CURSO SUPERVISORES 2010

DEPARTAMENTO DE VENTAS Y MERCADOTECNIA

Supervisores de Ventas.
El Supervisor es uno de los elementos clave para el xito de las Organizaciones

al ser el punto de contacto entre la Gerencia y los colaboradores en general.

Es vital para las empresas tener Supervisores con habilidades de Coordinacin y

Ejecucin de tareas que constituyen las funciones bsicas de la Operacin.

Al ser el rea de Ventas y Mercadotecnia quien constituye el generador y en

algunos casos, promotor principal de negocio mediante las Reservaciones en sus distintas modalidades: Internacionales, Nacionales y Regionales a travs de sus Departamentos de Reservaciones, Ejecutivas de Ventas y Relaciones Pblicas, adems de las Locales que son producto de la labor permanente en tareas fundamentales de Promocin y Publicidad que incluye Eventos, Expos, Trade Shows, entre otros, que promueven la Imagen y Presencia de la Arrendadora en cada una de nuestras Sucursales; es de mxima relevancia conocer la estructura y manera de operar de dichos Departamentos y los puntos de contacto que deben existir entre ellos y la Operacin a travs de los mismos Supervisores.

Supervisin y Ventas
Vender puede ser un placer si nos gusta lo que hacemos o estresante si existen dificultades en el proceso. Para facilitar el proceso de ventas existen factores que nos pueden conducir al xito tales como: Conocimientos: -de s mismo, producto, cliente, mercado y competencia. Servicio, cortesa, simpata, sonrisa. Confianza, esfuerzo, voluntad. Organizacin, iniciativa, inventiva y dinamismo.

Seguimiento a campaas y promociones

En un mundo cada vez ms competitivo y ante la situacin econmica de los ltimos aos, es frecuente que los clientes elijan los proveedores de bienes y servicios considerando adems de la calidad de stos, el precio de los mismos, as como las promociones adicionales que ofrecemos las empresas para atraer clientes. De manera permanente estamos lanzando campaas y promociones a travs de distintos medios de promocin y publicidad como son Revistas (En Viva, Estilo Mxico, Intertours, Vamos, Banco Ixe), Guas Tursticas y Directorios (Turistampa, Seccin Amarilla, Visit Los Cabos, Experience Puerto Vallarta, Best Golf Guide, entre otras); Pginas Web (Los Cabos Guide, Mexonline, Mexico4Travellers, Travel By Mexico, Portal Presencias Mxico, etc.) Cada una de esta promociones se hacen llegar a cada Gerente, segn corresponda y se les pide lo den a conocer a todo el personal involucrado.

Campaas y Promociones.
Es posible que en la operacin diaria se presenten situaciones con clientes que llegan a nuestras locaciones tanto de Aeropuertos como de Ciudad a solicitar la aplicacin de alguna promocin que le ha llegado por alguno de los diversos canales de venta que hemos comentado; muchas veces por desconocimiento, debido a falta de informacin y en algunos casos, falta de inters, nuestros colaboradores responden a nuestros clientes sin haber consultado previamente, que lo solicitado no existe, no procede o no corresponde a lo que tenemos para ofrecerles.

Campaas y Promociones.
Es muy importante que antes de decir NO, primero verifiquemos la informacin, sin hacer ver al cliente que lo que nos dice es falso, ya que desde ese momento perdemos su confianza. Lo ideal es estar enterados antes del inicio de cualquier promocin o campaa, conocer todos los requerimientos y procedimientos de las mismas para estar preparados para dar la mejor atencin y servicio a nuestros clientes, as como asegurarnos que todo nuestro personal recibi la informacin correspondiente y la tiene a la mano para cualquier consulta. Recordemos que cuando perdemos un cliente, muchas veces no se va slo uno, sino que trasmitir se experiencia negativa a por lo menos 14 personas ms. En Ventas de productos y servicios es muy conocido que la mejor publicidad es la conocida como de Boca a Boca o Word of Mouth , en Ingls. Y es muy efectiva, para bien o para mal.

Convenios con empresas. Integracin de expedientes.

El 12% de las Ventas en el Grupo durante 2009 fueron generadas por nuestras Ejecutivas de Ventas. En 2010 esperamos que la participacin de este canal de ventas crezca al 13%. Es importante que conozcamos de manera general cmo trabaja esta rea para apoyar de manera ms coordinada su labor en nuestras Sucursales. La integracin de los expedientes de las empresas lo comentaremos en el siguiente tema.

