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Reinaldo E. Zambrano V.

Universidad de Los Andes

Funciones de la administracin
P O D E R Planificacin. Organizacin. Direccin. Ejecucin. Retroalimentacin: Evaluacin. Control.

Qu es planificar?
Predecir el futuro y concebir los medios para

llegar a el: "clculo que precede y preside la accin" Accin y efecto de elaborar un plan o programa. Anticipar la toma de decisiones antes de realizar cualquier accin. Preveer las acciones que se deben lograr para alcanzar un objetivo o meta preestablecida.

Clasificacin:
Segn el contexto en que aplica:
1. Estatal o gubernamental. 2. Blica o militar.

3. Empresarial.

Clasificacin.....Continuacin.
Segn el nivel jerrquico de la organizacin:
1. Estratgico. 2. Funcional o tctico.

3. Operativo.

NIVELES JERRQUICOS DE UNA ORGANIZACIN:


Niveles Jerrquicos Niveles de Responsabilidad Segn Tiempo Tipo de Plan

Nivel Estratgico

Conduccin y toma de decisiones

Largo Plazo

Plan Estratgico

Nivel Funcional

Desagregacin de directrices y coordinacin de reas funcionales

Mediano Plazo

Plan Funcional

Nivel Operativo

Concrecin de objetivos y metas. Ejecucin de Acciones.

Corto Plazo

Plan Operativo

Clasificacin.....Continuacin.
Segn la forma de abordar el problema o situacin:
1. Normativa. 2. Estratgica.

Diferencias:
NORMATIVA ESTRATGICA

La accin se rige por etapas o fases algortmicas que son normadas.


Existe un sujeto planificador que decide la accin antes de que se ejecute. Se considera slo los recursos econmicos o materiales disponibles para la accin.

Se establece momentos para la accin que son oportunos e interrelacionados.


No existe un planificador sino un conjunto de actores sociales que deciden la accin. Se consideran los recursos de poder de los actores comprometidos con la accin donde se incluyen los recursos econmicos o materiales.

Los clculos de la accin se hacen sobre Los clculos de la accin se hacen sobre una situacin ideal. (Factible) una situacin intermedia entre lo ideal y lo posible. (Viable)
Los sujetos afectados por la accin son considerados como aliados. Los sujetos afectados por la accin son considerados como aliados u oponentes.

NORMATIVO

ESTRATGICO

V Plan

PLANIFICACIN ESTRATGICA:
MOMENTOS
Explicativo Distancia al objetivo Mayor Globabilidad Mayor Especificidad Ver / Ser Anlisis de situacin Investigacin de problemas Normativo Deber / Ser Identificacin de la visin y misin Formulacin de proyectos u objetivos Estratgico Poder / Ser Anlisis de Viabilidad / Factibilidad Diseo de estrategias Tctico operacional Hacer Anlisis Tctico Plan operacional

Construccin y representacin intelectual de los hechos o fenmenos de la situacin y por qu? y por quines? suceden. Expresa y explica deseos y valores de los actores sociales que planifican para resolver los problemas. Movimientos que intentan articular el deber ser con el poder ser para poner al alcance el objetivo.
Organizacin de las operaciones tcticas requeridas por los objetivos y estrategias establecidas en el deber ser y el poder ser.

ANLISIS DE LA SITUACIN
Qu nos est pasando? Por qu nos est pasando? Por quines nos est pasando?

Sujetivo o posicional Posicionamiento Intersujetivo

Objetivo
ANLISIS Histrico

GENOESTRUCTURA Planos FENOESTRUCTURA FENOPRODUCCIN

Investigacin de problemas:
1. IDENTIFICACIN: - Indicadores cuantitativos. - Registros cualitativos. - Tcnicas mixtas. JERARQUIZACIN. (Matriz) ANLISIS CAUSAL: - Diagrama de Ishikawa. - rbol de problemas. - Red explicativa.

2. 3.

