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Tcnica de administracin de tiempo POMODORO

Introduccin
La tcnica POMODORO es una forma de obtener el mximo aprovechamiento de la administracin del tiempo Creada por Francesco Cirillo en los 80s Practicada por individuos y equipos profesionales alrededor del mundo

Metas de la tcnica

Aliviar la ansiedad ligada al paso del tiempo Mejorar la concentracin y el enfoque al disminuir las interrupciones Incrementar la conciencia de tus decisiones Aumentar la motivacin y mantenerla constante Reforzar la determinacin a alcanzar tus metas Refinar el proceso de estimacin de las tareas Mejorar el proceso de trabajo o estudio Reforzar la determinacin para aplicarse uno mismo al enfrentar situaciones complejas.

Asunciones bsicas

La tcnica POMODORO esta fundada en 3 asunciones bsicas:

Una forma diferente de ver el tiempo alivia la ansiedad y al hacer esto lleva a mejorar la efectividad personal Mejor uso de la mente nos lleva a alcanzar mejor claridad de pensamiento, mas alta conciencia y enfoque mas preciso, facilitando un mejor aprendizaje Emplear herramientas de uso fcil que no estorben, reduce la complejidad de aplicar la tcnica y ayuda a enfocarse en el esfuerzo de completar las actividades.

Material y Mtodo

El proceso de la tcnica POMODORO consiste de las siguientes fases:


Que Planear Rastreo Registrar Procesar Visualizar Cuando Al inicio del da Durante el da Al final del da Al final del da Al final del da Por que Para decidir las actividades del da Para monitorear datos del esfuerzo y otros mtricos de inters Para compilar un archivo de las observaciones diarias Para transformar los datos obtenidos en informacin Para presentar la informacin en un formato entendible que ayude a encontrar oportunidades de mejora

Material y Mtodo (Cont.)

Para implementar la tcnica solo se necesita:


Un

timer o algn software para medir el tiempo Una hoja diaria TO DO Un inventario de actividades Hoja de registro

Material y Mtodo (Cont.)


TO DO TODAY

Hoja diaria TODO

Encabezado con lugar, fecha y autor Una lista de actividades para el da en orden de prioridad Una seccin etiquetada No planeado & Urgente para anotar actividades inesperadas que surjan durante el da y que podran modificar el plan del da

NO PLANEADO & URGENTE

Material y Mtodo (Cont.)


INVENTARIO DE ACTIVIDADES

Hoja de Inventario de Actividades

Encabezado con fecha y autor Una lista de actividades las cuales son anotadas en el orden en que nos llegan Al final del da, las actividades completadas se tacharan.

Objetivo 1: Encontrar cuanto tiempo requiere una actividad

El POMODORO tradicional es de 30 minutos: 25 minutos de trabajo mas 5 minutos de break. Al iniciar el da se seleccionan las tareas que se desea atacar de la hoja de Inventario de Actividades. Se les pone prioridad Se escriben en la Hoja de TODO Today
TO DO TODAY TRABAJAR EN ESPECIFICACION DE REQUERIMIENTOS DE SISTEMA RFP Reynosa, 01/30/2012 Gerardo Alvarez

HACER COTIZACION PARA CLIENTE


TRABAJAR EN CAMBIO DE SANTC

Iniciando el primer POMODORO

Ajustar el POMODORO para 25 minutos e iniciar la primera actividad de la lista de la hoja TODO Today La persona utilizando el POMODORO debe observar siempre cuanto tiempo queda. Un POMODORO no puede ser interrumpido; 25 minutos de puro trabajo. Un POMODORO no puede ser dividido. Si un POMODORO es interrumpido por algo o alguien debe ser considerado NULO, como si nunca se hubiera iniciado.

Iniciando el primer POMODORO (Cont.)

Cuando el POMODORO suena, marca una X en la hoja a un lado de la actividad que se esta realizando y toma un break por 3 o 5 minutos.
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No se permite seguir trabajando una vez que haya sonado. Aun y cuando ests convencido de que puedes terminar la actividad en unos minutos mas.

Iniciando el primer POMODORO (Cont.)

Los 3-5 minutos de break te da tiempo el tiempo para que te desconectes del trabajo. Es el tiempo que requiere la mente para asimilar lo aprendido en los ltimos 25 minutos. Se puede utilizar este tiempo para hacer algo bueno por la salud, como pararse y caminar, tomar agua o fantasear, estirarse, etc. Durante el break no es buena idea entablar alguna actividad que requiera algn esfuerzo mental significativo No asuntos de trabajo, no e-mails o llamadas importantes

Iniciando el primer POMODORO (Cont.)

Una vez que termine el break, ajusta el POMODORO a 25 minutos y comienza la siguiente actividad hasta la siguiente vez que suene Entonces marca otra X en la hoja TODO Today.
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Cada 4 POMODOROS

Detenga la actividad en la que esta trabajando y tome un break mas largo, de 15 a 30 minutos Use este tiempo para ordenar el escritorio, escuche el voice mail, revise email, o simplemente descanse y estrese.

Cada 4 POMODOROS

Detenga la actividad en la que esta trabajando y tome un break mas largo, de 15 a 30 minutos Use este tiempo para ordenar el escritorio, escuche el voice mail, revise email, o simplemente descanse y estrese.

