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Unidad 5 Administracin de

Almacenes
AOI-I-31-E-14 Armando Garca Gonzlez
AOI-I-32-E-14 Jenny Stephanie Hinojos Nava
AOI-I-33-E-14 Carlos Alfredo Larrea Nieto
AOI-I-34-E-14 Elvia Odethe Guzmn Velderrain
AOI-I-35-E-14 Brian Alberto Landeros Figueroa
AOI-I-36-E-14 Jocelin Hernndez Ruiz

5.1 Funciones del Almacn
5.1.1.1 Manejo Fsico de Inventarios
5.1.1.2 Recepcin Inventarios
5.1.1.3 Organizacin Inventarios
5.1.1.4 Despacho Inventarios
5.1.2 Mantenimiento Registros Inventarios
5.2 Localizacin Distribucin de Almacenes
5.3 Seleccin de Mobiliario y Equipo de Almacn
5.4 Sistemas Informaticos de Administracin de
Inventarios

Administracin de almacenes
AOI-I-31-E-14
3

El Almacn es una de las reas que
acta en las dos etapas del flujo de
materiales, el abastecimiento y la
distribucin fsica, constituyendo
actividades importantes para la
operatividad de la empresa.

Siendo necesario implementar mtodos , sistemas
y procedimientos de Gestin que nos permitan alcanzar
economas potenciales e incremento de las utilidades .

Qu ES UN ALMACEN?

Actividad cuya funcin es custodiar y preservar la calidad de los productos , con las condiciones
ptimas de proteccin , siguiendo los siguientes principios :
Primeras Entradas - Primeras Salidas ( FIFO )
Primeros que Expiran- Primeros que Salen
( FEFO )
AOI-I-32-E-14
Si bien es fcil considerar que un
almacn es controlado por el
almacenamiento de productos,
existen muchas actividades que
ocurren como parte del proceso de
introducir y sacar material del
mismo. La lista siguiente incluye
las actividades que se levan a cabo
en casi todos los almacenes. Para
facilitar su visualizacin en una
operacin real, estas tareas o
funciones tambin se indican en un
diagrama de flujo en la siguiente
figura.
5.1 Funciones en el Almacn
AOI-I-32-E-14
1. La Recepcin es un conjunto de medidas relacionadas con:
a)La recepcin ordenada de todos los materiales que entran al
almacn.

b) La comprobacin de que la cantidad y la calidad de que los
materiales coincida con lo solicitado

c) La descarga de los materiales hacia el almacenamiento y otras
funciones organizacionales que los requieran.
Las funciones del almacn a grandes
rasgos y en el orden que se realizan:
AOI-I-32-E-14
2. La inspeccin y el control de calidad son una extensin del
procesos de recepcin y se efectan cuando es imprevisible la
calidad de los proveedores o se imponen muchas regulaciones al
producto adquirido y deben revisarse todos los pasos del
proceso. Las inspecciones pueden ser tan sencillas como una
comprobacin visual, o tan complejas como una prueba de
laboratorio.
AOI-I-32-E-14
3. El reempaque se efecta en un almacn cuando se reciben a granel
los productos de un proveedor y luego se empacan en cantidades
comercializables nicas o en combinaciones con otras piezas para
formar equipos o surtidos. Una recepcin completa de mercanca
puede procesarse a la vez, o una parte puede conservarse a granel
para procesarla despus. Este ultimo se realiza cuando el empaque
aumenta mucho los requerimientos de espacio cubico o cuando una
pieza es comn en varios juegos o surtidos. Asimismo, se efecta un
reetiquetado cuando el producto se recibe sin marcas que puedan
leer los sistemas o las personas a fines de identificacin.
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4. El despacho al almacn es el acto de colocar la mercanca en el
almacenamiento. Incluye el manejo y la colocacin de los
materiales.

