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Introduccin al Proceso Administrativo:

planeacin y toma de decisiones


Por Lic. Gabriel Leandro, MBA
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Contenido:
Administracin: Definicin, naturaleza y propsito de
la administracin
Algunos planteamientos del pensamiento
administrativo
Funciones de los administradores
Planeacin: Tipos de planes
Pasos y objetivos de la planeacin
Estrategias, polticas y proceso de la planeacin
estratgica
Toma de decisiones:
Importancia y limitaciones del proceso de toma de
decisiones
Evaluacin de alternativas de decisin
Administracin:
Definicin, naturaleza y
propsito de la administracin
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Administracin: Definicin
Es el proceso de:
planear,
organizar,
dirigir y
controlar
los esfuerzos de los miembros de la
organizacin, y de aplicar los dems recursos
de ella para alcanzar las metas establecidas
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El proceso administrativo
El proceso administrativo consiste bsicamente
en una serie de actividades relacionadas
conducentes a alcanzar los objetivos
organizacionales
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El proceso administrativo
El proceso administrativo tiene cuatro
elementos bsicos:
1. Alcance de objetivos
2. Por medio de personas
3. Mediante tcnicas
4. En una organizacin
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Funciones de la administracin
Planeacin
Organizacin
Integracin de personal
Direccin
Control
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Funciones de la administracin
Planeacin:
Implica determinar misiones y objetivos
Determinar las acciones necesarias para
alcanzar los objetivos
Requiere la toma de decisiones
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Funciones de la administracin
Organizacin:
Supone el establecimiento de una estructura de
los papeles que cada persona debe desempear
Se asignan las tareas necesarias a las personas
idneas para el cumplimiento de los objetivos
y metas
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Funciones de la administracin
Integracin de personal:
Implica identificar los requerimientos de los
puestos de trabajo
Reclutar y seleccionar las personas idneas
Evaluar, compensar y capacitar al personal
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Funciones de la administracin
Direccin:
Se refiere a ejercer influencia sobre los
individuos para que colaboren en el logro de
las metas organizacionales
Implica liderazgo, autoridad, poder,
motivacin, comunicacin
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Funciones de la administracin
Control:
Consiste en medir y corregir el desempeo
individual y organizacional para garantizar que
se alcance lo planeado
Implica evaluar el desempeo de los
individuos y de la empresa
Requiere medir productividad, desperdicio,
variaciones presupuestarias, etc.
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Funciones de la administracin
Alto
nivel
Nivel
intermedio
Mandos inferiores
C
o
n
t
r
o
l

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Habilidades administrativas
Habilidad tcnica
Habilidad humana
Habilidad de conceptualizacin
Habilidad de diseo
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Habilidades administrativas
Alto
nivel
Nivel
intermedio
Mandos inferiores
H
a
b
i
l
i
d
a
d
e
s

