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hbitos de

las personas
altamente productivas
La productividad est sustentada en
hbitos. No hay mtodos ni herramientas
que sirvan de algo si no somos capaces de
desarrollar ciertos hbitos productivos.
En esencia;

1. Organzate
2. Atiende tus objetivos
3. Haz lo importante primero
4. Se ordenado
5. Maneja el tiempo y el momento
6. Motvate
7. Cudate
8. Divide y simplifica
9. Aplica mtodos y tcnicas
10. Elimina
11. Domina la tecnologa
12. Analiza los cambios
13. Delega
14. Has bien tu trabajo
15. Aplica la inteligencia emocional
Dedica los primeros 30 minutos en
planificar tu da. No comiences un da sin
antes haberlo planificado.
1. Anota tus compromisos en el momento.

Registra tus compromisos e ideas tan pronto
como surgen ya sea una tarea pendiente, una
cita o una idea que puede dar lugar a algn
proyecto personal o profesional. Los papeles que
representen compromisos como una factura para
pagar, recoplalos en una bandeja.
2. Organzate utilizando listas.

Organiza tus compromisos en listas contextuales
de actividades que requieran un determinado
recursos o ubicacin para poderse realizar. Por
ejemplo, cosas que se deben hacer en casa, en
la oficina, al telfono, mientras ests en la calle,
etc.

3. Procesa los compromisos
diariamente.

En tu libreta o en la bandeja, al menos
una vez al da, debes revisarlos y decidir
qu es lo que vas a hacer con ellos;
resolverlos inmediatamente, delegarlos

4. Agenda slo aquello que tiene fecha y hora.

El calendario solo sirve para anotar compromisos
que tienen una fecha fija obligatoria la consulta
del dentista o una reunin.
5. Mantn un sistema de archivo eficaz.

Trata de mantener todo lo que puedas en formato
digital ocupa menos espacio y puedes encontrar
las cosas ms rpidamente. Y nunca dejes
papeles en pilas encima de la mesa para archivar
despus: nunca lo hars!. Cuando navegues por
internet y encuentres cosas importantes;
gurdalos en OneNote.
6. Revisa tus listas de compromisos
semanalmente.

Una vez a la semana revisa tus listas contextuales y
el calendario, y actualzalos. Elimina los compromisos
cumplidos, mueve los que hayan sido cambiados, y
aade los que hayan surgido nuevos. Investiga el
mtodo de productividad GTD (Getting Things
Done) para este caso. (ver referencia rpida en el
siguiente slide)


7. Pon un limite de tiempo a tus actividades y
proyectos.

Las actividades generalmente consumen el total
del tiempo que les asignemos, as que analiza y
se realista; si una actividad consideras que la
hars en 2 horas esfurzate por hacerlo en ese
plazo o en menos tiempo.
ATIENDE TUS OBJETIVOS

El esfuerzo es a menudo desperdiciado cuando las personas
no tienen un camino claro hacia el xito.
8. Define tus objetivos de manera S-M-A-R-T.

Un objetivo debe ser concreto, medible, significar
algo para ti. A partir de ellos podrs empezar a
orientar tu vida, creando objetivos a medio y largo
plazo, deben ser alcanzable y estar limitado en el
tiempo. Por ejemplo, quiero estar delgado no es un
objetivo, es un deseo. Un verdadero objetivo sera:
voy a perder 10 kilos antes del 30 de septiembre,
porque quiero reducir el riesgo de tener un infarto;
para ello, tendr que perder medio kilo por semana, y
lo pienso conseguir caminando 30 minutos todos los
das y dejando de tomar refrescos.
9. Revisa tus objetivos, misin y valores
peridicamente.

Con el tiempo todos evolucionamos y cambiamos,
y con nosotros tambin lo hacen nuestros
objetivos, misin y valores. Procura revisarlos con
la suficiente periodicidad para asegurarte de que
todava son vigentes, o terminars recorriendo un
camino que no es el que queras.
10. Integra tus objetivos a tus compromisos
diarios.

