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Una Poderosa Herramienta Grfica para el Anlisis e Interpretacin de los Procesos

Proceso

Es un conjunto de actividades que interactan sinrgicamente para obtener un resultado. Caractersticas:

Toma una serie de insumos para transformarlos hasta obtener un resultado. Es cambiante, se adapta a la realidad de la empresa. Debe adecuarse a las especificaciones y necesidades de los clientes.

Sirve como puntos de control, para detectar posibles fallas.


Debe ser medibles.
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Definicin Diagrama

Son la representacin grfica de los procesos en un sistema.

PROCESO Necesidades Informacin Servicio

Entrada
Insumos

Salida
Producto

Informacin

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Carateristicas Diagramas de Flujo

Permiten una representacin grfica de los procesos de un sistema y sus interrelaciones. Con el debido conocimiento son ms fciles de interpretar para la ejecucin y la toma de decisiones. Muestran el enfoque ms amplio posible de entradas, procesos y salidas de un determinado sistema. Definen de manera sistemtica el procedimiento con las actividades en orden cronolgico que se deben seguir para obtener un determinado producto Tienen gran cantidad de usos.
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Para qu se usan?

Sirve para aclarar cmo funcionan las cosas y cmo pueden mejorarse. Ayuda a buscar los elementos clave de un proceso. Facilita el conocimiento general del proceso. Sirve para identificar los responsables del proceso. Permite establecer reas importantes para la observacin o recopilacin de datos. Facilita la identificacin de reas a mejorar. Facilita la generacin de hiptesis sobre las causas de los problemas del proceso.
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Diagramas de Flujo de Proceso

Son vitales para el desarrollo de manuales.

Con el enfoque por niveles se permite un detalle escalonado de los procesos. En el diseo de estos es importante velar por la simplicidad y el orden lgico.
Se pueden emplear para el diagnstico y el rediseo.
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Tipos de diagramas de flujo


Flujogramas de primer nivel o de direccin descendente. Flujograma de segundo nivel o detallado. Flujograma de ejecucin o matriz.

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Flujograma de primer nivel

Muestra los pasos principales de un proceso y puede incluir tambin los resultados intermedios de cada paso (el producto o servicio que se produce) y los subpasos correspondientes. Se usa para obtener un panorama bsico del proceso e identificar los cambios que se producen en el proceso. La mayora de las veces pueden graficarse en 4 5 recuadros que representan los principales pasos o actividades del proceso.
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Flujograma de primer nivel

PRESENTACIN DE SOLICITUD

VERIFICACIN DE DATOS Y ELABORACIN DE BOLETA

EMISIN DE CERTIFICADO

ENTREGA DEL CERTIFICADO AL CLIENTE

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Flujograma de segundo nivel

Indica los pasos o actividades de un proceso, incluye adems: puntos de decisin, perodos de espera, insumos y resultados. Se utiliza para examinar reas del proceso en forma detallada y para buscar problemas o aspectos ineficientes.

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FLUJOGRAMA DE SEGUNDO NIVEL


CLIENTE EN VENTANILLA

PRESENTACION DE SOLICITUD

VERIFICACION DE DATOS

NO CORRECTO SI

ENVIO DE FAX

VERIFICACION EN PANTALA

ALIMENTACION DEL SISTEMA

ELABORACION DE TARJETA

PREPARACION DE BOLETA

EMISION DE CERTIFICADO

FIRMA Y AUTENTICACION

EMISION DE TITULO DE PROPIEDAD

CORRECCION DE DATOS

ENTREGA AL INTERESADO

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Flujogramas de ejecucin o matriz

Representa en forma grfica el proceso en trminos de quin se ocupa de realizar los pasos. Tiene forma de matriz e ilustra los diversos participantes y el flujo de pasos entre esos participantes. Es muy til para identificar quin proporciona los insumos o servicios a quin, as como aquellas reas en las que algunas personas pueden estar ocupndose de las mismas tareas.
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Simbologa: Flujo de Procesos


(Segn la Normas Iso 10013:2000)
S
Proceso - Procedimiento- Actividad Revisin de transaccin, documento o tarea Decisin Transporte Demora Base de Datos

i m b o l o g a

Diskette
Documento

Almacenamiento transaccin o documento


Atencin al Pblico
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Partes importantes
Ttulo
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Proceso : DESARROLLO DEL RECURSO HUMANO

NIVEL 3
Elaborado por:
1 de 2 Fecha: Mayo 2000

Cod: Cod:
Tiemp Aprox.

DNYDI -DRH DRH - CA

Procedimiento: CAPACITACIN DEL PERSONAL.

Descripcin del Proceso

RESPONSABLES
AC Dir UI UG UT AR URN ULN Est GEMC

Cdigo

Descripcin de la Actividad.

Observaciones
Utilizando indicadores y mecanismos definidos en la Evaluacin del Desempeo.