Carpeta Corporativa.
Esta carpeta se rediseo en el 2009 y se hizo un tiraje de 3000 ejemplares para todo el Grupo. Con el cambio del IVA para 2010, algunas Ejecutivas no la quieren utilizar o porque no coinciden las tarifas con las que ellas ofrecen. Para resolver esto tenemos proyectado imprimir tarifas tipo flyers. Revisaremos a continuacin el contenido de la Carpeta de Beneficios Corporativos.

Mdulo de tarifas Convenio. Procedimientos para rentas con Convenio Empresarial.

Existen dos tipos de Convenio Empresarial: Con Crdito:

Tarifas Convenio:

25% 75%

A continuacin mostraremos los procedimientos

para manejar el Mdulo de Tarifas Convenio en el Sistema JR.

Dar de alta una empresa convenio.

Una vez firmado el convenio con la empresa, hay que enviar copia del convenio firmado a la Coordinacin de Relaciones Pblicas ubicado en el Corporativo de Los Cabos. Enseguida hay que dar de alta en el sistema JR el cliente fiscal de la empresa: en el mdulo de CteF, aparecer la ventana del Indce de clientes, seleccionar el botn aadir y aparecer la ventana de Nuevo Cliente, se deber llenar de ser posible todos los datos que se estn solicitando; al terminar de capturar se presiona el botn de (Bien) para grabar la informacin. Con esto ya dimos de alta en el sistema un cliente fiscal. Hay empresas con las cuales haremos convenio que no facturan por ser extranjeros o porque el cliente no requiere factura, en esos casos omitimos este paso, lo nico que necesita el cliente es tener nuestras tarifas empresariales durante todo el ao.

Manual JR Empresas.

Capturar una empresa convenio en el sistema JR. Para realizarlo vamos al men principal en Configura, Pcode-Tarifas/PCS/IATAS, Tarifas Convenio y Captura Tarifas Convenios; aparecer la ventana ndice de tarifas.

Para empezar a capturar una empresa, le damos Aadir, en la ventana de Indice de Tarifas.

Al darle aadir, aparecer la ventana de Archivo de tarifas.

En esta ventana los datos a capturar sern: 1.- Clave.- Este consta de 8 dgitos. Los dos primeros dgitos corresponden a la ciudad origen del convenio, el tercero al nmero de ejecutiva de la ciudad, y los 5 restantes al no. clave fiscal de la empresa. Ejemplo. 03100039.- 03(LAP) 1 (ejecutiva no. 1) 00039 (no, fiscal Cemex) 11100033.- 11 (GDL) 1 (ejecutiva no. 1) 00033 (no. fiscal Home depot) 14100849.- 14 (MEX) 1 (ejecutiva no. 1) 00849 (no. fiscal Mayekawa) 14204923.- 14 (MEX) 2 (ejecutiva no. 2) 04923 (no. fiscal Notmusa) 2.- Nombre de la tarifa.- Campo de 15 dgitos, corresponden al nombre comercial o nombre corto para identificar a la empresa. 3.- Moneda.- MN o USD, Moneda Nacional o Dlares depende de lo acordado con la empresa. 4.- Inicia.- Fecha de inicio del convenio. 5.- Termina.- Fecha de expiracin del convenio.

6.- Plan Code .- Hasta el momento tenemos solamente 4 planes, los dos primeros son los ms utilizados por la mayora de las empresas.

EMP01.- Incluye TyD+CDW/TPL+PAI

EMP02.- Incluye TyD+CDW/TPL+PAI+DP EMP03.- Incluye TyD+TPL, este se utilizar rara vez, el nico caso que tenemos hasta ahora es la empresa Integra de la cd. de mxico. EMP04.- Incluye TyD+CDW/TPL+PAI+DP+AF+IVA , rara vez lo utilizaremos solo en caso excepcionales. 7.- PCS (Plan code seguros).- Usaremos solo dos, CT22 y CT32. 8.- Forma de pago.- Nos indicar la forma de pago autorizada o aceptada por la empresa convenio y sern tres: a) Tarjeta de crdito.- Renta normal, garantiza y paga con tarjeta de crdito, pedir toda la documentacin necesaria para la renta. b) Crdito Empresarial El conductor deber llegar a la renta con una orden de renta corporativa llenada y firmada correctamente, licencia de manejo e identificacin oficial. Renta normal, lo nico que no se pide es tarjeta de crdito. c) Carta Responsiva.- Esta deber tener una reservacin previa de preferencia, el conductor deber llegar a la renta con la carta responsiva membretada de la empresa por cada renta especifica y firmada por el representante legal, licencia de manejo e identificacin oficial.

