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GESTIN DEL CAMBIO ORGANIZACIONAL A PARTIR DE LA IMPLEMENTACIN DE LA FACTURA ELECTRNICA OBLIGATORIA

ESTUDIO APLICADO PROGRAMA DE ALTA DIRECCIN PBLICA SII

Introduccin
El Servicio de Impuestos Internos ha definido su misin el fiscalizar y proveer servicios, orientados a la correcta aplicacin de los impuestos internos; de manera eficiente, equitativa y transparente, a fin de disminuir la evasin y proveer a los contribuyentes servicios de excelencia, para maximizar y facilitar el cumplimiento tributario voluntario. Con ese objetivo, la institucin se ha planteado tres desafos estratgicos fundamentales:
Disminuir la evasin Mejorar la calidad de servicio Incrementar la excelencia institucional

Implementacin de factura electrnica (FE) obligatoria


A partir de la implementacin de la obligatoriedad del uso de factura electrnica se eliminar o se reducir significativamente el trmite de autorizacin de documentos tributarios en papel en las oficinas del Servicio de Impuestos Internos, acelerando el proceso contemplado en el plan estratgico, ante lo cual, la institucin deber adaptarse en el mediano plazo al nuevo escenario con factura electrnica obligatoria.

Oportunidad de la implementacin de FE obligatoria


Aquellos funcionarios auxiliares, tcnicos y fiscalizadores que han sido destinados a atender los trmites asociados a la autorizacin de documentos tributarios en las oficinas, podrn asumir otras funciones, en un horizonte aproximado de dos aos, atendido a la disminucin en la demanda de este servicio por parte de los contribuyentes. Lo anterior, se plantea como una realidad, en atencin a que la dotacin de funcionarios del Servicio se encuentra establecida por ley, y sta dotacin no ser disminuida a propsito del proyecto de ley de factura electrnica.

Objetivos del proyecto


Objetivo General: Definicin e implementacin de las funciones que desempearn las personas pertenecientes a los Departamentos de Plataforma y Asistencia, que actualmente se encuentran abocadas a labores de atencin al contribuyente relativas a la autorizacin de documentos tributarios, a partir de la implementacin de la factura electrnica, proponiendo que sean orientados a la ejecucin de funciones crticas dentro de la institucin.

Objetivos del proyecto


Objetivos especficos:
Determinacin de las necesidades susceptibles de ser abordadas con los recursos humanos disponibles en los Departamentos de Plataforma y Asistencia. Diseo de un proyecto de reconversin gradual de funcionarios dedicados a reas de timbraje. Deteccin de las necesidades de capacitacin originadas en los cambios de funciones. Diseo de los canales adecuados para la entrega de informacin a los funcionarios, del cambio organizacional que involucra este proceso de reconversin reas especficas del Departamento de Plataforma y Asistencia, con miras a disminuir instancias de aversin o rechazo originadas en el desconocimiento. Diseo de instancias de medicin y metas de gestin del proceso de cambio que permita asegurar los resultados.

Metodologa
Diagnstico Organizacional Cuantitativo Diagnstico Organizacional Cualitativo Diseo de un Plan de Gestin del Cambio Organizacional
Identificar etapas que deben cumplirse en el proceso Establecer tiempos esperados en que cada una de ellas debiera desarrollarse. Definicin de instrumentos a utilizar en cada etapa (entrevistas, encuestas, etc.)

Informacin existente
En las fuentes formales de informacin disponibles en la institucin (Intranet), informacin no se encuentra sistematizada ni consolidada informacin referida a:
Cantidad de funcionarios en los Departamentos de Plataforma y Asistencia que se encuentran destinados a labores de timbraje de documentos. Escalafn al cual pertenecen los referidos funcionarios. Cursos de capacitacin y especializacin que hayan cursado los funcionarios que actualmente realizan las labores de timbraje de documentos.

Informacin existente
Por lo anterior, actualmente sera necesario levantar manualmente por cada Direccin Regional, lo cual supone una dificultad en la elaboracin del presente proyecto. Igualmente, se consult por la existencia de algn levantamiento de informacin que se hubiese efectuado con motivo del proyecto de implementacin de la futura Direccin Regional Metropolitana Santiago Norte, encontrndonos con que lo nico claro en el tema es que hay una estimacin de que una eventual redistribucin de funciones, el tiempo de las auditoras de IVA debiera verse disminuido y, por lo tanto, ese tiempo puede ser destinado a otros tipos de auditoras (selectivas, emergentes, etc). En este orden de ideas, actualmente se lleva registro, a travs del sistema de obtencin de nmeros de atencin, de los tiempos de espera y tiempos de atencin de contribuyentes en las reas de fiscalizacin masiva (renta, timbraje), pero no existe una desagregacin de trmites asociados a las mismas.

