ORGANIZACIN DE EVENTOS

EMPRESARIALES
Nuestro propsito siguiente es definir los
aspectos que se deben tener en cuenta en la
preparacin de eventos externos.
Los renen personas con identidad de intereses.
Son el medio ms adecuado para intercambiar
puntos de vista sobre temas especficos. Por su
complejidad y por la diversidad de personas que
en ellos intervienen, exigen una planeacin
minuciosa, para lograr resultados positivos.
Las personas que intervienen en los
eventos se clasifican en tres categoras:
Quienes se encargan de su
organizacin son responsables
directamente de la ejecucin del evento y
dependiendo de la magnitud del mismo.
Quienes tienen a su cargo la parte
acadmica o tcnica, denominados
conferencistas.
Quienes asisten como receptores y a
quienes van dirigidos todos los esfuerzos;
son stos los participantes o invitados.




Definir los objetivos
Del fin que se persiga con la
realizacin del mismo,
depende la fase de
preparacin. Por eso es
indispensable definir sus
objetivos generales y
especficos.

Planeacin de un Evento
Toda planeacin de un evento
debe considerar los siguientes
aspectos:
Programacin
acadmica y social
Una vez establecidos los
objetivos se entra a
definir un programa
acadmico con el cual
se pueda alcanzar el
propsito del mismo.
Como parte integral de todo evento es necesario
definir tambin, en este momento, las posibles
actividades culturales y sociales que se
realizarn, con el fin de determinar un
cronograma.
Duracin
La programacin acadmica y las actividades
culturales, son la base para determinar el tiempo
que se requiere para realizar el evento y una
fecha aproximada de realizacin, la cual no debe
ser inferior a seis meses para eventos
nacionales. En ocasiones, se definen los
objetivos y se establece de una vez la duracin
del evento, tiempo dentro del cual se deben
enmarcar las actividades acadmicas culturales
y sociales.
Nmero de asistentes
Para seleccionar el sitio de reuniones
es indispensable hacer un anlisis
objetivo de los posibles asistentes.
Presupuesto General
de un Evento
El costo total del
evento y el valor de la
inscripcin se
determinan con base
en los presupuestos
elaborados por los
distintos comits.
Las siguientes son las actividades mnimas que deben
considerarse, para definir los costos del evento y los
comits que deban conformarse:
Salones de conferencia
Actos sociales
Material impreso
Transporte terrestre y areos para desplazamientos
de los participantes.
Invitados especiales: Se refiere a los conferencistas
que asistirn al evento, para los cuales se debe prever
tiquetes, alojamiento, alimentacin, transporte
individual, honorarios y obsequios.
Alquiler de recursos fsicos como sonido, fax, equipo
de traduccin.


Definida la viabilidad del evento, se acuerda la fecha
definitiva de realizacin.
Organizacin del Evento
En primera instancia, debe haber un coordinador
general del evento con autonoma para autorizar
gastos y un comit organizador conformado por cada
uno de los responsables de los comits definidos,
quienes conjuntamente asignarn funciones y
elaborarn el plan general de trabajo, como mnimo
con cuatro meses de antelacin, el cual servir de
base para el plan individual de cada comit.


COMITS
Comit de administracin
Tiene a su cargo la parte financiero del evento movimiento
de cuentas, pagos, recaudos por inscripciones y el apoyo
logstico en general, el cual incluye sitios para los actos de
instalacin y clausura, sitios de reuniones, recursos
fsicos: mesa principal, micrfonos, sonido, fax,
computadores, maquinas de escribir, fotocopiadoras,
mesas, sillas, casetas, atril,

Comit Acadmico

Se encargar de hacer los contactos con los
conferencistas, ponentes, participantes en mesas
redondas y relatores y de coordinar la recepcin de
las ponencias, conferencias, discursos y
conclusiones, las cuales harn parte de las memorias
del evento. Deber acordar con el subcomit de
Recepcin y Alojamiento, los detalles del
desplazamiento y permanencia de los conferencistas.
Comit de Relaciones Pblicas
Aun cuando el xito del evento depende del buen
funcionamiento de todos los comits, ste es quizs
el de mayor incidencia para una imagen positiva del
evento, puesto que tiene a su cargo las actividades de
promocin, divulgacin y atencin directa a los
participantes y es por esto que debe constituir
internamente subcomits as:
Promocin y divulgacin
Es el encargado de promover el
evento, de enviar a sitios estratgicos
y con la debida anticipacin los
afiches previamente definidos tambin
por este comit. Adems elaborar
pancartas de bienvenida.
Inscripciones
En este momento se recogen las primeras
impresiones. Si el procedimiento es funcional y gil,
se establece un sentimiento de confianza y si, por
el contrario, los trmites son confusos y
desordenados, los participantes se forma, de
entrada, una imagen negativa y descontento, lo que
dificultar el desarrollo normal del evento.
_______
HOTEL _
RENO__
REAL__
Convencin de Ventas No. ___________
Nombre:___________________ Cargo: ______________________
Empresa: __________________ Tipo de participacin: __________
Ciudad:____________________ Telfono:_____________________
Direccin: __________________ Habitaciones sencillas:__________
Reservacin hotelera: SI__ NO__ Doble:_______________________
Adicional:_____________________

