Eventos Grissel

Universidad de Oriente Ncleo de Nueva Esparta Escuela Hotelera y Turismo Dpto.
de Servicios Tursticos
Los Eventos y sus Etapas
Lcda. Maribel Lrez Salazar. Msc
Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos
EVENTO
Acontecimiento programado que responde a una finalidad especfica, en el cual el sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente. Los eventos responden a situaciones de grupo y se realizan en espacios y tiempos determinados. Tienen Objetivos pre-fijados, cuidadosamente desarrollados y seguidos a conciencia durante todas las etapas de su planificacin.
Fuente: Instituto de Capacitacin Turstica:Manual sobre Coordinacin de Eventos
Lcda. Maribel Lrez Salazar.Msc
G R E E N LA N D
R U SSIA
C A N A D A
E U R O P E
U SA
MID D LE E A S T
ASIA
AFR IC A
S O U TH A ME R IC A
A U S TR A LIA
AN TAR C TIC A
Etapas de un Evento*
Etapas Evento Etapas Proceso Administrativo
Pre-Evento Planificacin Organizacin
Evento
Post-Evento
Direccin
Evaluacin
Gmez, Carlos: Gerencia de Eventos Especiales. 1995 Fagre, Etna de: Eventos Universitarios y Sociales.1998 Fleitman, Jack: Eventos y Exposiciones.1997 Gherardi, Eliana: Como Hacer Eventos Exitosos. 1998
Pre-Evento
Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Etapas de un evento
Pre-Evento
1.- Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre.
Determinar QU se quiere alcanzar con la realizacin del Evento
Pre-Evento
1.- Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre.
El nombre debe ser: Corto y llamativo.

Adecuado al propsito que se persigue con la realizacin del Evento.
En algunos casos es conveniente ubicarlo en el contexto, local, regional, nacional o internacional

Ejemplo: 2do Congreso Nacional de Turismo y Deportes de Aventura Lcda. Maribel Lrez Salazar.Msc
Pre-Evento
200 195
of Dollars
2.- Nombrar Comit Organizador
Production Costs Unit Price Profits
190 185 180 175 170 165
Millions
160 155 150 1990 1991 1992
Comisiones de Trabajo
Coordinador General
Es el responsable general del desarrollo del evento. Supervisa las labores de las Comisiones, y es el enlace de stas con la mxima autoridad de la institucin responsable del Evento
Son equipos de personas que contribuyen a cumplir los pasos del Evento sistematizadamente
Pre-Evento

Comisin de Logstica
Transporte
Alojamiento
Alimentacin Secretara
Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que operativisa y hace posible la ejecucin del evento
Servicios Generales
Pre-Evento

Comisin Tcnico-Acadmica
Entre sus responsabilidades se pueden mencionar:
Elaborar las normas para la presentacin de trabajos en el evento, y seleccionarlos en funcin de stas.
Revisar el temario a desarrollar.
Determinar metodologa de trabajo.

Coordinar la reproduccin y distribucin de las ponencias.
Pre-Evento

Comisin de Promocin, Relaciones Pblicas y Protocolo

Atiende las actividades que abarcan la promocin y difusin del evento. Se encarga de las relaciones interinstitucionales que derivan de la ejecucin del Evento. Todo lo relacionado con protocolo y asistencia a lo participantes en el evento.
Pre-Evento

Comisin de Festejos y Recreacin

Planifica y coordina: Lo relativo a la ccteles y fiestas. celebracin de
Los tours y excursiones para los participantes en el evento.
La presentacin de grupos artsticos y culturales en el evento.

Pre-Evento
3.- Seleccionar la Fecha

19 89
1
1989
Se debe tener en cuenta:

Si hay suficiente margen de tiempo para la
organizacin requerida. Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de pblico. Horario y frecuencia de los transportes. Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de sta.
25
Pre-Evento
4.- Determinar el Nmero y el Tipo de Asistentes al Evento

Participantes:
Expositores o Ponentes:
Son los encargados de hacer las disertaciones durante el evento.
Personas que asisten al evento en calidad de pblico.
Acompaantes:
No estn directamente relacionados con el evento, acompaan a ponentes, delegados o invitados especiales.
Delegados:
Asisten al evento en representacin de una empresa, institucin o grupo particular.
Invitados Especiales:
Personas que por su prestigio, reconocimiento cientfico, social o poltico ,le confieren notoriedad al evento
Pre-Evento
5.- Seleccionar el Lugar o Lugares de Realizacin.
Ciudad Sede.
Instalaciones
especficas donde se realizar el evento:
Capacidad
Comodidad Iluminacin
Equipos
Acceso
Pre-Evento
6.- Elaborar Cronograma de Actividades
Programas:
DURACIN
Tcnico o Cientfico Social
OBJETIVOS
Para Acompaantes
De Visitas Tcnicas Turstico
Pre-Evento
7.- Estimacin de Recursos
HUMANOS:
Personal profesional, especializado y obrero que se requiere para la realizacin del evento Recursos
TCNICOS: MATERIALES:
Implementos necesarios (Ejemplo: lpices, carpetas, mesas, sillas), y las instalaciones a utilizar. Equipos de sonido, grabacin, interpretacin simultnea, apoyo audiovisual, computacin, comunicaciones y reproduccin; as como formatos, fichas, programas, cronogramas, etc. Lcda. Maribel Lrez Salazar.Msc
Pre-Evento
8.- Elaborar Presupuesto y Determinar Fuentes de Financiamiento
Egresos:
Publicidad y Promocin Impresos y Originales Alojamiento Alquiler y Montaje Salones Transporte Eventos Sociales
5 7.1
Ingresos:
Espacios Publicitarios Actividades especiales Venta de comidas y bebidas Concesiones para venta
0 2.9 5 1.7 3.1
Recursos Humanos Servicios Profesionales

