Lunes TIC

22-05-2006

Oficina sin papel y gestión documental

Miguel Ángel del Prado Martínez

Servicio de Documentación y Archivos
CEPYME ARAGÓN
Objetivos de la presentación

 Señalar las posibilidades actuales para gestionar

una empresa “con menos papeles”

 Exponer las ventajas de una adecuada gestión

documental

- Mostrar un ejemplo práctico de gestión

documental
Oficina sin papeles…

… es aquella en la que:

- Toda la documentación se
gener a en soportes digitales.

-Toda la documentación en
papel se convie rte a
formatos digitales.

-Toda la documentación es
tras miti da por medios
telemáticos.
Comparativa entre los gastos del almacenamiento en
papel y electrónico

Almacenamiento tradicional
Costes
alquiler
Tipo de documento Páginas Soporte Espacio
espacio
anual
2
Externa (correo…) 12.000 30 0,5 m 90,15 €
archivadores
2
Interna (facturas, 120.000 300 5m 901,50 €
listados…) archivadores

4.050 2
Históricos 1.625.000 68 m 12.260,65 €
Archivadores
Total 13.253,23 €

Almacenamiento electrónico
Tipo de documento Páginas Soporte Espacio Costes
anuales
2
Externa (correo…) 12.000 1 CD ROM 12 cm 0,90 €
2
Interna (facturas, 120.000 1 CD ROM 12 cm 0,90 €
listados…)
2
Históricos 1.625.000 1 Juke Box 0.5 m 90,15 €

Total 91,95 €

Fuente: Arthur Andersen (Año 1997)

2
Datos económicos actualizados: Precio m 15,03 € al mes.
Estimación de costes de material de archivo
(facturas)

Coste unitario
Material de archivo
por factura
Fotocopias (4 fotocopias/factura ) 0,14 €
Armarios archivadores (capacidad 4 0,50 €
cajones, 50 carpetas colgantes por
cajón = 600 documentos.
Carpetas, clips, etiquetas, etc… 0,09 €
Metros Cuadrados ( coste Metro
Cuadrado por documento x 5 años 1,50 €
vida documento)
Total por factura 2,23 €

Fuente: EPROM http://eprom.abserver.es/edasfacturas/central_ahorros.asp

Comparativa tiempo dedicado a la gestión
documental en papel y electrónica

Manualmente y con Informáticamente y

Tarea a realizar documentación en con documentación
papel digital
Lectura y clasificación de la
2 minutos 2 minutos
correspondendia

Digitalización y
0 2 minutos
Referenciación

Distribución Interna 2 minutos 0

Fotocopia/s 1 minuto 0

Archivo 4 minutos 0

Búsqueda para consulta

4 minutos 30 segundos
solicitada
Nueva fotocopia 1 minuto 0

Rearchivo 2 minutos 0
Total 16 minutos 4,5 minutos

Fuente: Arthur Andersen (Año 1997)

Otras ventajas menos tangibles de la oficina sin
papeles

 Mejora la gestión administrativa

 Mejora la calidad del servicio ofrecido a los clientes

 Posibilita un mayor control y seguridad de la

documentación
Requisitos desarrollo oficina sin papeles

Tecnología

Marco Jurídico Oficina sin Papel

Cambio Cultural
Facturación electrónica
Banca electrónica
Comercio electrónico
htt p:// ci rc e.es
/port al
htt p://www .a eat.es
htt p://www .s eg- soc ia l.es/
htt p:// www .del ta.mt as.es /
htt p:// www .m it yc .es/Port alAy uda s/S er vici os /in dex .htm
htt p:// no tificacio nes .ad minis tracio n.es /portal ciud ad ano /acces o_ ser vici o.a sp
Se hace un uso inadecuado de las tecnologías
…y el papel no desaparece

“El futuro de los papeles gráficos se ha puesto en entredicho reiteradamente

como consecuencia del avance de la información electrónica: el periódico
electrónico, el correo electrónico, el libro electrónico… Y es cierto que los hábitos
de consumo de los papeles gráficos se han visto modificados por las nuevas
tecnologías de la comunicación, pero no como los agoreros vaticinaban, sino en
sentido contrario: han aparecido nuevas formas de consumo que conviven con
las tradicionales. Las modernas tecnologías de la comunicación nos han traído la
imprenta a casa, la imprenta ubicua. Nunca fue tan fácil como hoy imprimir en
papel un documento.”