Haz lo que realmente te aporta valor, lo que te lleva
a cumplir tus objetivos a medio y largo plazo.
Acostmbrate a tener siempre contigo una lista por
escrito de ellos. Si esos objetivos son fruto genuino
de tu misin y valores personales, la lista te
ayudar a ganar perspectiva y a tomar la mejor
decisin posible en cada momento.
11. Enfcate en el objetivo en lugar del
procedimiento.

Cuando pensamos en todo lo que tenemos que
hacer para lograr algo solemos sentir estrs y
frustracin. Si en lugar de pensar en todos los pasos
que debemos tomar para lograr algo pensamos en
qu es lo que queremos lograr y cmo nos
sentiremos cuando ya alcancemos nuestro objetivo
entonces haremos todo lo necesario rpidamente y
sin darnos cuenta ya estaremos disfrutando del
logro.
LO IMPORTANTE PRIMERO

12. Empieza tu da haciendo slo lo importante.

Haz siempre lo importante primero (sobre todo si
te desagrada) y evita que se convierta en urgente.
Las urgencias malgastan el tiempo, suelen
conducir a soluciones poco elegantes y producen
estrs. Eliminar las actividades de bajo impacto de
tus rutinas matutinas, y empieza atacando los
compromisos que supongan un avance
significativo en tus proyectos importantes.
13. Aplica el Principio de Pareto (80/20).

Aplicado a la productividad, este principio dice que
un 20% de las cosas que haces habitualmente
aportan el 80% del valor de tu trabajo
entendindose por valor el trabajo que te permite
avanzar en los proyectos importantes y que te hace
alcanzar tus objetivos. Identifica ese 20% de cosas,
y encrgate de hacerlas primero. Si te falta tiempo,
es mejor que dejes sin hacer parte del otro 80% que
no te aporta valor.
14. Di NO con ms frecuencia.

Lo ideal es que no empieces nada que no te
aporte valor. Aprende a deshacerte de proyectos y
compromisos antes siquiera de que entren a tu
sistema productivo. Y si finalmente tienes que
darle entrada porque forma parte de tus
responsabilidades, procura prometer poco y dar
ms de lo prometido, en lugar de prometer mucho
y luego no cumplir lo prometido.
Haz lo que te aporte valor primero
SE ORDENADO

Mantn tus herramientas y materiales organizados.
15. Mantn ordenado tu hogar o rea de trabajo.

El desorden distrae y puedes terminar perdiendo
ms productividad de la que ahorraste. Mantn tu
escritorio, casa, o rea de trabajo limpio y
organizado, con una cantidad mnima de objetos. Si
pierdes al da slo 7 minutos buscando algo que
dejaste en algn lugar y no lo encuentras, ests
tirando a la basura una semana de trabajo al ao.

MANEJE EL TIEMPO Y EL
MOMENTO
16. Aplica la regla de los 2 minutos.

Cuando un compromiso te lleve menos de 2
minutos de trabajo, hazlo inmediatamente,
independientemente de su importancia y prioridad.
Responder a un correo, autorizar una compra o
reservar en un restaurante llevar menos tiempo
que recopilar el compromiso, procesarlo, aadirlo
a una lista, revisarlo, etc. De esta forma te quitars
de encima un porcentaje muy importante de
asuntos pendientes.
17. Trabaja segn contexto, energa y tiempo
disponible.

Ve cumpliendo tus compromisos en funcin del
contexto en que te encuentres, el nivel de energa
alto o bajo que tengas, y el tiempo que tengas
disponible en cada momento. Por ejemplo, no es
efectivo tratar de desarrollar un plan de proyecto si
hoy tienes un mal da; quiz puedas resolver las
llamadas pendientes y organizar tu archivo, que
son tareas que requieren menos energa.
18. Trabaja en bloques de tiempo fijos.

