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Universidad de Oriente Ncleo de Nueva Esparta Escuela Hotelera y Turismo Dpto.

de Servicios Tursticos

Los Eventos y sus Etapas

Lcda. Maribel Lrez Salazar. Msc

Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos

EVENTO
Acontecimiento programado que responde a una finalidad especfica, en el cual el sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente. Los eventos responden a situaciones de grupo y se realizan en espacios y tiempos determinados. Tienen Objetivos pre-fijados, cuidadosamente desarrollados y seguidos a conciencia durante todas las etapas de su planificacin.

Fuente: Instituto de Capacitacin Turstica:Manual sobre Coordinacin de Eventos

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Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos

G R E E N LA N D

R U SSIA
C A N A D A

E U R O P E

U SA
MID D LE E A S T

ASIA

AFR IC A

S O U TH A ME R IC A

A U S TR A LIA

AN TAR C TIC A

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Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos

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Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos

Etapas de un Evento*
Etapas Evento Etapas Proceso Administrativo
Pre-Evento Planificacin Organizacin

Evento
Post-Evento

Direccin
Evaluacin

Gmez, Carlos: Gerencia de Eventos Especiales. 1995 Fagre, Etna de: Eventos Universitarios y Sociales.1998 Fleitman, Jack: Eventos y Exposiciones.1997 Gherardi, Eliana: Como Hacer Eventos Exitosos. 1998

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Pre-Evento

Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Etapas de un evento

Pre-Evento

1.- Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre.

Determinar QU se quiere alcanzar con la realizacin del Evento

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Pre-Evento

1.- Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre.

El nombre debe ser: Corto y llamativo.


Adecuado al propsito que se persigue con la realizacin del Evento.

En algunos casos es conveniente ubicarlo en el contexto, local, regional, nacional o internacional


Ejemplo: 2do Congreso Nacional de Turismo y Deportes de Aventura Lcda. Maribel Lrez Salazar.Msc

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Pre-Evento
200 195
of Dollars

2.- Nombrar Comit Organizador

Production Costs Unit Price Profits

190 185 180 175 170 165

Millions

160 155 150 1990 1991 1992

Comisiones de Trabajo

Coordinador General
Es el responsable general del desarrollo del evento. Supervisa las labores de las Comisiones, y es el enlace de stas con la mxima autoridad de la institucin responsable del Evento

Son equipos de personas que contribuyen a cumplir los pasos del Evento sistematizadamente

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Pre-Evento

2.- Nombrar Comit Organizador


Comisiones de Trabajo

Comisin de Logstica

Transporte

Alojamiento
Alimentacin Secretara

Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que operativisa y hace posible la ejecucin del evento

Servicios Generales

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Pre-Evento

2.- Nombrar Comit Organizador


Comisiones de Trabajo

Comisin Tcnico-Acadmica
Entre sus responsabilidades se pueden mencionar:

Elaborar las normas para la presentacin de trabajos en el evento, y seleccionarlos en funcin de stas.
Revisar el temario a desarrollar.

Determinar metodologa de trabajo.


Coordinar la reproduccin y distribucin de las ponencias.
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Pre-Evento

2.- Nombrar Comit Organizador


Comisiones de Trabajo

Comisin de Promocin, Relaciones Pblicas y Protocolo


Atiende las actividades que abarcan la promocin y difusin del evento. Se encarga de las relaciones interinstitucionales que derivan de la ejecucin del Evento. Todo lo relacionado con protocolo y asistencia a lo participantes en el evento.

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Pre-Evento

2.- Nombrar Comit Organizador


Comisiones de Trabajo

Comisin de Festejos y Recreacin


Planifica y coordina: Lo relativo a la ccteles y fiestas. celebracin de

Los tours y excursiones para los participantes en el evento.

La presentacin de grupos artsticos y culturales en el evento.


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Pre-Evento

3.- Seleccionar la Fecha


19 89

1
1989

Se debe tener en cuenta:


Si hay suficiente margen de tiempo para la
organizacin requerida. Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de pblico. Horario y frecuencia de los transportes. Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de sta.

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Pre-Evento

4.- Determinar el Nmero y el Tipo de Asistentes al Evento


Participantes:

Expositores o Ponentes:
Son los encargados de hacer las disertaciones durante el evento.

Personas que asisten al evento en calidad de pblico.

Acompaantes:
No estn directamente relacionados con el evento, acompaan a ponentes, delegados o invitados especiales.

Delegados:
Asisten al evento en representacin de una empresa, institucin o grupo particular.

Invitados Especiales:
Personas que por su prestigio, reconocimiento cientfico, social o poltico ,le confieren notoriedad al evento

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Pre-Evento

5.- Seleccionar el Lugar o Lugares de Realizacin.

