Programa en Desarrollo de Competencias y Habilidades Gerenciales Estratgicas

Mdulo VIII Administracin de Proyectos y Tiempo

Dinmica 1

Presentacin y bienvenida

Objetivo del Mdulo

Desarrollar las competencias y habilidades gerenciales de ejecutivos de nivel de Gerencia media de JCM en lo que se refiere a la administracin de proyectos y del tiempo que permita una mejora en la toma de decisiones, con un enfoque humano y prctico

Contenido
1.
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Qu es la administracin de proyectos, sus beneficios y su proceso Definicin y validacin del alcance y restricciones del proyecto Administracin de recursos humanos y comunicacin Aseguramiento de calidad y administracin de adquisiciones Elaboracin del plan del proyecto Presupuestacin y control financiero Anlisis de riesgo Instrumentacin y evaluacin ex-post del proyecto Sentido del tiempo, definiciones de metas
Sistema de planeacin y ejecucin de actividades vs. Tiempo Valores gobernantes y calidad humana con impacto en la

9.
10. 11.

administracin de los proyectos y del tiempo

UN MODELO DE PLANEACIN ESTRATGICA

ETAPAS FILOSFICA HISTORIA VISIN MISIN VALORES OPERACIONES

ANALTICA

DIAGNSTICO INTERNO / DIAGNSTICO EXTERNO

* FORTALEZAS * DEBILIDADES * OPORTUNIDADES * AMENAZAS

ESTRATGICA

OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS

OPERATIVA

PLANES DE ACCIN ACTIVIDADES PRESUPUESTOS

ACCIN Y DESARROLLO

EJECUCIN CONTROL Y EVALUACIN

Administracin de proyectos
COMPONENTES DE UN PROYECTO

- un margen especfico de tiempo - una aproximacin programada a los sucesos relacionados - un desenlace deseado - unas caractersticas exclusivas
DEFINICION DE PROYECTOS La asignacin de recursos a lo largo de un tiempo limitado y la coordinacin de sucesos interrelacionados para alcanzar un objetivo global haciendo frente a desafos predecibles o no

Administracin de proyectos
PLANIFICACION DE UN PROYECTO
Objetivos del proyecto

Estrategias del proyecto

Plan del proyecto

Mtodos del proyecto

Recursos del proyecto

Herramientas del proyecto

Jolyon Hallows

Administracin de proyectos

7 MANERAS DE TRIUNFAR EN LA GESTION DE UN PROYECTO 1. Aprender a utilizar eficazmente las herramientas de gestin 2. Saber hacer y recibir crticas 3. Ser receptivos a los nuevos procedimientos 4. Gestionar adecuadamente el tiempo 5. Ser eficaz al organizar reuniones 6. Perfeccionar su capacidad para la toma de decisiones 7. Conservar el sentido del humor y mantenga la calma

La confianza en uno mismo es un pieza fundamental en la gestin eficaz de un proyecto

Administracin de proyectos

7 MANERAS DE FRACASAR EN LA GESTION DE UN PROYECTO 1. No atender los asuntos de manera inmediata 2. Reprogramar con excesiva frecuencia 3. Contentarse con terminar a tiempo, pero descuidando la calidad 4. Centrarse excesivamente en la administracin del proyecto y no en su gestin 5. Ejercer la microgestin ms que la gestin 6. Adaptarse a las herramientas con excesiva celeridad 7. Supervisar ocasionalmente la evolucin del proyecto Todo proyecto tiene un riesgo, es decir la probabilidad de que el desenlace deseado no se logre, pero el no ariesga no gana ..

10

Administracin de proyectos Beneficios

QUE QUIERE USTED OBTENER ?

A. Liderar un equipo
B. Controlar las crisis

- Ser bueno en la gestin de proyectos: . desde el punto de vista tcnico . desde el punto de vista humano

Vale la pena comenzar un proyecto Con la vista puesta en el final

11

Administracin de proyectos Beneficios y alcances

QUE QUIERE USTED OBTENER ?

comprendo la justificacin de un proyecto ? comprendo el trasfondo ? comprendo la poltica del proyecto ? soy consciente de quines son los actores en el proyecto y que papel desempearn en el mismo
QUE INTENTAMOS HACER ?

he definido los entregables del proyecto ? he definido el mbito tanto del sistema como del proyecto ? he determinado el modo en el que los entregables sern revisados y aprobados ?

