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FINANZAS I

Gestin de Efectivo

Econ. Carlos Alberto Acosta Zrate

Aunque se plantea a que a los gerentes financieros debe preocuparles sustancialmente el manejo de los recursos de inversin factible o comprometidos en activos fijos, no por ello puede desconocerse que en algunas empresas se asignan pingues fondos a la inversin que conforman el capital de trabajo bruto, a saber: cuentas por cobrar, inventarios, inversiones temporales, caja y bancos

INTRODUCCIN

Si bien los argumentos esgrimidos en favor del estudio cuidadoso al que deben someterse las inversiones en bienes de capital son slidos y justificables, es negligente desconocer que los fondos destinados a suplir las necesidades de capital de trabajo tambin requieren evaluaciones concienzudas que coadyuven la optimizacin de los recursos invertidos El empleo ptimo de los fondos canalizados al apoyo de la produccin, a menudo puede comprobarse si se constata que la firma mantiene los recursos lquidos estrictamente necesarios para cubrir los compromisos asumidos frente a empleados, obreros, proveedores, entidades financieras, accionistas, socios y gobierno (impuestos). Tambin puede afirmarse, que una empresa utiliza con eficiencia sus recursos sino incurre en la posesin de inventarios

INTRODUCCIN

Si bien los argumentos esgrimidos en favor del estudio cuidadoso al que deben someterse las inversiones en bienes de capital son slidos y justificables, es negligente desconocer que los fondos destinados a suplir las necesidades de capital de trabajo tambin requieren evaluaciones concienzudas que coadyuven la optimizacin de los recursos invertidos. El empleo ptimo de los fondos canalizados al apoyo de la produccin, a menudo puede comprobarse si se constata que la firma mantiene los recursos lquidos estrictamente necesarios para cubrir los compromisos asumidos frente a empleados, obreros, proveedores, entidades financieras, accionistas, socios y gobierno (impuestos). Tambin puede afirmarse, que una empresa utiliza con eficiencia sus recursos sino incurre en la posesin de inventarios excesivos, si cuenta con las existencias que demandan los programas de produccin y los planes de ventas

INTRODUCCIN

Adems, la optimizacin depende de la acertada administracin del crdito, en el sentido de concederlo a quien tenga trayectoria empresarial y de fijar plazos para el pago que consulten en tratamiento dado por los proveedores y la competencia. La inversin temporal en ttulos valores, como instancia sugerida cuando se tienen excedentes de liquidez, demanda un profundo conocimiento del sistema financiero en aras de seleccionar la alternativa de colocacin ms favorable, una vez estudiados factores como la tasa efectiva de rentabilidad y las cargas impositivas que afectan los intereses reconocidos al ahorrador.
Para mantener los recursos estrictamente exigidos por las labores fabriles y comerciales, es imperioso incorporar modelos matemticos que contribuyan a escoger la mejor alternativa, con fundamento en el criterio de minimizar costos y maximizar el rendimiento a partir de las polticas trazadas, para propiciar una rpida rotacin o movilizacin de los fondos invertidos. Con las finanzas se propende a la figuracin en los estados tradicionales de cuentas por cobrar con expectativas reales de recuperacin, se facilita la tenencia de inventarios con bajos costos de mantenimiento o se favorece la disponibilidad de productos terminados sobre los cuales existe la certidumbre de ubicacin en los canales de distribucin previstos

INTRODUCCIN

La equivocada administracin del capital de trabajo, es causa frecuente de quiebras, explicadas en algunos casos por firmas que al nacer olvidan la presupuestacin de fondos con los cuales respaldar o financiar la adquisicin de materias primas, el otorgamiento de crditos, la desincronizacin de los flujos de efectivos y la cancelacin de diversos compromisos durante los perodos de preapertura y arranque, cuando es normal que las entradas de efectivos sean inferiores frente al desembolso de fondos requeridos para cubrir el pago de la nmina, de intereses y de obligaciones comerciales

INTRODUCCIN

No contar con fondos suficientes al iniciar operaciones puede suscitar crisis financieras relacionadas con problemas de iliquidez, que pueden ocasionar el cese intempestivo de actividades empresariales, por encima de factores como la viabilidad de captar mercados, la productividad comprobada de los procesos empleados en la maquila, el ensamble o la transformacin, la eficiencia administrativa, la seguridad de los suministros y el prestigio mercantil conquistado mediante precios y calidades competitivos. A continuacin se presenta el anlisis de las polticas aplicables a la administracin de cada uno de los conceptos de inversin que componen el capital de trabajo

INTRODUCCIN

Poltica Financiera de Recursos lquidos


La administracin adecuada de los recursos lquidos desempea un papel trascendental para garantizar la supervivencia empresarial, al reconocerse que el control ejercido en tal campo permite no slo el cumplimiento oportuno de los compromisos asumidos con los diversos sectores que cubren la demanda de bienes y servicios, sino precisar en qu momento del ciclo de operaciones se requiere acudir a recursos de crdito, cuando el pronstico del saldo mnimo arroja un valor inferior al mnimo establecido.