Ciudad Sede.
Instalaciones

especficas donde se realizar el evento:

Capacidad
Comodidad Iluminacin

Equipos
Acceso
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Pre-Evento

6.- Elaborar Cronograma de Actividades

Programas:

DURACIN

Tcnico o Cientfico Social

OBJETIVOS

Para Acompaantes
De Visitas Tcnicas Turstico

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Pre-Evento

7.- Estimacin de Recursos

HUMANOS:
Personal profesional, especializado y obrero que se requiere para la realizacin del evento Recursos

TCNICOS: MATERIALES:
Implementos necesarios (Ejemplo: lpices, carpetas, mesas, sillas), y las instalaciones a utilizar. Equipos de sonido, grabacin, interpretacin simultnea, apoyo audiovisual, computacin, comunicaciones y reproduccin; as como formatos, fichas, programas, cronogramas, etc. Lcda. Maribel Lrez Salazar.Msc

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Pre-Evento

8.- Elaborar Presupuesto y Determinar Fuentes de Financiamiento

Egresos:
Publicidad y Promocin Impresos y Originales Alojamiento Alquiler y Montaje Salones Transporte Eventos Sociales
5 7.1

Ingresos:
Espacios Publicitarios Actividades especiales Venta de comidas y bebidas Concesiones para venta

0 2.9 5 1.7 3.1

Recursos Humanos Servicios Profesionales


% *M -= x
M +M -M

Cuotas de registro al evento


Donativos y patrocinios Venta de boletos para actividades sociales, artsticas, Culturales y Deportivas. Lcda. Maribel Lrez Salazar.Msc

.99
6

.03 28

ON CE

1 4 7 C

2 5 8

3 6

Papelera Alquiler de Equipos Otros Imprevistos

+ 9 =

00

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Pre-Evento

9.- Promocin del Evento

Medios de Comunicacin Correo Directo

Publicidad Impresa

Volante

Aviso de Prensa
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Pre-Evento

10.-Diseo y Elaboracin de Impresos

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Pre-Evento 11.- Seleccin y Capacitacin del Personal

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Pre-Evento

12.- Adquisicin o Contratacin de Materiales, Equipos y Servicios

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Evento

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Evento

1.- Recepcin de los Participantes y traslado Alojamiento

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Evento

2.- Registro de los Participantes 3.- Realizacin del Acto de Inauguracin

4.- Realizacin Cctel de Bienvenida


5.- Implantacin del Programa General de Actividades

6.- Clausura del Evento


7.- Realizacin Evento Social de Despedida

8.- Traslado de los participantes a los Terminales de Transporte

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Post-Evento

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Post-Evento 1.- Recopilacin y Archivo de la Informacin Pertinente al Evento.


Conclusiones Elaboracin de la Memoria

Informacin de Tipo Acadmica y Administrativa

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Post-Evento

2.- Evaluacin

OPININ
Participantes Expositores o Ponentes Comit Organizador

EVALUACIN
Comparacin cualitativa y cuantitativa entre lo programado, lo ejecutado y lo alcanzado

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Post-Evento

3.- Agradecimientos

Auspiciantes Patrocinantes Ponentes Otros Colaboradores

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Post-Evento

4.- Cumplimiento de Compromisos

$ $

$ $

Cancelacin de Obligaciones con proveedores.

Pago recurso humano contratado para trabajar durante el evento.


Devolucin de cualquier material o equipo que se haya solicitado en prstamo.

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Empresas Organizadoras de Eventos


Comit Organizador

Organizador de Eventos (PCO)

Servicios:
Centro de Convenciones, alojamiento, transporte, publicidad, intrpretes, guas, sonido, audiovisuales, etc.

Fuente: GHERARDI, Eliana: Como hacer Eventos Exitosos. 2000.

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Empresas Organizadoras de Eventos

Pre-Evento

1.- Contacto con el Cliente- Solicitud de Servicios.


Gerente

Cliente
Tipo de Evento
Fecha. Hora de Inicio y Duracin. Nmero de Pax. Cliente Alimentos y Bebidas. Servicios requeridos. Presupuesto Estimado.

Servicios: Transporte, Alojamiento, Alimentacin, Audiovisuales, Montaje de Salones, recorridos tursticos, etc. Personal de Servicio Precio de los Servicios Polticas de Pago

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Pre-Evento

2.- Elaboracin Cotizacin.

3.- Contrato- Facturacin.

4.- Contratacin Proveedores y Recurso Humano necesario para el Evento.

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Montaje de los Salones

Evento

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Montaje de los Salones

Evento

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Empresas Organizadoras de Eventos


Supervisar Servicios y Personal
Transporte Comidas

Evento

Personal de Servicio Equipos


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Evento

Supervisin durante Desarrollo del Evento

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1.- Evaluacin 2.- Facturacin Cierre de Cuenta Cliente 3.- Pago a Proveedores 4.- Pago al personal contratado para el evento

Post-Evento

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Organizacin de Eventos

Gracias
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