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a) Relacionadas con la operatoria de la empresa en general Separar las funciones de registro, operacin y custodia en sectores y personal diferente.

. La ms conocida dice: quien registra no debe tener acceso a los fondos ni autorizacin para disponer de ellos. Procurar que toda actividad est dividida en fases de modo que no quede su totalidad a cargo de una misma persona.

a) 1. La documentacin comercial Prenumerar y preimprimir: toda documentacin emitida por la empresa para respaldar operaciones debe estar prenumerada y preimpresa. Existe reglamentacin de AFIP que ordena la impresin de determinada documentacin (facturas, remitos, etc). (Ver Anexo: Documentos Comerciales.) Clasificar la documentacin anulada: la documentacin anulada debe ser clasificada como tal y conservada segn las disposiciones vigentes para el resto de la documentacin.

La documentacin comercial Denunciar la prdida de documentacin: para prevenir su uso fraudulento, la prdida de documentacin debe ser denunciada pblicamente. Nombrar autorizados: se aconseja determinar expresamente a los autorizados o encargados de utilizar la documentacin comercial (y eventualmente apoderados). Controlar documentacin ingresante: la documentacin que ingrese a la empresa debe ser cuidadosamente controlada antes de su aceptacin y registro.

La documentacin comercial Custodiar la documentacin importante o crtica: debe existir un correcto control de acceso a los sectores donde se encuentre la documentacin y valores de la empresa. Proteger informacin confidencial: la informacin confidencial debe ser protegida correctamente, si se utilizan sistemas informticos, la misma se debe encontrar protegida por passwords, y en caso de estar archivada, slo personal autorizado debe tener acceso a los mencionados archivos. (Ver cap. VI.)

La documentacin comercial Custodiar documentos comerciales: su custodia debe estar separada de quien la usa, y su entrega deber hacerse contra la firma de quien los recibe. Tambin es conveniente que contra entrega de un talonario nuevo, en el caso que se utilicen estos soportes, se proceda a la devolucin del talonario agotado. Se deber llevar un registro de la existencia de la documentacin.

a) 2. El personal y sus responsabilidades Determinar expresamente facultades: se deben conocer las facultades y funciones de cada integrante de la organizacin as como tambin su responsabilidad por las mismas. Comunicar desvinculaciones: cuando alguien se retira de la empresa el hecho deber informarse con rapidez a todo eventual interesado o relacionado con el mismo. Rotar personal: es aconsejable la rotacin del personal encargado del manejo de los fondos, ya que si siempre es realizado por la misma persona, un error u omisin puede pasar inadvertido.

a) 3. Los activos monetarios Limitar la circulacin de dinero: es necesario que la circulacin de dinero y/o documentacin, dentro de la empresa, se limite al mnimo. Custodiar los fondos: es conveniente la concentracin de la responsabilidad sobre la custodia de fondos en una sola persona. Por excepcin se puede delegar en ms de una.

Los activos monetarios

Controlar a los responsables: una vez designado un responsable para la tenencia de valores, se deber controlar mediante las registraciones contables si todo lo que tiene es lo que debe tener y si todo lo que debe tener lo tiene. Separar manejos dinerarios de la registracin: el otorgamiento de crditos seguimiento de cobranzas , planificacin de los pagos, y todo otro manejo financiero debe estar separado de quienes realizan los registros contables.

Los activos monetarios Separar fondos de diferentes procedencias: para un mejor control de los fondos es recomendable la separacin de los fondos provenientes de cobranzas, de los utilizados para pagos. Disponer doble firma en los cheques: puede establecerse como regla general, siempre y cuando sea posible, que los cheques deban ser firmados por dos personas autorizantes.

Los activos monetarios Autorizar firmas: la firma de los cheques debe realizarse por persona autorizada y con firma registrada en el banco. Es conveniente que los cheques los firmen dos personas como mnimo (orden conjunta). No dejar cheques firmados o endosados: nunca se deben dejar firmados con anticipacin. En circunstancias en que los autorizados a firmar los cheques deban ausentarse por un tiempo prolongado los cheques que deje firmados deben ser guardados en la caja fuerte.