El manejo de los asuntos de tesorera tambin indicar cundo es recomendable depositar los excedentes en el mercado financiero, para obtener rendimientos durante el tiempo en que ocurra la situacin de saldos reales superiores al mnimo

EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO

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La sincronizacin de los flujos de efectivo dada por corrientes de entrada que, sumadas a las disponibilidades, permiten absorber las obligaciones al contado o contradas mediante el otorgamiento del crdito, es crucial para asegurar el funcionamiento administrativo, apoyar el ejercicio del abastecimiento, respaldar la labor productiva y financiar las tareas de marketing. Cuando se recurre al trmino efectivo, por lo general se hace referencia a la liquidez de las organizaciones econmicas, como elemento vital para atender los compromisos a corto plazo. Tal trascendencia, no puede menospreciarse, ya que factores como la buena imagen y la actividad productiva de las firmas dependen de la acertada administracin de los fondos lquidos.

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En este campo, son mltiples los casos de empresas que, no obstante gozar de buena reputacin en el mercado por la buena calidad de los productos y la eficiencia en el servicio prestado a los clientes, llegan a enfrentar la quiebra porque en su afn de vender incrementan inventarios y cartera, presentndose insuficiencia de recursos lquidos para cancelar a tiempo obligaciones comerciales y financieras. Asimismo, por el inters de aprovechar economas de escala al realizar compras en grandes volmenes, puede comprometerse la posicin de liquidez si las expectativas de ventas no se cumplen.

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Tambin es normal que, ante la coyuntura de inversiones especulativas con el dinero, las empresas canalicen parte importante de sus recursos lquidos hacia inversiones de este tipo, lo cual, al no realizarse los pronsticos de ventas o recuperacin de cartera, puede provocar momentos crticos por la disponibilidad terica de fondos imposibles de utilizar, ya que las entidades poseedoras de ellos se ajustan a las normas que regulan tales inversiones y, por consiguiente, no devuelven los fondos hasta la fecha de realizacin de los ttulos valores o proceden a negociarlos en el mercado burstil, mediante la modalidad de descuento en cuyo caso aceptan el reconocimiento de un menor valor por el ttulo endosado. Los preceptos bsicos que fundamentan una correcta administracin de recursos lquidos se consolidaran en el grfico siguiente:

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POLITICA FINANCIERA DE RECURSOS LIQUIDOS

Factores Consultados Portafolio de Servicios Politica de Inversin Politica de Financiamiento Fenomenos economicos Comportamiento siniestro Politicas Gubernamentales Tamao previsto de operaciones

Demanda de Fondos Transaccion Especulacin Cautela

Politicas Codyuvantes Vigilancia Riesgos sistemicos Monitoreo inversion temporal Recuperacion oportuna de primas Objetividad decisiones de inversin Financiacion apropiada de inversin Adecuado destino de fondos ociosos

Politica de Inversin Oportunidad Confianza Abandono

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Poltica Financiera de Recursos lquidos Pronsticos de ventas Al proyectarse las ventas, y con el conocimiento previo de las polticas de cobro (perodo de concesin del crdito), la empresa planea los momentos en que se realizarn las ventas y ocurrir su conversin en efectivo. Esta informacin es bsica para estimar la disponibilidad de fondos lquidos durante el perodo

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Poltica Financiera de Recursos lquidos Programacin de Compas Segn los planes de produccin, y con base en las solicitudes presentadas por los departamentos administrativos, que proporcionan apoyo logstico a la produccin en materia de suministros (papelera, tiles de escritorio, combustibles, etc.), se elaboran los presupuestos de compras y servicios, analizando los elementos de la periodicidad de las adquisiciones y el momento real en que se harn los desembolsos

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Poltica Financiera de Recursos lquidos Compromisos financieros Es realmente sui gneris el caso de empresas que no recurren al sector financiero para respaldar sus actividades. La informacin sobre las fechas en que debern cancelarse intereses y amortizar capital es determinante para presupuestar las necesidades de efectivo y conservar el estatus ante el sector financiero. Para prever las erogaciones particulares a las obligaciones crediticias, basta con revisar el plan de pagos y precisar el momento en que deben cancelarse intereses y amortizarse capitales

