DISEO DE ARCHIVOS

ANLISIS Y DISEO DE SISTEMAS DE INFORMACIN II

LINNA ESPERANZA CASTILLO PAULA ANDREA LPEZ ALZATE NUBIA YANED SALAZAR GIRALDO NAYIVE LASSO NAVARRETE JONH HAROLD RODRIGUEZ MARTINEZ DOCENTE JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO

UNIVERSIDAD DEL QUINDO FACULTAD DE HUMANIDADES Y BELLAS ARTES CIENCIAS DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA QUINDO 2012

CONTENIDO
Introduccin objetivos Terminologa bsica de archivos Diagrama de estructura de datos Tipos de archivos Mtodos de organizacin de archivos Cinta magntica Discos magnticos Conclusin Bibliografa

INTRODUCIN
El diseo de archivos es la forma en que se crean los archivos de una manera sistematizada para darle un orden a los datos que se encuentran en cada uno de ellos. La forma en que se van creando los datos que en algn momento vamos a utilizar es necesario tener en cuenta la forma en que estn los archivos de nuestro sistema de informacin o en nuestro uso de usuario de informtica.

OBJETIVOS
Identificar los diferentes tipos de archivos que se pueden manejar en un sistema de informacin. Analizar la forma de disear un archivo. Conceptualizar los diferentes mtodos de organizacin de archivo para un sistema de informacin. Mostrar la forma en que se encuentra organizada la estructura de datos dentro de un sistema.

TERMINOLOGA BSICA DE ARCHIVOS

CAMPO: (Field) es el elemento de datos bsico. Un campo individual contiene un valor nico. Esta caracterizado por su longitud y por el tipo de datos. Dependiendo del diseo del archivo, los campos pueden ser de tamao fijo o variable. Un campo puede contener un subcampo. Registro (Record) es una coleccin de campos relacionados que pueden tratarse como una nica unidad por un programa de aplicacin. Por ejemplo:, un registro de empleados va contener campos como nombre, numero de seguridad social, etc. Tambin dependiendo del diseo, los registros pueden ser de longitud fija o de longitud variable. Un registro va a tener una longitud variable si algunos de los campos son de tamaos variables o si el numero de campos es variable. Cada campo tiene un nombre de campo.

TERMINOLOGA BSICA DE ARCHIVOS

Archivo (File) es una coleccin de registros similares. El archivo es tratado como una entidad individual por los usuarios y las aplicaciones y puede ser referenciada por el nombre. Los archivos tienen nombres nicos y pueden crearse y borrarse. En un sistema compartido, los usuarios y los programas tienen garantizado o denegado el acceso a archivos completos. En algunos sistemas ms complejos, dicho control se aplica a los registros o a los campos.

DIAGRAMA DE ESTRUCTURA DE DATOS

Los datos son realidades concretas en su estado primario. Para representar esas realidades es posible usar varios tipos de datos. Cuando dichas realidades son organizadas o dispuestas en forma significativa, se convierten en informacin. La Jerarqua de los datos: Por lo general, los datos se organizan en una jerarqua que se inicia con la pieza de datos ms pequea que utilizan las computadoras (un bit), y se desplaza a travs de esa escala hasta una base de datos. Un bit (un digito binario) representa un circuito que puede estar encendido o apagado. Los bits se pueden organizar en unidades denominadas bytes.

DIAGRAMA DE ESTRUCTURA DE DATOS

Por lo comn un byte consiste en ocho bits. Cada byte representa un carcter, que es la unidad de construccin de informacin bsica. Un carcter puede consistir de letras maysculas (A, B, C,Z), letras minsculas (a, b, c,z), dgitos numricos (0,1, 2,9), o smbolos especiales (.![+][-]/).

