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Curso de Microsoft Office Project 2007


Presentacin de proyectos en Word, PowerPoint o Visio

Contenido del curso


Informacin general: No lo guarde bajo llave
Leccin 1: Copiar informacin de Project a un programa de Office Leccin 2: Copiar informacin de Project a una pgina web

Cada leccin incluye una lista de tareas sugeridas y un conjunto de preguntas de prueba.

Presentacin de proyectos en Word, PowerPoint o Visio

Informacin general: No lo guarde bajo llave


Una cosa es crear un proyecto y otra muy distinta es presentarlo ante los dems de un modo eficaz. La colaboracin y los informes dentro de un equipo se pueden ver afectados si no puede comunicar la informacin al resto del equipo.. Este curso le ensear cmo presentar un proyecto de la manera correcta mediante la exportacin de informacin de Project a Microsoft Office Word, Microsoft Office PowerPoint o Microsoft Office Visio, o mediante su inclusin en una pgina web.
Presentacin de proyectos en Word, PowerPoint o Visio

Objetivos del curso


Usar un asistente para copiar informacin de Project a Microsoft Office PowerPoint, Word o Visio. Crear una imagen de un proyecto para usarla en una pgina web.

Presentacin de proyectos en Word, PowerPoint o Visio

Leccin 1
Copiar informacin de Project a un programa de Office

Copiar informacin de Project a un programa de Office


Ha empleado semanas en preparar un proyecto, y ahora necesita presentar todo su trabajo a sus compaeros.

Toda la informacin est guardada en Project con bonitas barras y diagramas de red, pero cmo hacer para que las personas que no usan Project puedan ver su plan? La respuesta: use un asistente para mostrar la informacin del proyecto en un nuevo documento de PowerPoint, Word o Visio.

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Qu tengo que hacer para sacar la informacin de Project?


Una vez que ha rellenado todos los campos y datos del proyecto, cmo saca provecho de todo este trabajo en una presentacin atractiva y eficaz, sin tener que trabajar otro fin de semana completo?
Podra usar Excel o Visio para crear un diagrama que se parezca a su proyecto.

Pero duplicar su trabajo de esta manera puede llevar mucho ms tiempo, sobre todo si ya tiene toda la informacin que necesita en Project.

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Qu tengo que hacer para sacar la informacin de Project?


En Project, puede usar el Asistente para copiar imagen en Office para crear una imagen del proyecto que automticamente se copia a Word, PowerPoint o Visio.
El Asistente para copiar imagen en Office se puede encontrar en la barra de herramientas Anlisis .

En el men Ver, elija Barras de herramientas y, a continuacin, haga clic en Anlisis.

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Comience con una vista despejada


Primero debe preparar la vista del proyecto para que contenga toda la informacin relevante que desea mostrar en Word, PowerPoint o Visio.

Esto se debe a que no desea que su presentacin contenga informacin irrelevante o que pueda distraer la atencin, como por ejemplo la duracin de tareas individuales o las tasas de pago de los recursos.

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Comience con una vista despejada


As que, para comenzar, quizs desee quitar algunas columnas.

Un proyecto tpico puede tener docenas, incluso cientos, de columnas. Pero, si desea obtener una presentacin eficaz, debe minimizar el nmero. Adems, si en la imagen copiada slo desea mostrar tareas especficas, seleccione las filas correspondientes antes de iniciar el asistente.
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Est bien. Ahora llveme al asistente


Cuando las columnas y la vista del proyecto tengan el aspecto deseado, est listo para usar el asistente como ayuda para refinar la visualizacin del proyecto.

As que, tal como se ha descrito antes, en la barra de herramientas Anlisis haga clic en Asistente para copiar imagen en Office.

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Est bien. Ahora llveme al asistente


En el asistente, el primer paso es decidir si desea conservar el nivel de esquema original o cambiarlo para mostrar todas las tareas o slo las tareas de resumen.

Por ejemplo, quizs decida que si slo muestra las tareas de resumen, la presentacin ser ms legible a simple vista y, por lo tanto, quizs sea preferible para directivos y partes interesadas. A menudo, la determinacin del nivel de detalle apropiado es crtica para el xito de una presentacin.
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Definir el aspecto de la presentacin


Ahora viene la parte divertida: determinar cmo se va a crear la imagen del proyecto. Este es el siguiente paso del asistente.

Si ya seleccion las filas antes de iniciar el asistente, puede especificar que slo se muestren estas filas.