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Compromisos financieros
El pago de impuesto se subordina a las disposiciones de las agencias gubernamentales encargadas de las captaciones tributarias. De igual modo, la retribucin de los accionistas de su inversin mediante la distribucin de utilidades o reconocimiento de dividendos, se basa en el valor acordado por accin y en la programacin de los pagos Existen desembolsos adicionales relacionados con los compromisos contrados con los proveedores de insumos, repuestos, materiales y dems bienes de consumo. En cuanto a tales obligaciones, es necesario programar los pagos por concepto de la remuneracin del trabajo y la publicidad, los cuales son incorporados a los flujos de desembolsos, segn los parmetros de la cuanta y el momento de pago

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Poltica Financiera de Recursos lquidos Ingresos Respecto a otros ingresos, deben incluirse aquellos que no corresponden a la operacin interna y que otros sectores reconocen a las empresas, devolviendo capitales colocados en inversiones temporales por la va de los intereses, retribuyendo la posesin de acciones por el conducto de los dividendos o cancelando rentas de alquiler

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Poltica Financiera de Recursos lquidos Presupuesto


Despus de presupuestar los ingresos y egresos, debe contarse con la informacin suficiente para precisar en qu momentos del ao se presentarn faltantes o sobrantes de efectivo. En el caso de faltantes, la empresa deber prever los mecanismos para acudir al mensaje financiero, con el objetivo de lograr el financiamiento a corto plazo para aliviar las crisis temporales de liquidez. En el caso opuesto (excesiva liquidez), compete a la gerencia analizar las mejores oportunidades de inversin a corto plazo para orientar los recursos sobrantes que no necesite la operacin

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Como es casi imposible que una firma tenga un volumen de negocios estable o igual durante el perodo de actividades, sin duda ello ocasionar niveles diferentes de efectivo diferentes, resultantes de la periodicidad en la compras por parte de la clientela, la disponibilidad de materias primas, la estacionalidad de las cosechas o el hecho de realizar el mayor volumen de negocio en pocas especificas del ao. La disponibilidad de insumos agrcolas se asocia a las estaciones y a los programas de rotacin de cultivo. La estacionalidad en la labor de comercializadora tambin es impuesta por las ventas de temporada en muchas clases de negocios (hotelera, juguetera, fbricas destinadas a la elaboracin de productos pirotcnicos) y por el incremento en la capacidad de compra de los consumidores (primas de mitad de ao, mesadas de navidad o reconocimientos de la participacin sobre las utilidades de la empresas).

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Las empresas, conscientes de la estacionalidad en el suministro de insumos y en las ventas, deben planear mayores recursos lquidos a los estrictamente necesarios, para aprovechar las economas de escala en el abastecimiento y contar con fondos suficientes que permitan la adquisicin de mayores insumos, con el fin de atender las ampliaciones de la produccin. La administracin financiera, debe garantizar una adecuada sincronizacin de los flujos de efectivo, interpretativa de las temporadas de compras y ventas, de manera que la empresa disponga de suficientes reservas de efectivo para cubrir las transacciones corrientes y aprovechar al mximo las ventajas financieras que conceden las compras en gran escala, sin descuidar el aprovechamiento externo de fondos excesivos

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La demanda de efectivo puede dividirse en tres categoras: Transaccional, especulativa y de cautela.

Transaccional
La transaccional responde a la necesidad de contar con dinero para cancelar a tiempo las deudas que surjan de la evolucin normal de los negocios (pago a proveedores, sueldos y jornales, dividendos, impuestos). Esta demanda tambin encierra la previsin de fondos lquidos con los cuales cubrir compras de materias primas que slo pueden obtenerse durante las cosechas y que pueden ser perecederas, como el negocio de las conservas alimenticias

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Poltica Financiera de Recursos lquidos Presupuesto - Especulativa


La demanda especulativa responde a la obligatoriedad de mantener dinero en efectivo para beneficiarse de probables cambios en el nivel de precios de los bienes mobiliarios. Cuando se espera que suban las tasas de inters y en consecuencia decrezcan las cotizaciones, esta causal indicara que la firma debe mantener una disponibilidad adicional de dinero hasta que desaparezca el aumento de las cargas financieras. Cuando se proyecte la cada de las tasas de inters, el dinero debe invertirse en valores; mas a delante las firmas se beneficiaran con la cada de las tasas

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Poltica Financiera de Recursos lquidos Presupuesto - Cautela


La demanda de cautela o precaucional responde a la necesidad de mantener un colchn o reserva para afrontar contingencias o situaciones fortuitas. Cuanto ms predecibles son los flujos de fondos, tanto menos necesario es el colchn de seguridad, y este puede reducirse con la posibilidad de obtener rpidamente dinero prestado, cuando se presente la emergencia de iliquidez. Asimismo, no todas las disponibilidades sostenidas con motivos de precaucin se encuentran en el estado de efectivo (improductividad), ya que parte de ellas puede invertirse en ttulos valores con realizacin inmediata