MATRIZ DE JERARQUIZACIN
PROBLEMAS VARIABLES A B C D E F

VARIABLES: A: Magnitud. B: Frecuencia. C: Gravedad. D: Vulnerabilidad. E: Recursos. F: Impacto.

PONDERACIN: 0: Baja. 1: Moderada. 2: Alta.

DIAGRAMA DE ISHIKAWA: 6 M
Mano de obra Mtodos de trabajo Materiales

CAUSAS

PROBLEMA

Maquinaria

Medio ambiente

Medicin

DIAGRAMA DE ISHIKAWA: Flujo de procesos

Recepcin

Diagnstico

Exmenes complementarios

Tratamiento

Dolor pulpar

DIAGRAMA DE ISHIKAWA: Enumeracin


? ? ?

CAUSAS

PROBLEMA

RBOL DE PROBLEMAS:
EFECTO-1 EFECTO-2 EFECTO-3

PROBLEMA

FENMENO

GENESIS

CAUSA-1

CAUSA-2

CAUSA-3

CAUSA-11

CAUSA-12

CAUSA21

CAUSA-31

CAUSA-32

La atencin asistencial es insuficiente para los grupos de riesgos

Carpetas familiares e historias clnicas incompletas

Atencin insuficiente al paciente

Los servicios de salud prestados a la comunidad no son ptimos

No existe control secuencial integral (mdico-odontolgico) de salud del paciente

Insuficiente equipamiento del centro asistencial

Fallas en la implementacin de la Poltica de Atencin Integral en la comunidad de Motatn Edo. Trujillo


Insuficiente capacitacin del personal sobre la PAI Falta de integracin del equipo Mdico del Ambulatorio y el personal Odontolgico del C.O.I.M.
Falta de integracin poltica entre el ambulatorio y la Alcalda de Motatn

Actitud paternalista de la sociedad frente a los problemas de salud

Falta de motiv acin de la comu nidad

No hay una asistencia representati va del equipo de salud a los talleres de informacin

Diferenci as de ideologa poltica

Falta de informaci n de la P.A.I.

Problemas personales entre la coordinado ra asistencial y el personal del ambulatori o

Interes en que no se ejecute la politica por las exigencias de carga horaria Falta de recurso humano para cubrir los dos turnos

Uso aislado de la papeleria por parte de l ambulatorio y el COIM

Falta de voluntad poltica

Escasa participaci n

Falta de inters en cuanto al conocimient o de la P.A.I.

Falta de motivacin

Desentendimiento

MOMENTO NORMATIVO: VISIN

Estrategia

? ? ?
RAZON DE SER

EL SUEO POSIBLE

MOMENTO NORMATIVO: MISION


LOS OBJETIVOS PERMITEN OPERAR LA MISIN PARA APROXIMAR LA SITUACIN OBJETIVA ENTORNO A LA VISIN

VISIN

MISIN OBJETIVOS METAS

LAS METAS PERMITEN CUANTIFICAR EL GRADO DE APROXIMACIN ALCANZADO ENTORNO A LA MISIN

MOMENTO ESTRATGICO ANLISIS DE PROYECTOS 1/2


VIABILIDAD POLTICA
ALIADOS

Anlisis de actores

NEUTROS OPONENTES

POSIBILIDADES DE GANAR ALIADOS (Alianzas) POSIBILIDADES DE REDUCIR OPOSICION (Negociaciones,Alianzas)

POSIBILIDAD DE IMPONER POSICIONES (Entrenamiento)


VOLUNTAD POLTICA

MOMENTO ESTRATGICO ANLISIS DE PROYECTOS 2/2


FACTIBILIDAD
INFRAESTRUCTURA RECURSOS HUMANOS
TCNICA RECURSOS TECNOLGICOS TIEMPO RECURSOS PRESUPUESTARIOS

FINANCIERA

FUENTES ALTERNAS DE FINANCIAMIENTO

DETERMINACIN DE VIABILIDAD

MATRIZ D.O.F.A O F.O.D.A

INTERNAS
Externas Oportunidades (1 o ms) Fortalezas (1 o ms) Alternativas FO
Alternativas: Fortalezas