t

c
n
i
c
a
s

Habilidades
humanas
Habilidades de
conceptuali-
zacin
y diseo
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Algunos planteamientos del
pensamiento administrativo
Taylor: padre de la administracin cientfica
Aplica el mtodo cientfico para mejorar los
mtodos de produccin
Se basaba en el concepto del hombre
econmico
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Algunos planteamientos del
pensamiento administrativo
Fayol: padre de la teora administrativa
moderna
Determina funciones administrativas: tcnicas,
financieras, comerciales, etc.
Propone 14 principios de la administracin:
divisin del trabajo, autoridad-responsabilidad,
disciplina, unidad de mando, orden, equidad,
etc.
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Algunos planteamientos del
pensamiento administrativo
McGregor: teora X y teora Y
Teora X: al empleado ordinario le desagrada
el trabajo, es perezoso, tiene poca ambicin y
debe ser dirigido, obligado o amenazado con
castigos para que d un buen rendimiento
Teora Y: la persona puede disfrutar del
trabajo, adherirse a los objetivos
organizacionales y buscar la responsabilidad
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Teora X Teora Y
Las personas no gustan del
trabajo y lo evitan
El trabajo puede ser fuente
de satisfaccin
Las personas deben ser
controladas y amenazadas
Las personas pueden ejercer
autocontrol y autodireccin
El ser humano trata de evitar
las responsabilidades
Las personas aceptan y
asumen responsabilidades.
El ser humano medio tiene
poca ambicin.
El ser humano tiene
imaginacin, creatividad e
ingenio
Las personas se preocupan
principalmente de su propia
seguridad.
Se puede conseguir una
mayor utilizacin del
potencial humano
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Algunos planteamientos del
pensamiento administrativo
Likert: Sistemas de direccin
Sistema 1: Sistema autoritario y fuerte: La
cima de la organizacin centraliza la toma de
decisiones
Sistema 2: Sistema autoritario benvolo:
Existe ms de confianza y comunicacin, pero
aun la interaccin humana es poca y las
decisiones centralizadas
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Algunos planteamientos del
pensamiento administrativo
Likert: Sistemas de direccin
Sistema 3: Sistema participativo consultivo:
mayor interaccin a nivel personal y mayor
apertura en la toma de decisiones,
Sistema 4: Sistema participativo de grupo:
confianza completa, las personas sienten
responsabilidades en todos los niveles de la
organizaciones
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Enfoque sistmico de proceso
administrativo
Un sistema es:
un conjunto de elementos dinmicamente
relacionados
que desarrollan una actividad para alcanzar
un objetivo
operando sobre insumos tomados del medio
externo
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Enfoque sistmico de proceso
administrativo
La empresa se ve como un sistema:
Un sistema abierto
Un sistema complejo (implica subsistemas)
Un sistema dinmico
Planeacin,
estrategias y polticas
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Planeacin
Implica determinar misiones y objetivos
Determinar las acciones necesarias para
alcanzar los objetivos
Requiere la toma de decisiones
Tiende el puente entre el punto donde se est y
el punto hacia donde se desea ir
Planeacin y control son inseparables
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Planeacin
Implementacin
de los planes
Control
Desviacin
con respecto
a lo planeado
Acciones correctivas
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Tipos de planes
Misin
Objetivos y metas
Estrategia
Polticas
Procedimientos y reglas
Programas
Presupuestos
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Misin
En la misin se identifica la funcin o tarea
bsica de una empresa o una parte de ella
En todo sistema social, las empresas tienen
una funcin o tarea esencial que la sociedad
les asigna
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Misin
Algunas veces la misin se sustenta en valores
corporativos
Los valores constituyen la forma en que la
empresa se percibe a s misma y a quienes la
integran y rodean
Los valores dan forma a su filosofa
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Objetivos y metas
Los objetivos son los fines que se persiguen
por medio de una u otra actividad
Representan el fin que se persigue mediante la
organizacin, la integracin de personal, la
direccin y el control
Las metas se diferencian porque son medibles
o verificables objetivamente: responden a
preguntas como: qu, cunto, cundo.
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Estrategias
Se relacionan con la determinacin de
objetivos bsicos a largo plazo de una empresa
y la adopcin de cursos de accin y la
asignacin de los recursos necesarios para su
cumplimiento
Es un programa general para definir y alcanzar
los objetivos y poner en prctica la misin
Es el patrn de las respuestas de la
organizacin a su ambiente a travs del tiempo
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Polticas
Consisten en enunciados o criterios generales
que orientan o encauzan el pensamiento en la
toma de decisiones
Ayudan a decidir asuntos antes de que se
conviertan en problemas
Vuelven innecesario el anlisis de la misma
situacin cada vez que se presenta
Permiten delegar autoridad sin perder control
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Procedimientos
Permiten establecer un mtodo para el manejo
de actividades futuras
Consisten en secuencias cronolgicas de las
acciones requeridas
Son guas de accin, no de pensamiento, en las
que se detalla la manera exacta en que debe
realizarse algo
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Reglas
Exponen acciones u omisiones especficas, no
sujetas a la discrecionalidad de las personas
Implican una decisin administrativa en cuanto
a la obligada realizacin u omisin de una
accin
La diferencia entre las polticas y las reglas es
que las polticas orientan decisiones en las que
se puede actuar a discrecin, pero en las reglas
no se permite la discrecionalidad
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Programas
Son un conjunto de metas, polticas,
procedimientos, reglas, asignaciones de tareas,
pasos a seguir, recursos por emplear y otros