Hora:________________________________________________________________
Nombre acompaante:__________________________________________________

Fecha de llegada:______________________________ Lnea: _________________
No. de vuelo:__________________________________ Hora: _________________

____________________
Firma y Sello

Ficha de Inscripcin

Escarapelas y materiales
La organizacin de esta seccin debe estar de acuerdo con
la utilizada para las inscripciones puesto que los
participantes ya se han familiarizado con ella. La escarapela
debe contener el nombre completo del participante,
procedencia (empresa ciudad) y el cargo; se le debe
entregar la carpeta con toda la informacin relativa al evento,
entre otra: circular de bienvenida, carta de organizacin,
copia de las conferencias, programacin acadmica y social,
tarjetas de invitacin para las actividades sociales, gua
turstica de espectculos.

Recepcin, alojamiento e informacin
Es el encargado de hacer las reservaciones hoteleras a
medida que van llegando las confirmaciones de los
asistentes; es importante solicitar con anterioridad dicha
confirmacin para no correr el riesgo de tener dificultades
con alojamiento.
Transporte
Es el responsable de coordinar la movilizacin de
los asistentes, funcionarios y personal en general
Que forme parte del evento. Debe prever la
contratacin de vehculos para transporte individual,
para asuntos relacionados directamente con la
organizacin y coordinacin del evento y transporte
colectivo para los asistentes, segn programacin
definida. Adems de prever todo lo relacionado con
el servicio de parqueaderos.
Corresponde a este subcomit la coordinacin del
programa social general del evento.
Estos programas generalmente incluyen actos de
instalacin y clausura, actos culturales, visitas a
sitios tursticos, refrigerios. Los eventos sociales
requieren el mximo de atencin y por eso para

Protocolo
Vela por la elaboracin anticipada de la lista de invitados
especiales y por hacerles llegar la documentacin
necesaria sobre el evento. Es el responsable de la
organizacin de la mesa principal, la ubicacin de las
personas y colocacin de sus nombres. Esta pendiente de
banderas, himnos y elementos decorativos y es el
responsable adems de enviar las invitaciones a
autoridades civiles y eclesisticas, y de velar por el orden
de los oradores en la inauguracin y clausura del evento

Secretaria del evento

Es el comit responsable de la
recoleccin, elaboracin de
originales, correccin,
impresin, armada, distribucin
y archivo de la totalidad de las
ponencias, conferencia,
discursos y conclusiones del
evento. Debe recopilar,
clasificar y conservar todo
documento que produzca el
evento para la elaboracin de
las memorias. Atiende adems
el eventual diligenciamiento,
envo, recibo y tramitacin de
correspondencia (correo, fax)
de los asistentes
Segn la importancia, la magnitud
del evento y la disponibilidad de
recursos humanos, pueden existir
otros comits como el de prensa,
publicaciones, stand de exhibicin y
servicios generales.
Etapa post-evento
El objetivo de esta fase es analizar los
resultados obtenidos y elaborar un
informe final sobre los aspectos
positivos y negativos relevantes a nivel
de evaluacin y como pauta para
futuros eventos. La manera ms
objetiva de realizarlo es a travs de una
reunin con todos los integrantes de los
comits.
Es un compromiso del Coordinador
General del evento enviar cuanto
antes, las memorias a cada uno de
los asistentes e invitados en caso de
no haber sido entregadas al finalizar
el evento. Igualmente enviar tarjetas
de agradecimiento por la asistencia
y participacin tanto a los asistentes
como a los expositores y entidades
que, en alguna medida, estuvieron
vinculados con el evento.
El comit de Secretara debe
organizar y entregar al Coordinador
General, un archivo con toda la
informacin generada del evento.
Reglas de protocolo
Existen reglas que por norma o por
tradicin se deben seguir dentro de la
prctica de las Relaciones Pblicas.
Las siguientes son normas comunes a
todos los actos, trtense de
inauguraciones, clausuras,
aniversarios o menciones especiales.


1. El del pas
2. El de la organizacin (si lo
tiene)
Se recomienda cerrar el acto
con el de la ciudad.

Himno
Intervenciones

1. Representante legal de
la entidad organizadora.
2. El coordinador general
del evento.
3. El invitado
generalmente el
gobernador o el alcalde.
Mesa principal: Directivos de la entidad que
organizan el evento e invitados especiales.

Mantel blanco. Adornos florales bajitos para
no obstaculizar la visin.
Tringulos con los nombres de quienes
presiden el evento.
Tringulos en blanco para personajes no
previstos.

Banderas
Se ubica a un lado de la mesa principal o
en la parte de atrs, as:
A la izquierda la del pas sede.
Al centro la de la institucin.
A la derecha la de la ciudad sede.
Cuando participan varios pases, se
ubican en orden alfabtico despus del
pas sede.
En campo abierto, si hay astas se
pueden izar.