Debilidades (1 o ms) Alternativas DO


Alternativas: Debilidades

DOFA Alternativas ms de dos fuerzas

Amenazas (1 o ms)

Alternativas FA
Alternativas: Fortalezas

Alternativas DA
Alternativas: Debilidades

FORTALEZAS Y DEBILIDADES
FORTALEZAS
ACTIVIDADES O SITUACIONES INTERNAS DE LA ORGANIZACIN QUE SE REALIZAN BIEN Y QUE CONSTITUYEN ELEMENTOS FAVORABLES PARA SU DESEMPEO.

DEBILIDADES
ACTIVIDADES O SITUACIONES INTERNAS QUE DIFICULTAN O COMPROMETEN EL DESEMPEO DE LA ORGANIZACIN, TALES COMO: LIDERAZGO, MOTIVACIN, TECNOLOGAS, ETC

ELEMENTOS A CONSIDERAR
GERENCIA, DIRECCIN, LIDERAZGO. RECURSOS HUMANOS. ORGANIZACIN. TECNOLOGA. INVESTIGACIN. PRODUCTOS Y SERVICIOS (MERCADEO). CALIDAD COMPETITIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD. INFORMACIN. SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS. IMAGEN.

OPORTUNIDADES Y AMENAZAS
OPORTUNIDADES
TENDENCIAS O HECHOS EXTERNOS DE CARCTER SOCIAL, POLTICO, ECONMICO, TECNOLGICO, DE MERCADO QUE PODRAN FAVORECER EL DESEMPEO DE LA ORGANIZACIN

AMENAZAS
TENDENCIAS O HECHOS EXTERNOS QUE SERAN POTENCIALMENTE PERJUDICIALES PARA LA ORGANIZACIN, TANTO EN EL PRESENTE COMO EN EL FUTURO

ELEMENTOS A CONSIDERAR
ASPECTOS ECONMICOS (MACRO Y MICRO). ASPECTOS POLTICOS. ASPECTOS GUBERNAMENTALES. ASPECTOS SOCIALES, CULTURALES, DEMOGRFICOS. ASPECTOS TECNOLGICOS. USUARIOS. COMPETIDORES ACTUALES Y POTENCIALES. GRUPO DE INTERS. FUERZAS REGULATORIAS.

VECTOR DE DEFINICION DE PROBLEMA (V.D.P) EJEMPLO


Fortalezas:
1.- Prestigio del programa en las comunidades rurales. 2.- Motivacin del personal. 3.- Dispone de proyectos de vivienda con tecnologas alternativas de bajo costo.

Debilidades:
1.- No hay misin y visin compartida. 2.- Faltade planificacin. 3.- Faltan relaciones institucionales con la Gobernacin del Estado. 4.- Baja Recuperacin de crditos. 5.- Ausencia de sede propia.

Oportunidades:
1.- Participacin comunitaria en las distintas etapas del proceso de gestin y construccin de viviendas. 2.- Firmas de convenios con Alcaldas para acceder a los recursos FIDES, LAEE, Gobernacin del Estado.

Estratgias (FO):
(F1-O1-02) Aprovechar el prestigio del Programa en las comunidades y la demanda insatisfecha de viviendas, para la firma de Convenios con las Alcaldas y lograr acceder a los recursos presupuestarios del FIDES, LAEE y Gobernacin del Estado.

Estratgias (DO):
(D3-O1) Establecer mecanismos para mejorar las relaciones institucionales con la Gobernacin del Estado y a travs de la participacin comunitaria, disminuir costos Que permitan incrementar el nmero de viviendas ofertadas.