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Aparte de los motivos expuestos para mantener efectivo, la acertada administracin de recursos lquidos debera considerar los factores siguientes para establecer los niveles de efectivo ptimos: aprovechar los descuentos comerciales por pronto pago, demostrar una posicin de alta liquidez con la cual satisfacer las normas de crdito establecidas por el sector financiero, aprovechar oportunidades comerciales favorables que pueden darse de vez en cuando y sortear con xito situaciones de urgencia, como las huelgas o las campaas de especiales de venta de los competidores

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Poltica Financiera de Recursos lquidos Presupuesto


La demanda de recursos lquidos, consolidada por los motivos enunciados, representa el soporte de lo que la teora financiera ha denominado saldo mnimo, que debe garantizarse al comienzo y al trmino de cada mes, cuando se trata de empresas en marcha, o de cada ao, cuando se aborda el pronstico del efectivo en proyectos econmicos de inversin

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Poltica Financiera de Recursos lquidos Presupuesto


Aunque en trminos matemticos no es complejo determinar el saldo mnimo, para asegurarlo es conveniente considerar algunas prcticas administrativas o gestiones que ayudan a la sincronizacin de los flujos de entradas y salidas. En efecto, para que los niveles de efectivo se ajusten a la proyeccin, deben tenerse en cuenta los siguientes factores:

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Poltica Financiera de Recursos lquidos Presupuesto - Necesidad mnima de dinero operativo


Consulta los probables flujos de fondo de la empresa y la composicin de los pasivos en funcin del vencimiento. En otras palabras, este nivel mnimo se calcula con base en los pronsticos de ingresos y egresos, sin plantearse la necesidad de considerar fondos adicionales con los cuales garantizar los motivos de especulacin, precaucin y seguridad

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Poltica Financiera de Recursos lquidos Presupuesto - Eficiencia administrativa


Tiene que ver con la certeza y la confiablidad que acompaan la elaboracin de los presupuestos de la empresa. Si los planes son conscientes y realistas, ello se traducir en la obtencin de los niveles de efectivo esperados; pero si los planes, cuya expansin matemtica, son los presupuestos, reflejan resultados excesivamente pesimistas u optimistas, esto conducir a vacos en los pronsticos y, por ende, a la desincronizacin de los flujos de efectivo

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Presupuesto - Poltica bancaria de saldos mnimos
Mediante el establecimiento de esta poltica el sector bancario le indica a las empresas el nivel mnimo de efectivo que debe mantenerse en cuenta corriente. El mecanismo empleado para determinarlo es el siguiente: la empresa consigna el dinero en el banco y ste procede a restar de los fondos promedios mantenidos la parte correspondiente a la reserva legal, quedando como residuo la materia prima con la que contar para generar utilidades. Dicho residuo multiplicado por la tasa de rendimiento del Banco produce el rendimiento de la cuenta expresado en pesos. Despus del clculo se cuantifica el costo de la cuenta, para lo cual se emplean algunos estndares de costos calculados de antemano por servicios como depsitos, transferencias, cheques, etc.

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Poltica Financiera de Recursos lquidos Presupuesto - Poltica bancaria de saldos mnimos


Los costos unitarios de cada tipo de operacin multiplicados por el nmero de transacciones desarrolladas en un mes cualquiera darn como resultado el costo de la cuenta. Si el costo total es menor que el rendimiento de la cuenta, sta es rentable, y en caso contrario, da prdidas. El saldo mnimo se fija en aquel punto o nivel en que la cuenta es apenas beneficiosa, o sea cuando supera la barrera del equilibrio (rendimiento de cuenta = a costo).

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Poltica Financiera de Recursos lquidos Presupuesto - Poltica bancaria de saldos mnimos


Cuando la empresa tiene abierta una lnea de crdito permanente, el Banco exigir saldos mnimos superiores. Los niveles mnimos de efectivos exigidos por la banca se denominan saldos compensatorios . Segn Calman, el mnimo nivel medio que una firma debe mantener es la cantidad mayor entre el monto medio de depsitos necesarios para compensar a los bancos y el nivel medio de efectivo disponible requerido para satisfacer las necesidades operativas.

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Presupuesto - Aceleracin de cobranzas versus demora de pagos Este enfrentamiento de decisiones conducir a mejorar o empeorar la posicin de liquidez. El aumento de fondos disponibles es una combinacin de rpida cobranza y lento pago, sin comprometerse la obtencin de descuentos por pronto pago.

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Presupuesto - Capacidad financiera para obtener prstamos Cuanto ms slida sea la situacin financiera de una firma, en campos como respaldo de activos fijos, rentabilidad, grado de endeudamiento y crecimiento, tanto ms factibles sern las posibilidades de conseguir prstamos de emergencia, cuando las necesidades de efectivo superen los saldos operativos y precautivos mantenidos.