Si desea seleccionar otras filas, tendr que salir del asistente, seleccionar las filas que desea y reiniciar el asistente.

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Definir el aspecto de la presentacin


Ahora viene la parte divertida: determinar cmo se va a crear la imagen del proyecto. Este es el siguiente paso del asistente.

Si desea mostrar un perodo de tiempo determinado, en esta pgina del asistente tambin puede especificar el nuevo perodo. Ahora, la presentacin est casi lista para exportarla a otro programa.

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Qu tamao tendr?
No desea abrumar a su pblico con una imagen demasiado grande, ni obligarlos a entrecerrar sus ojos para ver una imagen diminuta.

De modo que es importante especificar un tamao apropiado para la imagen: Elija Predeterminado si desea el tamao de imagen tpico de 20 cm de alto por 15 cm de ancho aproximadamente. Este puede ser el tamao adecuado para una presentacin de Visio o de PowerPoint.
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Qu tamao tendr?
No desea abrumar a su pblico con una imagen demasiado grande, ni obligarlos a entrecerrar sus ojos para ver una imagen diminuta.

Elija Mximo si desea mostrar una imagen grande para, por ejemplo, imprimirla. El tamao mximo es de 55,8 centmetros.

Elija Personalizado y escriba las dimensiones que desea si, por ejemplo, usa Word y quiere una imagen ms pequea que se ajuste entre los prrafos de texto.
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Lleg el momento de echarle un vistazo


Lo prximo ser obtener una vista previa de la imagen haciendo clic en Vista previa.

Si no le gusta lo que ve, slo haga clic en el botn Atrs del asistente y realice los cambios.

Cuando est satisfecho con la imagen, seleccione el programa de Office al que desea enviar la imagen y, a continuacin, seleccione una orientacin horizontal o vertical.
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Seleccionar ms informacin para enviar


Por ltimo, necesita especificar la informacin adicional que se enva junto con la imagen.

Esta informacin es la relativa al proyecto en s, como por ejemplo fechas de comienzo y de fin del proyecto, que aparecern en una tabla independiente por encima de la imagen del proyecto que acaba de configurar.

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Seleccionar ms informacin para enviar


Cuando haga clic en Finalizar en el asistente, el programa especificado se abrir con la imagen del proyecto.

La imagen final contendr dos partes: Una parte de informacin general que contiene la duracin total, los costos o cualquier otra informacin del proyecto que haya especificado en el Paso 4 del asistente. Informacin detallada del proyecto sobre las tareas seleccionadas para que el asistente las incluyera en el informe.
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Sugerencias para la prctica


Exportar la informacin de Project a otros programas.

Prctica en lnea (se necesita Word, PowerPoint o Visio, con versiones de producto 2000 o posterior)

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Prueba 1, pregunta 1
Al copiar una imagen a un programa de Office, la informacin queda vinculada con el plan del proyecto original. (Seleccione una respuesta).

1. Verdadero.
2. Falso.

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Prueba 1, pregunta 1: respuesta


Falso.

Al copiar una imagen a un programa de Office, la informacin no est vinculada con el plan del proyecto original.

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Prueba 1, pregunta 2
Qu programa de Office no puede usar en el Asistente para copiar imagen en Office? (Seleccione una respuesta).

1. Microsoft Office Word. 2. Microsoft Office OneNote. 3. Microsoft Office Visio.

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Prueba 1, pregunta 2: respuesta


Microsoft Office OneNote.

OneNote le ofrece un lugar para capturar y organizar todas sus notas en equipos, equipos porttiles u otros dispositivos. Pero con este asistente no puede enviar una imagen de Project a OneNote.

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Prueba 1, pregunta 3
Cuando termina de usar el Asistente para copiar imagen en Office, debe insertar manualmente la imagen del proyecto en el programa de Office. (Seleccione una respuesta). 1. Verdadero. 2. Falso.

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Prueba 1, pregunta 3: respuesta


Falso.

El asistente abre automticamente el programa de Office y pega la imagen en el programa.

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Leccin 2
Copiar informacin de Project a una pgina web

Copiar informacin de Project a una pgina web


Su organizacin o su equipo dispone de un sitio web para compartir informacin de los proyectos de los equipos?

En lugar de copiar la informacin del proyecto en otro programa de Office, quizs desee crear una pgina web donde pueda insertar una imagen del proyecto. Existe una manera sencilla y flexible de crear una imagen del proyecto para agregarla al sitio web del equipo.
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De nuevo, comience con una vista despejada


Como aprendi en la primera leccin, es mejor mantener pocas columnas de informacin para evitar una presentacin abarrotada que desconcierte a la audiencia o a los lectores.
As que puede que deba quitar columnas. A fin de cuentas, no querr que la presentacin contenga informacin irrelevante o que pueda distraer la atencin, como por ejemplo la duracin de tareas individuales o los salarios de los recursos.

