Proyecto

Fundamentos de la Gestin de Proyectos

Tercera Parte

Agenda
Repasar las caractersticas claves de la Fase de Planificacin Identificar las actividades y caractersticas especiales del PM en la Fases de Ejecucin y Control

Repaso de las sesin anterior...

Estructuracin
Fase que permite detallar y estimar el Proyecto

Planificacin

Control

Ejecucin

Cierre

Que consisti...
En la elaboracin del denominado:

Plan de Gestin del Proyecto

utilizando el enfoque de la Triple Limitacin

Triple Limitacin (Restriccin)

Alcance / Calidad

-Idoneidad para el uso -Cumplimiento de requerimientos

Tiempo

Costo

Y la ejecucin de los siguientes Procesos:

Gestin del Alcance, mediante: La planificacin del Alcance y la creacin del EDT (Estructura de Desgloce de Trabajo) o WBS (Work Breakdown Structure) utilizando el Modelo OEP Gestin del Tiempo, mediante: La elaboracin del diagrama de Red y La Construccin del Cronograma Gestin del Costo (Presupuesto), mediante: La elaboracin del presupuesto detallado

En qu consiste la Ejecucin y Control del Proyecto?

Estructuracin

En llevar adelante el Plan, detectar los desvos y aplicar las correcciones necesarias

Planificacin

Control

Ejecucin

Cierre

Consideraciones claves para dar inicio a la ejecucin del Proyecto

Haber realizado una Planificacin detallada, utilizando el enfoque de la Triple Limitacin Definir los correspondientes planes de Gestin:

De Calidad, De Comunicaciones, De Riesgos del Proyecto, De RRHH y de Adquisiciones

Realizar la reunin de Lanzamiento interna Kickoff

En qu consistira la elaboracin del Plan de Gestin de la Calidad?

Deteccin de las actividades
que determinen:

Polticas + Objetivos + Responsabilidades

que permitan que el Proyecto
satisfaga las necesidades por las que se cre

Incluyendo los siguientes Procesos

Identificacin de las normas de Calidad relevantes y aplicables al Proyecto Planificacin de las actividades detectadas relativas a la Calidad Supervisin de los resultados especficos del Proyecto para determinar el grado de cumplimiento de las normas
Planificacin de La Calidad

Realizacin de Aseguramiento de La Calidad

Realizacin del Control de La Calidad

En qu Fases del Ciclo de Vida del Proyecto participaran los procesos de la Gestin de Calidad?
Estructuracin
Planificacin de la Calidad Aseguramiento de la Calidad

Planificacin

Control de la Calidad

Control

Ejecucin

Cierre

Y considerando lo siguiente:
La Calidad es el grado en que un conjunto de caractersticas inherentes cumplen con los requisitos

Pero, no se lo debe interpretar como la conversin de las necesidades, expectativas y deseos de los interesados La baja Calidad es un problema

en cambio

El grado bajo puede no serlo

Entradas y Salidas

Factores ambientales de Plan de Gestin de Calidad la Organizacin del Proyecto Procesos activos de la Organizacin Alcance del Proyecto Plan del Proyecto Plan de mejoras de los Procesos Mtricas de Calidad Listas de Control de Calidad

Dificultades que se pueden presentar para lograr la Calidad en el Proyecto

Que muchas veces el Proyecto se realiza a travs de un equipo temporario Que el nivel de compromiso del equipo con los entregables no es el deseado Que no siempre el equipo estar cuando los entregables sean utilizados Que no siempre se verifica el nivel de los entregables, para evitar establecer esfuerzo y tiempo de dedicacin a dicha tarea Que no existe alta probabilidad que el mismo equipo realice otro proyecto o el mismo proyecto a futuro

En qu consistira la elaboracin del Plan de Gestin de Comunicaciones?