Al completar una actividad


Mantngase trabajando, POMODORO tras POMODORO hasta que la actividad sea finalizada Entonces tchela de la lista en la hoja de TODO Today
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Al completar una actividad (Cont.)

Si termina la actividad antes de que termine el POMODORO aproveche el tiempo para observar que ha hecho hasta este momento y hacer mejoras y hacer notas hasta que el POMODORO suene. Si termina la actividad durante los primeros 5 minutos de haber comenzado el POMODORO, debido a que la tarea casi se termino en el POMODORO anterior, no lo marque como un POMODORO en la lista de TODO Today. Al terminar la actividad, siga con la siguiente actividad de la lista.

Objetivo 2: Reducir las interrupciones

Tipos de Interrupciones

Interrupciones Internas. Cuando nosotros mismos nos interrumpimos.

Nos dan ganas de pararnos, de hacer una llamada, de ver algo en el Internet (relacionado o no a lo que estamos haciendo), revisamos e-mail, vemos las dems tareas del da y nos dan ganas de cambiar el orden o la prioridad de las mismas. Estas distracciones son formas de postergar la actividad que estamos realizando en este momento Escondemos el miedo de no ser capaces de finalizarla Las interrupciones internas son asociados a tener poca habilidad de concentrarse

Interrupciones Internas

Que podemos hacer para librarnos de estas interrupciones internas?

Haga estas interrupciones claramente visibles. Cada vez que sienta una interrupcin potencial

Regstrela poniendo una apostrofe () en la seccin donde se registran los Pomodoros, y hagan una de las siguientes:

Escriba la actividad en la hoja de TODO Today bajo la seccin de No Planeado & Urgente si piensa que es inminente y no puede ser postergada Escrbala en la hoja de Inventario de Actividades, marcndola con una U y agregue una fecha de terminacin si es necesario.

Intensifique su determinacin para terminar el POMODORO actual . Una vez terminada la interrupcin, contine hasta terminar el POMODORO

Interrupciones Internas(Cont.)

Interrupciones Internas Ejemplo de registro

Registre la interrupcin en la seccin de POMODOROS con un apostrofe y regstrela en la seccin de NO PLANEADO & URGENTE
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Si la actividad es inminente y no puede ser postergada

Interrupciones Internas(Cont.)

Interrupciones Internas Ejemplo de registro

Registre la interrupcin en la seccin de POMODOROS con un apostrofe y regstrela en la seccin de NO PLANEADO & URGENTE
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Si la actividad es inminente y no puede ser postergada

Interrupciones Externas

Las interrupciones externas son causadas por las personas que trabajan en nuestros ambientes sociales Alguien que te pide que le expliques algo o que sugiera ir al cine despus de cenar, una llamada telefnica, un colega que te pide que le hagas un reporte, un programa de e-mail que suena o despliega mensajes visibles cada vez que llega un mensaje. Que hacer? Las actividades externas requieren de la habilidad de Proteger el POMODORO

Interrupciones Externas (Cont.)

Que se puede hacer para manejar estas interrupciones?

Deje que la contestadora, conteste la llamada y escchelos despus Los e-mail seguirn llegando tenga o no tenga abierto el programa de e-mail. As que cirrelo o silencie las alertas Si una persona llega, de manera diplomtica le puede decir que esta ocupado y no puede ser interrumpido. Dgale a esa persona que los llamara en 25-minutos, o en unas horas o maana dependiendo de que tan urgente sea.

Por experiencia las emergencias que tienen que tratarse inmediatamente son pocas en la vida real. Una espera de al menos 25 minutos casi siempre es posible.

Interrupciones Externas (Cont.)

Como registrar esta interrupciones? Haga estas interrupciones claramente visibles. Cada vez que sienta una interrupcin potencial

Regstrela poniendo un guin - en la seccin donde se registran los Pomodoros, y hagan una de las siguientes:

Escriba la actividad en la hoja de TODO Today bajo la seccin de No Planeado & Urgente si piensa que es inminente y no puede ser postergada Escrbala en la hoja de Inventario de Actividades, marcndola con una U y agregue una fecha de terminacin si es necesario.

Intensifique su determinacin para terminar el POMODORO actual . Despus de terminar el POMODORO inicie el 1er POMODORO de la actividad Urgente

Interrupciones Externas (Cont.)

Interrupciones Externas Ejemplo de registro

Registre la interrupcin en la seccin de POMODOROS con un guion y regstrela en la seccin de NO PLANEADO & URGENTE
TO DO TODAY TRABAJAR EN ESPECIFICACION DE REQUERIMIENTOS DE SISTEMA RFP NO PLANEADO & URGENTE HACER CITA CON EL CLIENTE Reynosa, 01/30/2012 Gerardo Alvarez

Si la actividad es inminente y no puede ser postergada

Interrupciones Externas (Cont.)

Interrupciones Externas Ejemplo de registro

Registre la interrupcin en Inventario de Actividades y mrquela como actividad no planeada con una N
INVENTARIO DE ACTIVIDADES

GERARDO ALVAREZ

N 10 DIC HACER UNA CITA CON EL CLIENTE

Escriba una fecha de conclusin si es necesario

Objetivo 3: Estimar el esfuerzo de las actividades

Mas adelante lo vemos. Primero a comenzar.

Referencias

Libro de POMODORO

http://www.pomodorotechnique.com/resources/ThePomodoroTe chnique_v1-3.pdf

Pgina de POMODORO

http://www.pomodorotechnique.com/