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INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL

ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERA Y ARQUITECTURA


ALUMNO GALINDO ENGALLO EDGAR
ADMINISTRACIN DE EMPRESAS CONSTRUCTORAS
PROFESORA: GMEZ LUGO IVETTE CARLA

REQUISITOS PARA LOS


CONTROLES
EFECTIVOS

1.-Ajuste Preciso de los Controles


a Planes y Puestos:
Todas las tcnicas y sistemas de control deben ser un reflejo de los planes
para cuyo seguimiento se les dise. Cada plan, as como cada tipo y fase de
una operacin, tienen caractersticas que les son propias. Lo que los
administradores necesitan es informacin que les seale como progresan los
planes de los que son responsables, de igual modo, los controles deben
ajustarse a la medida de los puestos. Ciertas tcnicas, como las que
implican presupuestos, horarios y costos, estndar y diversas razones
financieras, son de aplicacin general en varias situaciones. No obstante,
ninguna de las tcnicas ms usadas es completamente aplicable a una
situacin dada. De igual manera los controles deben reflejar la estructura
organizacional, por lo tanto el principal medio para la aclaracin de las
funciones de cada individuo en una empresa, la estructura
organizacional revela quien es responsable de la ejecucin de los planes y de
cualquier desviacin respecto de ellos. As, mientras ms cuidadoso sea el
diseo de los controles para que reflejen el punto de la organizacin en el que
recae la responsabilidad sobre las acciones, permitirn mejor que los
administradores corrijan desviaciones respecto de los planes.

2. Ajuste preciso de los controles a


los administradores en lo individual;
Los controles tambin deben
ser ajustados a cada
administrador en lo individual.
El propsito de los sistemas e
informacin de control es, por
supuesto, contribuir a que cada
administrador ejerza su funcin
de control, s no son de un
tipo tal que resulten
comprensibles para un buen
administrador, no tendr
ninguna utilidad.

3. Certeza de que los controles


sealan excepciones en puntos
crticos:

Uno de los medios ms importantes para


ajustar los controles a la medida de las
necesidades de eficiencia y efectividad es
cerciorarse de que se ha diseado para
sealar excepciones. Los controles que se
encuentran en excepciones del desempeo
planeado permiten a los administradores
beneficiarse del principio de la excepcin y
detectar las reas que demandan su
atencin.

4. Bsqueda de objetividad en
los controles:
La administracin posee necesariamente muchos elementos
subjetivos, pero lo ideal sera que la determinacin de que si un
subordinado es eficaz o no en su trabajo no dependera de
consideraciones subjetivas, si los controles son subjetivos, la
personalidad del administrador o del subordinado pueden influir
en los juicios del desempeo y restarle precisin a estos, pero a
los individuos les resulta difcil eludir el control del desempeo.
Particularmente si las normas y medidas se mantienen al da
mediante revisiones peridicas.

5. Garanta de flexibilidad de los


controles:
Los controles deben seguir siendo
funcionales ante la posibilidad de
cambios en los planes,
circunstancias imprevistas o
rotundos fracasos. Para que los
controles mantengan su eficacia a
pesar de fracasos o cambios
inesperados en los planes deben
ser flexibles.

6. Ajuste del sistema del control a


la cultura organizacional:
Para ser ptimamente eficaz ,
todo sistema o tcnica de control
debe ajustarse a la cultura
organizacional, como por
ejemplo; en una organizacin
donde las personas gozan de
considerable libertad y
participacin, sin embargo un
sistema riguroso ira a tal punto
contra la corriente que estara
condenado al fracaso.

7. Economa de los controles:


A pesar de la simpleza de este requisito a menudo
es difcil cumplirlo en la prctica, a un administrador
se le puede dificultar indagar sobre qu sistema de
control en particular justifica su costo e incluso a
cunto asciende este.
La economa es relativa ya que los beneficios varan
de acuerdo con la importancia de la actividad, las
dimensiones de la operacin, los gastos en los que
podra incurrir en ausencia de control y las
contribuciones que el sistema es capaz de hacer; sin
embargo uno de los factores limitantes de los
sistemas de control es sus costos, ya que ste
depender en gran medida a su vez del hecho de
que los administradores seleccionen para efecto de
control nicamente los factores crticos de reas
importantes para ellos.

8. Establecimiento de controles que


inducen acciones correctivas:
Un sistema adecuado revelar
donde estn ocurriendo fallas y
quien es el responsable de ellas y
garantizar la aplicacin de
acciones correctivas. El control
solo se justifica si las desviaciones
respecto de los planes se corrigen
por medio de una planeacin,
organizacin, integracin de
personal y direccin adecuada.

Precisin: Un sistema de control que genera informacin poco precisa puede dar como resultado
fallas de la administracin para tomar la accin cuando es necesaria o responder a un problema
inexistente. Un sistema de control preciso es confiable y genera informacin valida.

Oportunidad: Los controles deben llamar la atencin de la administracin sobre las variaciones en
el tiempo para evitar serias transgresiones en el desempeo de una unidad. La mejor informacin
tiene poco valor si se da atrasada. Por tanto, un sistema de control eficiente debe ofrecer
informacin oportuna.

Economa: Un sistema de control debe funcionar de manera econmicamente razonable.


Cualquier sistema de control tiene que justificar los beneficios que ofrece en relacin con los
costos en que incurre. Para reducir costos, la administracin debe tratar e imponer una cantidad de
control mnima que resulta necesaria para generar los resultados deseados.

Flexibilidad: Los controles efectivos deben ser bastante flexibles para ajustarse a los cambios
adversos o aprovechar las nuevas oportunidades. Pocas organizaciones cuentan con ambientes
tan estables que no tengan necesidad de flexibilidad.

Comprensin: Los Controles que no pueden ser comprendidos no tiene valor, por tanto, en
ocasiones es necesario sustituir los controles menos complejos por instrumentos sofisticados. Un
sistema de control difcil de comprender puede provocar errores innecesarios, empleados
frustrados y por ultimo que sea ignorado.

Criterio razonable: Los criterios de control deber ser razonables y alcanzables, si son demasiados
altos o no razonables, ya no motivan, as mismo, los controles deben imponer criterios que desafen y
animen a las personas a alcanzar niveles de desempeo superiores sin desmotivar o alentar una
decepcin.

Ubicacin Estratgica: La administracin no puede controlar todo lo que sucede en una organizacin.
Aun cuando se pudiera, los beneficios no justificaran los costos. Los administradores deben establecer
controles en los factores que son estratgicos para el desempeo de la organizacin; los controles
deben cubrir actividades, funciones y eventos crticos dentro de la organizacin.

Haga nfasis en la excepcin: Debido a que los administradores no pueden controlar todas las
actividades, deben establecer sus instrumentos de control estratgico de manera que dichos
instrumentos puedan llamar la atencin solo sobre las excepciones.

Criterio Mltiple: Los administradores y empleados en la misma medida buscarn "verse bien" en
relacin con los criterios que se controlan, si la administracin controla mediante una sola medida
como la utilidad de la unidad, el esfuerzo se dirigir solo a salir bien sobre ese estndar.

Accin Correctiva: Un Sistema de control efectivo no solo seala cuando se presenta una desviacin
significativa en el estndar, tambin sugiere qu accin se debe tomar para corregir la desviacin. Esto
es que debe sealar el problema y especificar la solucin.