Distribuye tus tareas de alto impacto y gran
concentracin en bloques de tiempo de entre una
y dos horas si te parece demasiado, puede
intentar combinarlo con la Tcnica del Pomodoro.
Entre bloque y bloque haz descansos de 10
minutos, e intercala pequeas sesiones de tareas
que requieran un nivel de energa bajo, como
llamadas telefnicas o archivar papeles.
La Tcnica Pomodoro es un mtodo para
la administracin del tiempo desarrollado
por Francesco Cirillo a fines de los aos
1980.1 La tcnica usa un reloj para dividir
el tiempo dedicado a un trabajo en
intervalos de 25 minutos -llamados
'pomodoros'- separados por pausas.
Hay cinco pasos bsicos para
implementar la tcnica:
1. Decidir la tarea a realizar
2. Poner el pomodoro (el reloj o
cronmetro) a 25 minutos
3. Trabajar en la tarea hasta que el reloj
suene y anotar una X
4. Tomar un pausa breve (5 minutos)
5. cada cuatro "pomodoros" tomar una
pausa ms larga (15-20 minutos)
Descargar reloj: http://keepfocused.codeplex.com/releases/view/47057
19. Enva emails con objetivos especficos que
no requieran respuestas constantes.

Si un correo va y viene ms de 4 veces es mejor
que tomes el telfono y llegues a un acuerdo en
una conversacin telefnica de dos minutos. La
prxima vez que enves un correo electrnico
recuerda ser especfico en el objetivo del mismo y
recuerda dar indicaciones especficas sobre qu
debe hacer la otra persona en cada situacin.
20. Designa tiempos especficos durante el da
para tareas repetitivas.

Para tareas repetitivas es mejor que designes
tiempos especficos durante el da para que no te
distraigan en medio de una operacin importante.
Por ejemplo, podras designar horas especficas
en las cuales revisars tu correo electrnico, tu
celular o la red social.
21. Calcula cunto vale tu tiempo.

Si no sabes cunto vale tu tiempo, no podrs valorar los
servicios que prestas ni tomar las mejores decisiones
para organizar tu agenda. Si una hora de tu trabajo vale
$100, entonces busca ayuda de alguien que te cobre
$40 por ese mismo lapso. El resultado? Tendrs ms
tiempo para enfocarte en las tareas que realmente te
necesitan y te permiten ganar dinero.
22. Agrega un tiempo para imprevistos:

Pueden haber acciones imprevistas, incluye un tiempo
margen en tu horario para resolver estas situaciones.
23. Localiza las mejores horas de rendimiento:

cul es tu mejor momento la noche o el da? agenda
tus actividades para que en tus mejores horas realices
las actividades ms complejas.
MOTIVATE
24. Lleva registro escrito de tus logros y
aprendizajes.

Conocer los errores cometidos, dificultades
encontradas y logros conseguidos te ayudar a hacer
cada vez mejor tu trabajo y, en ocasiones, a motivarte
cuando ests bajo de energa. Escribirlo es una forma
de hacerte ms consciente de ellos, y te permitir
revisarlos cuando lo necesites.
25. Busca inspiracin para motivarte.

A veces resulta muy difcil hacer lo que uno tiene que
hacer. Utiliza la visualizacin positiva para imaginarte
cmo ser tu vida dentro de un tiempo si consigues tus
objetivos. No todo funciona para todos, ni todo el
tiempo. Busca lo que funciona mejor para ti, y
hazlo. Revisa tus logros, y recuerda lo que pasaste
para lograrlo.
CUIDA TU SALUD
26. Reserva tiempo para relajarte y descansar.

Tmate tiempo cada da para anularte
intelectualmente, desconectar de todo y dejar que tu
cuerpo y mente se relajen. De la misma forma,
asegrate de que duermes suficiente horas y con la
suficiente calidad como para despertar dispuesto a
atacar el problema ms difcil que tengas entre
manos en ese momento.
27. Haz ejercicio regularmente.

