Introduccin a base de

datos
Informtica 2
Introduccin
Una base de datos es un conjunto de
datos, el cual forma un sistema completo
de informacin enfocado a un asunto
comn.
La principal finalidad de toda base de
datos, es almacenar la informacin de un
sistema como: la contabilidad de una
empresa, su nmina, produccin y
cuentas por cobrar, etc. y consiste en
tener un control eficiente de todos los
datos
almacenados, con el fin de poder obtener
informacin oportuna.
Ejemplos de bases de datos:
Control de alumnos de una escuela
(nombre del alumno, direccin, edad,
grupo, turno, etc.).
Control de una empresa (con datos de
empleados, de clientes, de proveedores,
de inventario, etc.).
Control de automviles de un municipio
(placas del automvil, color , marca,
etc.).
Padrn electoral (nombre de ciudadano,
direccin, telfono, edad, nmero de
credencial, etc.).
Libros de una biblioteca (nombre del
libro, nombre del autor, editorial, etc.).
Datos de una persona con antecedentes
penales de un municipio, entre otros.
Ventajas de utilizar una base de datos:
Eliminar el almacenamiento de
papel, ya que permite que la
informacin sea almacenada
virtualmente y con ello se reduce el
espacio fsico de una organizacin.
La base de datos permite mantener
actualizada la informacin al
instante, en lnea, de forma
coherente e integrada y almacenada
para disposicin inmediata del
personal de una organizacin.
La informacin se mantiene
disponible en la mquina, en el
momento preciso, eliminando las
inconsistencias que de ella se
deriven y al mismo tiempo,
compartiendo informacin entre las
reas de una organizacin.
Introduccin
a Access.
- Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
Al hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men.

Colocar el cursor en Todos los programas, aparecer la lista de los programas que hay instalados en
tu ordenador.

Localiza Microsoft Office y haz clic en ella, luego pulsa sobre Microsoft Access, y se iniciar el
programa.

- Desde el icono de Access 2010 del escritorio.
Barra de titulo
Barra de Acceso rpido
Pestaa archivo
Panel de explorador
Barra de estado
Herramientas / Botones de
comando
Botn ayuda
Cinta de opciones
Prueba 1, pregunta 1
Cual de los siguientes elementos se puede personalizar
agregando comandos favoritos? (Elija una respuesta).
1. La pgina de introduccin de Microsoft Office Access .
2. La barra de herramientas de acceso rpido.
3. La cinta de opciones.
4. Las fichas y grupos.
Prueba 1, pregunta 1: Respuesta
La barra de herramientas de acceso rpido.
La barra de herramientas de acceso rpido permite ver los comandos
que se utilizan con ms frecuencia, con independencia de lo que est
haciendo. Haga clic con el botn secundario del mouse en cualquier
comando para agregarlo a esta barra de herramientas o para quitarlo de
la barra de herramientas.
Prueba 1, pregunta 2
Qu es lo que aparece primero en la pgina de introduccin
de Microsoft Office Access? (Elija una respuesta).
1. El panel de exploracin.
2. La ficha Crear .
3. La pestaa de archivo
4. El comando Plantillas de tabla .
Ponerse rpidamente al da
Prueba 1, pregunta 2: Respuesta
La pestaa de archivo.
La pestaa de archivo es lo que aparece primero en la pgina de
introduccin de Microsoft Office Access y puede utilizarlo para crear
o abrir una base de datos si as lo desea.
Prueba 1, pregunta 3
Cul es la base de la organizacin de la cinta de opciones?
(Elija una respuesta).
1. Los comandos estn agrupados alfabticamente.
2. Los comandos que no se utilizan no se muestran.
3. Los comandos estn agrupados en torno a las actividades
habituales.
4. Los comandos se muestran en mens.
Prueba 1, pregunta 3: Respuesta
Los comandos estn agrupados en torno a las actividades habituales.
De ese modo, puede ver exactamente lo que necesita para la operacin
que est realizando.
Prueba 2, pregunta 3
De las siguientes opciones, cul es un tipo de plantilla de
tabla? (Elija una respuesta).
1. Eventos.
2. Problemas.
3. Tareas.
4. Las tres.
Leccin 3
Guardar sus archivos en el
formato que ms le convenga
Ponerse rpidamente al da
Guardar sus archivos en el formato que ms le convenga
Access 2007 utiliza un
nuevo formato de
archivo y una nueva
extensin de archivo.
Qu implicaciones tiene esto para usted? Varias
ventajas y un par de pasos sencillos que se describen
en esta leccin.
Adems, los archivos antiguos funcionan en la nueva
versin de Access.
Ponerse rpidamente al da
Ventajas
Por qu se ha
cambiado el formato
de archivo?
Son varias las
ventajas y los motivos
de este cambio.
Para crear bases de datos de Access 2007 ms
seguras.
Para hacerlas ms compactas.
Ponerse rpidamente al da
Ventajas
Por qu se ha
cambiado el formato
de archivo?
Son varias las
ventajas y los motivos
de este cambio.
Para que la recuperacin de los datos sea ms
confiable si un archivo sufre daos.
Para agregar algunas caractersticas que no son
fciles de incluir en una imagen, como campos de
tabla que almacenan datos adjuntos y campos con
varios valores.
Ponerse rpidamente al da
Actualizar bases de datos de versiones anteriores
Con Access 2007,
puede hacer una
copia de una base de
datos antigua que sea
ms segura, ms
compacta y ms fcil
de recuperar en caso
necesario.
Esto es todo lo que tiene que hacer para dotar a la base de
datos antigua de todas las ventajas que ofrece el nuevo
formato de archivo:
1. En Access 2007, haga clic en el botn de Microsoft
Office y utilice el comando Abrir para abrir la base
de datos de una versin anterior.
2. Haga clic de nuevo en el botn y elija Guardar como.
Ponerse rpidamente al da
Actualizar bases de datos de versiones anteriores
Con Access 2007,
puede hacer una
copia de una base de
datos antigua que sea
ms segura, ms
compacta y ms fcil
de recuperar en caso
necesario.
3. Hacer clic en Base de datos de Access 2007..
Parece bastante obvio porque lo es.
Esto es todo lo que tiene que hacer para dotar a la base
de datos antigua de todas las ventajas que ofrece el
nuevo formato de archivo:
Ponerse rpidamente al da
Compartir en un formato ms antiguo
Es posible que tenga
que compartir una
base de datos de
Access 2007 con
alguien que trabaje en
una versin anterior
de Access.