5. El almacenamiento es el control fsico de la mercanca
mientras espera la demanda. La forma de almacenamiento
depende del tamao y la cantidad de los artculos en inventario y
las caractersticas de manejo de producto o su recipiente.
AOI-I-32-E-14
7. La preparacin para uso posterior se pueden hacer como un
paso opcional despus del proceso de recoleccin. Igual que en
la funcin de reempaque, los artculos o variedades individuales
se empacan en cajas para una utilizacin mas conveniente. La
realizacin de estas funciones despus que se efecta la
recoleccin tiene la ventaja de ofrecer mas flexibilidad en el uso
de inventario disponible.
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8. La clasificacin de los lotes recolectados en pedidos individuales
y la acumulacin de las recolecciones distribuidas dentro de los
pedidos debe hacerse cuando u pedido tiene mas de un articulo y
la acumulacin no se hace a mismo tiempo que las recolecciones.
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9. El empaque y el embarque pueden incluir las tareas siguientes:
Revisar que los pedidos estn completos.
Empacar la mercanca en un recipiente de embarque
adecuado.
Preparar los documentos de embarque, incluyendo la lista de
empaque, etiquetas con la direccin y pliza de embarque.
Pesar los pedidos para determinar los costos de embarque.
Acumular los pedidos por trasporte por salir.
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10. Traslado de material que llega a una plataforma de recepcin y
se trasfiere directamente a la plataforma de embarque.

11. Reabastecimiento a los principales lugares de recoleccin del
almacenamiento de reserva.
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actividades involucradas en la recepcin de materiales
Los requerimientos de la planta para efectuar estas
actividades de recepcin
Las actividades requeridas para embarcar los artculos
Los requerimientos de la planta para llevar a cabo
estas actividades de embarque
Algunos atributos deseables en los planes de las
plantas para embarque y recepcin

Manejo fsico de los inventarios
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El transportista que llega telefonea al almacn para
obtener una cita de entrega y proporciona
informacin de la carga.

actividades involucradas en la
recepcin de materiales
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Un recepcionista en el almacn verifica el aviso
previo de embarque (ASN) y lo confirma con la
informacin recibida por telfono del transportista
que llega.

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El transporte llega y se asigna a una puerta de
recepcin especfica (se elige una ubicacin de
plataforma similar para el material que llega en
vagones cerrados).


AOI-I-31-E-14
El vehculo se fija en la plataforma.


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Se revisan y se rompen los sellos en presencia de un
representante del transportista.



Se inspecciona la carga y se
acepta o rechaza.


AOI-I-31-E-14
De descarga la mercanca separada en cargas
unitarias.
Se descarga la mercanca suelta o que est en el piso.
Todo el material descargado se organiza para conteo
e inspeccin final.

AOI-I-31-E-14
Se hace una disposicin adecuada del material
daado por el transporte.
La carga se guarda en un lugar asignado.
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rea suficiente para organizar y ubicar los
transportes.





requerimientos de la planta para efectuar
estas actividades de recepcin
AOI-I-31-E-14
Niveladores de plataformas y retenes para facilitar la
descarga del transporte.



AOI-I-31-E-14
rea de organizacin adecuada para formar tarimas o
llenar recipientes con los artculos
rea conveniente para colocar los artculos antes de
despacharlos.
Sistema de informacin central para ASN/EDI sobre
los pedidos de compra para facilitar la preparacin de
informes.

AOI-I-31-E-14
Acumular y empacar el pedido.
Organizar y revisar el pedido.
Conciliar la liberacin del embarque y el pedido del cliente.
Ubicar y fijar el transporte en la plataforma.
Colocar y fijar los niveladores de las plataformas y los
retenes.
Cargar el transporte.
Despachar el transporte.
actividades requeridas para embarcar
los artculos
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AOI-I-31-E-14
rea suficiente para organizar los pedidos.
Un sistema de informacin interno para las
liberaciones de embarques y los pedidos de los
clientes.
rea suficiente para organizar y ubicar los
transportes.
Niveladores de plataforma para facilitar la carga del
transporte.

Los requerimientos de la planta para
llevar a cabo estas actividades de
embarque

AOI-I-31-E-14
Trayectorias de flujo dirigido entre los transportes, zonas
intermedias o de organizacin y reas de almacenamiento.
Un flujo continuo sin congestin o inactividad excesivas.
Un rea de operaciones concentrada que minimice el
manejo de materiales y aumente la eficacia de la
supervisin.
Manejo de materiales eficiente.
Operacin segura.
Minimizacin de los daos.
Buena limpieza

AOI-I-31-E-14

RECEPCION


1- RECIBIR EL PREALERTA
Es recibir la notificacin de la fecha arribo o llegada de la
carga a la bodega.

