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FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS

Prof. Ing. David Checa

2013 - II

ESTRUCTURA DEL CURSO

PRIMERA UNIDAD Lección Nº 1: Marco Conceptual Lección Nº 2: Procesos Lección Nº 3: Gestión Integración Lección Nº 4: Gestión de Alcance

SEGUNDA UNIDAD Lección Nº 5: Gestión del Tiempo Lección Nº 6: Gestión del Costo Lección Nº 7: Gestión de la Calidad Lección Nº 8: Gestión de los Recursos Humanos

TERCERA UNIDAD Lección Lección Lección Lección Nº Nº Nº Nº 9: Gestión de las Comunicaciones 10: Gestión de los Riesgos 11 Gestión de las adquisiciones 12 Gestión de los Interesados .

II . Ing David Checa 2013 .FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS SEGUNDA UNIDAD Lección 06: Gestión del Costo Prof.

. estimación de costos. y control de costos. presupuesto de costos. Consiste en la planificación de recursos.CONTENIDO LECCIÓN 06 •Define los procesos requeridos para asegurar que el proyecto sea completado dentro del presupuesto aprobado.

Objetivos de la Lección 06 Conceptos claves a aprender: • Tipos de costos • Procesos de gestión de los costos • Plan de gestión de costos • Costo de las actividades • Presupuesto • Controlar los costos • Gestión del valor ganado (EVM: Earned value management) • Valor neto actual • Tasa interna de retorno • Periodo de repago 7 .

¿Nosotros controlamos los costos?. ...

… ¿O los costos nos controlan a nosotros? .

fórmulas. tipos de estimación y redondeos.Gestión de los Costes Plan de Gestión de Costes puede establecer:  Nivel de precisión. variaciones permitidas.  Unidades de medida. CAP’s y cuentas contables.  Reglas de valor ganado. CAP’s. mediciones y recursos.  Umbrales de control.  Enlaces con procedimientos de la organización. criterios.  Formatos de informe. .  Descripciones de procesos.

Solicitar al subcontratista la documentación de soporte. le informó que tuvo un incremento en sus costos presupuestados debido a algunas actividades que son responsabilidad del equipo de proyecto que está a cargo de usted.1. Emitir una solicitud de cambio. C. Reunirse con la Gerencia. ¿Qué debería hacer usted como PMP® es este caso? A. D. B. Pregunta de Certificación Project Management Professional PMP® Un subcontratista que le provee un servicio para el proyecto que usted dirige como Project Manager. . Rechazar cualquier iniciativa de ese tipo.

Pregunta de Certificación PMP® Respuesta: C Explicación: Ésta es una pregunta de responsabilidad profesional / procura / costos. Después de C (documentación de soporte). La situación describe un reclamo. Lo mejor que se puede hacer es conseguir información de soporte para descubrir qué sucedió y tomar acciones correctivas. La alternativa D (rechazo) no es ética y la alternativa B (reunión con la gerencia) no debe ocurrir hasta tener toda la información.1. una investigación y una negociación. . puede ocurrir A (solicitud de cambio).

Proceso 7.1: Estimación de Costes .

Estimación de los Costes Desarrollo de una aproximación de los costes de los recursos necesarios para completar cada actividad del cronograma. .

Estimación de los Costes .

y resultados disponibles Bases de datos comerciales ESTIMACIÓN DE COSTES  . servicios.Estimación de los Costes Factores Empresa  Ambientales de la Condiciones del mercado: productos.

Estimación de los Costes Activos de los Procesos de la Organización  Políticas de estimación de costos ESTIMACIÓN DE COSTES  Plantillas de estimación de costes Información histórica Archivos del proyecto Conocimiento del equipo Lecciones aprendidas     .

 Necesidad del negocio. Asunciones.        Justificación. ESTIMACIÓN DE COSTES . Límites.Estimación de los Costes Enunciado del Alcance del Proyecto. Requisitos. Restricciones. Lista de entregables. Criterios de aceptación.