Los activos monetarios Custodiar documentos a cobrar y valores: la custodia de los documentos a cobrar y todo tipo de valores debe ser independiente del rea de Tesorera y del rea de Contadura. Para los cheques de pago diferido debera aplicarse la misma norma, pero, en la prctica, no suele hacerse as y se hace cada vez ms frecuente su uso como medio de pago.

Los activos monetarios


Cruzar cheques recibidos: los cheques que quedan en poder de la empresa deben ser cruzados y colocrseles un sello que diga nicamente para ser depositado en la Cta. Cte. (esto siempre y cuando la situacin financiera de la empresa lo permita, y no deban ser utilizados como medio de pago a proveedores). Documentar la entrega de bienes: cada persona que recibe dinero o valores, deber formar un recibo que quedar en poder de la que lo/s entrega, asegurando as el cumplimiento de las normas de control interno por oposicin de intereses.

Los activos monetarios Separar la confeccin de cheques de su entrega: la emisin de la orden de pago debe realizarse por personas que no manejen valores ni los entreguen. Realizar conciliaciones bancarias y arqueos: las conciliaciones bancarias no slo deben ser realizadas por quienes manejan los fondos, sino tambin por el sector de contadura y de auditora. Los arqueos de caja sorpresivos son una buena herramienta de control interno. La tecnologa de operacin por redes permite hacerlo, si es necesario, en tiempo real.

Los activos monetarios Verificar valores en cartera: para verificar la cantidad de valores en cartera deben realizarse arqueos sorpresivos. Respaldar y documentar la cancelacin de deuda o declaracin de incobrabilidad: la cancelacin de cuentas y la declaracin de incobrabilidad deben ser aprobadas por un responsable que no pertenezca al rea de crditos y con la documentacin de respaldo que lo avale. Tngase presente que las normas impositivas exigen agotar las instancias legales razonables en funcin de la significatividad de los montos involucrados.

Los activos monetarios

Contratar seguros: en algunos casos puede ser necesario que para aquellos que tengan manejo directo de valores se tomen seguros de fidelidad que cubran a la empresa contra posibles prdidas por comportamiento desleal. No son prcticas habituales en nuestro pas, aunque s lo son en compaas globales.

a) 4. Los activos fsicos Controlar la mercadera ingresante: se debe controlar la cantidad y calidad de productos que ingresan en la empresas y su coincidencia con los pedidos realizados, y bsicamente, con las especificaciones exigidas. Controlar los bienes fsicos: controlar que se encuentren adecuadamente localizados en sitios especialmente determinados a tal fin y el acceso a los mismos restringidos a los responsables de su custodia o gestin.

b) Algunos tips de control interno para el procedimiento de Ventas Crdito a clientes Quien concede lo crditos no debe ser quien autoriza las ventas, cuando sea posible la separacin de funciones. Controlar el lmite de crdito del cliente antes de aceptar nuevos pedidos de mercaderas, ayuda a evitar nuevos incobrables o al menos, a reducir la magnitud del dao. El lmite de crdito del cliente debe haber sido determinado siguiendo pautas explcitamente fijadas para tal fin.

Crdito a clientes

Imputar previamente el crdito al cliente una vez realizado todo nuevo pedido. No hacerlo puede elevar el lmite de crdito y la falta de su imputacin puede permitir, incluso, posteriores otorgamientos de nuevos crditos que sobrepasen an ms dicho lmite. Registrar el dbito definitivo de la deuda del cliente en el momento de la facturacin del pedido o confeccin del remito que lo sustituya.

Inventarios Controlar el stock de mercadera existente antes de concretar el pedido para evitar desatender al cliente (cuando la entrega sea inmediata) o para poder programar su disponibilidad en tiempo y forma convenida. La aceptacin del pedido por parte del vendedor implica para el mismo el compromiso de entrega de la mercadera. Su incumplimiento puede provocar, adems de la prdida de credibilidad por parte de la empresa, erogaciones y quebrantos por resarcimiento de daos y eventuales lucros cesantes por no haber puesto a disposicin la mercadera en el momento acordado.

Inventarios Disminuir previamente el stock de mercaderas cuando se acepta un pedido. De no hacerlo podran aceptarse nuevos pedidos comprometiendo el stock necesario para cumplir con el concentrado en forma previa. Disminuir definitivamente el stock cuando se retiran las mercaderas y se remiten al cliente. De no realizarse la disminucin definitiva del stock, se provocar una distorsin entre las registraciones y la realidad, por ejemplo, al tomar un inventario.