2- LLEGADA DE LA MERCANCIA A LA BODEGA
La mercanca puede llegar a la bodega como carga suelta, en
camin, contenedor etc.

AOI-I-34-E-14
3- DESCARGAR Y VERIFICAR ESTADO DEL EMBALAJE
Revisar el embalaje inicial con en el cual llega la
mercanca a la bodega sin verificar su contenido, este
puede ser en cajas, estivas, pallet, cajones.


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4- DESCONSOLIDAR Y CONTAR UNIDADES
Es abrir la mercanca y contar que este completa las
unidades que han llegado.

5- REEMPACAR LAS MERCANCIAS AVERIADAS BAJO UN
MISMO EMPAQUE A FIN DE TENER UN MAYOR CONTROL
Separar la mercanca que a llegado en mal estado y
unificarla a un solo embalaje

AOI-I-34-E-14
6- REPORTAR LAS INCONSISTENCIAS
Pasar reporte de las inconsistencias de la mercanca que
falta o esta averiada al encargado en la bodega.

7- UBICAR LAS MERCANCIAS FISICAMENTE EN LOS PASILLOS
Ya teniendo la mercanca seleccionada pasamos a ubicarla
en su respectiva estantera.




AOI-I-34-E-14
8- REGISTRAR EN EL SISTEMA DE INFORMACION
Ingresar la informacin de la mercanca llegada a la bodega
en el sistema de inventarios o base de datos que se maneje.

9- COLOCAR ETIQUETA (CODIGO DE BARRAS)
Es el proceso de pegado de etiquetas para identificar los
productos por referencias, color, etc.

AOI-I-34-E-14
INVENTARIO
1- TENER LA DOCUMENTACION ADECUADA PARA EL
PROCESO (TARJETAS DE INVENTARIO)
Tener documentacin completa para el inicio del
inventario
2- ORGANIZAR GRUPOS DE CONTEO
Se arman grupos y se asignan los pasillos par el
conteo
AOI-I-34-E-14

3- ALISTAMIENTO DE LA CARGA
Bajar la mercanca de la estantera y dejarla a disposicin de
los funcionarios para un fcil conteo
4- INICIO PRIMER CONTEO
Contar las mercancas existentes en el pasillo asignado por
el primer grupo

AOI-I-34-E-14
5- ENTREGA DE REPORTES DEL PRIMER CONTEO Y AVERIAS
ENCONTRADAS AL COORDINADOR ENCARGAD0

6- INICIO SEGUNDO CONTEO
En el segundo conteo los grupos intercambias los pasillos

AOI-I-34-E-14
7- ENTREGA DE REPORTES DEL SEGUNDO CONTEO Y AVERIAS
ENCONTRADAS AL COORDINADOR ENCARGADO
Pasar reporte al coordinador para su receptiva verificacin
8- COMPARAR RESULTADOS DE LOS DOS CONTEOS A FIN DE
VERIFICAR EL INVENTARIO FISICO.
Se comparan los dos conteos si estn bien se dejan as si
hay diferencia se hace un tercer conteo

AOI-I-34-E-14
CADA VEZ QUE SE REALICE ALGUNO DE LOS
PROCESOS ANTERIORES Y SE ENCUENTREN
MERCANCAS AVERIADAS SE DEBE PROCEDER A:

SEPARAR EL PRODUCTO AVERIADO DEL QUE SE
ENCUENTRA EN BUEN ESTADO
UBICAR EL PRODUCTO AVERIADO EN POSICIONES
DIFERENTES MIENTRAS SE DEFINE EL PROCESO
FISICO A SEGUIR CON ESTOS

AOI-I-34-E-14
Reportar el total de los daos a los departamentos
involucrados a fin de que realicen los respectivos
movimientos contables y reclamaciones.
AOI-I-34-E-14