2. Hijas Cancha Frontón Cancha Tenis Piscina 5. Hijos Dorm. Gestión 3. Control . Maquetas 2.3. Habilitación de otras áreas 2. Ed. Padres Dorm.2. Estudios 2. Ed. Construcción 4.1. Planos Dorm.Estimación de los Costes EDT  Suministra relación entre todos los componentes del proyecto y los entregables 1. Áreas de recreación 3. Acabados 5.4. Diseños ESTIMACIÓN DE COSTES CASA DE CAMPO 3.1. Áreas de descanso 3. Planeamiento 5. Afirmado 3.1.2.

Estimación de los Costes Diccionario de la EDT  Identificación de productos entregables Descripción del trabajo en cada componente de la EDT  ESTIMACIÓN DE COSTES .

 ESTIMACIÓN DE COSTES  . Plan de gestión de personal. Registro de riesgos.Estimación de los Costes Plan de Gestión del Proyecto  Plan de gestión del cronograma.

Se utiliza cuando la cantidad de información detallada es limitada.Estimación de los Costes ESTIMACIÓN DE COSTES Estimación por analogía  Implica usar el coste real de proyectos anteriores similares. Es fiable cuando los proyectos anteriores son similares de hecho y no de apariencia.     . como base para estimar el coste del proyecto actual. Es menos costosa que otras técnicas pero también menos exacta. Utiliza el juicio de expertos. y cuando las personas que preparan las estimaciones tienen la experiencia necesaria.

Planeamiento 5.4. Afirmado 3. Estudios 2. Control Es una estimación de arriba a abajo .Estimación por Analogía CASA DE CAMPO 1. Habilitación de otras áreas 2. Diseños 3.2. Construcción 4. Gestión 3.1. Padres Dorm. Maquetas 2.1. Áreas de descanso 3. Acabados 5.1. Hijos Dorm. Hijas Cancha Frontón Cancha Tenis Piscina 5.2.3.2. Planos Dorm. Áreas de recreación 3. Ed. Ed.

bases de datos comerciales. .Estimación de los Costes ESTIMACIÓN DE COSTES Determinación de Tarifas de Costes de Recursos  Se  Se deben conocer las tarifas de costes unitarios de cada recurso usan cotizaciones. tarifas estándar con factores de escalamiento. y listas de precios de los vendedores.

Debe balancearse precisión adicional con costo adicional.Estimación de los Costes ESTIMACIÓN DE COSTES Estimación ascendente  Estimación del costo de actividades individuales o paquetes de trabajo y su acumulación para obtener el costo total del proyecto. El costo y precisión depende del tamaño y complejidad de la actividad individual o paquete de trabajo: serán mayores en la medida que estas actividades o paquetes sean más pequeños.  .

3. Ed. Estudios 2. Planeamiento 5.1.4. Ed. Áreas de descanso 3.2. Hijas Cancha Frontón Cancha Tenis Piscina 5. Padres Dorm. Control Es una estimación de abajo a arriba . Diseños 3. Afirmado 3.Estimación Ascendente CASA DE CAMPO 1. Áreas de Habilitación de recreación otras áreas 2.3.2. Construcción 4. Maquetas 2. Hijos Dorm.1. Gestión 3. Acabados 5.1. Planos Dorm.2.

para calcular una estimación de costes. Puede producir niveles superiores de exactitud dependiendo de la complejidad y la información de costes y recursos.Estimación de los Costes ESTIMACIÓN DE COSTES Estimación Paramétrica  Técnica que utiliza relación estadística entre datos históricos y otras variables.  .

Herramientas de simulación y estadística. .Estimación de los Costes ESTIMACIÓN DE COSTES Software de Gestión de Proyectos    Software de estimación de costes. Hojas de cálculo.

Análisis de lo que debería costar el proyecto.Estimación de los Costes ESTIMACIÓN DE COSTES Análisis de propuestas para licitaciones   Análisis de ofertas de proveedores. .

  . Reservas no forman parte de la línea base de costos. Problema de posible exageración de estimación de costes.Estimación de los Costes ESTIMACIÓN DE COSTES Análisis de Reserva  Reservas o asignaciones para contingencias son costes estimados que utilizará el PM para gestionar eventos previstos. pero no ciertos.

.Estimación de los Costes ESTIMACIÓN DE COSTES Coste de la Calidad  Pueden utilizarse para preparar estimación de costes .

Presentación resumen o detallada.Estimación de los Costes Estimaciones de costes  Evaluaciones cuantitativas de costes probables de los recursos. ESTIMACIÓN DE COSTES   Se estiman costes para todos los recursos. . y categorías especiales como asignación por inflación o reserva de contingencia.