Para ello, puede crear una copia en un formato de
archivo antiguo.
Ponerse rpidamente al da
Compartir en un formato ms antiguo
Es posible que tenga
que compartir una
base de datos de
Access 2007 con
alguien que trabaje en
una versin anterior
de Access.

El mtodo para hacer una copia es muy similar al mtodo
para actualizar una base de datos antigua:
1. Abra la base de datos de Access 2007 y, a continuacin,
haga clic en el botn de Microsoft Office .
2. Elija Guardar comoy, a continuacin, haga clic en la
opcin correspondiente.
Ponerse rpidamente al da
No se puede tener todo
Algunas
caractersticas nuevas
de Access 2007
requieren el nuevo
formato de archivo, es
decir, slo estn
disponibles en Access
2007.

Si su base de datos usa esas nuevas caractersticas e
intenta realizar una copia de la misma en un formato
antiguo, Access le indica mediante este mensaje por
qu no puede hacerlo.
Por tanto, si sabe que va a tener que compartir una
base de datos con alguien que no tiene Access 2007,
planee su trabajo en consecuencia.
Ponerse rpidamente al da
Sugerencias para la prctica
1. Guardar una copia de una base de datos de Access 2007 como una base
de datos de Access 2003.
2. Actualizar una base de datos de Access 2002-2003.
Prctica en lnea (requiere Access 2007)
Ponerse rpidamente al da
Prueba 3, pregunta 1
Cul de las afirmaciones siguientes sobre el formato de
archivo de Access 2007 es verdadera? (Elija una respuesta).
1. Est basado en XML.
2. Funciona con todas las versiones anteriores de Access.
3. Proporciona mayor seguridad y un menor tamao de archivo.
4. Requiere volver a configurar la impresora.
Ponerse rpidamente al da
Prueba 3, pregunta 1: Respuesta
Proporciona mayor seguridad y un menor tamao de archivo.
Ponerse rpidamente al da
Prueba 3, pregunta 2
Cmo se utiliza en Access 2007 una base de datos ms
antigua? (Elija una respuesta).
1. Abriendo la base de datos y usando el comando Guardar
como .
2. Envindola como datos adjuntos de correo electrnico con
Microsoft Office Outlook

2007.
3. Abriendo la base de datos en Access 2007 y la actualizacin
se realizar automticamente.
4. Abriendo la base de datos y exportando sus datos a una
nueva base de datos en blanco en Access 2007.
Ponerse rpidamente al da
Prueba 3, pregunta 2: Respuesta
Abriendo la base de datos y usando el comando Guardar como .
Ponerse rpidamente al da
Prueba 3, pregunta 3
Las caractersticas de Access 2007 no se pueden compartir
con las personas que utilizan versiones anteriores de
Access. (Elija una respuesta).
1. Verdadero.
2. Falso.
Ponerse rpidamente al da
Prueba 3, pregunta 3: Respuesta
Falso.
Puede utilizar el comando Guardar como para crear una copia
compatible con versiones anteriores.
Ponerse rpidamente al da
Tarjeta de referencia rpida
Si desea conocer el resumen de las tareas incluidas en
este curso, consulte la Tarjeta de referencia rpida.