9.- Status crdito.- Existen dos status. Vigente y Suspendido. El vigente es luz verde para poder rentar sin problema alguno, el status de Suspendido o vencido podr rentarse siempre y cuando el cliente presente una tarjeta de crdito para garanta y pago de la renta o bien exista la responsiva del Gerente de la sucursal origen del convenio.

10.- Cliente.- Se captura el no. de cliente fiscal que previamente ya hemos capturado en el sistema.
12.- Agente.- Conformado por 5 dgitos. Los primeros tres dgitos son las letras correspondientes a cada ciudad y los dos dgitos restantes son el nmero de la ejecutiva. Ejemplo: LAP01.- Ser la ejecutiva de La Paz. BJX01.MEX01.- Ejecutiva Ciudad de Mxico rea Satlite (Reyna). MEX02.- Claudia de la Ciudad de Mxico. Reforma Damos la tecla (Bien) para grabar esta informacin capturada. 13.- Comentarios.- Se escribir las notas que la ejecutiva de la empresa nos hace para una empresa en particular como beneficios adicionales (horas extras, seguro nocturno, conductores adicionales gratis, etc., o bien, nombre de las personas autorizadas para rentar, entregar auto siempre en domicilio especifico, etc.

Una vez capturada la informacin general de la empresa convenio, se le agregan las tarifas diaria, semanal y mensual ofrecidas por cada tipo de auto. Ah mismo, capturamos esa informacin en el botn Aadir. Aparecer la ventana Detalle Tarifa:

En esta ventana solamente capturaremos 4 datos: 1.- Clave Int. Tipo.- Es necesario capturar el sipp code por cada grupo de auto. Ejemplo: CCAR C ; ICAR D ; SCAR E ; FCAR G ; FTAR G1 ; PCAR P;

LCAR L ; IPMR F ; MVAR H ; FVAR K1;FRAR K; XVAR K2;

SFAR X ; SRAR U ; CRAR Y ; IFMN W. 2.- 3.- y 4.- Capturaremos la tarifa mensual, semanal y diaria, ofrecidas a la empresa, que debern ser TTI (todo includo). Incluir solamente el tiempo y kilometraje y cobertura de seguros acordados ( no incluye iva, airport fee y cargos extras). Por cada grupo de auto capturado damos Bien, y aadir para empezar con el siguiente tipo de auto, al finalizar de capturar los 16 tipos de auto para cada empresa, damos Bien en la ventana de Archivo de Tarifas para grabar toda la informacin de la empresa.

Una vez terminado el proceso de captura de toda la informacin de la empresa convenio, para poder utilizarla debemos correr un proceso adicional para que se generen las tarifas, dicho proceso es el siguiente. Pantalla principal: Configura, Pcode-Tarifas/PCS/IATAS, Tarifas Convenio y Genera Tarifas por tipo. Aparecer la pantalla Carga tarifa, aqu seleccionamos la opcin Genera Tar_Ext, y nos dar la leyenda Proceso Terminado Satisfactoriamente le damos OK, y ahora si esta lista la informacin de la empresa convenio para ser utilizada en alguna reservacin o contrato.

Mdulo de Reservaciones.

Se ingresa como cualquier reserva normal; el tipo de reserva podr ser Local, Regional o Nacional. (internacional no procede). No es necesario ya ingresar comisionista en las reservaciones para empresas, para identificar a la ejecutiva de ventas. (aunque se ponga, el sistema lo elimina automticamente en el contrato) La reserva se captura normalmente con el nombre de cliente, tipo de auto, oficinas, fecha y horas de renta; oficinas, fechas y horas de regreso. Para la captura de la Tarifa Convenio.- Solicitamos al cliente si tiene a la mano su nmero de convenio, en caso contrario podemos buscarlo nosotros mismos presionando el icono contiguo de los tres puntos, y nos aparecer la siguiente pantalla de Indice de Tarifas Extras por Tipo, para poder buscar el convenio de la empresa.

La bsqueda la podemos realizar por nombre de la tarifa, o bien por cliente fiscal, damos click en muestra y nos desplegar la empresa que estamos buscando y la seleccionar con color azul, damos click en tomar y llevar toda la informacin correspondiente a la reservacin. En esta misma ventana, una vez encontrada la empresa, tambin nos informar la forma de pago de la empresa marcado con amarillo y si est vigente o suspendido dicho convenio marcndolo en color naranja. Nota: Si no sabemos el nmero de cliente fiscal de la empresa, podemos dar click el cuadrito contiguo y desplegar una pantalla donde podremos buscar tambin por razn social, R.F.C., en caso de encontrarlo de esta manera la empresa, y no despliega tarifas, significa que esa empresa no tiene convenio con nosotros, es solamente nuestro cliente fiscal.

