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MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
CARLOS TIPE HERRERA
Licenciado en Administracin


Telfonos 317097 C- 955887770 RPM # 334433
carlos2807_2@hotmail.com
Tipos de diagramas de flujo
Los ms usados en la Administracin Pblica, son:
Diagramas de Simbologa ASME (Sociedad Americana de
Ingenieros mecnicos)
- Ms antiguo
- Aplicable cuando no hay flujo de informacin
- Adecuado para representar procesos tcnicos en los
Proyectos de Inversin
- Diagramas ms conocidos: DOP y DAP
Diagramas de Simbologa ANSI (Instituto Nacional de
Estandarizacin Americana)
- Aparece con el desarrollo de la informtica-IBM
- De frecuente uso cuando hay flujo de informacin
- Adecuado para procedimientos de oficina o labores
administrativas porque representa a los documento y su flujo.
- Se adecua para la representacin grfica de sistemas
manuales y electrnicos.
- Diagrama ms conocido: Diagrama de Flujo o Flow Chart.

Diagrama de Simbologa ASME
Smbolos Significado
Operacin. Seala los pasos ms importantes del
procedimiento. Una operacin es un avance.
Inspeccin o control. Indica que se verifica la
calidad y/o cantidad de algo.
Desplazamiento o transporte. Indica el movimiento
de los empleados o material de un lugar a otro.
Espera o deposito provisional. Indica demora en el
desarrollo del procedimiento.
Almacenamiento permanente. Seala el archivo de
un documento o informacin, el internamiento de
un objeto cualquiera en un almacn.
Actividad mixta. Representa una operacin y
control a la vez.
Diagrama de Simbologa ANSI
INICIO
FIN
Llena formulario
Autorizacin de
licencia
Llena formulario
Autorizacin de
licencia
Coloca sello de
CONCEDIDO
SI
V
B
NO
Smbolos Significado

Inicio y terminacin del flujo
El rectngulo significa operacin o accin
referida a un procedimiento.
Cuando el espacio del rectngulo es muy
reducido para describir las acciones, se
graficar dos o ms rectngulos unidos por una
flecha.
Documento que entra, se genera y sale del
procedimiento.
Si el documento tuviera copias, stas se
representan en la parte posterior derecha del
original, a manera de acorden.
Archivo de oficina, donde se guarda un
documento en forma temporal o permanente.

Decisin o alternativa.
Traslado o flecha de unin, que representa el
desplazamiento del documento e indica el
sentido del circuito.

Conector en misma pgina
Smbolos del Flow Chart
Inicio y fin
Actividad
Punto de
decisin
Conector
Archivo
Documento
Recorrido
NO
SI
Actividad en
pantalla
S
I
Sistema integrado
Actividad
manual
Base de Datos
DIAGRAMA FLOW CHART
2
2
S
S
Inicio
1
1
Fin
FLOW CHART DEL PROCEDIMIENTO PROGRAMACIN DEL CALENDARIO DE
COMPROMISOS PARA INVERSIONES
*
Gerente
Subgerencia de Presupuesto
Descripcin
Tiempo
Subgerente Especialista
1. Recepciona solicitudes de calendario
(Requisito indispensable: disponibilidad
presupuestal y aprobacin de informe tcnico)
2. Deriva a Especialista
3. Revisa la cantidad solicitada con previsin
presupuestal y realiza evaluacin con el marco
presupuestal
4. Emite informe favorable, proyecta resolucin y
aprueba calendario de compromisos, y remite a
Gerencia
5. Recepciona proyecto de resolucin, y tramita
su aprobacin.
1 da


1 da
3 das


3 das


2 das


Total 5 pasos 10 das
Inicio
1
Solicitudes de
calendario
2 3
Conforme? 1
4
5
Proyecto de
resolucin,
aprobando
calendario de
compromiso
Proyecto de
resolucin de
calendario de
compromiso
Fin
ETAPAS Y FASES

4. ETAPA DE IMPLEMENTACIN.-
4.1 Capacitacin y sensibilizacin especfica a todas
las reas involucradas.
A travs de Talleres organizados y dirigidos por el EMC
4.2 Aprobacin del marco normativo que fundamente
el nuevo procedimiento administrativo rediseado
Se modifican el ROF y el MOF, y en algunos casos el CAP
MAPRO
Norma que aprueba y regula el procedimiento
TUPA
4.3 Adecuacin de ambientes, difusin de
caractersticas del procedimiento administrativo y
TIC
4.4 Difusin masiva de la reforma emprendida


MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
Definicin del Manual de
Procedimientos
El Manual de Procedimientos (MAPRO) es
un instrumento de gestin que describe,
grafica y sistematiza en forma detallada
las actividades que se siguen en la
ejecucin de los procedimientos, a
efectos de atender al administrado y
prestar un servicio.
Es un importante documento de anlisis en
estudios de racionalizacin.
Es de uso interno
Se le conoce tambin como Manual de
Prcticas Estndar.
Objetivos del Manual de
Procedimientos
Compendiar ordenadamente por
rganos, la descripcin, flujos y
formularios de los procedimientos.
Establecer oficialmente la secuencia
de trabajo que debe seguirse; y
Precisar responsabilidades en la
ejecucin de los procedimientos
Importancia del Manual de
Procedimientos
Permite atender los procesos con orden y
rapidez, al contarse con flujos y tiempos
estandarizados.
Es un punto de partida clave para el proceso
de costeo de los procedimientos.
Ayuda a determinar la cantidad aproximada
de personal necesario en cada rgano.
Es una base para elaborar el software para
computadoras en la sistematizacin de los
procedimientos.
El MAPRO como insumo para el
Costeo de Procedimientos y el TUPA

Manual de
Procedimientos
Establecimiento
de los tiempos de
atencin

Determinacin
de los Costos

Formulacin del
TUPA
Determinacin de cantidad de personal
por rgano
Mtodo a base de procesos.-
Este mtodo parte de los procesos simplificados
de un rgano, con sus respectivos tiempos
ptimos, debidamente establecidos y
documentados en el Manual de Procedimientos
Frmula:
Total horas hombre mensual segn demanda + Holgura
Cantidad de =
personal necesario Total horas hombre mensual
Ejemplo de clculo de cantidad de
personal por mtodo a base de procesos
Tabla de horas-hombre segn demanda






Tiempo de holgura: 0.20x3,845 h-h= 769 h-h
H-H mensual disponible: 30 das x 8 hrs. = 240 h-h mensual
3,845+769
Cantidad de = = 19 personas
personal necesario 240

Procedimientos Demanda mensual Tiempo estndar de
atencin
Total horas- hombre segn
demanda
A
B
C
D
550
630
380
250
1.50 hrs.
2.50 hrs.
1.50 hrs.
3.50 hrs.
825 hrs.
1,575 hrs.
570 hrs.
875 hrs.
3,845 h-h mensual
Contenido del Manual de Procedimientos
1. Introduccin
2. Datos Generales del Manual de Procedimientos
2.1 Objetivos
2.2 Alcance
2.3 Aprobacin y actualizacin
3. Datos de los Procedimientos
3.1 Denominacin del procedimiento
3.2 Objetivo
3.3 Base Legal
3.4 Requisitos
3.5 Calificacin
3.6 Formularios
3.7 Descripcin del procedimiento
3.8 Diagrama de flujo del procedimiento
4. Glosario de trminos
Cartula del Manual de Procedimientos
Nombre de la Institucin







MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS


Ao


Logo
RESPOSABILIDADES EN LA
ELABORACIN DEL MAPRO
Las Oficinas de Racionalizacin o
similares conducen el proceso de
elaboracin, emiten las directivas
correspondientes y evalan.
En la elaboracin propiamente dicha
del MAPRO, deben participar los
rganos de la institucin.
La aprobacin del manual es
responsabilidad del titular de pliego.
Gestin de Calidad en los
procedimientos
Un Sistema de Gestin de la Calidad
(SGC), se realiza tomando como base
referencial:
- La Norma ISO 9001:2000 en todo
lo que pueda adecuarse a la realidad
de la institucin, y
- La Ley 27444 del Procedimiento
Administrativo General
Gestin de Calidad en los
procedimientos
Es importante tambin el
compromiso permanente de la Alta
Direccin, los Directores y los
Lderes de Procesos para la mejora
del SGC, y socializar la informacin
con el personal, proveedores y la
misma ciudadana.
Qu es la calidad?
Definicin clsica
Diccionario Larousse: Conjunto de cualidades de una
persona. Superioridad o excelencia de alguien.
Definiciones actuales
Hacer bien las cosas desde la primera vez.
Tomar acciones preventivas evitando las correctivas.
Mejorar continuamente los procesos
Satisfacer los requerimientos de los clientes,
dndoles lo que ellos necesitan, no lo que el
proveedor desea.
La gestin de la calidad es una cambio en la cultura
organizacional
Objetivo del Sistema de
Gestin de la Calidad
El objetivo es brindar a nuestros
usuarios un servicio de calidad,
mejorarlo continuamente y
progresivamente, y mantener
estndares de desempeo
internacional
Qu busca una gestin de la
calidad?
Orientar los esfuerzos institucionales
hacia el cliente ciudadano.
Busca poner en prctica un modelo
operativo por procesos, para una
efectiva prestacin de servicios en
trminos de eficiencia y oportunidad,
con base en una cultura de
mejoramiento continuo, que es la clave
del sistema.
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD (SGC)
Servicios que comprende
Trmites y solicitudes.- Se atienden a travs de
los procedimientos administrativos. Van en el TUPA y
la descripcin y el flujo en el MAPRO.
Servicios prestados en exclusividad.- Slo los
puede brindar la institucin. Van en el TUPA y la
descripcin y el flujo en el MAPRO. Estn regulados por
la Ley 27444.
Servicios no prestados en exclusividad.-
Existe competitividad en su prestacin. Van en el
Tarifario o Carta de Servicios, y la descripcin y el
flujo en el MAPRO.
Servicios internos.- Comprende los procedimientos
relacionados con los actos de administracin de la
entidad. Van en el MAPRO.

REQUISITOS DEL SGC
Segn normativa legal y referencial
1. La organizacin debe definir sus polticas de
calidad y objetivos de calidad. Estos, se
encuentran comprendidos en el Manual de
Calidad y Procesos, se adaptan a la realidad
organizacional, e incluyen el mejoramiento
continuo
2. Cada organizacin debe identificar sus
procesos y establecer un control sobre ellos.
En el Manual de Calidad y Procesos, la
identificacin de los procesos se hace a
travs del Inventario de Procesos
Documentados Claves del Sistema de Gestin
de la Calidad, y el control mediante el
proceso de Medicin, anlisis y mejora
REQUISITOS DEL SGC
Segn normativa legal y
referencial
3. Los procesos deben ser documentados, es
decir caracterizados, descritos, graficados
y compendiados. En el MAPRO, se describen
y grafican los procesos a travs de los
Flow Chart
4. Cada organizacin debe elaborar un Manual
de Calidad que incluya como contenido
mnimo, los temas anteriormente
sealados. Un MAPRO puede incluir ese
contenido, y denominarse Manual de
Calidad y Procesos
Los Procesos de una Institucin
Procesos de direccin
Procesos misionales
Procesos de apoyo
Procesos de evaluacin







Client
es








Client
es

Procesos de
Planeamiento
Institucional
Procedimientos
Administrativos sobre
Trmites y solicitudes
Servicios
Exclusivos
Servicios
No exclusivos

Procesos
Internos

Procesos de
Personal

Procesos
Financieros

Procesos de
Contrataciones

Procesos
Jurdicos

Procesos de
Gestin
Documentaria
Procesos de Medicin,
Anlisis y Mejora
RESPONSABILIDADES EN LA APLICACIN DEL SGC
Los responsables son:
El Comit de Calidad de la
institucin.- Que lo preside el gerente
general o delegado.
La Oficina de Desarrollo
Institucional o equivalente.- Que
acta como Secretara Tcnica; y
Los lderes de procesos de las
Gerencias y Oficinas.- Designados por
Resolucin del titular de pliego.
Recomendaciones para elaborar el
MAPRO
Redactarlo con claridad, utilizando un
lenguaje sencillo
Escribirlo en forma positiva, no en
forma negativa ni de prohibicin
Al describir un procedimiento,
hacerlo segn el orden establecido y
por etapas.
Siempre que se haga referencia a un
formulario o modelo de trabajo es
conveniente ilustrarlo como anexo.
EVALUACIN DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
Encuesta
1. Contribuye el nuevo MAPRO a mejorar la prestacin de los
servicios?
2. Se ejecuta el procedimiento conforme el flujo rediseado?
3. Indica el flujo una secuencia lgica para ejecutar el
procedimiento?
4. Proporciona el procedimiento insumos de control para
obtener economa de tiempo y esfuerzo?
5. Se ha sealado a la autoridad necesaria para hacer efectiva
la responsabilidad y agilizar el trmite?
6. Se puede hacer algunas modificaciones para mejorar la
efectividad del procedimiento?
GRACIAS