Estimación de los Costes
Ejemplo
PROYECTO CASA DE CAMPO

3.1.3. Limpiar Terreno

Volquete de 10 TN Capataz Obreros (cuadrilla) Mameluco Par de botas Par de guantes Rastrillo Escoba Carretilla Desinfectante

1 1 3 3 3 3 2 2 1 10 glns

$100/día $ 20/día $ 5/día $ 10/día $ 15 $ 10 $ 15 $ 5 $ 25 $ 15

Costos estimados

Estimación de los Costes
Ejemplo
PROYECTO CASA DE CAMPO Alternativa: contratación de compañía de limpieza

3.1.3. Limpiar Terreno

Volquete de 10 TN Costo servicio Costo contratación Costo supervisión

1 1 1 1

$100/día $100/día $100 $ 25/día

Costos Estimados alternativos

Estimación de los Costes
Información de Respaldo.

Cantidad y tipo depende del área de aplicación. Debe proporcionar imagen clara, profesional, y completa de cómo se obtuvo la estimación. Debe incluir:

ESTIMACIÓN DE COSTES

Descripción trabajo.

de

alcance

de

  

Fundamentos de la estimación. Asunciones y restricciones.

Rango de estimaciones.

Estimación de los Costes
Cambios Solicitados.

ESTIMACIÓN DE COSTES

Se pueden generar cambios que afecten al plan de Gestión de Costes o Requisitos de Recursos u otros componentes del Plan de Gestión del Proyecto. Se procesan a través del Control Integrado de Cambios.

Estimación de los Costes
ESTIMACIÓN DE COSTES
Plan de Gestión de Costes (Actualizaciones)

Si las solicitudes de cambio son aprobadas se actualiza el Plan de Gestión de Costes en caso de ser necesario.

Pregunta de Certificación PMP® Cuando recién se está conceptualizando el proyecto. usted tiene un intercambio de opiniones con el sponsor acerca de qué técnica de estimación se debería utilizar. Determinar por qué el sponsor desea una estimación tan exacta. Sugerir el costeo del ciclo de vida como un punto medio entre ambas posiciones. Usted desea aplicar algún tipo de juicio de expertos.2. B. Aceptar la estimación análoga pues es una forma de juicio experto. . D. C. Tratar de convencer al sponsor de utilizar el juicio experto pues usualmente es más exacto. pero el sponsor prefiere una estimación análoga. Lo mejor sería: A.

pero si analizamos el resto de la sentencia veremos que hay un contrasentido pues la estimación análoga no es exacta por naturaleza. Para elegir la mejor respuesta necesitamos saber que la estimación análoga es una forma de juicio experto. La alternativa B (costeo de ciclo de vida) no tiene sentido. .2. Pregunta de Certificación PMP® Respuesta: A Explicación: Ésta es una pregunta capciosa. La alternativa D compara dos cosas que son lo mismo. Notar que la alternativa C (determinar por qué) suena como una buena idea.

2: Preparación del Presupuesto de Costes .Proceso 7.

. a fin de medir el rendimiento del proyecto.Preparación del Presupuesto Suma costes estimados de las actividades o paquetes de trabajo para establecer una línea base de coste total.

Preparación del Presupuesto .

Preparación del Presupuesto Enunciado del Alcance del Proyecto  Limitaciones periódicas formales de gastos de fondos del proyecto. PREPARACION DEL PRESUPUESTO DE COSTES .

PREPARACION DEL PRESUPUESTO DE COSTES   . Calendarios de Recursos (De procesos anteriores).Preparación del Presupuesto   EDT. Cronograma del Proyecto. Diccionario de la EDT. Información de Respaldo de la Estimación de Costes.   Estimaciones de Costes.

Preparación del Presupuesto Contrato  Información relacionada sobre los productos o servicios contratados se utilizan para desarrollar el presupuesto. PREPARACION DEL PRESUPUESTO DE COSTES .

Preparación del Presupuesto Plan de Gestión de Costes  Componente del Plan de Gestión del Proyecto. PREPARACION DEL PRESUPUESTO DE COSTES .

