de proyectos gubernamentales.
Objetivos Especficos:
Contribuir Efectivamente a Generar Valor Econmico, al
Administrar con Eficacia y Eficiencia, los Proyectos en la
organizacin.
Conocer las Herramientas para planear proyectos y Optimizar la
Ejecucin de los Proyectos Asignados.
Utilizar el paquete MS Project (versin 2007) como apoyo en la
administracin de los proyectos
1. La Administracin de Proyectos
Definicin de proyecto
Proyecto es un proceso nico que consiste en un
conjunto de actividades coordinadas y controladas con
fecha de inicio y de terminacin, realizadas para
alcanzar un objetivo, incluyendo restricciones de
tiempo, costos y recursos (ISO 10006).
Un proyecto debe formularse cuidadosamente
considerando todos los aspectos y riesgos.
Evaluacin del Proyecto es realizar un anlisis
cuidadoso y multidisciplinario considerando
ventajas y riesgos.
Caractersticas de los proyectos
Solucin de problemas
Mejoras a procesos
Prioridad en los proyectos
Definir
Planear
Implementar
Controlar y
Cerrar
Pasos del desarrollo de proyectos
Definicin de Metas,
Objetivos y alcance;
Identificacin de restricciones
Estimacin de riesgos;
Establecimiento de compromisos con el proyecto;
Inicio del proyecto.
Definicin del proyecto
Identificacin de Actividades;
Duracin estimada;
Identificacin de recursos;
Estimacin de costos;
Tareas secuenciadas;
Preparacin de programas;
Creacin de presupuestos;
Identificacin de riesgos;
Asignacin de recursos;
Luz verde confirmada.
Planeacin del proyecto
Direccin del Proyecto;
Surtimiento de suministros;
Realizacin de comunicaciones;
Ejecucin de actividades de trabajo.
Implementacin del proyecto
Seguimiento a avances,
Calidad y costos;
Identificacin y solucin de problemas;
Realizacin de acciones correctivas conforme sea
necesario
Control del proyecto
Aceptacin del trabajo;
Contratos cerrados;
Reasignacin de la organizacin de apoyo (staff);
Revisin y evaluacin del proyecto.
Cierre del proyecto
Procesos, estructura y Cultura org.
Infraestructura y Recursos humanos
Administracin de personal
Polticas de autorizacin
Condiciones de mercado
Clima poltico
Bases de datos comerciales
Sistemas de informacin
Etc.
Entorno del proyecto
Direccin de proyectos
Es la aplicacin de conocimientos, habilidades,
herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto,
para satisfacer sus requisitos. Se logra mediante la
aplicacin e integracin de los grupos de procesos que
son: de inicio, planificacin, ejecucin, seguimiento y
control.
Objetivos de la Direccin de proyectos
Identificar los requisitos
Establecer objetivos claros y realizables
Equilibrar las restricciones concurrentes del proyecto
en aspectos de calidad, alcance, tiempo, presupuestos,
recursos y riesgos.
Adaptar los planes, las especificaciones y el enfoque a
las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes
interesados.
Direccin de proyectos
Incertidumbre en la Direccin de proyectos
En la programacin
En los costos
En la tecnologa
Otros riesgos
Portafolio, programas de proyectos
Portafolio de proyectos o programas y otros trabajos se
agrupan para facilitar la direccin eficaz de ese trabajo
para cumplir con los objetivos estratgicos del negocio
Un programa es un grupo de proyectos relacionados
administrados de forma coordinada para obtener
beneficios y control, que no se obtendran si se
gestionaran en forma individual.
Proyectos y planeacin estratgica
Demanda del mercado, oportunidad estratgica
Solicitud de un cliente
Adelantos tecnolgicos
Requisitos legales
Divisin en subproyectos
2. Ciclo de vida del proyecto
y su organizacin
Ciclo de vida de proyecto
Partes interesadas
Participan activamente en el proyecto, o cuyos
intereses pueden verse afectados positiva o
negativamente por la ejecucin del proyecto.
Los interesados pueden ejercer influencia sobre el
proyecto, los entregables y los miembros del equipo.
Identificar a los interesados internos como externos,
con objeto de determinar los requisitos del proyecto y las
expectativas de todas las partes involucradas.
INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIN EN LOS
PROYECTOS
Estructura
organizacional
Funcional
Matricial
debil
Matricial
balancead
o
Matricial
fuerte
Proyectiz
ado Caracterstica del
proyecto
Autoridad del
gerente de
proyecto
Poca o
ninguna
Limitada
Coordina
dor
Baja a
moderada
Baja a
moderad
a
Alta a casi
total
Disponibilidad de
recursos
Poca o
ninguna
Limitada
Baja a
moderada
Baja a
moderad
a
Alta a casi
total
Quien controla el
presupuesto del
proyecto
Gerente
funcional
Gerente
funciona
l
Mezclada
Gerente
de
proyecto
Gerente
de
proyecto
Rol del gerente de
proyecto
Tiempo
parcial
Tiempo
parcial
Tiempo
completo
Tiempo
completo
Tiempo
completo
personal
administrativo de
apoyo al proyecto
Tiempo
parcial
Tiempo
parcial
Tiempo
parcial
Tiempo
completo
Tiempo
completo
Matricial
dbil
Matricial
fuerte
Matricial
equilibrada
Funcional
Activos de procesos de la organizacin
Planes, polticas, procedimientos y lineamientos, ya
sean formales o informales. Los activos de procesos
tambin abarcan las bases de conocimiento de la
organizacin, como las lecciones aprendidas y la
informacin histrica.
3. Los procesos de un proyecto
.
Procesos de direccin de proyectos
Interrelacin de procesos de direccin
Facilitan la autorizacin formal para comenzar un
nuevo proyecto o una fase del mismo.
Documentan las necesidades o requisitos de la
organizacin.
Describen claramente los objetivos del proyecto y su
justificacin
Describen el alcance del proyecto, de los productos
entregables, de la duracin del proyecto y un pronstico
de los recursos para el anlisis de inversin
3.1 Grupo de procesos de iniciacin
Estudio de prefactibilidad del proyecto: antecedentes,
entorno del proyecto, aspectos tcnicos, aspectos
financieros y evaluacin de impacto ambiental y social
con elementos cuantificables.
3.1 Grupo de procesos de iniciacin
Antecedentes del Proyecto
Aspectos polticos y sociales
Aspectos Tcnicos
Aspectos financieros y evaluacin del Proyecto
Estudio del mercado y de disponibilidad de insumos
Localizacin y tamao
Ingeniera del proyecto
Impacto ambiental y social
3.1.1 Estudios de prefactibilidad
Planos y diseo conceptual
Diseo detallado y Tecnologas a utilizar
Asistencia tcnica externa requerida
Competencias tcnicas necesarias del personal
Estudios de impacto ambiental
Estado de desarrollo, capacidad, costos, etc.
Localizacin e infraestructura de las instalaciones
Caractersticas geolgicas y geotcnicas de la zona
3.1.1 Aspectos tcnicos a evaluar
35
Identificar a todas las personas u organizaciones que
reciben el impacto del proyecto, y documentar
informacin relevante relativa a sus intereses,
participacin e impacto en el xito del proyecto.
ENTRADAS: Contrato de proyecto, documentos de
procuracin, factores ambientales de la organizacin,
activos de procesos de la organizacin.
SALIDAS: Registro de partes interesadas, estrategia de
gestin de partes interesadas.
3.1.2 Identificar a los interesados
Se relaciona con la autorizacin del proyecto. Es el
proceso necesario para documentar las necesidades de
negocio y el nuevo producto, servicio u otro resultado
que se pretende obtener para satisfacer esos requisitos..
3.1.3 Desarrollo del Contrato del proyecto
ENTRADAS
1. Enunciado del trabajo
(SOW)
2. Caso de negocio
3. Contrato
4. Factores ambientales
de la org. 5. Activos de
procesos org.
SALIDAS
1. Acta de
constitucin del
proyecto (Contrato
de proyecto)
HERRAMIENTA
1. Juicio de
expertos
SALIDAS
el propsito o la justificacin del proyecto
los objetivos medibles y los criterios de xito
los requisitos y descripcin del proyecto de alto nivel
los riesgos de alto nivel
un resumen del cronograma de metas intermedias
resumen de la justificacin econmica y presupuesto
los requisitos de aprobacin del proyecto
el director del proyecto asignado, resp. y autoridad
el nombre y autoridad de quienes autorizan el acta de
constitucin o contrato del proyecto.