Amenazas:
1.- Eliminacin del presupuesto coordinado por parte de la Gobernacin del Estado. 2.-Alta demanda insatisfecha de viviendas. 3.- Retardo en el envo de presupuesto. 4.- Inestabilidad poltica

Estratgias (FA):
(F2-A1-A2) Ofrecer a la Gobernacin del Estado los proyectos de vivienda con tecnologas alternativas de bajo costo que permitan la asignacin de recursos para una cobertura mayor de poblacin con necesidad de vivienda insatisfecha.

Estratgias (DA):
(D4-A2) Implementar sistema de cobranza regionalizada y local que permita incrementar la recuperacin de crditos y reinvertirlos en el Estado a fin de disminuir el nmero de familias con necesidad de vivienda.

VECTOR DE DEFINICION DE PROBLEMA (V.D.P) EJEMPLO


Fortalezas:
1.- Prestigio del programa en las comunidades rurales. 2.- Motivacin del personal. 3.- Dispone de proyectos de vivienda con tecnologas alternativas de bajo costo.

Debilidades:
1.- No hay misin y visin compartida. 2.- Faltade planificacin. 3.- Faltan relaciones institucionales con la Gobernacin del Estado. 4.- Baja Recuperacin de crditos. 5.- Ausencia de sede propia.

Oportunidades:
1.- Participacin comunitaria en las distintas etapas del proceso de gestin y construccin de viviendas. 2.- Firmas de convenios con Alcaldas para acceder a los recursos FIDES, LAEE, Gobernacin del Estado.

Estratgias (FO):
(F1-O1-02) Aprovechar el prestigio del Programa en las comunidades y la demanda insatisfecha de viviendas, para la firma de Convenios con las Alcaldas y lograr acceder a los recursos presupuestarios del FIDES, LAEE y Gobernacin del Estado.

Estratgias (DO):
(D3-O1) Establecer mecanismos para mejorar las relaciones institucionales con la Gobernacin del Estado y a travs de la participacin comunitaria, disminuir costos Que permitan incrementar el nmero de viviendas ofertadas.

Amenazas:
1.- Eliminacin del presupuesto coordinado por parte de la Gobernacin del Estado. 2.-Alta demanda insatisfecha de viviendas. 3.- Retardo en el envo de presupuesto. 4.- Inestabilidad poltica

Estratgias (FA):
(F2-A1-A2) Ofrecer a la Gobernacin del Estado los proyectos de vivienda con tecnologas alternativas de bajo costo que permitan la asignacin de recursos para una cobertura mayor de poblacin con necesidad de vivienda insatisfecha.

Estratgias (DA):
(D4-A2) Implementar sistema de cobranza regionalizada y local que permita incrementar la recuperacin de crditos y reinvertirlos en el Estado a fin de disminuir el nmero de familias con necesidad de vivienda.

VECTOR DE DEFINICION DE PROBLEMA (V.D.P) EJEMPLO


Fortalezas:
1.- Prestigio del programa en las comunidades rurales. 2.- Motivacin del personal. 3.- Dispone de proyectos de vivienda con tecnologas alternativas de bajo costo.

Debilidades:
1.- No hay misin y visin compartida. 2.- Faltade planificacin. 3.- Faltan relaciones institucionales con la Gobernacin del Estado. 4.- Baja Recuperacin de crditos. 5.- Ausencia de sede propia.

Oportunidades:
1.- Participacin comunitaria en las distintas etapas del proceso de gestin y construccin de viviendas. 2.- Firmas de convenios con Alcaldas para acceder a los recursos FIDES, LAEE, Gobernacin del Estado.

Estratgias (FO):
(F1-O1-02) Aprovechar el prestigio del Programa en las comunidades y la demanda insatisfecha de viviendas, para la firma de Convenios con las Alcaldas y lograr acceder a los recursos presupuestarios del FIDES, LAEE y Gobernacin del Estado.

Estratgias (DO):
(D3-O1) Establecer mecanismos para mejorar las relaciones institucionales con la Gobernacin del Estado y a travs de la participacin comunitaria, disminuir costos Que permitan incrementar el nmero de viviendas ofertadas.