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Presupuesto - Gestin acelerada de cobranzas
La lentitud o prontitud dadas en el proceso de recuperar la cartera, tiene repercusiones directas sobre los saldos y la sincronizacin del efectivo. De acuerdo con los factores mencionados, que proporcionan a la gerencia financiera, suficiente elementos de juicio para determinar los niveles ptimos de efectivo, estos se califican positiva o negativamente en el contexto financiero segn diferentes tipos de costos, y se precisan mucho ms mediante la implantacin de diversos mtodos con los cuales mejorar la liquidez. Existen tres tipos de costos que deben sopesarse para establecer los niveles ptimos de efectivo: los de oportunidad, los de confianza y los de abandono.

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Presupuesto - Gestin acelerada de cobranzas
Los costos de oportunidad ocurren cuando se desaprovechan oportunidades de inversin lucrativas causadas por el hecho de sostener saldos de efectivo ociosos. Estos costos pueden ser producto de sostener en bancos saldos compensatorios excesivamente altos, sin tener en cuenta que la diferencia entre los altos saldos y el mnimo debera canalizarse hacia inversiones en valores negociables, los cuales sern liquidados con anticipacin en el momento en que surja su utilizacin para pagos. Tal decisin es limitada por el hecho de que el probable perodo de tenencia de los valores debe ser lo suficientemente prolongado para que el inters ganado compense los costos de compraventa y el costo de las molestias y demoras presentadas al comprar y vender los valores mobiliarios

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Presupuesto - Gestin acelerada de cobranzas
Cuando se presupone la inexistencia de riesgos asociados con los flujos normales de entradas y salidas de efectivo, desconocindose que algunos compradores pueden diferir el pago o que pueden acontecer intempestivos crecimientos en los precios de insumos, las empresas pueden incurrir en costos de confianza, derivados de un excesivo optimismo sobre la sincronizacin presupuestada de los fondos monetarios entrantes y salientes.

Dichos costos se manifiestan en la cesacin de compromisos de pago o en traumas productivos que impiden la labor comercial, a sabiendas que por ambos caminos las utilidades tienden a decrecer

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Presupuesto - Gestin acelerada de cobranzas
Los gerentes financieros estn en la obligacin de mantener buenas relaciones con el sector financiero en general, demostrar un adecuado manejo de sus cuentas y comprobar el cumplimiento de los compromisos inherentes a los crditos concedidos. En efecto, cuando se otorga importancia excesiva a la autonoma financiera, negando de manera deliberada la utilizacin de crditos, tal actitud determina que las entidades prestamistas impongan trabas a los emprstitos solicitados por empresarios o directivos que slo acuden a los mismos en casos extremos. La negacin de crditos da pie a costos de abandono, representados por las utilidades pronosticadas y no obtenidas en razn del deficiente financiamiento del capital de trabajo. Dichos costos pueden generarse al adoptar deliberadamente la poltica de demorar los pagos, y cuya repercusin puede sintetizarse en dos aspectos: prdida de los descuentos por pronto pago y menoscabo de la imagen empresarial ante los proveedores comerciales y los financistas extremos

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Presupuesto - Gestin acelerada de cobranzas
Desde el punto de vista financiero, la administracin eficiente del efectivo resulta al no incurrir en los costos descritos, para lo cual, aparte de estudiar y aplicar correctamente las formulas de manejo indicadas en la determinacin del nivel ptimo, es conveniente introducir los mtodos siguientes: reduccin de los plazos entre las fechas de envo y recepcin de remesas, traslado oportuno de los fondos recibidos a los bancos autorizados para pagar con el fin de no mantener saldos ociosos, y disminucin de prdidas en descuentos concedidos por pronto pago, ya que a mayores descuentos perdidos corresponden proporcionalmente disminuciones de las disponibilidades monetarias

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Presupuesto - Gestin acelerada de cobranzas
El manejo de las disponibilidades monetarias interpreta el objetivo de tenencia de recursos lquidos sin incurrir en los extremos de saturacin o insuficiencia. En el primer caso, no tiene sentido sostener una posicin de fuerte liquidez que lesiona la rotacin o movilizacin de los fondos invertidos, cuando stos podran materializarse en inversiones temporales generadoras de intereses. Cuando se pasa al polo opuesto, limitando las disponibilidades a las exigencias estrictamente operacionales, la insolvencia tcnica puede acarrear problemas de restricciones de pagos