Documentacin respaldatoria En caso que el vendedor cobre comisiones segn las ventas realizadas, tiene derecho a retener copia documental que acredite la venta, la cual deber ser conformada o formada por el sector que autorice la misma para tener validez (leyes 12651 y 14546 del viajante de comercio y sus modificaciones). En algunas empresas se suele reemplazar la copia firmada que acredite la venta confeccionando un listado detallando las ventas realizadas, el que es firmado por el sector que las autoriza y que ser conservado por el vendedor para acceder a las comisiones.

Documentacin respaldatoria Cuentas Corrientes debe verificar que todas las Facturas estn acompaadas por los remitos correspondientes con la firma y conformidad del cliente antes de ser archivadas. El importe de las mismas deber coincidir con el importe debitado en la cuenta corriente del deudor. El remito con firma y conformidad, prueba la recepcin de la mercadera por parte del cliente y da derecho a la facturacin que permitir el posterior cobro de la misma.

Documentacin respaldatoria El importe de las facturas deber coincidir con el importe debitado en la cuenta corriente del deudor. Los sectores de Almacenes o de Expedicin, cuando despachen mercaderas para ser entregadas por intermedio de fleteros, deben emitir y retener algn tipo de constancia (usualmente firmada por quien retira los bultos o paquetes) para avalar el retiro de mercadera de la empresa; e incluso como probable resguardo para casos de prdida, robo o extravo.

Documentacin respaldatoria El detalle fsico de las mercaderas enviadas segn remito debe ser igual a la disminucin evidenciada en los registros de stock o inventarios. El sector que factura debe retener el comprobante que avale la emisin de la misma (puede tratarse de una orden de pedido autorizado o documento equivalente).

Circulacin de la mercadera Toda circulacin de mercadera debe realizarse con remito o documento equivalente, y su entrega se har contra la firma de dicho comprobante (por quin debe estar autorizado a recibirla). La mercadera es activo circulante que debe protegerse. El transportista o fletero debe controlar la mercadera que recibe para su entrega y firmar de conformidad el remito para asegurar que no le sea reclamada mercadera que no le fue entregada y la empresa asegurarse que no le falte mercadera que ya entreg (usualmente el control por oposicin de intereses se limita al control y conteo de bultos o paquetes cerrados).

Control de Contadura Diariamente Contadura verifica que el listado de facturacin (con el total diario facturado) coincida con el total en que aument el saldo de las cuentas corrientes de clientes; que la disminucin del stock en cantidades coincida con la disminucin que se gener con los remitos emitidos y verificar que toda la mercadera incluida en dicho remito coincida con

Control de Contadura la totalidad de la mercadera facturada. Cuando el sistema de computacin es sometida a auditora frecuente y est validado como correcto, al emitir la factura y el remito simultneamente, bajar el stock de inventario y coincidir el total facturado con el total remitido; y la nica gestin de auditora pertinente es la realizacin de un inventario fsico y la auditora del sistema informtico.

c) Algunos tips de control interno para el procedimiento de Cobranzas. Ingreso de valores Los ingresos de dinero por atencin directa de pblico deben realizarse utilizando mquinas habilitadas especialmente para ello (usualmente llamadas cajas registradoras). En el caso de ventas a consumidores finales, la AFIP exige el uso de mquinas con memoria, cinta testigo y bloqueo de determinadas operaciones, denominadas controladores fiscales.

Ingreso de valores
Si la cobranza se realiza fuera de la empresa, se recomienda que la misma sea rpidamente depositada en el banco ms cercano o entregado en la Tesorera de la empresa. Se tiende cada vez ms a realizar cobranzas y pagos electrnicos, eliminando riesgos de traslado fsico de valores.

Ingreso de valores
Cuando la cobranza la realizan cobradores de la empresa, es responsabilidad de los mismos verificar la correcta emisin y validez aparente de los cheques que reciben por parte de los clientes. Se recomienda en lo posible no recibir cheques de terceros, salvo que mejores razones indiquen lo contrario. En caso de que los cheques sean entregados por el cobrador en la empresa, quien los reciba deber repetir los mencionados controles de confeccin y validez.