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Seleccin de opciones de imagen


Una vez configurado el proyecto del modo que desea que aparezca, deber crear una imagen para colocar en la pgina web.

Comenzar usando el cuadro de dilogo Copiar imagen (en el men Informes) para crear una imagen que, a continuacin, puede agregar a una pgina web mediante un editor HTML.

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Seleccin de opciones de imagen


En primer lugar, especifique cmo desea representar la imagen.

Opcin web: Normalmente, para las pginas web se crean imgenes con formato de intercambio de grficos (GIF).

Para copiar la imagen como un GIF, haga clic en Para archivo de imagen GIF y, a continuacin, haga clic en Examinar para especificar la ubicacin en la que desea guardar la imagen.
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Seleccin de opciones de imagen


En primer lugar, especifique cmo desea representar la imagen.

Otras opciones: Para crear una imagen mejorada para mostrarla en la pantalla del monitor del equipo con los colores y el formato intactos, haga clic en Para pantalla.

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Seleccin de opciones de imagen


En primer lugar, especifique cmo desea representar la imagen.

Otras opciones: Para crear una imagen mejorada para impresin que mantenga intacto el formato y con barras de Gantt, por ejemplo, con colores, formas y tramas ntidos, haga clic en Para impresora.

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Seleccin de opciones de imagen, continuacin


Tambin dispone de varias opciones de presentacin.

Para copiar informacin para un intervalo de fechas distinto de las que en ese momento se muestran en la escala temporal, en Escala temporal, escriba o seleccione una fecha de comienzo y de fin en los cuadros Desde y Hasta. Tambin puede especificar si desea copiar las filas tal como aparecen en la pantalla o slo filas seleccionadas.
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La imagen ya est lista. Qu hacemos ahora?


Ahora slo tiene que decidir qu hacer con la imagen. Primero se encuentra la opcin web.

Si ha seleccionado un archivo de imagen GIF y la imagen es mayor que 254 x 254 centmetros (100 x 100 pulgadas), aparecern opciones para reducir el tamao. Luego todo lo que tiene que hacer es abrir el editor HTML favorito e insertar el archivo de imagen desde el disco duro del equipo o desde una ubicacin de red.
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La imagen ya est lista. Qu hacemos ahora?


Tambin existen otras opciones.

Como se mencion antes, si hace clic en Para pantalla o en Para impresora, tendr que cambiar al programa donde desea pegar la informacin del proyecto. A continuacin, deber pegar la imagen presionando CTRL+V o usando el comando Pegar del programa.

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Sugerencias para la prctica


Copiar informacin a una pgina web

Prctica en lnea (se necesita Word, PowerPoint o Visio, con versiones de producto 2000 o posterior)

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Prueba 2, pregunta 1
Al copiar una imagen a una pgina web, la informacin del proyecto se vincular dinmicamente a la pgina web de modo que todos los cambios realizados en el proyecto original aparecern automticamente en la pgina web. (Seleccione una respuesta). 1. Verdadero. 2. Falso.

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Prueba 2, pregunta 1: respuesta


Falso.

Una vez que genera una imagen GIF, ya no tiene un vnculo a la informacin del proyecto original.

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Prueba 2, pregunta 2
Qu opcin debe elegir al especificar la manera en que desea representar la imagen en una pgina web? (Seleccione una respuesta). 1. Para pantalla. 2. GIF. 3. Para impresora.

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Prueba 2, pregunta 2: respuesta


GIF.

Los GIF usan un formato de archivo de grficos comprimidos que los exploradores web pueden mostrar como grficos incorporados. Los GIF se usan mucho para transmitir imgenes a travs de Internet.

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Prueba 2, pregunta 3
Al usar el comando Copiar imagen para crear una imagen para una pgina web, Project insertar automticamente la imagen en la pgina web que especifique. (Seleccione una respuesta). 1. Verdadero. 2. Falso.

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Prueba 2, pregunta 3: respuesta


Falso.

Una vez que ha creado la imagen mediante Project, deber insertar manualmente la imagen mediante un editor HTML.

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Tarjeta de referencia rpida


Para obtener un resumen de las tareas que se tratan en este curso, consulte la Tarjeta de referencia rpida.

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