Preparación del Presupuesto PREPARACION DEL PRESUPUESTO DE COSTES Suma de Costes  Las estimaciones de costes de actividades se suman hasta el nivel paquete de trabajo. Las estimaciones de CAP’s se suman hasta el proyecto. Las estimaciones de paquetes de trabajo se suman hasta el nivel Cuenta de Control (CAP).   .

El Gerente de Proyecto debe obtener aprobación antes de comprometer o gastar esta reserva. No forman parte de la línea base del coste pero están incluídas en el presupuesto del proyecto.Preparación del Presupuesto PREPARACION DEL PRESUPUESTO DE COSTES Análisis de Reserva  Reservas para contingencias de gestión son presupuestos reservados para cambios no planificados o incógnitas desconocidas.   .

Los parámetros son fácilmente cuantificables.Preparación del Presupuesto PREPARACION DEL PRESUPUESTO DE COSTES Estimación Paramétrica  Usa características (parámetros) del proyecto dentro de un modelo matemático para predecir los costes totales Son mas fiables cuando:     La información histórica de base. es exacta. El modelo es escalable. .

Preparación del Presupuesto PREPARACION DEL PRESUPUESTO DE COSTES Conciliación del Límite de la Financiación  Grandes variaciones en los desembolsos de fondos no son deseables. lo cual se hará aplicando restricciones de fecha impuesta para paquetes de trabajo. por eso éstos se concilian con los límites de financiación establecidos por el cliente o la organización. o componentes de la EDT. hitos.  . La conciliación requerirá el ajuste del cronograma.

 Se desarrolla sumando los costes por período y se representa por una curva S. Proyectos de gran magnitud suelen tener múltiples líneas base de coste.Preparación del Presupuesto PREPARACION DEL PRESUPUESTO DE COSTES Línea Base de Coste  Presupuesto distribuido en el tiempo que sirve como base para medir.  . supervisar y controlar el rendimiento.

Hijos Dorm. Ed.2. Acabados 5. Diseños 3. Afirmado 3.Línea Base de Costes .3.4.1. Gestión $850 $200 3. Maquetas 2. Hijas 2. Estudios 2. Control $150 $50 . Áreas de recreación 3. Planeamiento 5.1. Planos $100 $100 Cancha Frontón Cancha Tenis Piscina 5.Presupuesto por elemento EDT CASA DE CAMPO $5200 1. Ed. Padres Dorm. Áreas de descanso 3. Construcción 4.2.2. Habilitación de otras áreas $200 Dorm.1.

200 08-Ene 50 1.050 06-Ene 1.Línea Base de Costes – Acumulado en el Tiempo PROYECTO CASA DE CAMPO FECHA VALORES ($) ACUMULADOS ($) 02-Ene 850 850 03-Ene 100 950 04-Ene 100 1.250 .050 05-Ene 1.050 07-Ene 150 1.

Línea Base de Costos – Curva S Valores acumulados Tiempo .

  .Preparación del Presupuesto Requisitos Proyecto  para la Financiación del PREPARACION DEL PRESUPUESTO DE COSTES Los requisitos de financiación se derivan de la línea base de coste y pueden establecerse para excederlos con el fin de responder al avance temprano o los sobrecostes. Los fondos totales necesarios son la línea base más las reservas de gestión. En general la financiación no es continua y aparece como una función escalonada.

.Preparación del Presupuesto Plan de Gestión (Actualizaciones) de Costes PREPARACION DEL PRESUPUESTO DE COSTES  Si las solicitudes de cambio son aprobadas se actualiza el Plan de Gestión de Costes en caso de ser necesario.

 . Se procesan a través del Control Integrado de Cambios.Preparación del Presupuesto Cambios Solicitados PREPARACION DEL PRESUPUESTO DE COSTES  Se pueden generar cambios que afecten al plan de Gestión de Costes u otros componentes del Plan de Gestión del Proyecto.

Líneas Base del Proyecto EDT Lista de Actividades Estándar RECURSOS Estándar Costos Estándares ESTRUCTURA SÓLIDA DE INTEGRACIÓN ENTREGABLE-ACTIVIDAD-RECURSO/COSTO .

Líneas Base del Proyecto ALCANCE LÍNEA BASE EDT Lista de Actividades Estándar RECURSOS Estándar Costos Estándares EL EDT ES LA LÍNEA BASE DEL ALCANCE .