Determinar los procesos que aseguren: La generacin La obtencin La distribucin El amacenamiento La recuperacin Y el destino final de la Informacin del Proyecto en Tiempo y Forma

Mediante la elaboracin:
Del Plan de Comunicaciones del Proyecto Del Plan de distribucin de la Informacin De la Modalidad de Informar el Rendimiento del Proyecto De la Gestin de los Interesados
Quin necesita la informacin, cundo y cmo

Finalidad, frecuencia, fechas, forma-medio y responsable

Sobre el alcance, Cronograma, Recursos y costos Relacionado con la Gestin de las comunicaciones

Preguntas a realizar para hacer una buena planificacin de las comunicaciones Qu informacin se necesitar? Quin la necesitar? Cundo la necesitar?
Cmo se entregar?
Lista de interesados
Lista de Frecuencias

Eleccin de Medios

Y... Construir la Matriz de Reportes

Destinatario
Sponsor

Informacin necesaria
Calendario Alto nivel Cambios aceptados Cambios c/riesgos Tareas detalladas Cambios aceptados Otras noticias Status de todos los grupos del Proyecto Calendario Alto nivel Cambios aceptados bajo su responsabilidad Calendario Alto nivel Cambios aceptados

Frecuencia
Mensual o a acordar Semanal Diaria Quincenal

Medio
Presentacin Llamado Mail Reunin Mail Informal Reunin Mail Informal Llamado Mail Boletn Intranet

Equipo del Proyecto Equipo Extendido Proveedores

Mensual

Organizacin

Mensual

Y, tambin elaborar la siguiente matriz

Oral Formal
Presentacin del Plan del Proyecto Presentacin de Issues Reuniones con el equipo para anticipacin de situaciones Reuniones con el usuario (medicin de temperatura)

Escrita
Elaboracin y revisin de documentos Presentacin de Informes y memos Mensajes electrnicos como resultado de anticipacin de situaciones Mensajera instantnea

Informal

Haciendo uso de las siguientes herramientas

Minutas de Reunin Bitcora de Issues Reportes de Gestin (Avance y Estado) Aprobaciones de Cambios Documentos contables (remitos, facturas) Certificados de avance y finalizacin (Aceptacin Formal) Lecciones Aprendidas (positivas y negativas) Matrz de reportes emitidos y a recibir Dispositivos de almacenamiento (CDs, carpetas)

Comentarios Adicionales
Para la gestin exitosa de la comunicacin, el PM debiera tener en cuenta las siguientes consideraciones: Que existirn tantos canales como el resultado de aplicar la siguiente frmula n(n-1)/2 (n=interesados) Que requerir determinar y limitar quin se comunicar con quin y quin recibir la informacin Que contemplar la generacin de entregables adicionales que demandarn esfuerzo y tiempo Que tendr que considerar la metodologa y tecnologa a utilizar en la comunicacin

En qu consistira la elaboracin del Plan de Gestin de Riesgos?

En la ejecucin de los procesos que permitirn identificar y administrar los riesgos del proyecto, utilizando la siguiente metodologa: Identificacin de los Riesgos: deteccin de amenazas y documentacin de sus caractersticas Evaluacin de los Riesgos: categorizacin y priorizacin de acuerdo a la probabilidad de ocurrencia Ordenamiento de los Riesgos: determinacin de impacto o consecuencia de su ocurrencia sobre el proyecto Planificacin de la respuesta a los Riesgos: acciones de reduccin de amenazas y potenciamiento de oportunidades Seguimiento y Control de los Riesgos: deteccin de soluciones y nuevos riesgos del proyecto

Circuito de deteccin y administracin de riesgos

Identificacin

Evaluacin

Monitoreo y Control

Ordenamiento

Planificacin de Respuestas

Aclaracin

RIESGO

ISSUE

Eventualidad que se puede anticipar y se trata antes de que suceda

Eventualidad potencial que se gesta y aparece sorpresivamente durante la ejecucin

Categoras para la identificacin de Riesgos

El PMI identifica 4 categoras de Riesgos que pueden servir como gua al momento de la elaboracin de la Matriz: Riesgos Tcnicos Riesgos de PM

Propios de la industria Mala Planificacin

Riesgos Organizacionales
Riesgos Externos

Cambio de Sponsor
Ajeno al Alcance

Preguntas Frecuentes para Identificar Riesgos

Cuntos recursos hay en el equipo del Proyecto? Se conocen entre s?.Han trabajado antes con el PM? El equipo est en la misma ciudad y edificio? Existe experiencia previa del equipo para este tipo de Proyectos? Es un equipo multicultural? El Proyecto modifica los procesos de negocio de ciertas reas? Esta modificacin implicara nuevas asignaciones de funciones? El impacto organizacional del proyecto influye sobre una o varias reas? La Tecnologa es nueva en el mercado? Es nueva para el equipo del Proyecto? y para los usuarios?