Al contrario de lo que piensa mucha gente, una
excelente forma de recargar pilas es haciendo
ejercicio regularmente, preferiblemente todos los
das. No tiene por qu ser ejercicio de mucha
intensidad. Puede ser simplemente un paseo de 30
minutos. Aprovecha para escuchar msica, o
disfrutar de tu entorno.
28. Alimntate de forma saludable.

Junto con el descanso y el ejercicio, la alimentacin
es el tercer factor de xito para que nuestro cuerpo
y mente puedan funcionar al 100%. En realidad es
muy simple: mantn una dieta equilibrada de
hidratos de carbono, grasas vegetales, frutas y
protenas y evita los alimentos demasiado
procesados.
29. Dedcate a ti mismo la primera hora de tu da.

Los grandes lderes a nivel mundial siempre se
toman la primera hora de su da para enfocarse en
s mismos. Dedica la primera hora de tu da en tu
cuerpo, en tu mente y en tu alma. Cuando
despiertes maana respira profundamente,
agradece por un da ms de vida, sal a caminar o a
correr y visualiza tus objetivos del da.
30. Haz pausas.

No trabajes hasta el cansancio y no te fuerces a
mirar el monitor hasta que te conviertas en un
zombi. Se ha comprobado que la productividad
aumenta significativamente si tomas descansos de
entre 15 y 20 minutos cada 2 horas de trabajo. Si
haces esto tu mente se despejar, estar libre de
estrs y te permitir enfocarte mejor y, por ende, ser
ms productivo.
31.Evita el perfeccionismo.

Ser perfeccionista suena como una cualidad muy
positiva. El perfeccionismo es sin embargo uno de
los principales enemigos de la productividad laboral.
Evita tratar que todo lo que hagas salga a la
perfeccin, porque entrars en un crculo
desgastante. Somos humanos y cometemos
errores. Da lo mejor de ti sin llegar a extremos.
DIVIDE Y SIMPLIFICA
32. No practiques la multitarea.

Nunca trates de hacer ms de una cosa al mismo
tiempo, salvo que sean actividades que requieran
muy poca concentracin. Las tareas pesadas
requieren de al menos 20 minutos para que
alcancemos el modo de trabajo a pleno rendimiento.
As que interrumpirlas para hacer otra cosa tiene un
alto costo en trminos de tiempo.
33. Desglosa las tareas complejas en subtareas.

Si alguna tarea es demasiado compleja como para
abordarla en bloques de tiempo fijos, haz primero
un desglose en tareas ms pequeas. "Divide y
vencers"
34. Simplifica, y luego vuelve a simplificar.

Menos es ms. Cuanto menos listas,
herramientas, proyectos, objetivos ms sencilla
ser la gestin de tu vida. S muy analtico y revisa
constantemente si no ests complicando demasiado
las cosas.
APLICA METODOS Y
TECNICAS
35. Utiliza mapas mentales para planificar tu
trabajo.

Los mapas mentales son una forma ideal para
organizar ideas de forma natural. Gracias a los
mapas mentales podrs estructurar todo tipo de
informacin aprovechando al mximo la creatividad
de tu cerebro.
36. Reduce el tiempo que pasas leyendo y
escribiendo.

Una gran parte de nuestro trabajo consiste en leer y
escribir, especialmente con un ordenador. As que,
cuanto menos tiempo emplees en leer y escribir,
ms trabajo podrs terminar en menos tiempo.
Aprende mecanografa y utilizar tcnicas de lectura
rpida siempre que puedas.
ELIMINA
37. Deshazte de todo lo que puedas.

Piensa dos veces antes de seguir adelante con
cada compromiso. En muchas ocasiones son
simplemente basura, o compromisos ficticios,
cosas que se supone que deberas hacer, pero que
en realidad no tienes obligacin o deseos de
hacerlo. Si puedes, deshazte de ellos
inmediatamente.
38. Elimina las distracciones antes de empezar.