Y HA SIDO CONSTRUIDO EN BASE AL EDT Y LOS RECURSOS ASIGNADOS .Líneas Base del Proyecto ALCANCE LÍNEA BASE EDT CRONOGRAMA LÍNEA BASE Lista de Actividades Estándar RECURSOS Estándar Costos Estándares EL CRONOGRAMA ES LA LÍNEA BASE DEL TIEMPO.

Líneas Base del Proyecto ALCANCE LÍNEA BASE EDT CRONOGRAMA LÍNEA BASE Lista de Actividades Estándar PRESUPUESTO LÍNEA BASE RECURSOS Estándar Costos Estándares EL PRESUPUESTO ES LA LÍNEA BASE DEL COSTO. Y HA SIDO CONSTRUIDO SOBRE EL EDT Y EL CRONOGRAMA .

Líneas Base del Proyecto EDT ALCANCE LÍNEA BASE Lista de Actividades Estándar CRONOGRAMA LÍNEA BASE RECURSOS Estándar Costos Estándares PRESUPUESTO LÍNEA BASE LAS TRES LÍNEAS BASES ESTÁN INTEGRADAS SOLIDAMENTE .

el cual ya está disponible. D. . El presupuesto se puede encontrar en el Project Charter. Pregunta de Certificación PMP® Recién ha completado la fase de iniciación de un pequeño proyecto y está próximo a iniciar la fase de planeamiento cuando un stakeholder le solicita el presupuesto del proyecto y la línea base del costo. C. El presupuesto y la línea base no estarán terminados y aceptados hasta que termine la fase de planeamiento. ¿Qué le debería responder? A. B. El plan de proyecto no contendrá el presupuesto y la línea base pues éste es un proyecto pequeño.3. Es imposible completar un estimado antes de que se cree y termine un plan de proyecto.

pero no los costos detallados . No es imposible estimar un presupuesto de proyecto antes de crear un plan de proyecto (alternativa D). simplemente no es conveniente. pues el presupuesto no será detallado ni exacto. Aun los proyectos pequeños (alternativa C) deben tener un presupuesto y un Schedule.3. . Pregunta de Certificación PMP® Respuesta : B Explicación: El presupuesto global del proyecto (alternativa A) se puede incluir en el Project Charter.

Proceso 7.3: Control de Costes .

Control de Costes .

Control de Costes   Línea Base de Coste Requisitos para la Financiación del Proyecto CONTROL DE COSTES .

Porcentajes físicamente completados. Estimaciones al término. CONTROL DE COSTES Información sobre el Rendimiento del Trabajo     Entregables completados. .Control de Costes Informes de Rendimiento  Información sobre rendimiento del coste y recursos. Costes autorizados e incurridos.

Pueden incluir cambios en :     CONTROL DE COSTES Términos de coste del contrato. Alcance del Proyecto. Línea Base de Coste. Plan de Gestión de Costes.Control de Costes Solicitudes de Cambio Aprobadas. .

 Otros planes subsidiarios.Control de Costes Plan de Gestión del Proyecto  Plan de gestión de costes. CONTROL DE COSTES .

sistemas de   Integrado con el proceso de Control Integrado de Cambios.  Define los procedimientos por medio de los cuales será modificada la línea base de coste. documentación. seguimiento.Control de Costes CONTROL DE COSTES Sistema de Control de Cambios del Coste. y niveles de aprobación. . Incluye formularios.

EV. Calcula índices : CPI=EV/AC y SPI=EV/PV. y AC. Calcula variaciones : CV=EV-AC y SV=EV-PV.Control de Costes CONTROL DE COSTES Análisis de Medición del Rendimiento  Técnica del valor ganado (EVT) es útil para control de costes. y producción.    . gestión de recursos. Se basa en PV.

.

Control de Costes CONTROL DE COSTES Proyecciones ETC o estimación para concluir trabajo restante    Basada en una nueva estimación: ETC=nueva estimac. Basada en variaciones típicas: ETC=(BAC-EV)/CPI. Basada en variaciones atípicas: ETC=BAC-EV. .