Ingreso de valores
En aquellos casos que se contrate los servicios de un intermediario para gestionar cobranzas, las mismas no debern ser rendidas (entregadas) a los encargados de cobranzas o de contabilidad, sino a los responzables de Tesorera o depositadas en entidad bancaria. Si se reciben valores producto de cobranzas por correspondencia, su recepcin debe efectuarse en un sector ajeno a Contadura y a Tesorera (generalmente suele ser en el rea de Gerencia o de Direccin General).

Cheques Los cheques de pago diferido que quedan en poder de la empresa deben ser cruzados con un sello que diga nicamente para ser depositado en la Cta. Cte. (cuando las finanzas de la empresa lo permitan y no sean utilizados como medio de pago o crdito) y guardados en lugar seguro y controlado al que no tenga acceso personal no autorizado. Debe tenerse presente que sta es una opcin ideal desde el punto de vista del finaciamiento empresario (o directamente imposible de cumplir).

Cheques Los cheques recibidos deben registrarse (en libros o planillas denominados comnmente Registro de cheques), detallando emisor, su nmero, fechas, entidad bancaria pagadora e importe (y eventualmente habilitar columnas para efectuar el registro de su salida sea por depsito en propia cuenta o endoso-).

Cheques
Es el cobrador, antes de extender el recibo, quien debe verificar la correcta emisin del cheque que el cliente le entrega y quien debe aplicar las normas de control interno recibidas a los mismos. Verificar que el cheque tenga fecha cierta de emisin y de pago, que no han transcurrido ms de treinta das contados desde la fecha indicada para el pago o contados desde la fecha de emisin (en el cheque comun), que el importe en nmeros y letras coincida,y que estn correctamente escritos, que est firmado, que si se trata de un cheque de terceros (y la empresa lo acepta como prctica habitual) se encuentre correctamente endosado (y no exceda el nmero de endosos permitidos), etctera.

Documentacin respaldatoria El duplicado de las facturas (pendientes de cobro o no) no debe salir del rea donde se archivan (usualmente el rea de facturacin). ste es el documento que certifica el crdito y por lo tanto es incorrecto entregarlo a la persona encargada de gestionar su cobro, pues puede extraviarse y/o ser utilizado inadecuada o fraudulentamente. Para emitir el recibo deber haber verificado que el cheque est correctamente confeccionado (ver acpite anterior: Cheques).

Autorizaciones Las notas de crdito y los descuentos deben ser correctamente autorizados por el sector determinado o autoridad prefijada en las normas de procedimiento de la empresa y acuerdo con las mismas.

Autorizaciones Asimismo no deben tener autorizacin ni acceso a las cuentas corrientes de los clientes aquellas personas que manejan a los fondos. Principio general: quien registra no debe tener acceso a los fondos. Debe tenerse presente, como norma bsica de control interno, que la eventual autorizacin para emitir un listado no implica ni debe permitir la posibilidad de modificarlo. El crdito en una cuenta corriente de un cliente (la disminucin de la deuda de ese cliente) slo lo debe hacer aquella persona que no tenga acceso a los fondos; vale decir que se cumpla el principio bsico de oposicin de intereses.

Controles de Contadura Contadura debe verificar que el importe total cobrado es igual a la disminucin del crdito en las cuentas corrientes de los clientes e igual al importe depositado en el banco ms los cheques diferidos que quedaron en custodia en la empresa. La suma de los cheques en cartera ms la cantidad de depsitos bancarios debe coincidir con el total de las cobranzas efectuadas y ser igual al monto total en que disminuy la deuda de nuestros clientes.

Controles de Contadura Para un mejor control, Contadura puede y debe realizar arqueos sorpresivos para verificar la existencia y el monto total de los cheques en cartera y valores o disponibilidades (en Caja o Tesorera segn se denomine al sector).

d) Algunos tips de control interno para el procedimiento de Compras Pedido de compra Quien realice el pedido de compra debe ser una persona autorizada (a realizar esa actividad) y de ser posible no ser quien tiene a su cargo la custodia o el manejo de los bienes y la registracin de los mismos. Compras o el sector encargado de realizar la compra deben verificar que quien realiz el pedido se encuentre debidamente autorizado para hacerlo, as como tambin verificar la existencia de mercaderas en stock para evitar compras innecesarias (se recomienda la fijacin de puntos de pedido, de stock mnimo, de emisin automtica de rdenes de compra, etc., cuando sea posible).

