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Ao de la Inversin para el Desarrollo Rural y Seguridad Alimentaria Institucin Educativa : I.

E Argentina rea Curricular : Educacin para el Trabajo Asignatura: Proyecto de Informacin Secretarial Profesora: Olga Ipince Martnez Apellidos y Nombres de la Alumna :Lopez Cabrera Diana Grado y Seccin : 1 E

Lima Per 2013

LA SECRETARIA
es la

PERSONA

ESCRIBE la CORRESPONDENCIA

EXTIENDE
las

RESUELVE
los ASUNTOS
de

CUSTODIA
los

ACTAS
y

DOCUMENTOS
de

REUNIONES

TRMITE

OFICINA

Representatividad de la Secretaria.

FUNCIONES BASICAS DE LA SECRETARIA

Organizacin del Trabajo del Jefe.

Coordinar las Comunicaciones que se Producen en la Empresa de Orden Interno y Externo.

CONCEPTOS DE LA SECRETARIA
El significado de la palabra secretaria , del latn secretum es secreto . Actualmente las secretarias ayudan a sus jefes, atienden consultas y llamados telefnicos , etc. Las secretarias deben ser de confianza ya que tendrn que guardar documentos de confidencialidad. Una secretaria , tambin denominada como auxiliar administrativa, es aquella persona que se ocupa de la realizacin de actividades elementales de oficina.

REPRESENTATIVIDAD DE LA SECRETARIA
La secretaria tiene como una de sus primeras funciones la de representar personalmente a sujete y a la empresa. El jefe confa totalmente en su secretaria y de ah que delegue en ella una serie de competencias. La secretaria es adems , la primera imagen que se muestra de la empresa y de su superior.

ORGANIZACIN DEL TRABAJO DEL JEFE


Una secretaria eficiente es la que facilita el trabajo a su jefe. -La secretaria ser la verdadera memoria de su jefe tanto de los compromisos dentro y fuera de la empresa. - Para llevar a cabo su trabajo de manera eficiente , la secretaria debe planificar y ordenar su agenda con las tareas que deban realizarse . - Los sistemas recordatorios a utilizar la secretaria son : La agenda , block de notas , calendario de escritorio , directorio telefnico , directorio de correo electrnico.

COORDINAR LAS COMUNICACIONES QUE SE PRODUCEN EN LA EMPRESA DE ORDEN INTERNO Y EXTERNO La secretaria ejerce una labor de enlace y coordinacin de la empresa. La secretaria es la que facilita las comunicaciones de la oficina y empresa de manera interna y externa. Como conducto de comunicacin interna , la secretaria acta de enlace entre su superior y cualquier otra persona dentro de la empresa . En el terreno de las comunicaciones con el exterior ,la secretaria acta y establece relaciones con clientes, proveedores , empresas privadas y publicas , etc.

SISTEMAS DE COMUNICACIN DE LA EMPRESA -MEDIOS DE COMUNICACIN ORAL Se transmite a viva voz en el curso de una conversacin con aparatos.

- MEDIOS DE COMUNICACIN ESCRITA En primer lugar es toda la correspondencia que llega o sale de la empresa .

FUNCION ACTUAL DE LA SECRETARIA


La secretaria actual se ha convertido en la imagen de la empresa. La presencia cada vez mas frecuente de la ofimtica ( informtica aplicada a la oficina) , atraves de programas informticos y herramientas tecnolgicas como : computadoras , laptop , telefax , etc. Esto evita que la secretaria actual tenga que dedicar un tiempo excesivo en la realizacin de tareas diarias , la cual permite que su campo de actuacin y responsabilidades sean mayores.

- La redaccin y gestin de la correspondencia .

- Los trabajos de mecanografa y taquigrafa .


- Extender las actas de reuniones . FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DE LA SECRETARIA - Custodiar los documentos de la oficina - Llevar con agilidad y exactitud la clasificacin, el registro y archivo de documentos. - Preparar y organizar las juntas, reuniones , seminarios y convenciones de trabajo. - Planifica viajes de trabajo, lo cual conlleva la organizacin de transportes, a la solicitud de boletos, etc. - Gestiona las llamadas telefnicas de entrada y salida de orden laboral .

Poseer Conocimientos PERFIL ACADMICO

Tener Iniciativa Propia PERFIL PSICOLOGICO

PERFILES DE LA SECRETARIA
Control de las Emociones PERFIL EMOCIONAL

Aspecto Personal PERFIL DE PRESENTACION

GRACIAS