Budget =100 AC 30 ETC 90 hoy EAC = 30 + 90 = 120 . Este enfoque se usa cuando el rendimiento pasado muestra que las supuestos originales estuvieron errados o ya no son válidos.EAC con nueva estimación : EAC = Estimate at Completion AC = Actual Cost ETC = Estimate to Completion EAC = AC + ETC Costo Real a la fecha más un nuevo estimado para el trabajo restante.

Este enfoque se usa cuando las variaciones reales son atípicas y no se espera que vuelvan a ocurrir en el futuro.60 hoy EAC = 65 + (100-60) = 105 .EAC usando el presupuesto restante: EAC = Estimate at Completion AC = Actual Cost BAC = Budget at Completion EV = Earned Value EAC = AC + (BAC – EV) Costo Real a la fecha más el presupuesto restante.EV 100 . 100 AC 65 BAC .

EAC usando el presupuesto restante afectado por el CPI: EAC = Estimate at Complet. 100 AC 65 (BAC–EV)/CPI (100 – 60)/(60/65) hoy EAC = 65 + (100-60)/(60/65) = 108. AC = Actual Cost BAC = Budget at Completion EV = Earned Value CPI = Cost Performance Index = EV/AC EAC= AC + (BAC – EV) /CPI Costo Real a la fecha más el presupuesto restante modificado por un factor.33 . Este enfoque se usa cuando las variaciones reales son típicas y se espera que vuelvan a ocurrir en el futuro.

Análisis de variación. Se combinan con:    Técnica del valor ganado.Control de Costes CONTROL DE COSTES Revisiones del Rendimiento del Proyecto  Comparan:   Rendimiento a lo largo del tiempo. . Actividades/paquetes por encima/debajo del presupuesto.   Hitos alcanzados o vencidos. Análisis de tendencias.

.Control de Costes CONTROL DE COSTES Software de Gestión de Proyectos Se usan para supervisar PV frente a AC o para predecir efectos de los cambios o variaciones.

Control de Costes CONTROL DE COSTES Gestión de Variación  Plan de gestión de coste describe como gestionar las variaciones. .

Control de Costes CONTROL DE COSTES Estimaciones de (Actualizaciones)  Costes Son modificaciones a la información de costos usada para gestionar el proyecto. Puede o no implicar ajustes a otros aspectos del plan del proyecto.   . Debe notificarse a los stakeholders apropiados.

En general solo responden a cambios aprobados de alcance.Control de Costes Línea Base de Coste (Actualizaciones) CONTROL DE COSTES   Cambios a línea base de coste. .  En algunos casos las variaciones pueden ser tan grandes que se necesita revisar totalmente la línea base.

Control de Costes CONTROL DE COSTES Mediciones del Rendimiento  Los valores de CV. SV. CPI. SPI se calculan y documentan para los componentes de la EDT. .

 . calculado o proporcionado por la organización ejecutante. Se comunica a los interesados.Control de Costes Conclusión proyectada CONTROL DE COSTES  Se documenta un valor de EAC y ETC.

Se procesan a través del Control Integrado de Cambios.Control de Costes Cambios Solicitados  CONTROL DE COSTES  Se pueden generar cambios que afecten algún aspecto del proyecto o del presupuesto en particular. .

Control de Costes Acciones correctivas CONTROL DE COSTES  Todo aquello que se hace para alinear el rendimiento futuro esperado con el plan de gestión del proyecto. .

Control de Costes CONTROL DE COSTES Activos de los Procesos de la Organización (Actualizaciones)  Lecciones aprendidas:  Causas raíz. . subyacente  Razonamiento a la acción.

Plan de gestión de costes. Documentos del presupuesto. . Línea base de coste.Control de Costes Plan de Gestión del Proyecto (Actualizaciones)     CONTROL DE COSTES Estimaciones.

C.4. Presupuesto de costos. ¿Qué proceso es éste? A. B. Estimación de costos. Pregunta de Certificación PMP® El project manager está asignando estimados de costos a las actividades individuales o a los paquetes de trabajo para establecer una línea base de medición de la performance del proyecto. Control de costos. . Gestión de los costos. D.

La respuesta no puede ser D (control de costos) porque la línea base no ha sido creada aún. .4. Los estimados ya han sido creados de manera que la respuesta B (estimación de costos) no es correcta. Pregunta de Certificación PMP® Respuesta: C Explicación: La respuesta A (gestión de los costos) es muy general.