Elaboracin del Plan para la deteccin de necesidades CA - 01 de capacitacin en cada nivel de gestin. CA - 02 Aprobacin de Plan para la deteccin de necesidades de capacitacin. Comunicacin de Plan para la deteccin de necesidades de capacitacin a cada nivel de gestin. Detectar las necesidades de capacitacin del personal en todos los niveles de gestin. Emitir un informe de necesidades priorizadas con la debida justificacin para cada una de ellas. Elaborar un consolidado de necesidades priorizadas y justificadas.
NO S

CA- 01

Con los Plazos correspondientes. Mediante el mecanismo que la Unidad de Informacin defina como ms efectivo.

CA - 03

CA - 04

CA - 05

Dentro del plazo definido en el Plan para la deteccin de necesidades. La priorizacin debe tener como base los objetivos de la DNYDI.

CA - 06

Comunicacin del consolidado de necesidades a la CA - 07 Direccin y al Grupo Estrtgico de Mejora Continua.(GEMC) CA - 08 Evaluacin del presupuesto para capacitacin. Elaboracin del Plan Semestral de Capacitacin y comunicacin del mismo a nivel central. Elaboracin de consolidado del Plan Semestral de Capacitacin.
Contenido: tipos de capacit., responsables y propuestas para el seguim. y la evaluac.

CA - 09

CA - 10

Nivel de detalle
NO S
CA- 09

CA - 11 Aprobacin del Plan Consolidado de Capacitacin.

CA - 12 Comunicacin del Plan Semestral de Capacitacin.

A todos los niveles de gestin, por medio del mecanismo ms efectivo posible. Involucra todos los niveles de gestin.

CA - 13 Implementacin del Plan Semestral de Capacitacin. Seguimiento y evaluacin de la efectividad de la capacitacin. Elaboracin de un informe de los resultados obtenidos en el seguimiento y la evaluacin de la capacitacin. Elaboracin de consolidado de resultados obtenidos en el paso anterior.

CA - 14

CA - 15

Remitirlo a la Unidad de Informacin.

CA - 16

TOTAL:
AC: Administracin Nivel Central. Dir: Direccin de Nutricin y Desarrollo Infantil. UI: Unidad de Informacin. UG: Unidad de Gestin. UT: Unidad Tcnica Especializada. AR: Administracin Regional. URN: Unidad Regional de Nutricin. ULN: Unidad Local de Nutricin. Est: Establecimiento. GEMC: Grupo Estratgico de Mejora Continua.

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Etapas de desarrollo

Defina el proceso a levantar.

Haga una lista en orden cronolgico de diferentes actividades y sus responsables.


Sintetice las actividades en forma clara y concisa. Incluya las observaciones.

Aplique la simbologa definida


Utilice el formato preestablecido.
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Simbologa Utilizada
A continuacin se detallan los smbolos a utilizar y una lista de trminos comunes para cada una de ellas. Actividad descrita: Operacin, actividad o tarea Smbolo empleado:

Trminos comunes: Abrir expediente Actualizar archivo, formulario Anexar Anotar Aprobar Asignar Brindar Calcular, sumar, dividir, multiplicar, etc. Clasificar Cobrar Colocar (se debe definir si existe un almacenamiento) Consultar Depositar Desglosar Designar Distribuir Divulgar

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Actividad descrita: Revisin Smbolo empleado:

Trminos comunes: Analizar Chequear Corroborar Evaluar Revisar Verificar

Actividad descrita: Transporte Smbolo empleado:

Trminos comunes: Enviar Llevar Remitir Transportar Trasladar

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Actividad descrita: Decisin Smbolo empleado:

Trminos comunes: El documento cumple con los requisitos? El documento a sido aprobado? Actividad descrita: Almacenamiento Smbolo empleado:

Trminos comunes: Almacenar Archivar Colocar (se debe definir si existe almacenamiento )

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Actividad descrita: Cualquier punto de contacto con el cliente o atencin al pblico Smbolo empleado:

Trminos comunes:

Brindar (al cliente) Entregar (al cliente) Informar (al cliente) Presentar solicitud o formulario Recibir (del cliente) Solicitar (al cliente) Avisar (al cliente)

Actividad descrita: Generacin de documento (escrito) Smbolo empleado:

Trminos comunes: Llenar formulario Elaborar reporte (escrito) Confeccionar (nota, reporte, etc.) Redactar

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Actividad descrita: Demora Smbolo empleado:

Trminos comunes: Esperar (notificacin, documento, reporte, etc.)

Actividad descrita: Informacin en Base de Datos (informatizada)

Smbolo empleado:

Trminos comunes: Introducir (datos, informacin) en base de datos Actualizar base de datos

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Actividad descrita: Informacin en sistema de informacin Smbolo empleado:

Trminos comunes: Introducir (datos, informacin) al sistema Digitar (en el sistema) Registrar (en el sistema) Actualizar sistema

Conectores
A

Se utiliza en aquellos casos que el diagrama necesite ms de una pgina para ser levantado. Se coloca despus de la ltima actividad diagramada en una pgina y al principio de la siguiente, para denotar continuidad. Es conveniente utilizar una letra para rotularlo.

FIN

Se utiliza para identificar el ltimo paso de un procedimiento. Se coloca despus (abajo) de la ltima actividad diagramada.

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