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Presupuesto - Gestin acelerada de cobranzas
El grfico involucra los preceptos tericos en que descansa la administracin financiera del efectivo, e incorpora como parte culminante el instrumento del presupuesto de efectivo, con el cual la gerencia financiera puede prever los flujos de ingresos y egresos. La confeccin de dicho presupuesto consulta los aspectos relacionados a continuacin

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Tipos de presupuesto y parmetros de presupuestacin -Presupuesto de ventas ste es el soporte para determinar los ingresos que percibir la empresa al comercializar sus productos o servicios. Para conocer el monto de recursos lquidos que tiene la empresa para cancelar sus deudas, se recurre a la siguiente informacin: unidades a vender por lnea de producto o tipo de servicio, periodicidad de los negocios, precios o tarifas y pauta de crdito. El pronstico de ventas responder a la multiplicacin de las unidades por los precios. Los verdaderos recaudos correspondern a la poltica de crdito fijada por la empresa en cuanto a plazos y descuentos. Definido el presupuesto de ventas, compete a las diferentes reas organizacionales, planificar los requerimientos de insumos y materiales precisados por la operacin

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Tipos de presupuesto y parmetros de presupuestacin -Presupuesto de compras Este presupuesto conslida el ejercicio del abastecimiento en los campos comerciales y de apoyo logstico. El insumo a tener en cuenta para elaborar el pronstico de compras es el presupuesto de produccin, que a su vez depende de las proyecciones de ventas. Con la informacin de produccin y de los estndares tcnicos de consumo e insumos por unidad producida, se calcula el volumen de unidades de cada componente de producto final para los diferentes perodos del ao. El consumo mensual se multiplica por el costo unitario estimado para cada insumo, cuantificndose as el presupuesto de materias primas. Los desembolsos de efectivo se calculan segn las condiciones de crdito estipuladas por los proveedores. Para determinar las adquisiciones anuales de insumos debe considerarse la aplicacin de las siguientes frmulas

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Tipos de presupuesto y parmetros de presupuestacin -Presupuesto de compras Consumo anual calculado + inventario final previsto o existencias de seguridad - inventario inicial disponible

Los pagos derivados de la operacin administrativa por concepto de suministros obedecen a un plan que refleja las tendencias histricas de consumos y precios, as como el momento ms oportuno para acometer el abastecimiento. Las pautas que regulan el crdito otorgado por las firmas que atienden el suministro de elementos vitales para las funciones administrativas y de apoyo logstico (papelera, consumo de combustibles, tiles de escritorio) hacen parte del plan.

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Tipos de presupuesto y parmetros de presupuestacin -Presupuesto de Produccin
Su elaboracin se sustenta en el presupuesto de ventas. De este presupuesto depende el plan de requerimientos de insumos y recursos a emplear en el proceso productivo. Para estimar la cantidad a producir por cada lnea de comercializacin deben considerarse las siguientes variables: ventas presupuestadas por lnea, inventarios finales o de seguridad esperados por lnea e inventarios inciales. El presupuesto de produccin por lnea corresponder a los resultados arrojados con la aplicacin de la expresin. matemtica ventas pronosticadas + inventario final deseado o de seguridad - inventario inicial. Los volmenes de produccin calculados constituirn la base para la cuantificacin de los costos por concepto de materiales e insumos (presupuesto de compras), mano de obra y gastos indirectos de fabricacin

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Tipos de presupuesto y parmetros de presupuestacin -Presupuesto de Produccin
En la Presupuestacin del costo de la mano de obra, el trabajo se fundamenta en diagnosticar claramente las necesidades de recurso humano para satisfacer la produccin anual prevista. En el caso de las empresas caracterizadas por la regularidad en volmenes de produccin ( no sometidas a la presencia de ciclos en la comercializacin), la necesidad de horas-hombre o nmero de operarios no vara de un mes a otro y, por tanto, la responsabilidad de quienes tienen asignada la operacin fabril consistir en determinar el nmero de horas-hombre (para el caso de remuneracin en funcin del tiempo laborable) o de operarios (cuando se remunera el trabajo segn un salario fijo); tales datos multiplicados por el estndar de costo por hora-hombre o por operario, darn el costo en cuanto a la mano de obra

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Tipos de presupuesto y parmetros de presupuestacin -Presupuesto de Produccin
Ante situaciones de bajas fluctuaciones en la produccin, en el presupuesto de efectivo los desembolsos correspondern al costo mensual de la mano de obra. Cuando las compaas ejecutan la comercializacin con fundamentos en ciclos claramente definidos, la produccin y el costo de la mano de obra variarn de acuerdo con las temporadas de ventas, y los egresos por concepto de salarios oscilarn Respecto a los gastos indirectos de fabricacin, un grupo de ellos es de naturaleza fija, al no depender de los niveles de produccin y, por tanto, darn lugar a egresos de efectivo constantes (sueldos de supervisin, mantenimiento). Otra gama de costos, entre los que se encuentra el consumo de energticos (carbn o energa requeridos por el funcionamiento de las calderas u hornos, por ejemplo), varan segn los volmenes de produccin, por lo cual el cambio de costos se refleja en el desembolso de efectivo