Causas comunes de riesgos en Proyectos

Cambios en los requerimientos de entregables Errores de diseo u omisiones relacionados con el Alcance Mala definicin de roles y responsabilidades Estimaciones incorrectas Equipo no entrenado suficientemente Usuarios finales no entrenados lo suficiente Cultura de la organizacin incompatible con la modalidad de trabajo en el proyecto

En cuanto a la Evaluacin y al Ordenamiento de los Riesgos

Evaluacin Analizar las probabilidades de ocurrencia y ponderar (ej: Poco probable a Muy probable) Analizar el impacto de cada riesgo y ponderar: (ej. Muy bajo impacto a Muy alto impacto) Ordenamiento Multiplicar para cada riesgo la probabilidad de ocurrencia por el impacto Ordenar de mayor a menor Decidir los riesgos que necesitarn plan de respuesta

Y... Para los riesgos que necesiten la planificacin de respuestas

Elegir una de las siguientes estrategias de tratamiento:

Evitar: Cambiar el plan para llevar la probabilidad o impacto a cero Mitigar: Ajustar el plan para disminuir la probabilidad o impacto del riesgo Transferir: Trasladar a un tercero la respuesta en caso que se produzca el riesgo Aceptar: Realizar una accin si el riesgo sucede. Siendo de dos tipos: Activa: plan de contingencia elaborado o Pasiva: realizar algo en el momento para salvar la situacin

Consideraciones para una Administracin de Riesgos Exitosa

Anticipar el Plan de Gestin de Riesgos Identificar, documentar y priorizar los riesgos del Proyecto Comunicar anticipadamente los riesgos detectados Realizar monitoreo contnuo de los factores de riesgo Administrar Acciones de Contingencias como issues

En qu consistira la la Gestin de los RRHH?

En la ejecucin de los procesos que permitirn organizar y dirigir al equipo del proyecto, mediante:
Planificacin de los Recursos: Matriz de roles y responsabilidades y Matriz de perfiles y competencias.
Adquisicin de los Recursos: Contratacin y acuerdos

Desarrollo de los Recursos: Mejora de competencias e interaccin de los integrantes

Gestin de los Recursos: Seguimiento del rendimiento, retroalimentacin, manejo de conflictos y variables de performance

Comentarios Adicionales
Para la planificacin de Recursos, el PM debiera hacerse un conjunto de preguntas, tales como: Provendrn de la misma organizacin de fuentes externas? Los miembros del equipo trabajarn en un sitio centralizado podran trabajar en lugares distantes? Qu costos tiene asociado cada nivel de experiencia necesarios para el proyecto? Contar con mtodos claros para la liberacin de recursos y criterios claros de recompensas y reconocimientos

Y para Finalizar, el desarrollo de todos estos planes Qu es lo que van a permitir?

Tener todas las herramientas necesarias para efectuar el Control del Proyecto Permitir que el equipo de Proyecto tenga a mano todo lo necesario para cumplir con las actividades para las que fue contratado Contar con las herramientas necesarias para manejar los desvos y realizar las correcciones al cronograma del Proyecto

Con lo cual, la fase de Control servira para que el PM:

Efecte mediciones respecto del avance del plan Verifique el grado de cumplimiento del Alcance Apruebe cambios y efecte acciones preventivas o correctivas Audite los riesgos Ayude a resolver los conflictos que se pudiesen generar Mida la performance del equipo de proyecto Administre los contratos del proyecto y Cree reportes de efectividad del proyecto