DIAGRAMA DE ESTRUCTURA DE DATOS

Jerarqua de datos
Archivos de personal Base de datos Archivo de departamento Archivos de personal Archivos 098-40-1370 Fiske, Steven 05-01-1985 549-77-1001 Buckley, Bill 17-02-1979 005-10-6321 Johns, Francine10-07-1997 098 -401370 Fiske, Steven 05-01-1985
(Campo de apellido) (Archivo de personal)

(Base de datos del proceso)

Registros

(Reg. Que contiene el NSS, apellido y nombre, fecha de contratacin)

Campos Caracteres (bytes)

Fiske

1000100

(Letra F en ASCI)

DIAGRAMA DE ESTRUCTURA DE DATOS

Los caracteres se renen para formar un campo. Un campo por lo general es un nombre, un nmero o una combinacin de caracteres que describen un aspecto de un objeto de negocio o una actividad. Un grupo de campos relacionados representan un registro. Al combinar descripciones de varios aspectos de un objeto o actividad, se obtiene una descripcin ms completa de stos . Por ejemplo, el registro de un empleado es una compilacin de campos referentes a ese individuo. El nombre del empleado, su direccin, su nmero telefnico, tasa de sueldo, ingresos obtenidos hasta la fecha, etc., representan cada uno un campo.

DIAGRAMA DE ESTRUCTURA DE DATOS

Un conjunto de registros relacionados representan un archivo, por ejemplo, el archivo de empleados de la compaa. De igual forma, un archivo de inventario es la suma de todos los registros de inventario para una compaa u organizacin en particular. El software de base de datos para las computadoras personales, a menudo se refiere a los archivos como tablas. En el nivel ms alto del diagrama se encuentra la base de datos, una recopilacin de archivos integrados y relacionados. Bits, caracteres, campos, registros, archivos y bases de datos forman juntos el diagrama de estructura de datos. Los caracteres se combinan para formar un campo, los campos para hacer un registro.

DIAGRAMA DE ESTRUCTURA DE DATOS

Los registros para hacer un archivo y los archivos para dar origen a una base de datos. Esta ltima no slo contiene todos estos niveles de datos, sino las relaciones entre ellos.

TIPOS DE ARCHIVOS
Los sistemas de archivos pueden ser clasificados en tres categoras: Sistemas de archivo de disco Sistemas de archivos de red Sistemas de archivos de propsito especial

Tipos de archivos
Archivo Maestro: Es un conjunto de registros acerca de un aspecto de las actividades de una organizacin. Puede contener datos que describan el estado actual de eventos especficos o indicadores de la empresa. Estos son permanentes y duran mientras exista el sistema. Sin embargo, los contenidos de los archivos cambian como resultado del procesamiento y actualizacin.

TIPOS DE ARCHIVOS
Archivos de Transacciones: Es un archivo temporal con dos propsitos: acumular datos acerca de los eventos al momento que ocurran y actualizar los archivos maestros para reflejar los resultados de las transacciones actuales. En algn momento ya no son necesarios y se borran o se destruyen, dependiendo del mtodo utilizado para almacenar los datos. Los archivos de transacciones pueden retenerse por meses, a veces incluso por aos, despus de que han sido creado, dependiendo de las necesidades legales y de la organizacin.

TIPOS DE ARCHIVOS
Archivo de tablas: Los archivos de tablas contienen datos de referencia utilizados en el procesamiento de transacciones, actualizacin de los archivos maestros o produccin de salida. Estos conservan el espacio de almacenamiento y facilitan el mantenimiento del programa guardado en un archivo de datos que, de otro modo, se incluirn en los programas de los archivo maestro.

TIPOS DE ARCHIVOS
Archivo de Reporte: Son archivos temporales que se utilizan cuando el tiempo de impresin no esta disponible para todos los reportes producidos, situacin que surge con frecuencia en el procesamiento sobrepuesto. La computadora escribe el reporte o documento a un archivo en disco o en cinta magntica, donde permanece hasta que pueda imprimirse. Estos se pueden utilizar con muchos otros dispositivos de salida, tales como los graficadotes, unidades de microfilm y microficha o sistemas topogrficos comerciales.

MTODOS DE ORGANIZACIN DE ARCHIVOS

La Organizacin de un Archivo es la coleccin de registros lgicos en el archivo y la percepcin que tiene el usuario (programador) de aplicaciones acerca de la disposicin lgica de los registros almacenados en el archivo; una organizacin de archivo soporta algn(os) mtodo de acceso mediante el cual estos registros pueden ser accedidos.