elementos necesario para llevar a cabo un
curso de accin dado
Generalmente se apoyan en presupuestos
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Presupuestos
Es una formulacin de resultados expresados
en trminos numricos
Puede expresarse en trminos monetarios o de
unidades fsicas (tiempo, unidades de
producto, etc.)
Es el instrumento de planeacin fundamental
de muchas empresas
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Metas
Planes estratgicos
Planes operacionales
Para actividades
no recurrentes
Planes de un solo uso
Programas
y
Proyectos
Presu-
pues-
tos
Planes permanentes
Polticas
Procedimientos
Reglas
Para actividades
recurrentes
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Pasos de la planeacin
1. Anlisis situacional:
Ambiente interno:
Fortalezas
Debilidades
Ambiente externo:
Oportunidades
Amenazas
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Pasos de la planeacin
2. Establecimiento de objetivos y metas:
Responder a preguntas como:
Dnde se quiere estar?
Qu se desea hacer y cundo?
Etc.
Jerarquizar objetivos: plantear objetivos clave
Objetivos por jerarqua organizacional:
estratgicos, operacionales, generales,
individuales, etc.
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Pasos de la planeacin
3. Desarrollo de premisas:
Pronosticar condiciones internas y externas en
que se operar:
Volumen de ventas? Precios? Productos?
Adelantos tcnicos? Costos? Salarios?
Polticas fiscales? Condiciones sociales? Etc.
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Pasos de la planeacin
4. Identificacin de cursos de accin
alternativos:
Es necesario identificar las mejores
alternativas de accin
Examinar sus ventajas y desventajas
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Pasos de la planeacin
5. Evaluacin de las alternativas:
Evaluar los distintos cursos alternativos de
accin a la luz de las premisas establecidas
(paso 3) y las metas que se desea alcanzar
(paso 2) de acuerdo con el entorno que
enfrenta la empresa (paso 1)
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Pasos de la planeacin
6. Seleccin de un curso de accin:
Se toma una decisin
Se elige el que se pueda considerar como el
mejor curso de accin
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Pasos de la planeacin
7. Formulacin de planes de apoyo:
Se elaboran planes derivados en apoyo al plan
bsico
Por ejemplo: plan de compra de equipo, plan
de compra de materiales, plan de capacitacin,
etc.
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Pasos de la planeacin
8. Presupuestacin:
Los planes se trasladan a cifras a travs de los
presupuestos:
Presupuestos de ventas, de gastos de
operacin, de efectivo, estados financieros,
inversiones de capital, entre otros
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Administracin por objetivos
Es un sistema administrativo integral
Se combinan en forma sistemtica muchas
actividades administrativas bsicas
Persigue el cumplimiento eficaz y eficiente de
los objetivos organizacionales e individuales
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Administracin por objetivos
Hace nfasis en la evaluacin del desempeo
Da mucha importancia a los objetivos
individuales, la motivacin, los incentivos, la
participacin y la autonoma
Se concentra mucho en el corto plazo
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Estrategias y polticas
Las estrategias se relacionan con los objetivos
a largo plazo de una empresa y la adopcin de
cursos de accin
Constituyen un programa general para definir
y alcanzar los objetivos y poner en prctica la
misin
Forman un patrn de las respuestas de la
organizacin a su ambiente a lo largo del
tiempo
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Caractersticas de las estrategias
Horizonte temporal amplio
Impacto final relevante
Concentracin del esfuerzo en un nmero
reducido de fines
Patrn de decisiones uniforme
Engloban a toda la organizacin: desde la
asignacin de recursos hasta las operaciones
diarias en todos los niveles de la organizacin
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Principio de la estructura de
estrategias y polticas
Cuanto ms claras sean la comprensin de las
estrategias y polticas y su implementacin en
la prctica,
Tanto ms consistente y efectiva ser la
estructura de los planes de la empresa
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Planeacin estratgica
Es el proceso formal de planeacin a largo
plazo
Se utiliza para definir y alcanzar las metas de
la organizacin
Facilita mejoras en el funcionamiento de la
empresa
Sensibiliza a la empresa ante un ambiente
cambiante
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Caractersticas de la planeacin
estratgica
1. Se ocupa de cuestiones fundamentales:
Responde a preguntas como:
En qu negocio estamos?
En qu negocio deberamos estar?
Quines son nuestros clientes?
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Caractersticas de la planeacin
estratgica
2. Ofrece un marco de referencia para una
planeacin ms detallada y para las
decisiones ordinarias:
Cules opciones sern las ms adecuadas de
acuerdo con nuestra estrategia?
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Caractersticas de la planeacin
estratgica
3. Supone un marco temporal ms largo que
otros tipos de planeacin:
Se diferencia de la planeacin operativa
porque se enfoca en el largo plazo
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Caractersticas de la planeacin
estratgica
4. Ayuda a orientar las energas y recursos
de la organizacin hacia las actividades de
alta prioridad:
Consigue mayor eficiencia al concentrarse en
un nmero reducido de fines clave
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Caractersticas de la planeacin
estratgica
5. Es una actividad de alto nivel:
La alta gerencia debe participar activamente
Slo la alta gerencia tiene la visin necesaria
para considerar todos los aspectos de la
organizacin
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Proceso de planeacin estratgica
Aunque no existe un proceso universal de
planeacin estratgica, si pueden plantearse
una serie de pasos bsicos en los que el
proceso puede fundamentarse
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Insumos:
Personas
Capital
Habilidades
etc.