Amenazas:
1.- Eliminacin del presupuesto coordinado por parte de la Gobernacin del Estado. 2.-Alta demanda insatisfecha de viviendas. 3.- Retardo en el envo de presupuesto. 4.- Inestabilidad poltica

Estratgias (FA):
(F2-A1-A2) Ofrecer a la Gobernacin del Estado los proyectos de vivienda con tecnologas alternativas de bajo costo que permitan la asignacin de recursos para una cobertura mayor de poblacin con necesidad de vivienda insatisfecha.

Estratgias (DA):
(D4-A2) Implementar sistema de cobranza regionalizada y local que permita incrementar la recuperacin de crditos y reinvertirlos en el Estado a fin de disminuir el nmero de familias con necesidad de vivienda.

VECTOR DE DEFINICION DE PROBLEMA (V.D.P) EJEMPLO


Fortalezas:
1.- Prestigio del programa en las comunidades rurales. 2.- Motivacin del personal. 3.- Dispone de proyectos de vivienda con tecnologas alternativas de bajo costo.

Debilidades:
1.- No hay misin y visin compartida. 2.- Faltade planificacin. 3.- Faltan relaciones institucionales con la Gobernacin del Estado. 4.- Baja Recuperacin de crditos. 5.- Ausencia de sede propia.

Oportunidades:
1.- Participacin comunitaria en las distintas etapas del proceso de gestin y construccin de viviendas. 2.- Firmas de convenios con Alcaldas para acceder a los recursos FIDES, LAEE, Gobernacin del Estado.

Estratgias (FO):
(F1-O1-02) Aprovechar el prestigio del Programa en las comunidades y la demanda insatisfecha de viviendas, para la firma de Convenios con las Alcaldas y lograr acceder a los recursos presupuestarios del FIDES, LAEE y Gobernacin del Estado.

Estratgias (DO):
(D3-O1) Establecer mecanismos para mejorar las relaciones institucionales con la Gobernacin del Estado y a travs de la participacin comunitaria, disminuir costos Que permitan incrementar el nmero de viviendas ofertadas.

Amenazas:
1.- Eliminacin del presupuesto coordinado por parte de la Gobernacin del Estado. 2.-Alta demanda insatisfecha de viviendas. 3.- Retardo en el envo de presupuesto. 4.- Inestabilidad poltica

Estratgias (FA):
(F2-A1-A2) Ofrecer a la Gobernacin del Estado los proyectos de vivienda con tecnologas alternativas de bajo costo que permitan la asignacin de recursos para una cobertura mayor de poblacin con necesidad de vivienda insatisfecha.

Estratgias (DA):
(D4-A2) Implementar sistema de cobranza regionalizada y local que permita incrementar la recuperacin de crditos y reinvertirlos en el Estado a fin de disminuir el nmero de familias con necesidad de vivienda.

MOMENTO TCTICO OPERACIONAL


OPERACIONALIZACION DE LAS ESTRATEGIAS
OBJETIVOS ACCIONES INDICADOR RESPONSABLES

RESULTADOS

METAS

RECURSOS

ESTRATEGIA FO (F1-01-O2). EJE DE INTERVENCIONES (EJEMPLO 1|2)


OBJETIVOS OPERATIVOS
1.- Realizar un estudio de demanda de viviendas para cuantificar la cantidad de familias con necesidad de ellas. 2.- Promocionar la creacin de organizaciones civiles a travs de la realizacin de reuniones en las comunidades que les permitan la elaboracin de proyectos y acceder a los recursos. 3.- Gestionar apoyo financiero a travs de las Alcaldas, considerando el prestigio del Programa y su aceptacin dentro de las comunidades.

OPERACIONES
1.- Realizacin de censo sobre la demanda de vivienda rural en cada municipio. 2.- Promocin de reuniones en las comunidades asesorndolas y orientndolas para la creacin de asociaciones civiles. 3.- Gestin de firma de convenios SAVIR ALCALDIAS que permitan la asignacin de recursos para la construccin de viviendas.

