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reas de Conocimiento del PMBOK

CURSO: TALLER DE PREPARACIN PARA EL PMI

Gestin de las Adquisiciones del Proyecto

Gestin de las Adquisiciones del Proyecto


Proceso Gestin de las Adquisiciones
Planificar las Adquisiciones Efectuar las Adquisiciones Administrar las Adquisiciones Cerrar las Adquisiciones

Proceso
Proceso de Planificacin Procesos de Ejecucin Proceso de Monitoreo y Control Proceso de Cierre

Este captulo es discutido desde la perspectiva del COMPRADOR en una relacin comprador-vendedor.
El vendedor (depende del rea de aplicacin) puede ser llamado PROVEEDOR, ABASTECEDOR, o SUBCONTRATISTA. Contratacin Centralizada: Dpto de adquisiciones y un gerente de adquisiciones, maneja adquisiciones en muchos proyecto. Contratacin Descentralizado: Asigna un gerente de adquisiciones a un proyecto de tiempo completo el cual reporta al director de proyectos.

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12.1 Planificar las Adquisiciones Documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificar la forma de hacerlo e identificar posibles vendedores. Identifica que necesidades pueden satisfacerse de la mejor manera mediante la adquisicin de bienes y servicios.

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Anlisis de Hacer o Comprar: Se toma la decisin sobre realizar el trabajo o subcontratar una parte o todo el trabajo. El ahorro de costos de la compra puede ser superado por los costos de gestionar las adquisiciones. Razones para comprar: disminuirlos riesgos hacia restricciones del proyecto. Plan de Gestin de las Adquisiciones: El plan se crea una vez tomada la decisin sobre lo que se va a adquirir de fuentes externas, se describe como se planificar, ejecutar y controlar el proceso de las adquisiciones. Enunciado del Trabajo de las Adquisiciones: Determina el alcance que se realizar en cada adquisicin. Debe ser claro, completo y conciso y debe describir todo el trabajo que el proveedor tiene que completar. Tipos de Enunciado del trabajo de las adquisiciones: - Rendimiento: trasmite lo que debera ser capaz de lograr el producto final. - Funcional: trasmite el propsito final o resultado, en lugar de procedimientos - Diseo: trasmite precisamente que trabajo debe realizarse.

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Tipos de Contrato: Precio Fijo (FP): Se usa para adquirir bienes o servicios con especificaciones o requisitos bien definidos, el riesgo lo asume el proveedor si los costos son mayores a la cantidad acordada. Precio Fijo ms Honorarios con Incentivos (FPIF): las ganancias se pueden ajustar en base al cumplimiento de criterios de rendimiento del proveedor. Precio Fijo mas Honorarios por Cumplimiento de Objetivos (FPAF): El comprador paga un precio fijo (incluye honorarios) mas una cantidad por cumplimiento de objetivos (bono). Precio Fijo por Ajuste Econmico de Precio (FPEPA): Cuando los costos futuros de suministros y equipo que se le pida al proveedor no pueden ser previsibles. Orden de Compra: Tipo de contrato de precio fijo mas simple, se usa para adquisiciones de artculos simple. Tiempo y Materiales (T&M) o Precio Unitario: El comprador paga por cada hora o por cada artculo. Frecuentemente se utiliza para los servicios en los cuales el nivel de esfuerzo no puede definirse en el momento en que el contrato es adjudicado.

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Tipos de Contrato: Costos Reembolsable(CR): Se usa cuando el alcance exacto del trabajo es incierto y los costos no se pueden estimar con la suficiente precisin para utilizar de manera efectiva un contrato de precio fijo. Contrato de Costos Costo mas Honorarios (CPF) o Costos mas porcentaje de costos (CPPC) Costo mas Honorarios Fijos (CPFF) Costo mas Honorarios con Incentivos (CPIF) Costo mas Honorario por Cumplimiento de Objetivos (CPAF) Documentos de las Adquisiciones: Solicitud de Propuesta (RFP) Invitacin a Licitacin (IFB, RFB) Solicitud de Presupuesto (RFQ) Criterios para la Seleccin de Fuentes: Trminos Adicionales Acuerdo de Confidencialidad, Acuerdo de Equipo, Contrato Estndar, Disposiciones Especiales, Trminos y Condiciones, Cartas de Intencin, Vinculo Legal.