Una vez seleccionada la empresa por el nmero de convenio, damos F4, o click en este botn y automticamente desplegar la informacin correcta para la empresa como es el tipo de moneda, Plan Code, PCSeguros, las tarifas TTI, las tarifas TyK (mensual, semanal, diaria, da extra y hora), de acuerdo para el tipo de auto que ya se haba capturado anteriormente. Se termina de capturar la reservacin con el nmero de vuelo y comentarios generales y damos click en Bien y vlida automticamente el tipo de auto capturado en la reserva con el tipo de auto seleccionado en la ventana. Ahora ya hemos capturado una reservacin correctamente para una empresa que tiene convenio con nosotros (el sistema de la empresa convenio). Nota: Ya no es necesario capturar ningn comisionista en las reservaciones para empresas con convenio.

Apertura de Contratos.

Existen dos formas de abrir un contrato para una empresa con convenio. 1.- Con reservacin previa 2.- Renta directa o walk in.

Apertura de Contrato con reservacin previa

Para la apertura correcta de un contrato con reservacin para una empresa con convenio, primeramente capturamos la reservacin, la aplicamos y el sistema automticamente desplegar el no. de cliente fiscal, el nmero de convenio de la empresa, la moneda, el PCS, las tarifas TyK mensual, semanal, diaria y hora. Lo siguiente a capturar ser la oficina de salida y de regreso, el auto a entregar al cliente, lo aplicamos y todo los dems campos los llenamos como cualquier apertura de contrato normal.

Existen tres situaciones o excepciones para una renta normal con reservacin: 1.- Crdito suspendido a la empresa convenio. 2.- Upgrades 3.- Downgrades. 1.- Crdito suspendido.- En caso de que la empresa con convenio que est rentando, su crdito est suspendido nos desplegar la siguiente pantalla informndonos de la suspensin de crdito y solicitaremos al cliente una tarjeta de crdito para garantizar la renta pero estamos obligados a respetar tarifas empresariales, as como tambin las reservaciones de empresas convenio.

2.- Up grades.- (categora de auto mayor al reservado) A las empresas convenios se les puede dar un upgrade por dos motivos: a).- Porque nosotros no tenemos el auto reservado, en este caso, le damos el upgrade sin costo adicional, ya que esto es nuestra responsabilidad, el sistema permite cambiar el tipo de auto reservado a upgrade sin problemas. b).- Que el cliente al llegar decida que le demos un upgrade, en este caso el cliente absorbe el costo por su decisin vamos al recuadro de las tarifas convenio y escogemos el grupo de auto que el decidi renta, le damos doble click y aplicamos estas nuevas tarifas. 3.- Down grades.- (categora de auto menor al reservado) A las empresas convenios se les puede dar un downgrade por dos motivos: a).- Porque nosotros no tenemos el auto reservado y b).- La segunda porque el cliente decidi rentar un auto de menor categora. En ambos caso estamos obligados a respetar la tarifa del auto que estamos rentndole, en el botn de tarifas convenio y escogemos el grupo de auto downgrade, le damos doble click y aplicamos estas nuevas tarifas ms baja que la reservada, el sistema permite cambiar el tipo de auto reservado downgrade sin problemas.

Extras: En caso de tener dudas, de la forma de pago de la empresa que esta rentando, podemos darle click en el nmero de convenio y nos desplegar la siguiente ventana, donde podemos checar la forma correcta de pago, as como tambin si el crdito esta vigente o vencido. Si el Crdito est Suspendido o Vencido, aparecer el desplegado que ya hemos comentado para solicitar al cliente otra forma de pago (Tarjeta de crdito).

Apertura de contrato de renta directa o walk in

Para la apertura correcta de un contrato de una renta directa o walk in, para una empresa con convenio, primeramente capturamos la oficina de salida y de regreso, despus seleccionamos el auto que rentar el cliente y lo aplicamos. El siguiente paso es capturar el nmero de convenio (tarifa convenio) marcado en naranja, en caso de que el cliente conozca este dato, en caso contrario podemos buscarlo nosotros mismos dando click en los tres puntos, aparecer la ventana de bsqueda, la cual podemos realizar por nombre de la tarifa, o bien por cliente fiscal, damos click en muestra y nos desplegar la empresa que estamos buscando incluyendo el tipo de auto que ya capturamos, el no de convenio, las tarifas correspondientes, los plan code, inicio vencimiento del convenio, no. de cliente fiscal y ejecutiva de ventas (agente) y la seleccionar con color azul, damos click en tomar y llevar la informacin necesaria a la apertura del contrato. En esta misma ventana, una vez encontrada la empresa, tambin nos informar la forma de pago de la empresa marcado con amarillo y si est vigente o vencido dicho convenio, marcado en color naranja.