Metas de
grupos
interesados:
Empleados
Clientes
Proveedores
Accionistas
etc.
Anlisis
de la
industria
Perfil
empresarial
Propsito
Objetivos
Intencin
estratgica
Orientacin
ejecutiva
Valores
Visin
Desarrollo
de
estrategias
alternativas
Debilidades
y
fortalezas
Amenazas
y
Oportu-
nidades
Evaluacin
y decisin
estratgica
Implemen-
tacin
Direccin
y control
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Algunas estrategias:
La matriz TOWS
Factores internos
Fortalezas Debilidades
Factores
externos
Oportuni-
dades
Estrategias FO:
usar F para
aprovechar O
Estrategias DO:
superar D para
aprovechar O
Amenazas
Estrategias FA:
usar F para
enfrentar A
Estrategias DA:
minimizar D y A
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Algunas estrategias:
Estrategias genricas de Porter
Tres estrategias genricas:
Liderazgo de costos
Diferenciacin
Enfoque
Se pueden combinar
Se relacionan con ventajas competitivas
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Instrumentacin exitosa de
estrategias
1. Comunicar las estrategias a todos los
responsables de tomar decisiones
2. Desarrollar y comunicar premisas de
planeacin
3. Comprobar que los planes de accin
contribuyan a lograr los objetivos y que las
estrategias sean reflejo de los objetivos
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Instrumentacin exitosa de
estrategias
4. Revisar regularmente las estrategias
5. Desarrollar estrategias y programas de
contingencia
6. Adecuar la estructura organizacional a las
necesidades de planeacin
7. Insistir permanentemente en la planeacin y
la instrumentacin de estrategias
8. Crear un clima que induzca a la planeacin
Toma de
decisiones
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Importancia de la
toma racional de decisiones
La toma de decisiones es la parte ms
importante del proceso de planeacin
El proceso dirigido a la toma de una decisin
puede concebirse como:
1. Establecimiento de premisas
2. Identificacin de alternativas
3. Evaluacin de las alternativas
4. Eleccin de una alternativa
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Limitaciones del proceso de
toma racional de decisiones
Alto grado de incertidumbre sobre las
condiciones futuras
No se pueden considerar todas las posibles
alternativas ni sus efectos
Es necesario aplicar una racionalidad
limitada por la informacin, el tiempo y la
incertidumbre
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Evaluacin de alternativas de
decisin
Es necesario considerar factores cuantitativos
y cualitativos
Cuantitativos: tiempo, costos, ganancias, etc.
Cualitativos: relaciones laborales, cambio
tecnolgico, condiciones polticas y sociales,
etc.
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Tcnicas cuantitativas
Anlisis marginal
Anlisis costo beneficio
Anlisis de riesgo
rboles de decisin
Otras tcnicas de investigacin de operaciones
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Seleccin de una alternativa
Experiencia
Experimentacin
Investigacin
y anlisis
Cul
alternativa
seleccionar?
Decisin
tomada
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Certidumbre, incertidumbre y riesgo
Certeza: Cuando se conocen los efectos que
generar cierta accin
Riesgo: El efecto de la decisin se conoce solo
en trminos de probabilidades
Incertidumbre: Se desconocen los efectos
futuros de las decisiones presentes
Fin
Muchas gracias!