Pedido de compra
El solicitante de la mercadera deber retener una copia de su solicitud firmada por compras o el sector encargado de tal actividad como forma de control interno y para deslindar resposabilidades ante crisis de produccin por la eventual falta de stock just in time y por omisin o demora en el trmite de su pedido. Debe evaluarse cuidadosamente las cantidades a comprar. Una compra escasa puede generar nuevas compras rpidamente y por lo tanto, por ejemplo, mayores costos de transporte y prdidas de beneficios por cantidad; y una compra excesiva puede generar capital inmovilizado o prdida y deterioro de materiales (segn el tipo de productos de que se trate).

Eleccin de proveedores La empresa debe tener un registro de proveedores detallando en que categoras esta habilitado para cotizar o que servicios puede ofrecer. El mencionado registro debe ser autorizado peridicamente y en la medida de lo posible se deben renovar, actualizar y de ser necesario cambiar los proveedores.

Eleccin de proveedores Es necesario, toda vez que sea posible, requerir cotizacin a ms de un proveedor. Se sugiere que la eleccin del proveedor se realice luego de consultar al menos tres distintos. Se debe intentar asegurar la inexistencia de vnculos comerciales y/o relaciones familiares o laborales entre funcionarios de la empresa y el proveedor elegido.

Orden de compra De ser poltica empresaria o de ser aconsejable se recomienda que, antes de realizar una compra, se obtenga autorizacin de Finanzas o del sector encargado de gestionar los fondos de la empresa. Se sugiere que quien autorice la erogacin o la afectacin financiera conserve una copia del pedido de materiales y/o del cuadro comparativo de ofertas recibidas de los proveedores consultados y/o de la orden de compra emitida y a enviar.

Recepcin de la mercadera Es imprescindible controlar la mercadera recibida; quien la recibe debe conocer la cantidad y caractersticas de los productos a recibir para poder efectuar un correcto control de los mismos (cotejando lo recibido con una copia del pedido o, preferentemente de la orden de compra emitida). Se recomienda que quien recibe la mercadera no firme el remito al proveedor sin haber controlado la mercadera, y en caso de no tener los recursos necesarios para hacerlo deber firmar el remito colocando la leyenda <Mercadera a revisar, sujeto a aprobacin de calidad, cantidad y condiciones>, y/o un sello similar que indique que la recepcin no implica conformidad.

Recepcin de la mercadera
En casos especiales y de requerirse un detallado control de calidad de la mercadera, quien firme el remito deber hacerlo con la aclaracin sujeto a su posterior anlisis. De existir un sector solicitante deber controlar que la mercadera recibida coincida con su pedido y con el parte confeccionado por recepcin. Luego del control lo firmar como constancia que acredite su recepcin de la mercadera.

Recepcin de la mercadera
Una vez recibida y aceptada la mercadera debe realizarse el correcto registro (aumento y actualizacin del stock y del saldo de la cuenta corriente del proveedor). El importe de crdito de inventario y de pasivo debe ser idntico, y ser igual al importe imputado de la orden de compra y de la factura recibida del proveedor. Cuando se trate de compras de mercaderas adquiridas en origen y riesgo propio se aconseja contratar el pertinente seguro.

Deuda con el proveedor Al recibir la factura, cuentas a pagar debe controlar la misma con la documentacin que avale la recepcin de la mercadera, controlando: que se estn facturando los productos requeridos por la empresa; que los productos facturados hayan sido recibidos sin objecin o restriccin;

Deuda con el proveedor


que los productos facturados correspondan a los cotizados en la solicitud de cotizacin y coincidan con los de la orden de compra emitida. Una vez recibida la factura se debe aumentar el saldo de la cuenta corriente del proveedor y actualizar el libro IVA Compras (o subdiario equivalente), previo chequeo de los puntos del paso anterior y de verificar que se ha incrementado el stock (el valorizado).