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Tipos de presupuesto y parmetros de presupuestacin -Presupuesto de comercializacin Corresponde a los costos en que se incurre para llevar un producto desde el origen (fabrica) hasta el consumidor final, incluidas la publicidad, la promocin y las comisiones por ventas, entre otros. Regiones como la publicidad y la promocin pueden cuantificarse segn el parmetro metas de ventas. En el presupuesto de efectivo los egresos reales examinan las clusulas de crditos estatuidas por los medios publicitarios. En cuanto a las comisiones, stas constituyen un porcentaje sobre las ventas, por lo que los costos y las salidas de efectivo ocurren durante el periodo en que los negocios se realizan.

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Tipos de presupuesto y parmetros de Presupuestacin -Presupuesto de Gastos administrativos
Recopila los diferentes gastos causados por la gestin administrativa, o sea interpreta el apoyo logstico humano proporcionado a las funciones del abastecimiento, la produccin y el transporte hacia la empresa y desde ella. Tales gastos se computan mediante la sumatoria de las remuneraciones estimadas para los cargos administrativos y las salidas de efectivo se presentan durante el perodo en que dichos gastos se causan. El trabajo de confeccin final del presupuesto de efectivo involucra los compromisos en contra (amortizacin de emprstitos, pago de intereses y deudas comerciales) y a favor (cuentas por cobrar), que aparecen en el balance general. Adems, en dicho presupuesto se contemplan los pagos de impuestos y dividendos programados.

EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO

Elaboracin del Presupuesto de Efectivo


A continuacin se presenta el esquema general para la elaboracin del presupuesto de efectivo, considerando las fuentes de informacin de dnde extraer los datos respectivos y las mltiples posibilidades de financiamiento con las cuales alimentar los niveles de efectivo, as como las transacciones financieras que determinan pagos con los recursos lquidos. Como complemento del esquema general aplicado a la Presupuestacin de efectivo que se encuentra a continuacin, el grfico recoge el proceso seguido para establecer los niveles de fondos lquidos y permite inferir que la labor presupuestal cobija los siguientes pasos.

EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO

Elaboracin del Presupuesto de Efectivo


1. 2.
3. 4. 5.

Conocimiento del saldo existente (SI) al comienzo del periodo de planeamiento. Suma del saldo y de las entradas previstas (E) para calificar las disponibilidades (D = SI + E). Computo de las salidas de efectivo programadas (S). Establecimiento de los saldos finales (SF = D - S), deduciendo las disponibilidades previamente estimadas. Comparacin de flujo neto (FN) y los saldos mnimos (SM) requeridos, para precisar si es necesario gestionar la contratacin de crditos a corto plazo o redimir ttulos valores cuando FN es inferior a SM. En el caso contrario (FN > SM), la gerencia conocer antes en qu momento conviene colocar externamente los excedentes de liquidez y evitar la posesin de fondos no requeridos por la operacin. La inmovilizacin de recursos, afecta las metas de rentabilidad y tiene el agravante de la prdida del poder adquisitivo derivada de los procesos inflacionarios

EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO

Elaboracin del Presupuesto de Efectivo Segn el grfico siguiente el proceso seguido para determinar las necesidades de efectivo consulta inicialmente los objetivos comerciales, dado que stos condicionan las polticas de inventarios y los programas de produccin. Las metas de ventas, unidas al conocimiento de la estructura de precios por productos, de la estacionalidad imputable a los negocios y de las condiciones de crditos que regulan las transacciones con la clientela (compradores y/o canales de distribucin), permite conocer en qu momento del periodo de presupuestacin ocurrir el ingreso de fondos lquidos

EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO

Elaboracin del Presupuesto de Efectivo

ESQUEMA GENERAL APLICADO A LA PRESUPUESTACIN DEL EFECTIVO


Conceptos Saldo Inicial de Efectivo + Entradas de efectivo Fuentes de Informacin Saldo Final Anterior