3.1.3 Desarrollo del Contrato del proyecto
Valor presente de una cantidad futura
Valor presente neto
Tasa interna de rendimiento
Efecto de los impuestos y la depreciacin
Ejercicios
3.1.3 Justificacin econmica del proyecto
Valor presente de una cantidad futura
Valor presente neto (VPN)
Son los valores presentes del total de todos los flujos de
efectivo despus de impuestos menos la inversin
original de ese total.
Si es positivo para la tasa de descuento aplicada, la
inversin gana una tasa de rendimiento ms alta que
esta tasa y VPN>0 o vicecersa.
3.1.3 Justificacin econmica del proyecto
Frmula: P =
n
r
F
) 1 (
La tasa interna de retorno TIR es la tasa de descuento
a la cual el VPN = 0, si excede a la TREMA de la
organizacin, el proyecto es factible.
Para el caso del restaurante:
VPN = $6.024 >0 y la TIR = 29% > TREMA = 14% por
tanto el proyecto es factible econmicamente
3.1.3 Justificacin econmica del proyecto
Con depreciacin e impuestos se hace el sig. Clculo:
La depreciacin reduce las utilidades brutas. Si una
mquina cuesta $10,000 con una vida til de 5 aos y
que proporcione beneficios de $4,000 cada ao, se tiene:
Depreciacin = (10,000 0) / 5 = 2,000
A. Utilidad bruta $4,000
B. Gasto por depreciacin $2,000
C. Utilidad antes de impuestos (A B) $2,000
D. Impuestos (40% de C) $800
E. Flujo de efectivo (A D) $3,200
Si la TREMA para la organizacin es del 10%, el VPN es
$3,200/P/A,10%,5) - 10,000 = 3,200*(3,791) 10,000 =
$2,131 lo que indica que el proyecto es viable.
3.1.3 Justificacin econmica del proyecto
Ejercicio:
Asumiendo un inters del 15% y costo del equipo de
$15,000
3.1.3 Contrato del proyecto
Inters 0.15
Inversin -15,000
Ao 1 5,000
Ao 2 5,000
Ao 3 5,000
Ao 4 5,000
Ao 5 9,000
VNA = Valor presente neto en Excel
= VNA(0.15, rango no incluye inversin) VPN = VNA - Inversin
Conclusin: Si VPN es positivo si conviene la inversin
Tasa int. de rendim. = TIR( rango con inversin negativa)= 24%
Conclusin: Si el TIR es mayor que la TREMA de la institucin, el
proyecto es viable
3.1.3 Contrato del proyecto
Formato de Contrato del proyecto
1. Nombre del proyecto
2. Alineacin del proyecto con estrategias y objetivos (caso negocio)
3. Alcance del proyecto
Incluye:
No incluye:
4. Benchmarking
5. Meta medible con sus Mtricas y sigmas del proceso
Desempeo actual, identificacin de la lnea base:
Mtricas del proyecto especficas:
6. Fecha inicial y final
7. Metas intermedias y programa de trabajo:
Ejemplo:
Metas intermedias Fecha de revisin
3.1.3 Justificacin econmica del proyecto
8. Justificacin financiera del proyecto (ROI,TIR,NPV)
Vida til del proyecto:
Beneficios tangibles estimados por ao:
Tasa Interna de rendimiento:
Beneficios intangibles del proyecto:
9. Anlisis de riesgos del proyecto:
Riesgos de no hacer el proyecto:
Supuestos para lograrlo:
Obstculos potenciales:
reas afectadas, comunicacin y responsabilidades:
reas
afectadas:
Responsable: Comunicacin: Responsabilidades:
10. Equipo de trabajo:
Promotor: Asesor:
Asesor: Dueo del proceso:
Dueo del proceso: Lder del proyecto:
Miembros:
Miembros del equipo:
Personal de apoyo:
Permiten establecer el alcance total del esfuerzo,
definir y refinar los objetivos, y desarrollar la lnea de
accin requerida para alcanzar dichos objetivos.