Administracin de proyectos Proceso

Entorno del proyecto Entradas
Estudios de mercado Dinero Material Software Poltica Demanda de clientes

12

Proyecto

La organizacin de los recursos de las personas y de las actividades laborales

Salidas

Trabajo

Productos Servicios Actividades Datos

Feedback
Sistema de informacin

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Elaboracin del Plan

Asunto: Lanzamiento del proyecto Visto bueno del patrocinador Desarrollo del plan

M A M J

J A S O N D

Divisin del trabajo

Presentacin y visto bueno

Ejecucin

Diseo del plan

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Elaboracin del Plan

Asunto: Divisin del trabajo

M A M J

J A S O N D

Tarea

Prioridades

Trabajo asignado
Recursos y presupuesto

Visto bueno

Diseo del plan

15

Elaboracin del Plan

Asunto: Tarea A

M A M J

J A S O N D

Tarea B

Tarea C

Tarea D
Tarea E

Tarea F

Detalles de la secuencia de una divisin del trabajo

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Elaboracin del Plan Divisin del trabajo eficaz

Recursos humanos limitados Presupuesto limitado Equipamientos y recursos de organizacin limitados Elementos fundamentales para el proyecto que no llegan a tiempo Entregables que se han preparado a tiempo y que pueden retrasarse debido a que algn comit deba darles el visto bueno

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Elaboracin del Plan De la planificacin al seguimiento

Mantener un registro del desarrollo del proyecto (variaciones)

Modificar la descripcin de las tareas segn las necesidades a medida que progrese el proyecto
Trabajar con los miembros de equipo: responsabilidad, ambiente, crticas y reacciones Controlar el mbito del proyecto: asegurarse que se emplean todos los recursos necesarios para realizar las tareas segn el plan

Asegurarse de superar obstculos y no acabar ganando ms batallas a costa de perder la guerra

Mantener buenas relaciones con los jefes, mantenindolos informados, evitando sorpresas y asimilando sus reacciones

18

Presupuestacin y control financiero

EL DINERO TODAVIA NO CRECE EN LOS RBOLES

. Estimar por alto . Expectativas distorsionadas . Gastos ocultos . Las crisis vendrn
Presupuestar de Arriba Abajo Presupuestar de Abajo Arriba Presupuestar de Arriba Abajo y de Abajo Arriba

Ley de Murphy Si algo puede ir mal, ir mal

19

Ejemplo de presupuesto
Divergencia Real Declaracin de impuestos Ingresos Honorarios de gestin Concepto A Concepto B Concepto C Concepto D Reembolsos Total de ingresos Gastos de operaciones Nminas y beneficios Impuestos sobre nminas Seguros mdicos Compensaciones a trabajadores Total de nminas y beneficios 425.75 57.25 789.88 668.12 407.45 387.45 43.04 .04668.121 457.88 583.00 85.0 458.0 51.7 40.00 135.3 43.00 100.0 1124.00 83.5 Presupuesto

410.00 188.00 00 00 410.00 562.00 -

222.00 119.00 750.00 00 972.00 74.3

20

Anlisis de riesgo
METODOS DE EVALUACIN

El anlisis de riesgo es una herramienta destinada a ordenar la toma de decisiones proporcionando un proceso lgico, estructurado y consistente Consta de tres etapas: . Identificacin de la situacin peligrosa o delicada . Evaluacin del riesgo . Gestin del riesgo Mtodos: . Cualitativos: probabilidad del incidente y la magnitud de sus consecuencias pueden ser alta, mediana y baja . Cuantitativos: expresados en cifras

21

Presentacin y control
Grfico de Gantt con barras

Tarea A

(Hoy)

Tarea B : Planificado : Real Tarea C

Tarea D

Tarea E

Permite establecer el momento de inicio y finalizacin de un proyecto, tareas y subtareas

Tiempo

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Elaboracin del Plan De la planificacin al seguimiento