Elaboracin del Presupuesto de Efectivo

Ventas al contado Presupuesto de Ventas Recuperacin de Cartera Presupuesto de Ventas (A) Intereses Inversin Temporal Aportes de Capital Plan Financiacin (C) Emprstitos a largo plazo Plan Financiacin (C) Prstamos a corto plazo Plan Financiacin (D) = Monto de Efectivo Disponible - Desembolso de Efectivo Pago a Proveedores Presupuesto de Compras y Produccin (E) Cancelacin de Salarios Presupuesto Produccin Cancelacin de Sueldos Presupuesto Gastos de Administracin Reconocimiento de Comisiones Presupuesto Comercial Impuestos Programacin Pagos Carga Tributaria Dividendos Plan Distribucin de las Utilidades Amortizacin Deudas e intereses Programacin Servicio de la Deuda Inversiones en Activo Fijo (F) Plan Estratgico Servicios Publicitarios Presupuesto Comercial (G) = Flujo Neto de Efectivo: FN - Saldo mnimo deseado SM Polticas internas o saldos acordados con los bancos = Sobrantes o faltantes de efectivo - Inversin externa de los excedentes de efectivo: (H) Cuando FN > SM + Financiamiento Externo: (I) Cuando FN < SM = Saldo Final de Efectivo (A) = Segn el periodo de pago establecido por la empresa (B) = Tiene relacin con la colocacin de fondos lquidos sobrantes en ttulos valores redimibles a corto plazo (C) = Cuando en el periodo analizado se contempla emprender proyectos (sustitucin o ampliacin de capacidad instalada, funciones o absorciones de empresas). (D) = Por lo general responde a la tenencia de lneas de crdito a corto plazo (E) = Consulta los periodos de pago fijados por los proveedores de materias primas, combustibles, papelera, repuestos, etc. (F) = Se aplica cuando la inversin es financiada con aportes de capital (G) = Segn las pautas de pago sealadas por los medios de comunicacin (radio, televisin, prensa, revistas) o las agencias publicitarias (H) = Deben invertirse externamente los excedentes de efectivo para evitar su ociosidad (costos de oportunidad), al aceptarse al inmovilizacin de fondos en cuentas corrientes (I) = Debe recurrirse al financiamiento externo cuando el flujo neto de efectivo no cubre el mnimo requerido por los

Elaboracin del Presupuesto de Efectivo En materia de desembolsos, al integrar la informacin de las ventas previstas por un producto, los niveles medios de inventarios de productos terminados y la periodicidad de los negocios, es posible precisar los programas de produccin para definir el volumen de insumos exigidos para atender la transformacin o ensamble de bienes finales. Dicho volumen refleja el tamao de la produccin estimada y la composicin qumica o fsica de los artculos.

EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO

Elaboracin del Presupuesto de Efectivo Una vez calculada la demanda de insumos o suministros por someter a procesamiento industrial, el tamao de las compras se cuantifica con base en dicha demanda (D) y en los niveles de inventarios iniciales (II), y finales (IF), as: C = D + IF II Para determinar el nivel ptimo de efectivo, evitar los costos en que puede incurrirse por yerros en la administracin de los fondos lquidos y mejorar la posicin de liquidez, la gerencia financiera sustenta la poltica del efectivo en limitar la ocurrencia de dos fenmenos: saturacin o insuficiencia de recursos lquidos

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Elaboracin del Presupuesto de Efectivo En caso de saturacin o tenencia de efectivo por encima de los saldos ptimos, la inmovilizacin de fondos influencia negativamente la rotacin (factor de la rentabilidad) y constituye un represamiento de recursos que plantea la prdida de oportunidades de obtencin de ganancias en alternativas externas de inversin. Cuando el exceso de efectivo es fruto de una actitud deliberada tendiente a posponer la cancelacin de los compromisos comerciales o financieros, la empresa ver restringidos sus niveles de efectivo y, hacia el futuro, no slo deber absorber el pago de intereses de mora, sino sufrir las consecuencias de la prdida de imagen ante los proveedores, bancos y entidades financieras, acarreando ello la no concesin de descuentos, el no suministro de insumos y dems elementos requeridos por la operacin productiva, y la negativa al financiamiento monetario

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Ante situaciones de insuficiencia, si no se procede oportunamente para conseguir los prstamos que permitan cubrir los faltantes, la secuela de hechos que conducen a la merma de los rendimientos comienza por la cesacin de pagos, prosigue con la cancelacin del crdito, Contina con la no tenencia de insumos y culmina con la cada de los niveles de produccin, de las ventas y de las utilidades. Al estudiar la trascendencia de una mala programacin y una mala gestin en el manejo del efectivo, plasmada en los extremos de saturacin o insuficiencia, es cuando la formulacin de su poltica y la estimacin de los niveles ptimos deben responder a un planeamiento pormenorizado. Contina con la no tenencia de insumos y culmina con la cada de los niveles de produccin, de las ventas y de las utilidades. Al estudiar la trascendencia de una mala programacin y una mala gestin en el manejo del efectivo, plasmada en los extremos de saturacin o insuficiencia, es cuando la formulacin de su poltica y la estimacin de los niveles ptimos deben responder a un planeamiento pormenorizado

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