Control de Contadura Es el sector que asegura el control por oposicin de intereses y adems se encarga de verificar: que el importe en el que aument el saldo de las cuentas a pagar corresponde con el aumento monetario del stock (inventario valorizado);

Control de Contadura Que las facturas recibidas coincidan con la descripcin de artculos y cantidades que figuran en el parte de recepcin, que el mismo coincida con el remito firmado por recepcin, con el pedido realizado por el sector solicitante debidamente autorizado por Compras y Finanzas, y con la orden de compra.

e) Algunos tips de control interno para el procedimiento de Pagos Cuentas a pagar Se debe verificar el vencimiento de las facturas pendientes de pago con el fin de evitar el incremento de las deudas por intereses generados por falta de pago en trmino, o prdida de descuentos por pronto pago o similares y cuya tasa de retorno sea conveniente. Autorizacin del pago Se recomienda la existencia de un rea, sector o responsable que, con el genrico Finanzas o equivalente, debe autorizar el pago.

Medios de pago Para evitar errores y/o fraudes los pagos deben realizarse con cheques. Las normas AFIP los hacen de uso obligatorio para un determinado (a abril 2006 de $1.000). La norma citada en el punto anterior evita prcticas antes habituales de pago en efectivo, que implicaba riesgo de robo, prdida o extravo, no justificndose el traslado de dinero en efectivo salvo que el costo de hacerlo fuera menor al del seguro de traslado (no olvidar la existencia del llamado impuesto a los dbitos y crditos bancarios). Actualmente, la mayora de los bancos prestan el servicio de pago a proveedores mediante el cobro de una comisin, y son de uso comn las transferencias electrnicas de fondos prestados por las redes Banelco y otras.

Medios de pago Se aconseja no utilizar los valores provenientes de cobranzas para realizar pagos, para reducir riesgos financieros y mejorar el control interno, toda vez que la empresa pueda hacerlo y no le sea ms gravoso o perjudicial. La compensacin de operaciones de cobranza con pagos a realizar no debe efectuarse y no est autorizada por las disposiciones legales vigentes.

Emisin de cheques Antes de emitir el cheque debe contarse con la autorizacin de Finanzas, quien regula el flujo de egresos financieros de la empresa. De ser posible, es conveniente la emisin de cheques propios. Los pagos sern o deberan ser nominativos, no a la orden y cruzados para que sea cobrado slo por la persona a cuya orden se emiti y mediante su depsito en una cuenta bancaria.

Emisin de cheques Se aconseja crear o implementar sistemas de fondo fijo o de caja chica para el pago de gastos y otras erogaciones que, por su pequeo monto, no se justifiquen la emisin de un cheque. Al momento de firmarse un cheque deben presentarse a su firmante la documentacin que respalde el mismo. Para un mejor control, los cheques confeccionados deben registrarse en el Registro de cheques, aun los anulados.

Emisin de cheques Al confeccionar un cheque debe disminuirse el saldo de la cuenta corriente bancaria (en el libro Bancos o equivalente). Cuando se emite un cheque, lo que implica cancelar una deuda, automticamente se debe cancelar la acreencia sin esperar la eventual recepcin del recibo extendido por el proveedor.

Documentacin Debe controlarse la correcta confeccin del recibo por parte del proveedor y verificarse la firma del mismo, cuando este documento es el nico comprobante que acredita, al menos temporariamente, el pago efectuado.

Documentacin

La inutilizacin de los comprobantes que conforman un pago con el sello de Pagado debe realizarse en forma simultnea con la firma del cheque emitido para la cancelacin de la deuda. Conforme con el sistema de control interno existente en algunas empresa podr hacerse con anterioridad (en el sector que emite la orden de pago).

Disminucin de la deuda Emitida la orden de pago correspondiente, se suele recomendar realizar la disminucin de la cuenta corriente del proveedor (para evitar duplicar pagos). Efectuando el pago (aunque no se haya recibido el recibo del proveedor) debe disminuirse la deuda existente.

Control de Contadura Se debe controlar que los importes que disminuyen los saldos de las cuentas a pagar por la omisin de rdenes de pago, representan una cifra exactamente igual a la baja que se produce en el saldo del libro bancos (o en la caja), e idntica a la suma de los cheques emitidos, comparando los movimientos de baja de las cuentas a pagar con los cheques emitidos y, cuando se reciban, con los extractos bancarios (u on line cuando se utilicen sistemas informticos).