Nota: Si no sabemos el nmero de cliente fiscal de la empresa, podemos dar click el cuadrito contiguo y desplegar una pantalla donde podremos buscar tambin por razn social, R.F.C., en caso de encontrado de esta manera la empresa, y no despliega tarifas, significa que esa empresa no tiene convenio con nosotros, es solamente nuestro cliente fiscal.

Siguiendo con la apertura del contrato, una vez encontrado y seleccionado el convenio, desplegar automticamente el no de cliente fiscal, las tarifa TTI (semanal, diaria y da extra), el plan code, las tarifas TyK (mensual, semanal, diaria y hora extra) y los valores de los seguros, as como el estimado total de la renta al cierre ( marcado en rojo). Todos los dems campos los llenamos como cualquier apertura de contrato normal. Nota: Ya no es necesario en el campo de comisionista, poner el nmero de la ejecutiva de ventas que le corresponda a la empresa. En caso de tener dudas, de la forma de pago de la empresa que est rentando, podemos darle click en la tarifa convenio y nos desplegar una ventana, donde podemos checar la forma correcta de pago, as como tambin si el crdito esta vigente o vencido. Notas Generales: Si seguimos estos pasos para dar de alta un cliente fiscal, un convenio, capturar una reserva, aperturar contratos, no tendremos ningn problema para que al finalizar una renta estemos dando un excelente servicio a nuestras empresas con convenios. Este procedimiento respetar tarifas diarias, semanal y mensual tal como acordamos con las empresas, esto ya esta 100% probado. - Los seguros y cargos extras se pueden sumar o agregar, pero no restar conceptos ya incluidos en la tarifa convenio. En caso de los cargos extras asegurarse que vengan amparados en la reservacin, carta responsiva y cupn empresarial.

Relaciones Pblicas, supervisin, reportes del rea, pago de comisiones.

El rea de Relaciones Pblicas es otro de los pilares de nuestras Operaciones ya que aporta al Grupo el 15% de los Ingresos por Renta de Autos de acuerdo a datos del ao 2009 y esperamos se conserve esta participacin en 2010. Enseguida revisaremos algunos aspectos importantes de este Departamento relacionados con el sistema de rentas.

Dar de alta un comisionista.- Se selecciona el botn de comisionista de la pantalla principalSeguido del botn Alta/Bajas/Consultas, botn insertar y se llena con los datos completos tal como aparece en el siguiente pantalla:

Modificar comisionista.- Se selecciona el botn de comisionista de la pantalla principalSeguido del botn Alta/Bajas/Consultas, botn modificar y se modifican los datos necesarios y al terminar se da click en el botn Bien como aparece en el siguiente pantalla:

Asignar comisionista a contrato.Existen dos formas de hacerlo.1.- Contrato Abierto.- Se selecciona el botn de Aperturas de la pantalla principal, tecleamos el contrato a comisionar, una vez seleccionado en azul el correcto, seleccionamos el botn Asigna Comisionista, y nos aparecer la ventana Proceso para asignar comisio nista a un contrato, tecleamos clave de comisionista y confirmacin del cambio, y el contrato ya esta comisionado.

2.- Contrato Cerrado.- Se selecciona el botn de Comisionista de la pantalla principal, Asigna/Paga Comisionista, tecleamos el nmero de contrato (tab) y aparecer el contrato a comisionar, le damos modificartecleamos el nmero de comisionista, calcula comisin , bien F6 y el contrato ya esta comisionado.

MARCAR PAGADO LOS CONTRATOS.- Se selecciona el botn de Comisionista de la pantalla principal, Asigna/Paga Comisionista, tecleamos el nmero de contrato (tab) y aparecer el contrato a comisionar, le damos modificartecleamos la fecha del da en curso fecha en que se pag, le damos bien y el contrato ya est marcado pagado.