Organizacin y control de inventarios
en almacenes
AOI-I-35-E-14
AOI-I-35-E-14
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AOI-I-35-E-14
AOI-I-35-E-14
AOI-I-35-E-14
Despacho de inventario

Este es el proceso de separacin , clasificacin y
embalaje de los productos para que tenga xito la
realizacin de este es necesario que los productos
estos hallan sido almacenados correctamente


AOI-I-33-E-14

En el instante en que se despachan las mercancas es
donde el sistema edita el pedido de despacho, el jefe de
bodega se contacta con un trasporte disponible
(trasportador)que se presenta en la hora y sitio acordado o
pactado por acuerdos bilaterales donde se llevara a cabo la
carga de los productos que estn en buen estado
verificando su calidad y para productos defectuosos se
llevara un conducto regular distinto el contemplado el
cdigo del consumidor emitido, adems el jefe de bodega
se encarga de el buen manejo de las estivas de que el
vehculo sea el adecuado para el trasporte de le mercanca.
AOI-I-33-E-14
las mercancas deben ir acompaadas delos siguientes
requerimientos o documentos:
Orden de despacho
Orden de venta
Remesa
Remisin

AOI-I-33-E-14
Mantenimiento de registros exactos
de inventario
Los registros de inventario son documentos
impresos en papel o en formato electrnico que
reflejan cunto y qu tipos de inventario posee una
compaa, ya sea disponible, comprometido, en
proceso y ordenado
AOI-I-33-E-14
La exactitud de los inventarios se refiere al nivel de
concordancia entre los registros de inventario y el
conteo fsico real. Su importancia reside en el hecho
que nicamente cuando una empresa sabe
exactamente de lo que dispone, puede tomar
decisiones acertadas en el corto, mediano y largo
plazo.
AOI-I-33-E-14
existen mltiples factores que afectan la exactitud de
inventarios
a) Falta de conocimiento del personal
b) Falta de atencin del personal
c) Proveedores
d) Empresa y otros departamentos
AOI-I-33-E-14
Afortunadamente, existen diferentes polticas que
garantizan la exactitud de los registros de inventarios:

Asignar a personal especfico las responsabilidades de
recepcin, despacho y registro de los materiales.
Mantener el almacn bajo control.
Concientizar al personal sobre la importancia de su
participacin en la exactitud de los registros.
Aplicar un sistema de control y seguimiento de inventario.

AOI-I-33-E-14
la medicin de la exactitud de registros de
inventarios se utiliza el indicador ERI (exactitud de
registro de inventario)como medida de la
confiabilidad del almacn. se puede calcular en
unidades monetarias o cantidades.
a) Clculo en unidades monetarias
b) Clculo en cantidades

AOI-I-33-E-14
Para finalizar, la importancia de la exactitud de
inventarios tiene mltiples razones, entre las que
destacan:
a) Razones financieras
Los impuestos dependen a menudo del valor del
inventario, por tanto, se podran dar pagos en
exceso o en defecto.
b) Razones operativas
Entre las principales tenemos:
Puede originar desabastecimiento, lo cual
incrementa los costos, interrumpe la produccin y
retrasa las entregas.
Reduce la necesidad de realizar inventarios
fsicos anuales

AOI-I-33-E-14
Localizacin y distribucin de
almacenes
AOI-I-31-E-14
ALMACEN
Importadores
Exportadores
Comerciantes
Transportistas
Clientes
Fabricantes
QUIEN LO UTILIZA ?

AOI-I-31-E-14
Localizacin de un almacn
El estudio de localizacin: Debe
evaluar opciones de localizacin,
teniendo en cuenta los criterios
y objetivos que busque la
empresa.

Debe contemplar los asuntos
relacionados con la expansin y
diversificacin del negocio y
adems la adaptabilidad de la
posicin.

Debe tener en cuenta las
posibles variaciones de
mercado, infraestructura y
logstica para tratar de predecir
el valor del sitio en el futuro.