Cierra tu programa de correo, cierra el navegador,
apaga el telfono mvil, y si es necesario,
encirrate en una sala durante 1-2 horas. Vers
cmo aumenta tu productividad. Eliminar de
nuestras rutinas todo aquello que no nos agrega
valor, lo que no nos permite alcanzar nuestras
metas. (celular, Facebook, "amigos", vicios, etc)

39. Haz siempre lo menos posible.

La productividad no se trata de hacer mucho en
poco tiempo, sino de hacer poco de lo que DEBES
que hacer, para poder dedicarte a lo que TE GUSTA
hacer. Siempre que puedas, elimina, reduce,
desecha compromisos, y dedcate a lo que
realmente te interesa.
40. Renuncia a todo aquello que no te aporte
valor.

Es muy tentador pasar horas jugando con la
videoconsola, o navegar sin rumbo por Internet,
pero es una gran prdida de tiempo a menos que
lo hagas como parte de tu estrategia de
desconexin mental o modo de premio por cumplir
metas.
DOMINA LA TECNOLOGIA
41. Respalda tu cosas regularmente.

Realiza copias de seguridad del trabajo de tu
ordenador con la periodicidad adecuada, en funcin
de lo crtico de los datos y de la forma en que
cambien. Tambin debes mantener copia si es
posible digital de los documentos importantes,
como credenciales, tarjetas bancarias, pasaporte,
escrituras pblicas, etc.
42. Domina las herramientas que usas.

Si leer y escribir rpido aumenta tu productividad,
dominar los atajos de teclado, o conocer todas las
funciones de los programas que usas
habitualmente, te permitir ahorrar mucho
tiempo. En lugar de cambiar de herramientas de
productividad (especialmente el software) cada
semana, aprende todo lo que hay que saber de lo
que ya ests utilizando.
43. Infrmate inteligentemente.

Hazte una cuenta en algn agregador de noticias:
Hay mucha oferta de agregadores de noticias,
escoge el que te guste y empieza a meter todas las
fuentes RSS de los blogs y sitios que te interesan.
No tendrs que ir saltando de direccin en
direccin, sabrs que contenido nuevo publica cada
sitio. Te recomiendo www.feedly.com
ANALIZA LOS CAMBIOS
44. No hagas cambios sin un motivo justificado.

La productividad se trata de hacer, no de lo que
usas. Cambiar un sistema de trabajo o una
herramienta requiere tiempo, y llegar a dominarlos
mucho ms tiempo. Piensa muy bien antes de
cambiar nada. Antes de hacerlo procura ser
honesto e informarte si el cambio te aportar
alguna ventaja significativa.
45. No te cierres al cambio.

Aunque no es bueno estar cambiando todo el
tiempo, hay que estar siempre atento a las
novedades. A veces surgen herramientas o formas
de trabajo que pueden resultar ms efectivas para
tus circunstancia. Mantn un ojo crtico, y no
tengas reparos en probar algo nuevo si
honestamente crees que te puede ayudar.
46. Date permiso para abandonar cosas a
medias.

Aun cuando la productividad es cuestin de hacer,
no todo lo que empiezas merece ser terminado.
Debes revisar permanentemente tus objetivos,
proyectos y tareas en curso. Si algo ya no tiene
sentido o ha perdido el inters, no dudes en
eliminarlo de tu sistema. No importa el tiempo y
recursos que le hayas dedicado: seguir con ello
ser una prdida de tiempo y recursos todava
mayor.
DELEGA
47. Saber delegar .

Capitaliza los recursos de la gente que te rodea.
Nadie puede llegar muy lejos sin la ayuda de los
dems. Trabajar de forma aislada es casi un
suicidio productivo. Aprende a delegar
eficazmente, descubre y utiliza las capacidades de
la gente que te rodea, aydalos a alcanzar sus
propios objetivos, y ellos te ayudarn a ti.
48. Da seguimiento a las cosas que delegas.