REPORTES DE COMISIONISTAS
Para generar los reportes de comisionistas, se selecciona de la pantalla y men principal Reportes, Comisionistas, tal y como se muestra en la siguiente pantalla:

1.- Reporte de Comisiones Pagadas.- Se selecciona de la pantalla y men principal Reportes, Comisionistas, y aparecer la siguiente pantalla seleccionamos la opcin pagadas, tecleamos el rango de fechas para la generacin del reporte que necesitamos (fechas de cierre) y damos imprime

Y nos generar el siguiente reporte de comisiones pagadas.. Dicho reporte contiene todos los contratos que hemos marcado pagados , fecha de apertura y cierre, total en tyk, comisin pagada, fecha que marcamos pagada los contratos todo ordenado por nmero de comisionista ascendente.

2.- Reporte de Comisiones Pendientes.- Se selecciona de la pantalla y men principal Reportes, Comisionistas, pendientes , botn pendientes y nos generar el siguiente reporte. Este contiene todos los contratos de la sucursal que an estn abiertos que son los que estn marcados en color amarillo, as como tambin los contratos que ya estn cerrados pero que estn pendientes de pagar marcar pagados. Igualmente los despliega los contratos ordenados por nmero de comisionista en forma ascendente. (si deseamos imprimir en papel, damos click en el dibujo de la impresora).

3.- Reporte de Comisiones Por un solo comisionista.- Se selecciona de la pantalla y men principal Reportes, Comisionistas seleccionamos la opcin Por un Solo Comisionista, tecleamos el rango de fechas para la generacin del reporte que necesitamos (fechas de cierre de los contraos), nmero de comisionista y damos imprime

Y nos generar el siguiente Reporte de comisiones generadas por comisionista. Dicho reporte contiene todos los contratos cerrados en el rango de las fechas seleccionadas, los seleccionados en verde, son los que ya marcamos pagados y los otros nos faltan an de marcar pagados.

4.- Reporte de Comisiones Por Nmero de Requisicin.- Se selecciona de la pantalla y men principal Reportes, Comisionistas seleccionamos la opcin Por Nmero de Requisicin, tecleamos en Requisicin el datos correcto (6 dgitos). Dependiendo que necesitemos, si el Listado de las requisiciones los Recibos Req. para pagar las comisiones, seleccionamos el botn correcto.

Este es el reporte o el Listado de las requisiciones.

Estos son los Recibos que usamos para pagar las comisiones y sean debidamente firmados por los comisionistas (se imprimen dos automticamente, uno para enviarse a contabilidad al corporativo debidamente firmado y el otro para copia de contabilidad de la sucursal).

5.- Reporte de Comisiones Por Fecha de Requisicin.- Se selecciona de la pantalla y men principal Reportes, Comisionistas seleccionamos la opcin Por Fecha de Requisicin, tecleamos el rango de fechas (de cierre de contrato) que necesitamos . Los dos listados que se generan son totalmente igual a los dos anteriores, pero aqu podemos escoger por fechas y el anterior es ms especfico slo por nmero de requisicin.

6.- Reporte de Comisiones generadas por oficina.- Se selecciona de la pantalla y men principal Reportes, Comisionistas seleccionamos la opcin Por Oficina, tecleamos el rango de fechas (por cierre de contrato) que necesitamos, as como tambin la oficina de la sucursal que necesitamos consultar.

Este es el reporte que se genera por oficinas, de acuerdo al rango de fechas seleccionadas.

7.- Reporte de Comisiones generadas por rango de plazas.- Se selecciona de la pantalla y men principal Reportes, Comisionistas seleccionamos la opcin Por Rango de Plazas, tecleamos el rango de fechas (por cierre de contrato), e imprime. (de acuerdo al nivel de autorizacin del consultante, se puede ver este reporte de una , varias o todas las plazas o sucursales del Grupo , por eso est en plural).

Este es el reporte que se genera de las comisiones de contratos cerrados en toda la sucursal, ordenada por oficinas de acuerdo al rango de fechas seleccionadas.

Mdulo de Reservaciones para Comisionistas.

Para comisionar una reservacin, lo nico que debemos hacer, es teclear el nmero de comisionista en este campo y ya estar comisionada la reservacin y al ser sta aplicada en un contrato de renta, tambin automticamente s comisionar el contrato.

Reportes de reservaciones por un solo comisionista.- Este reporte nos sirve para consultar cuantas reservaciones nos ha generado un solo comisionista, por rango de fechas.

Este es el reporte de reservaciones que se genera por comisionista.

Procedimientos de Reservaciones y Reportes del Departamento

Este Departamento dentro del rea de Ventas y Mercadotecnia, genera y/o administra las reservaciones recibidas para el Grupo. En el 2009, 38% de los ingresos fueron por Reservaciones: 31% Internacionales, 4% de la Web Nacional y 3% a travs de nuestros nmeros 800s. El 36% restante es generado por reservaciones locales, rentas directas u otras.