Desarrollan el plan para la direccin del proyecto y
sus documentos a utilizar para llevarlo a cabo
Estos procesos tambin identifican, definen y maduran
el alcance del proyecto, el costo del proyecto y
planifican las actividades del proyecto.
3.2 Grupo de procesos de planificacin
47
Voz del cliente
48
Mtodos de
Investigacin
con cliente
Puestos de
atencin
Investiga-
ciones
Quejas
Reportes de
Servicio al
Cliente
Reportes de
Ventas
F
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Claves
Fuerte
Media
Entrevistas
Grupos focales
Encuestas
Observaciones
Informacin
Existente en
La empresa
Expertos en
la industria
Datos
Secundarios
Tipo de datos
Cualitativa Cuantitativa
Voz del cliente reactiva y
proactiva
49
Voz del cliente
50
http://visitorcentricmarketing.com/
http://www.qfdcapture.com/
http://www.jeffcohealth.org/
Anlisis de datos del cliente
http://www.businessweekly.co.uk/newswire/
http://www.juiceanalytics.com/writing/is-customer-
analysis-a-puzzle-or-a-mystery/
Anlisis de datos del cliente
http://www.ingenieria-
kansei.com/KANO.htm
http://it-governance.blogspot.com/2005/09/six-sigma-
case-study-tutor_112694955070950265.html
Anlisis de datos
del cliente
Mapa perceptual y QFD
53
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4
5
Mapa conceptual con 9
conceptos evaluados
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4
5 6
7
8
9
Satisfaccin
I
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Caractersticas de diseo
del producto
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n
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eRelaciones
entre las necesidades
del cliente y las caract.
de diseo del producto
Caractersticas de diseo
del producto
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eRelaciones
entre las necesidades
del cliente y las caract.
de diseo del producto
Correlaciones
Tcnicas
Nmeros de Prioridad
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Esto da como resultado la identificacin de las especificaciones
crticas de diseo del producto de acuerdo a la prioridad
% Relativo Nums. De Prioridad
Especs. de la empresa
Especs. de la competencia
Meta de la empresa
III.C.2 FACILITACIN DE
LOS EQUIPOS
54
http://alfonsogu.com/2007/04/page/2/
Proceso que consiste en documentar las acciones
necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar
todos los planes subsidiarios.
ENTRADAS: Contrato de proyecto, salidas de procesos
de planeacin, factores ambientales de la organizacin,
activos de procesos de la organizacin.
SALIDAS: Plan de direccin del proyecto.
3.2.1 Plan para dirigir el proyecto
3.2.2 Recopilar requisitos
Definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de
cumplir con los objetivos del proyecto
3.2.3 Definir el alcance
Desarrollar una descripcin detallada del proyecto y del producto.
3.2.4 Crear la Estructura de desglose de trabajo (WBS)
Subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en
componentes ms pequeos y ms fciles de manejar.
Grupo de procesos de planeacin
3.2.5 Definir las actividades (can base en WBS)
Identificar las acciones especficas a ser realizadas para elaborar los
entregables del proyecto.
3.2.6 Secuenciar las actividades
Identificar y documentar las interrelaciones entre las actividades del
proyecto.
3.2.7 Estimar los recursos de las actividades
Estimar el tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos o
suministros requeridos para ejecutar cada actividad.
Grupo de procesos de planeacin
3.2.8 Estimar la duracin de las actividades
Establecer aproximadamente la cantidad de perodos de trabajo
necesarios para finalizar cada actividad con los recursos
estimados.
3.2.9 Desarrollar el cronograma
Analizar la secuencia de las actividades, su duracin, los
requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para
crear el cronograma del proyecto.
Grupo de procesos de planeacin
Mtodo de Diagramacin con Flechas
Grfica de Gantt
Ejemplo 1
ACTIVIDAD PREDECESOR
INMEDIATO
DURACIN
(SEMANAS)
A - 5
B - 3
C A 8
D A,B 7
E - 7
F C,E,D 4
G F 5
Ejercicios
4
6
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t tiempo estimado entre eventos
t tiempo normal
t tiempo optimista
t tiempo pesimista