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12.2 Efectuar las Adquisiciones Obtener respuesta de los vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato, se recibirn ofertas y propuestas, se aplicaran criterios de seleccin definidos para seleccionar los vendedores

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Publicidad: Para atraerlos mediante anuncios en los peridicos, revistas, internet y otros medios. Lista Proveedores Calificados: Puede llevar meses, es encontrar, investigar y revisar con anticipacin las referencias de los posibles proveedores, esto acelerara las compras y asegurara la calificacin antes de la adjudicacin. Conferencias de Licitaciones: Una vez identificado los posibles proveedores y han recibido los documentos de adquisiciones, el comprador controla quien puede hablar con los proveedores y que se les puede decir. Propuesta del Proveedor: Respuesta del proveedor a los documentos de adquisiciones. Una propuesta es la rpta a una solicitud de propuesta (RFP); una cotizacin de precio es rpta a una solicitud de presupuesto (RFQ); una licitacin es rpta a una invitacin a licitacin (IFB). La propuesta es una oferta oficial del proveedor Revisin de Propuesta: Un comit de evaluacin utiliza los criterios de seleccin de la fuente identificados en el proceso de Planificar las Adquisiciones para evaluar la capacidad y voluntad de los posibles proveedores de proporcionar los productos y servicios solicitados. Sistema de Ponderacin: Permite al comit evaluar seleccionar un proveedor por medio de la valoracin de los criterios de seleccin de acuerdo con los criterios de evaluacin.

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Estimaciones Independientes: El comprados compara los costos propuestos del proveedor con una estimacin creada dentro de la empresa. Sistema de Seleccin: Elimina proveedores que no alcanzan los requisitos mnimos. Historial de rendimiento pasado: el comprador puede considerar su historial pasado. Presentaciones: Se pedir a algunos proveedores realicen presentaciones de sus propuestas para poder seleccionar al proveedor adecuado. Objetivos de la Negociaciones: Obtener un precio justo y razonable y desarrollar una buena relacin con el proveedor. Tcticas de Negociacin: Ataques, Insultos personales, Buen chico/mal chico, Plazo, Mentir, Autoridad limitada, Hombre ausente, Justo y razonable, Retraso, Demandas extremas, Retiro, Fait Accompli. Propsito de un Contrato? Definir roles y responsabilidades Hacer las cosas vinculantes desde el punto de vista legal Mitigar o asignar Riesgos Qu necesitas para tener un contrato legal? Una oferta, Aceptacin, Consideracin, Capacidad legal, Propsito legal.

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12.3 Administrar las Adquisiciones- gestionar las relaciones de adquisiciones, supervisar el desempeo del contrato y efectuar cambios y correcciones si es necesario, tanto comprador como vendedor.

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Revisin del rendimiento de las adquisiciones: Analizar la informacin disponible para verificar que el proveedor se esta desempeando como se debe. Administracin de las Reclamaciones: Actividad que ocurre con frecuencia, una reclamacin es una afirmacin de que el comprador hizo algo que ha daado al proveedor y esta pidiendo una compensacin. Sistema de Gestin de Registros: Un contrato es un documento legal y formal, por lo tanto se debe guardar registros minuciosos que se relacionen con el contrato. Interpretacin del Contrato: Con frecuencia los directores de proyectos necesitan interpretar el contrato para responder preguntas como Qu dice en realidad el contrato? Terminacin: El contrato puede ser terminado antes de que el trabajo se concluya, el contrato debe tener disposiciones para la terminacin

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12.4 Cerrar las Adquisiciones- Finaliza cada adquisicin, apoya al proceso Cerrar el Proyecto, Cierra contratos, finaliza reclamaciones abiertas, actualiza registros y archivar informacin para su uso en el futuro.

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Involucra tanto verificacin del producto como cierre del proyecto. Los trminos y condiciones podran prescribir procedimientos especficos para la Conclusin del Contrato. El trmino adelantado de un contrato es un caso especial de Conclusin del Contrato. Las adquisiciones estn cerradas cuando: Un contrato se completa Un contrato se termina antes de que el trabajo est completo Aceptacin Formal y Cierre: Las adquisiciones estn cerradas cuando se completa el cierre y el proveedor recibe la conclusin formal de que los productos y/o servicios de la adquisicin son aceptados por el comprador, muchas veces se incluye una encuesta formal de satisfaccin del cliente en los registros de cierre del proveedor.