MDULO RESERVAS
Ingresar en JR a la opcin Reservas en donde aparece el siguiente recuadro.

Muestra el nombre de la ltima persona que realiz un cambio y la fecha en que lo hizo

En este campo ingresamos la clave o nmero de confirmacin seguidas de la tecla TAB para consultar los detalles de una reserva. Las claves son las siguientes: Reservas Internacionales: constan de nueve dgitos y siempre debemos anteponer el cero.TAB Reservas Nacionales: Las que ingresan por pgina web vienen como NCR2K, las que se capturan en reservaciones comienzan con NAC- Reservas Locales: las que ingresan en la operacin son LOC-. o REG-. OJO: Si no se cuenta con la clave o nmero de confirmacin podemos buscar la reserva por NOMBRE ingresando el apellido seguido de TAB.

Al dar clic en Ver Reserva se pueden observar los detalles de la misma

DETALLES DE UNA RESERVACIN

Aqu se muestra qu tipo de es (Intl, Nac, Loc, Reg).
En este campo es muy importante ingresar la clave de comisionista ya sea para el pago a terceros o para la medicin interna de campaas y reservacin, convenios. Este ltimo punto es fundamental porque nos indica si estamos apoyando correctamente a las plazas en sus necesidades de promocin.

Clave de reservacin.

Fecha en que se realiz la reservacin.

Datos del cliente

Este campo especifica el costo de los seguros que se debe considerar para la venta de los mismos. Otorga a cada obertura un valor independiente. El product code en una reserva indica las inclusiones de la misma (seguros, tyk, iva, etc)

Los campos para agregar comentarios pueden ser tan importantes como la reserva misma porque informan sobre condiciones especiales: si se trata de un cliente VIP, si se cobran hrs extra, info de vuelo, si existe un prepago, si se trata de una entrega a domicilio, etc. OJO: Existen dos apartados para comentarios y siempre debern observarse los dos.

MDULO UTILERAS
Al dar clic sobre el botn Utileras debemos seleccionar la opcin Importar Reservas y enseguida aparecer el siguiente r ecuadro:

Debemos dar clic sobre el botn Importa Datos y nos aparecern 3 cuadros; uno informando el inicio del proceso y otros dos informando el trmino del mismo; en los tres deberemos presionar OK.

Despus de esto regresamos a la pantalla principal en donde deberemos presionar Salir. Todas las reservas internacionales, as como las reservas nacionales generadas a travs de la web ingresan de manera automtica al JR. Sin embargo este proceso puede demorar algunos minutos, que son cruciales cuando se realizan reservaciones en el mismo momento en que el cliente desea tomar la unidad, por lo cual el proceso de importacin jala todas las reservaciones recientes al mismo momento. Esta actividad se realiza de manera constante en el departamento de reservaciones, pero es importante que la operacin pueda llevar a cabo el procedimiento en los horarios que estamos fuera de servicio.

MDULO REPORTES

Existe un mdulo para generar reportes que nos brindan informacin estadstica relacionada a reservaciones. Enseguida se muestran algunos ejemplos que son de utilidad para la operacin.

Reporte de Reservaciones Detalladas

Este reporte permite revisar por plaza las reservaciones que se tienen pendientes por tomar en un perodo determinado. Pueden revisar las reservas en avance de tal forma que la operacin se encuentre preparada para cubrirlas oportunamente. As mismo se pueden detectar errores en tarifas, tipo de auto, coberturas, etc., que pueden resolverse con anticipacin.

Reporte de Reservaciones Concentradas del Mes

Este reporte permite revisar la ocupacin diaria para cada da del mes. En base a esta informacin se pueden implementar cambios de tarifas, cierre de grupos o bien solicitar al rea de Ventas y Mercadotecnia promociones especiales.