MTODOS DE ORGANIZACIN DE ARCHIVOS

Existen tres formas de almacenamiento y Recuperacin de registros en un archivo: Secuencial y el directo ---- Estn disponibles en todas las computadores Indexado---especiales. Esta disponible solo con software

ORGANIZACIN SECUENCIAL
Archivo Secuencial es la forma ms simple de almacenar y recuperar registros de un archivo. En un archivo secuencial, se almacenan los registros uno tras otro. El primer registro almacenado se coloca al principio del archivo. El segundo se almacena inmediatamente despus (no existe posicin sin uso), el tercero despus del segundo este orden nunca cambia en la organizacin secuencial. Para eso los registros estn organizados en forma de una lista y recuperarlos y procesarlos uno por uno de principio a fin. Al finalizar un archivo secuencial se denota con una marca de fin de archivo. (End end-of-file).

ORGANIZACIN ACCESO DIRECTO

Los archivos de acceso directo son archivos con llave. Asocian un registro con un valor llave especifico y un lugar particular de almacenamiento. Todos los registros se almacenan bajo la llaves en las direcciones en vez de por posiciones; si el programa conoce la llave del registro, puede determinar la direccin de localizacin y lo recupera independientemente de los dems registros del archivo. La caracterstica atractiva de la organizacin directa, es que los registros se recuperan mucho mas rpido que cuando la bsqueda se hace desde el inicio del archivo.

ORGANIZACIN INDEXADA
Otra forma de acesar los registros es por medio del ndice. Esto permite que la bsqueda de un registro sea mas fcil si se usa el ndice, ya que toma menos tiempo buscar un ndice que un archivo completo de datos. Un indicie es un archivo aparte del archivo maestro. (ndice separado)Cada registro en el ndice contiene nicamente dos datos: una llave de registro y una de almacenamiento. Para encontrar un registro por el mtodo de la organizacin indexada, se busca primero el ndice para hallar la llave del registro deseado. El ndice ayuda hacer mas rpida la bsqueda en comparacin con un archivo secuencial, pero es mas lento que el direccionamiento directo.

IDEAS PARA RECORDAR SOBRE METODOS Y ORGANIZACIN DE ARCHIVO

El mtodo mas simple, la organizacin secuencial, es la nica forma en que los registros se pueden guardar en una cinta magntica. Con los dispositivos de acceso directo, tales como el disco magntico, los registros se pueden almacenar secuencialmente o bajo acceso directo u organizaciones indexadas. Los mtodos de acceso directo e indexados usan las direcciones de almacenamiento para identificar la localizacin especifica de los registros o bloques de datos

CINTA MAGNTICA
La cinta magntica es un tipo de medio o soporte de almacenamiento de datos que se graba en pistas sobre una banda plstica con un material magnetizado, generalmente xido de hierro o algn cromato. El tipo de informacin que se puede almacenar en las cintas magnticas es variado, como vdeo, audio y datos.

CINTA MAGNTICA
Hay diferentes tipos de cintas, tanto en sus medidas fsicas, como en su constitucin qumica, as como diferentes formatos de grabacin, especializados en el tipo de informacin que se quiere grabar. Los dispositivos informticos de almacenamiento masivo de datos de cinta magntica son utilizados principalmente para respaldo de archivos y para el proceso de informacin de tipo secuencial.

MTODOS DE GRABACIN CINTA MAGNTICA

Grabacin Lineal: Con la grabacin de seales anlogas y digitales que se registran en la cinta magntica como audio o datos codificados, se puede observar en las primeras cintas la traza de la seal en forma de lnea horizontal, de acuerdo a las necesidades de ingenieros en audio video o datos, hubo variantes como la grabacin en pistas que comprenden mltiples trazas horizontales grabadas con diferentes cabezas que podan ser reproducidas al mismo tiempo o el Lineal serpentine que al momento de llegar al final de la cinta la cabeza grabada en direccin opuesta trazando una segunda lnea paralela lo que dio inicio a la necesidad a mayor capacidad de almacenamiento.