INDICADORES
1.- nmero de familias por comunidad que necesitan vivienda. 2.- Porcentaje de inversin en vivienda realizada en relacin a todo el presupuesto del municipio en el ao fiscal. 3.- IFA = ndice de familias atendidas en un ao. 4.- Nmero de reuniones a realizar en las comunidades en un ao.

PRODUCTOS ESPERADOS
1.- Censos elaborados en las distintas comunidades a atender. 2.- Organizaciones civiles registradas en las distintas comunidades atendidas. 3.- Viviendas construidas con los recursos asignados a travs de distintos convenios.

ESTRATEGIA FO (F1-O1-O2). EJE DE INTERVENCIONES (EJEMPLO 2|2)


METAS
1.- Construir 460 viviendas rurales en los 23 municipios del Estado a razn de 20 viviendas por municipio. 2.- Invertir Bs.4.600 millones en el Estado para construir 460 viviendas a Bs.10 millones\vivienda. 3.- Realizar 138 reuniones en 46 comunidades a razn de 3 reuniones\comunidad

TIEMPO
Ejecucin: Un (1) ao.

Evaluacin: Una (1) Mensual en cada comunidad.

RECURSOS
Humanos: - 1 ingeniero inspector. - 3 trabajadores sociales. - Personal de SAVIR. - 4 inspectores de construccin. - 1 topgrafo. - personal de Alcaldas. Materiales: - 8 vehculos. - Implementos de inspector. - Equipo audiovisual. - Teodolito.

ACTORES RESPONSABLES
- Jefe de SAVIR. - Jefe de estudios socio-econmicos. - Jefe de inspectora de construccin. - Jefe de administracin de SAVIR. - Jefes de INMUVI de alcalda.

PLANIFICACIN ESTRATGICA: RESUMEN 1/2

ANLISIS DE LA SITUACIN:
RESPONDE O DEBE RESPONDER BSICAMENTE A LAS PREGUNTAS: QUE NOS EST PASANDO? Y POR QU Y POR QUIENES NOS EST PASANDO?. PERMITE DELIMITAR UNA PROBLEMTICA GLOBAL QUE CONFIGURA LA SITUACIN.

INVESTIGACIN DE PROBLEMAS:
CONSISTE EN IDENTIFICAR LOS PROBLEMAS ESPECIFCOS Y BUSCAR LAS EXPLICACIONES DE LOS MISMOS.

IDENTIFICACIN DE LA VISIN:
ES EL MOMENTO EN QUE UNA FUERZA SOCIAL IDENTIFICA Y PRECISA LO QUE QUIERE LOGRAR, EL SENTIDO GENERAL Y LA DIRECCIN HACIA DONDE SE MUEVE.

PLANIFICACIN ESTRATGICA: RESUMEN 2/2


DISEO DE PROYECTOS:
ES EL MOMENTO DE CONCEBIR FORMAS CONCRETAS Y ESPECIFCAS DE INTERVENCIN SOBRE AQUELLOS PROBLEMAS QUE HAN SIDO PREVIAMENTE SELECCIONADOS POR SU IMPORTANCIA.

CONSTRUCCIN DE VIABILIDAD:
CONSISTE EN ENCONTRAR Y DISEAR MOVIMIENTOS CAPACES DE ACERCARNOS O PONER AL ALCANCE EL OBJETIVO DESEADO.

PROGRAMA OPERACIONAL:
ES TAMBIN LLAMADO TCTICO OPERATIVO. PERMITE CONDUCIR NUESTRAS INTERVENCIONES SOBRE LA REALIDAD TRATANDO DE VERIFICAR LAS CONSECUENCIAS DIRECTAS DE LAS ACCIONES PARA HACER CORRECCIONES Y AJUSTES.

...EL FUTURO NO SUCEDE, SINO QUE LO CREAMOS CON LO QUE HACEMOS Y DEJAMOS DE HACER AQU Y AHORA...
Giulio Santosuosso Reinventar a Venezuela