Un asunto delegado no significa un asunto
terminado. Recuerda que t sigues siendo el
responsable ltimo de que ese algo se realice. As
que registra todos los asuntos delegados en una
lista, y dale seguimiento todos los das.
HAZ BIEN TU TRABAJO
49. Haz las cosas con la mxima calidad posible.

Haz un esfuerzo consciente por terminar las cosas
bien y a la primera. Un trabajo pobre siempre
termina regresando, lo que implicar ms tiempo y
recursos justo lo contrario de lo que pretendas,
por no hablar del dao que puede causar a tu
reputacin. Recuerda: el descuidado SIEMPRE
trabaja doble.
APLICA LA
INTELIGENCIA
EMOCIONAL
50. Disfruta lo que haces.

Todas las actividades que llevamos a cabo tienen
sus momentos buenos y malos. Pero la mayora del
tiempo, tu actividad principal debera ser
placentera. De otro modo estars desaprovechando
gran parte de tu potencial, adems de que no
estars en sincrona con tu misin y valores
haciendo virtualmente imposible que seas
productivo realmente.
51. S optimista y positivo.

El optimismo es fundamental para afrontar los
retos de una forma constructiva. Alguien optimista
siempre se centra en la solucin a los problemas,
en lugar de las dificultades, lo que en ltima
instancia te permitir ser ms productivo.
52. Aprende a vivir con los no productivos.

No trates de cambiar a las personas que rodean
para que trabajen como t. La productividad es
algo que debe entenderse y aceptarse de forma
voluntaria. Tratar de cambiar a los dems no slo
es una prdida de tiempo, tambin suele ser una
fuente de discusiones y roces especialmente con
la familia. Ten cuidado, no vaya a ser que al
intentar convertir a los dems al productivismo
tengas que pagar un precio demasiado elevado en
comparacin con los supuestos beneficios.
53. Evita la indecisin.

La indecisin te mantiene paralizado, hay que
aprender a establecer prioridades y a tomar
decisiones. Sobre todo a la hora de empezar a
hacer cambios. Si no hay decisin, no hay accin.
Piensa qu quieres cambiar y por dnde puedes
empezar y si ests bloqueado empieza por
cualquier cosa, lo importante es empezar, siempre
podrs modificar la estrategia luego, si es
necesario.
54. Canaliza adecuadamente tus preocupaciones.

Las preocupaciones son uno de los lastres de
nuestra oportunidad, pues no nos permiten
centrarnos en las cosas importantes. Piensa
exactamente qu cosas son las que te preocupan,
define objetivos a medio y largo plazo, crea
proyectos y ponte a trabajar ya para solucionarlo.
A partir de ese momento dejar de ser una
preocupacin, porque te habrs convertido en
parte activa de la solucin.
55. No bajes la guardia en ningn momento.

Aunque lleves tres meses trabajando de forma
productiva, la desmotivacin, la baja energa y el
caos estn siempre al acecho. Al menor descuido tu
productividad puede verse seriamente amenazada
de hecho, todos nos hemos cado del tren
productivo en ms de una ocasin. As que nunca te
confes.
56. S indulgente contigo mismo.

Si a pesar de todo terminas cayendo del tren de la
productividad, no te desanimes. Como la mayora
de los logros en la vida, ser productivo es cuestin
de constancia, la gota de agua no horada la
piedra por fuerza, sino por constancia. Date
permiso para fallar, pero no abandones.
57. Prmiate por el trabajo bien hecho.

La productividad no siempre es fcil. Cada vez que
consigas un objetivo, superes un obstculo o
avances significativamente en un proyecto,
celbralo. Haz algo que te guste, date un respiro.
Ve a tu restaurante favorito, o cmprate el libro
que llevabas meses queriendo comprar.
58. Construye una red de contactos fuerte y
slida para ayudarte a solucionar los problemas
cuando te quedes atascado.

/conozca