MTODOS DE GRABACIN CINTA MAGNTICA

Grabacin Transversal: Para aprovechar la superficie grabable de la cinta magntica se dise un tambor giratorio con cuatro cabezas de grabacin para almacenar video el cual requiere mayor cantidad informacin almacenada a lo ancho de la cinta, mientras las cinta estaba en constante movimiento cada pista est ligeramente inclinada, muy pocos equipos utilizaron este mtodo de grabacin como las grabadoras Mark I y Mark II de Ampex nombraron esta tecnologa de grabacin como Qudruplex.

MTODOS DE GRABACIN CINTA MAGNTICA

Grabacin Helical: Para perfeccionar el modo de grabacin transversal se redujeron de cuatro cabezas a dos que rotan en diferentes ngulos hacia la direccin en la que la cinta se transporta, para lograr una secuencia de grabacin continua y mayor superficie de cinta aprovechada, se pueden apreciar las trazas de la cinta grabadas diagonalmente a lo largo de esta.

DISCO MAGNTICO
Un disco magntico es una pieza metlica a la que se ha aplicado por ambos lados una pelcula magntica que permite almacenar informacin. Para poder grabar y leer la informacin, se necesitan unas cabezas, que se mueven por las distintas partes del disco mediante brazos. Estas cabezas pueden leer y grabar, dependiendo de las rdenes recibidas por la CPU.

TIPOS DE DISCOS MAGNTICOS

Dentro de los discos magnticos existen varios tipos:
Discos flexibles. Discos intercambiables. Discos duros o fijos.

DISCOS FLEXIBLES
Un disco flexible (en ingls floppy disk o diskette) es un medio de almacenamiento o soporte de almacenamiento de datos formado por una pieza circular de material magntico, fina y flexible (de ah su denominacin) encerrada en una cubierta de plstico, cuadrada o rectangular, que se puede utilizar en una computadora o laptop.

DISCOS INTERCAMBIABLES
Es una pequea oblea de plstico flexible, con sensibilidad magntica encerrada en un paquete de plstico que puede ser rgido o flexible. Es econmico, prctico y confiable, pero no tiene la capacidad de almacenamiento ni la velocidad necesaria para trabajos de gran magnitud. Estos discos se pueden almacenar fuera de lnea y cargarlos segn sea necesario.

DISCOS DUROS O FIJOS

Los discos duros o fijos son un dispositivo de almacenamiento de la informacin de gran velocidad y capacidad de tipo magntico por lo que pueden grabarse y borrarse los datos tantas veces como queramos. Aunque podemos encontrar discos fijos y extrables (o removibles), realmente estamos hablando de los mismo, ya que los extrables son discos fijos introducidos en un soporte que permite cambiar los de ordenador sin tener que abrirla caja del mismo.

CONCLUSIN
Tener el conocimiento sobre cada uno de los conceptos y elementos que componen el diseo de archivos dentro de un sistema de informacin, es necesario para nosotros los futuros profesionales en Ciencia de la Informacin ya que tendremos la responsabilidad de salvaguardar y difundir la informacin en los diferentes medios de almacenamiento, por consiguiente debemos saber cual es el tipo de archivo que se maneja en cada uno de los dispositivos del sistema.

BIBLIOGRAFA
Diseo de sistemas de archivo. [en lnea]. Alegsa. Santaf, Argentina .[consultado Noviembre de 2012]. Disponible en internet: http://www.alegsa.com.ar/Dic/sistema%20de%20archivos.php Diseo de sistemas. [en lnea]. Tripod. Copyright 2012. [consultado noviembre de 2012]. Disponible en internet: http://unesenn.tripod.com/new_page_2.htm#Tipos_de_archivo

Senn, James. Anlisis y diseo de sistemas de informacin. 2ed. Mc Graw Hill, Mxico, 1992.
Cinta magntica. [en linea]. Wikipedia. [consultado noviembre de 2012]. Disponible en internet: http://es.wikipedia.org/wiki/Cinta_magn%C3%A9tica Lander Iker, Roberto. Los discos magneticos. [en lnea]. Blog. [consultado noviembre de 2012]. Disponible en internet: http://infoevolucion.blogspot.com/2009/01/los-discos-magneticos.html

BIBLIOGRAFA
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