Los proyectos se pueden complicar

23

Elaboracin del Plan De la planificacin al seguimiento

PERT / CPM
Preparacin de bebidas Joaqun
Preparacin de la cesta Esther Preparacin de bocadillos Esther Preparacin de fruta Esther Reunir mantas Joaqun

Comienzo

Cargar el coche Joaqun Reunir el material deportivo Esther

Reponer gasolina Joaqun

Conducir al lugar de la excursin Esther

Final

PERT: Programa de Evaluacin y Revisin Tcnica CPM: Mtodo de la Ruta Crtica

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Informacin y comunicacin
EL EXCESO DE MEDIOS DE COMUNICACIN: sobre-comunicacin

Hoy en da resulta fundamental: feed back

. El recetor al que va destinado la informacin: - revise el medio - lea la informacin - la comprenda - tome accin

Las comunicaciones personales Las reuniones informales El contacto telefnico El correo electrnico Los faxes, los memos y las notas informales Documentos formales elaborados La teleconferencia

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Informacin y comunicacin
PAUTAS PARA QUE SE HAGAN LAS COSAS Todo informe necesita un propsito Haga una pregunta final antes de comenzar

Es este informe o procedimiento la mejor forma de comunicar esta informacin, o existe otra forma de comunicacin o accin que sera ms explcita e igualmente til ? Todo informe necesita un auditorio o destinatario No se exceda

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Informacin y comunicacin
PAUTAS PARA QUE SE HAGAN LAS COSAS Para mantener actualizado al auditorio . Ensee un mapa del diagrama de flujo del proyecto y pngalo en donde todo
el mundo pueda verlo . Utilice un pizarrn o tablero para ensear las tareas actuales y las asignaciones de programa . Exhiba y comunique muestras del avance del equipo

El resultado final:

. La administracin . El liderazgo

hacen la diferencia

no el papeleo

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Informacin y comunicacin
CMO SELECCIONAR EL MEJOR MEDIO PARA SU MENSAJE

1. Cuando tenga verdaderos asuntos que resolver, haga las entrevistas de persona a persona 2. Nunca utilice las juntas para regaar a las personas o lanzar ataques personales 3. Utilice el correo electrnico para los mensajes rutinarios y el trabajo diario del proyecto, pero limite el nmero de mensajes 4. Avise a las personas por fax, correo electrnico o de voz que est por enviarles un informe un documento 5. Limite sus juntas formales a las absolutamente indispensables 6. Considere la cultura de su equipo

ESCUCHAR ES PARTE DE LA COMUNICACIN

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Supervisin y Control
EL CONTROL ES BUENO

Permite: Reunir informacin para que usted pueda medir, vigilar y ajustar el avance hacia las metas de su proyecto. ALGUNOS CRITERIOS DE XITO PARA EL CONTROL DEL PROYECTO

. Emplee el plan como gua principal para la coordinacin del proyecto . Vigile y actualice en forma congruente su plan . Recuerde que la comunicacin de calidad es clave para el control . Supervise el avance del proyecto y comprelo en forma peridica con el plan . Participe . Adapte el calendario, el presupuesto y el plan de acuerdo a necesidades . Documente el avance y cambios del proyecto y comunquelos a los miembros del equipo

29

Supervisin y Control
QUE DEBO SUPERVISAR ?

. Estado del trabajo que se est haciendo en comparacin con el plan . Volumen de trabajo que se est terminando . Calidad de lo que se est obteniendo . Costos y gastos comparados con el plan . Actitudes del personal que trabaja en el proyecto y los que no

. Cohesin y cooperacin de los miembros del equipo

Mucho de lo que llamamos Administracin consiste en dificultar que la gente trabaje Peter Druker

30

Aspectos de planeacin y administracin del tiempo

Ejercicio

31

Aspectos de planeacin y administracin del tiempo

Cada hora empleada en planear ahorrar tres o cuatro ms a la hora de la ejecucin Tener presente el principio del 80/20 o Principio de Pareto Asegurar la buena comunicacin dentro de la institucin Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas

32

Aspectos de planeacin y administracin del tiempo

Se debe conceptuar como una manera de ser y una forma de vivir Se puede considerar al tiempo como uno de los recursos mas importantes y crticos de los ejecutivos Algunas de las caractersticas del tiempo son:

. Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar . Puede ser un recurso escaso, si no se controla en funcin de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias . Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos . No se puede comprar, no se puede atrapar, detener, regresar . Es lo mas valioso que tiene los individuos

33

Aspectos de planeacin y administracin del tiempo

Algunos principios bsicos:

. Haga una lista de las actividades de una semana completa

. Utilizar los ltimos 20 minutos de labores, en planear el da siguiente . El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad

. Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad . Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hbito que desperdicia tiempo . Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible

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Aspectos de planeacin y administracin del tiempo

Caractersticas de los ejecutivos que administran eficientemente su tiempo:

. El 80% de los asuntos que llegan al escritorio los manejan en forma inmediata, los eliminan si no tiene ninguna utilidad, los delegan si es el caso y los toman bajo su control si lo consideran necesario . Recopilan toda la informacin existente sobre el tema en cuestin, e invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia de la empresa . Delegan con claridad y precisin para asegurase que se ha comprendido lo asignado . Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen

. Definen alternativas de accin y previenen posibles consecuencias positivas y negativas

. Dan seguimiento diario a la lista de pendientes importantes

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Aspectos de planeacin de vida y administracin del tiempo

PLANEACIN DE VIDA (PDV)

1. QUE HE HECHO CON MI VIDA 2. EL SER QUE YO QUIERO SER 3. LAS REAS DE PDV OBJETIVOS POR REA 4. PRXIMO AO, OBJETIVOS POR REA ACTIVIDADES NECESARIAS

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Aspectos de planeacin de vida y administracin del tiempo

PLANEACIN DE VIDA (PDV) - Definicin

1. TENER OBJETIVOS REALISTAS A CORTO Y LARGO PLAZA 2. TENER UN PLAN POR ETAPAS 3. REALIZARLO 4. REVISAR PERIDICAMENTE

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Aspectos de planeacin de vida y administracin del tiempo

LO QUE HECHO CON MI VIDA Y CON MI TIEMPO

LO QUE QUIERO HACER CON MI VIDA Y CON MI TIEMPO

AOS

PLAN DE VIDA PLAN DE TIEMPO

 QUE LOGROS IMPORTANTES HE ALCANZADO ? LOGRO Marcar en la grfica los eventos ms importantes SIN AVANCE
NO LOGRO
100

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90

L O G R O S

80

70

60

50

40

30

20

10

10

20

30

40

50

60

70

TIEMPO (AOS)

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PLANEACION DE VIDA FECHA Qu es lo ms importante que he logrado en mi vida, que ha dado una gran satisfaccin y me hace sentir orgulloso ?
AO EVENTO IMPORTANTE

POR QUE FUE UN LOGRO ? QUE HICE YO PARA LOGRARLO ?

1. Nacimiento

PREGUNTAS ESTOY SATISFECHO CON LO QUE HE HECHO CON MI VIDA HASTA AHORA ? POR QUE SI O POR NO ?

GRAFICAR LOS EVENTOS EN LA LNEA DE VIDA

Aspectos de planeacin de vida y administracin del tiempo ESTADISTICAS DE VIDA PROBABLE

EDAD ACTUAL
24 30 40 50 60 70 80

40

EDAD PROBABLE
70 71 72 73 74 75 ?

INDICES PARA CLASE SOCIO ECONMICA MEDIA ALTA

Aspectos de planeacin de vida y administracin del tiempo AJUSTES DE VIDA PROBABLE