% *M -= x
M +M -M
Cuotas de registro al evento

Donativos y patrocinios Venta de boletos para actividades sociales, artsticas, Culturales y Deportivas. Lcda. Maribel Lrez Salazar.Msc
.99
6
.03 28
ON CE
1 4 7 C
2 5 8
3 6
Papelera Alquiler de Equipos Otros Imprevistos
+ 9 =
00
Pre-Evento
9.- Promocin del Evento
Medios de Comunicacin Correo Directo
Publicidad Impresa
Volante
Aviso de Prensa
Pre-Evento
10.-Diseo y Elaboracin de Impresos
Pre-Evento 11.- Seleccin y Capacitacin del Personal
Pre-Evento
12.- Adquisicin o Contratacin de Materiales, Equipos y Servicios
Evento
Evento
1.- Recepcin de los Participantes y traslado Alojamiento
Evento
2.- Registro de los Participantes 3.- Realizacin del Acto de Inauguracin
4.- Realizacin Cctel de Bienvenida

5.- Implantacin del Programa General de Actividades
6.- Clausura del Evento

7.- Realizacin Evento Social de Despedida
8.- Traslado de los participantes a los Terminales de Transporte
Post-Evento
Post-Evento 1.- Recopilacin y Archivo de la Informacin Pertinente al Evento.

Conclusiones Elaboracin de la Memoria
Informacin de Tipo Acadmica y Administrativa
Post-Evento
2.- Evaluacin
OPININ
Participantes Expositores o Ponentes Comit Organizador
EVALUACIN
Comparacin cualitativa y cuantitativa entre lo programado, lo ejecutado y lo alcanzado
Post-Evento
3.- Agradecimientos
Auspiciantes Patrocinantes Ponentes Otros Colaboradores
Post-Evento
4.- Cumplimiento de Compromisos
$ $
$ $
Cancelacin de Obligaciones con proveedores.
Pago recurso humano contratado para trabajar durante el evento.

Devolucin de cualquier material o equipo que se haya solicitado en prstamo.
Empresas Organizadoras de Eventos

Comit Organizador
Organizador de Eventos (PCO)
Servicios:
Centro de Convenciones, alojamiento, transporte, publicidad, intrpretes, guas, sonido, audiovisuales, etc.
Fuente: GHERARDI, Eliana: Como hacer Eventos Exitosos. 2000.
Pre-Evento
1.- Contacto con el Cliente- Solicitud de Servicios.

Gerente
Cliente
Tipo de Evento
Fecha. Hora de Inicio y Duracin. Nmero de Pax. Cliente Alimentos y Bebidas. Servicios requeridos. Presupuesto Estimado.
Servicios: Transporte, Alojamiento, Alimentacin, Audiovisuales, Montaje de Salones, recorridos tursticos, etc. Personal de Servicio Precio de los Servicios Polticas de Pago
Pre-Evento
2.- Elaboracin Cotizacin.
3.- Contrato- Facturacin.
4.- Contratacin Proveedores y Recurso Humano necesario para el Evento.

Montaje de los Salones
Evento

Montaje de los Salones
Evento

Supervisar Servicios y Personal
Transporte Comidas
Evento
Personal de Servicio Equipos

Evento
Supervisin durante Desarrollo del Evento

1.- Evaluacin 2.- Facturacin Cierre de Cuenta Cliente 3.- Pago a Proveedores 4.- Pago al personal contratado para el evento
Post-Evento
Organizacin de Eventos
Gracias

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Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Etapas de un evento

1.- Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre.

Determinar QU se quiere alcanzar con la realizacin del Evento

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Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Etapas de un evento

1.- Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre.

El nombre debe ser: Corto y llamativo.

En algunos casos es conveniente ubicarlo en el contexto, local, regional, nacional o internacional

Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Etapas de un evento

2.- Nombrar Comit Organizador

Production Costs Unit Price Profits

190 185 180 175 170 165

160 155 150 1990 1991 1992

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2.- Nombrar Comit Organizador

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2.- Nombrar Comit Organizador

Determinar metodologa de trabajo.

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2.- Nombrar Comit Organizador

Comisin de Promocin, Relaciones Pblicas y Protocolo

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2.- Nombrar Comit Organizador

Comisin de Festejos y Recreacin

Los tours y excursiones para los participantes en el evento.

La presentacin de grupos artsticos y culturales en el evento.

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3.- Seleccionar la Fecha

Se debe tener en cuenta:

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4.- Determinar el Nmero y el Tipo de Asistentes al Evento

Personas que asisten al evento en calidad de pblico.

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5.- Seleccionar el Lugar o Lugares de Realizacin.

especficas donde se realizar el evento:

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6.- Elaborar Cronograma de Actividades

Tcnico o Cientfico Social

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7.- Estimacin de Recursos

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8.- Elaborar Presupuesto y Determinar Fuentes de Financiamiento

0 2.9 5 1.7 3.1

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