Informacin existente
Por su parte, respecto a la redistribucin de dotacin, se espera que despus de dos aos de entrada en vigencia de la obligatoriedad de emisin de factura electrnica, se haga un anlisis respecto a la dotacin de las reas de Plataforma de Atencin. As las cosas, no existe en la actualidad suficiente informacin cuantitativa que posibilite un diagnstico cuantitativo de la organizacin en orden a establecer el nmero de funcionarios cuyas labores se vern liberadas por la implementacin de la factura electrnica obligatoria, y las funciones que podran ser absorbidas por aqullos, liberando otros procesos de fiscalizacin. Como consecuencia evidente de lo anterior, resultar necesario que la implementacin del proyecto contemple, en una primera etapa, el diseo de la informacin que debe recoger este diagnstico cuantitativo.

Desarrollo de la propuesta
Diagnstico Organizacional Diseo de un Informe consolidado que recoja los siguientes datos de la organizacin:
cantidad de funcionarios en los Departamentos de Plataforma y Asistencia que se encuentran destinados a labores de timbraje de documentos escalafn al cual pertenecen dichos funcionarios cursos de capacitacin efectuados por los funcionarios que actualmente realizan dichas labores cantidad de funcionarios en los Departamentos de Fiscalizacin, que se encuentran destinados a tareas de fiscalizacin masiva en oficina (planes IVA Renta) cantidad de funcionarios en los Departamentos de Fiscalizacin, que se encuentran destinados a la realizacin de auditora selectivas cantidad de funcionarios en los Departamentos de Fiscalizacin, que se encuentran destinados a la realizacin de auditora emergentes tiempo promedio de atencin en el trmite de timbraje de documentos, y razn respecto del nmero de funcionarios destinados a dicha labor tiempo promedio de atencin en el trmite de fiscalizacin masiva, y razn respecto del nmero de funcionarios destinados a dicha labor tiempo promedio de realizacin de auditoras, y razn respecto del nmero de funcionarios destinados a dicha labor

Con la informacin recogida, podr efectuarse una interpretacin y diagnstico de la situacin actual del Servicio y una identificacin de los problemas y carencias actuales, prioridades a satisfacer y objetivos a alcanzar.

Desarrollo de la propuesta
Diseo de Gestin del Cambio
Etapas:
Acciones de Diseo Acciones de Preparacin Acciones de Implementacin Acciones de Difusin Acciones de Evaluacin

Resultados esperados
Que los Departamentos de Fiscalizacin, utilizando la nueva informacin que proporcionar el uso masivo de la factura electrnica, se enfoquen de manera ms efectiva y eficiente a las acciones de fiscalizacin masiva - selectiva y labores de inteligencia fiscal, en vas de hacer efectivo el objetivo que persigue el proyecto de factura electrnica obligatoria: aumentar la recaudacin y disminuir la evasin.

Resultados esperados
Que los Departamentos de Plataforma de Atencin y Asistencia, puedan efectuar, en forma gradual y programada, una reestructuracin de sus funciones, que implique, por un lado, mantener la Asistencia y Atencin al contribuyente, en vas de seguir educando tributariamente e incentivando la utilizacin de los medios tecnolgicos disponibles, y por otro lado, incorporar las acciones de Control o Fiscalizacin Preventiva que actualmente se realizan en los Departamentos de Fiscalizacin. Incorporar esta nueva funcin al Departamento de Plataforma obedece, entre otras, a dos consideraciones:
1) su conformacin actual respecto a dotacin est dada principalmente por funcionarios del escalafn Administrativo y Tcnico Fiscalizador 2) dichos funcionarios ya cuentan con experiencia en lo referente a verificaciones en terreno y educacin y atencin al contribuyente, lo que facilita el aprendizaje de nuevas tareas y genera adems un valor agregado a los controles preventivos en lo referente a la comunicacin con los contribuyentes.

Resultados esperados
Disear con anticipacin el programa de capacitacin que recibirn los funcionarios que se desempean en plataforma. En definitiva, con esta propuesta se espera que el Servicio siga cumpliendo de la mejor forma con la misin 2011-2014:
Fiscalizar y proveer servicios, orientados a la correcta aplicacin de los impuestos internos; de manera eficiente, equitativa y transparente, a fin de disminuir la evasin y proveer a los contribuyentes servicios de excelencia, para maximizar y facilitar el cumplimiento tributario voluntario. Realizado por funcionarios competentes y comprometidos con los resultados de la Institucin.

Reflexiones finales
El presente proyecto agrega valor al Plan Estratgico SII 2011-2014, por cuanto permite anticipar el escenario que enfrentar el Servicio cuando se encuentre en plena aplicacin la exigibilidad de la factura electrnica, planteando a qu foco u objetivo estratgico sern destinados los recursos que sern liberados al eliminar o disminuir significativamente el trmite de timbraje en oficinas, permitiendo implementar un cambio gradual, lo cual generar una menor resistencia al cambio por parte de los funcionarios.

GESTIN DEL CAMBIO ORGANIZACIONAL A PARTIR DE LA IMPLEMENTACIN DE LA FACTURA ELECTRNICA OBLIGATORIA

GRUPO N 3: Marcia Muoz Mansilla Marlene Yez Gonzlez Carlos Morales Ramrez Alejandro Saldvar Alarcn Christian Raggio Marn