Los costos de
transporte
La facilidad en la
obtencin de
materias primas
La utilizacin
eficiente de
canales de
distribucin
La cercana al
cliente y a sus
necesidades.
Mejoras en la
eficiencia
de la localizacin
AOI-I-31-E-14
FACTORES A TENER EN CUENTA
CUANDO SE TOMA UNA DECISION
DE LOCALIZACION

Transporte
Medio y costo
Costo de transferencia de las
materias primas y productos
terminados.
Insumos o
servicios
Analizar si la materia es
fcilmente transportable o no,
teniendo en cuenta la durabilidad
y el tipo de bien producido.
Estructura fsica
Existencia de carreteras, servicios
adecuados, comunicaciones para
fines industriales
Disponibilidad de
la mano de obra
Mano de obra calificada, lo que
obliga a las empresas a obtener
recursos de zonas distantes
aumentando los costos.
Eliminacin de
desperdicios
De acuerdo a criterios ambientales.
Aspectos
legales
Tributacin, facilidad administrativa, costos de
legalizacin etc..
Seguridad
En todos los niveles posibles seguridad industrial,
seguridad fsica, evitar posibles robos etc..
Cercana al
mercado
Es importante tener la capacidad de llegar primero
y en mejores condiciones al mercado que se ataca.
Aceptacin
social
Es importante que la localizacin de la empresa o
negocio no perturbe o genere conflictos con
personas, entidades o grupos sociales que obliguen
a la empresa a asumir costos adicionales.
Acceso a
informacin
Otro punto que a menudo no se tiene en cuenta,
es la necesidad de informacin empresarial.
AOI-I-31-E-14
AOI-I-31-E-14
AOI-I-31-E-14
AOI-I-31-E-14
AOI-I-31-E-14
AOI-I-31-E-14
AOI-I-31-E-14
AOI-I-31-E-14
AOI-I-31-E-14
AOI-I-31-E-14
Mala localizacin y distribucin de almacenes
AOI-I-31-E-14
Buena localizacin y distribucin de almacenes
AOI-I-31-E-14
Seleccin de Mobiliario y Equipo de
Almacn
se clasifican de acuerdo a su naturaleza, aprovechamiento,
origen.
Por su Naturaleza:
Bienes Instrumentales: Son aquellos bienes considerados
como los que que tienen una vida til prolongada
ejemplo: Escritorios, microscopios, computadoras, etc.
AOI-I-36-E-14
Bienes de Consumo: Son aquellos bienes que por su
utilizacin en el desarrollo de las actividades ejemplo:
Mouses, licuadoras, calculadoras de bolsillo, cafeteras,
engrapadoras simples, desengrapadoras, papeleras,
perforadoras simples, accesorios,refacciones, etc.
Mobiliario: Bienes que se utilizan en forma indirecta para el
desarrollo de las actividades (escritorios, sillas papeleras,
anaqueles, etc.) y que no requieren dealgn dispositivo para
su operacin.
AOI-I-36-E-14
Equipo: Bienes que se utilizan en forma ms directa para el
desarrollo de las actividades y que requieren de dispositivos
para su operacin (computadoras,cmaras fotogrficas y de
vdeo, mquinas de escribir, calculadoras, etc.) Por su
Origen:
Bienes propiedad de la Entidad: Aquellos bienes que forman
parte del patrimonio y que fueron incorporados a travsde
su adquisicin con recursos federales o con recursos de
proyectos externos, donados al Instituto por terceros o
producidos por la misma institucin
AOI-I-36-E-14
Sistemas Informaticosde
Administracion de Inventarios
Es un programa, utilizado por medio de una
computadora, que te permite llevar el control y la
administracin de los productos que se encuentran
dentro de un almacn.


AOI-I-36-E-14
Normalmente registra las entradas y salidas de
productos,llevando tambin el control de los costos por
cada movimientode inventario.Tambin puede administrar
los productos que se transfierenentre almacenes y los ms
sofisticados pueden manejaralmacenes virtuales y
almacenes mviles para entregas JUSTO A TIEMPO
AOI-I-36-E-14
De estos sistemas se pueden generar plizascontables e
informacin estadstica delcomportamiento de los productos
que se almacenan,para lograr ver la rotacin de inventarios, y
evitarobsolescencias
AOI-I-36-E-14