41

1. Historia de la familia. Aada un ao por cada perodo de cinco aos que su padre ha vivido o vivi despus de los 70. Haga lo mismo en el caso de su madre. Nuevo total ____ aos 2. Estado civil. Si ud. es casado (a), agregue cinco ao. Si tiene ms de 25 aos y no est casado, reste un ao por cada dcada que ha pasado soltero. Nuevo total ____aos 3. Lugar donde vive. Si es un pueblo pequeo, aada cuatro aos. Si vive en una ciudad, resto dos aos. Nuevo total ____ aos 4. Su constitucin fsica. Si tiene ud. ms de 40 aos, reste un ao para cada cinco libras de sobrepeso. Por cada pulgada que la medida de si cinturn exceda la medida de su trax, reste dos aos. Nuevo total ____ aos 5. Ejercicio. Si ud. hace ejercicio regular y moderado, sume tres aos, si es regular y vigoroso, aada cinco aos. Nuevo total ____ aos. 6. Disposicin. Si ud. es una persona plcida y de buen carcter, agregue uno-cinco aos; si es tensa o nerviosa, reste uno-cinco aos. Nuevo total ____ aos 7. Alcohol. Si bebe ud. bastante, reste cinco aos; si bebe ud. demasiado, reste diez aos. Nuevo total ____ aos 8. Cigarros. Si fuma ud. De media a una cajetilla diariamente reste tres aos; de una a una y media, reste cinco aos; ms de una y media, reste 10 aos; pipa o puro, reste dos aos. Nuevo total ____ aos 9. Salud. Si se somete ud. a exmenes mdicos regulares, visitas peridicas al dentista, sume tres aos. Si se enferma con frecuencia, reste dos aos. Nuevo total ____ aos

42

PLANEACION DE VIDA (Pasado y Futuro)

AREAS DE VIDA LOGROS EN EL PADADO % DE SATISFACCIN DE 0 A 100 % 0 0 0 25 25 25 50 50 50 75 75 75 100 100 100
( ) LOGROS AL FUTURO (Aos de vida)

Familia Trabajo

Econmica

Cultural 0 Intelectual Fsica Espiritual Social Otros

0 0 0 0

25
25 25 25 25

50
50 50 50 50

75
75 75 75 75

100
100 100 100 100

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Aspectos de planeacin de vida y administracin del tiempo

PLANEACIN DE VIDA

SI TUVIERA SOLO SEIS MESES DE VIDA Como usara el tiempo

1. 2. 3. 4.

5.
6.

44

PLANEACION DE VIDA (Prximo ao)

AREAS DE VIDA LOGROS CONCRETOS PARA EL PRXIMO AO ACTIVIDAD NECESARIA HORAS POR SEMANA

Familia Trabajo

Econmica
Cultural Intelectual Fsica Espiritual Social Otros

CUESTIONARIO DE EVALUACIN PERSONAL Circula el nmero que corresponda a tu situacin actual en el asunto que se te plantea dando el N 1 a no tengo, no dedico, etc. y el N. 10 a la situacin contraria. Utiliza los nmeros intermedios para clasificarse si ests en proceso
1.
2. 3. 4. 5.

45

Tengo una gran cantidad de amigos

Dedico tiempo a pensar en m mismo Hago ejercicio vigoroso diariamente Dedico tiempo a mi familia Tengo un trabajo bien remunerado

1
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6.
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Estoy en la actividad que quiero

Ayudo en mi comunidad Disfruto de una buena lectura Hago amigos fcilmente Leo sobre superacin personal Me alimento correctamente Escribo o llamo a mi familia Ahorro para el futuro Busco superarme en mi carrera Pertenezco a un grupo comunitario Disfruto de programas de TV educativos Gusto de conocer nuevos amigos Asisto a cursos de superacin

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CUESTIONARIO DE EVALUACIN PERSONAL Circula el nmero que corresponda a tu situacin actual en el asunto que se te plantea dando el N 1 a no tengo, no dedico, etc. y el N. 10 a la situacin contraria. Utiliza los nmeros intermedios para clasificarse si ests en proceso
19.
20. 21. 22.

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Practico de manera regular un deporte

Disfruto fiestas y reuniones Tengo un buen ahorro para imprevistos Disfruto de mi trabajo y lo hago bien

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Trabajo como voluntario en mi comunidad

Asisto a museos, conferencias, etc.

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A continuacin localiza el nmero de la situacin y anota tu respuesta SOCIAL ESPIRITUAL FISICO FAMILIAR ECONOMICO PROFESIONAL COMUNIDAD MENTAL

1. ____ 9. ____ 17. ____

2. ____ 10. ____ 18. ____

3. ____ 11. ___ 19. ____

4. ____ 12. ____ 20. ____

5. ____ 13. ____ 21. ____

6. ____ 14. ____ 22. ____

7. ____ 15. ____ 23. ____

8. ____ 16. ____ 24. ____

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TOTALES