Se ingresa el mes y el ao que desean consultar

Reporte Tabla de Reservaciones

La tabla de reservaciones nos permite revisar la disponibilidad en la fecha que se desee consultar. Debemos ingresar la plaza y la fecha a partir de la cual necesitamos ver la informacin; nicamente se ingresa la Fecha de inicio de reporte y en automtico mostrar un mes en avance. Enseguida damos clic la opcin Crea Tabla para actualizar la informacin y finalmente damos clic en Tabla Totalizada para obtener los datos. Se mostrar la siguiente pantalla:

Esta tabla nos muestra tres conceptos principales: Flota Activa: Nmero de autos que se tienen en flotilla. Ocupacin diaria: Nmero de autos reservados/rentados para cada da. Flota disponible: Nmero de autos disponibles para cada da considerando los regresos. Atencin: en el Departamento de Reservaciones no consideramos los regresos como disponibles por los casos en que no se realizan en tiempo, por lo cual restamos a la flota activa la ocupacin diaria. Cuando el porcentaje de ocupacin se encuentra por arriba del 80% se debe consultar directamente con la plaza la disponibilidad.

Emerald Club
Afiliacin y beneficios.

En National, estamos haciendo nuestra parte para hacer las cosas ms simples cambiando la forma en que los viajeros de negocios rentan autos con el Club Emerald. La Membresa otorga los servicios y privilegios diseados para hacer el registro, la devolucin y el apoyo durante la renta ms rpidos que antes. El cliente puede obtener Das de Renta Gratis o acumular Millas de Viajero Frecuente y ascender al nivel Elite al rentar ms seguido con National. El Club Emerald est diseado para hacer la experiencia de renta de autos ms rpida y conveniente. El cliente puede obtener recompensas cada vez que renta y disfruta los privilegios reservados para clientes frecuentes. Los Clientes Emerald pueden realizar sus rentas de manera ms rpida al reservar en lnea, sin necesidad de detenerse en el mostrador (en locaciones de Estados Unidos), Escogen su auto del patio donde estn listos para la renta y al regresarlos, el proceso es tambin ms rpido mediante recibos electrnicos. En Mxico tenemos el servicio simplificado, debido a que no compartimos el sistema de Rentas que utiliza National en Estados Unidos; buscamos hacer la experiencia de Renta lo ms rpida y satisfactoria posible, pre-llenando los contratos y la documentacin de soporte de la renta, de manera que a su llegada los clientes solamente tengan que firmar el contrato, voucher y dems documentos ya listos.

En cuanto a la forma de aplicacin, una vez elaborada, se enva a Los Cabos para ser concentrada y enviada a su vez al rea de afiliacin y membresas de Emerald Club.
Es importante mencionar que la acumulacin de millas por rentas efectuadas en Mxico, ser efectiva siempre y cuando la reservacin haya sido Internacional, no aplica en Reservaciones Regionales, Nacionales o Locales.

Imagen de Oficinas, lineamientos de la marca, Promocin y Publicidad.

En lo general, debemos seguir los lineamientos que nos sealan la Marca Internacional para la Imagen exterior, interior de nuestras oficinas en lo que se refiere a tipos y tamaos de letreros, colores de la marca en los distintos materiales publicitarios y papelera interna. Debemos respetar los logotipos actuales y los espacios donde se colocan. Cualquier material de promocin y publicidad debe ser producido y revisado por el Departamento de Ventas y Mercadotecnia para validar que se respetan dichos lineamientos. No se debe realizar material de publicidad, artculos promocionales o material similar por cuenta propia de las Sucursales como suceda en el pasado, ya que es necesario conservar la lnea de trabajo que se ha definido y actualmente se actualiza para ser resurtida a cada Plaza.

Chequeos de Competencia en Internet (Shoppers).

An cuando es una labor de apoyo permanente que realiza el Departamento de Reservaciones, es importante que en cada Sucursal se hagan monitoreos frecuentes de nuestras tarifas y las de la competencia en las distintas agencias de viajes virtuales en lnea (On Line Travel Agencies, -OTAs-) comnmente identificadas como GDS. Existen algunas principales como Orbitz, Expedia, Travelocity (Travel-Yahoo) y una infinidad de secundarias tales como: Car Rentals, Rental Cars, Kayak, Price Travel, Step Side, Away, Fare Detective, Cheap Car Rentals, etc. A continuacin veremos el procedimiento para realizar un shopper y cmo aprovechar la informacin que nos proporciona.

Presupuestos y Estadsticas de Ventas del Grupo por reas .

VENTAS 2009 (%)

REL. PUBLICAS 12% 31% 3% 4% EMPRESAS RESERV INT'LS RES WEB NAC 800'S OTROS

36%

15%

PRESUPUESTOS 2010
REL. PUBLICAS 34% 15% 13% EMPRESAS RESERV INT'LS RES WEB NAC 800'S 5% 3% 30% OTROS

El camino hacia el xito est trazado:

Alcanzarlo depende de nosotros; con disciplina y perseverancia seguro lograremos nuestros objetivos. Muchas gracias por su participacin!