Asociación Española de Fabricantes de Pasta, Papel y Cartón (

http://www.aspapel.es) [consulta: 16 de mayo de 2006]
Nuevos problemas

 Impresión masiva de documentos

 Incremento del volumen de la documentación

 Convivencia de diferentes soportes y formatos

 Obsolescencia de los nuevos soportes

 Incertidumbres en la gestión de la documentación

La transición de la gestión de documentos en papel a
electrónicos

¿Diskettes o cintas antiguas?

¿En un PC de la red?

¿DÓN DE ESTÁ EL DOCUM EN TO?

¿Se destruyó?

¿En el Servidor?

¿Encima de la mesa debajo de otros documentos?

Gestión documental

Conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar de forma

sistemática la creación, recepción, organización, almacenamiento,
preservación, acceso, difusión y eliminación de los documentos.

Sus objetivos son:

 Facilitar el trabajo con los documentos

 Facilitar que la información se comparta

 Conservar la memoria de la empresa, su “saber hacer” más allá de los

individuos que trabajan en ella.
Razones para implantar un sistema de gestión
documental en la empresa

Las buenas decisiones requieren de buena Soporte para la toma de decisiones

información

Es necesario documentar las actuaciones de Soporte ante posibles acciones legales

la empresa

Los documentos responden a múltiples Memoria Corporativa. Referencia

necesidades de la empresa Histórica. Búsqueda de antecedentes

Documentos no disponibles o ilocalizables Eficiencia Organizativa

cuestan tiempo y dinero

Documentos innecesarios representan costes Reducción del volumen y los costes del
innecesarios papel y almacenamiento
Diseño sistema de gestión documental

Cultura Corporativa

Diseño conceptual Sistema de

y procedimental Gestión Documental

Herramientas
Informáticas
Herramientas informáticas

Direcciones de interés para estar al día

• http://www.ecm-spain.com
• http://www.contentmanagement365.com
• http://www.aiim.org

Productos informáticos existentes:

 Sistemas integrados: grandes sistemas que tratan de cubrir todas las

funcionalidades propias de un sistema de gestión documental y de la gestión
de contenidos web.
 Aplicaciones específicas que resuelven aspectos concretos.
 Desarrollos a la medida.

Funcionalidades que cubren:

 Guardar y recuperar documentos.

 Creación y utilización de los documentos.
 Ciclo vital de la documentación.
Diseño conceptual y procedimental

¿Qué gestionamos?

Planificar ¿Quién gestiona?

¿Cómo se gestiona?
Cómo hacerlo: algunas referencias útiles

Principios archivísticos tradicionales:

 Técnicas de archivo y documentación en la empresa / Cristina Parera Pascual. –

Madrid: Fundación Confemetal, 2002
 Organización y gestión de archivos / Eduardo Núñez Fernández.- Gijón: Ediciones
Trea, 1999

Nuevas normas con soluciones a los nuevos retos del entorno tecnológico:

 ISO 15489-1 (2001) Información y documentación: Gestión de documentos. Parte

1, Generalidades.
Declaración de principios dirigida a la Alta dirección o altos cargos que toman
decisiones. Estrategia, políticas, etc.
 ISO 15489-2. Gestión de documentos. Directrices.
Explicación de la metodología de diseño
 Especificaciones MOREQ.
Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo
Accesible en: http://www.cult.gva.es/DAIT/Archivos/images-reino/moreq.pdf
Captura de documentación
Clasificación

CUADRO DE
CLASIFICACIÓN

Nivel 1 Nivel 1 Nivel 1 Nivel 1 Producción

Nivel 2 Nivel 2 Talleres

Expediente Expediente Expediente Pedidos al

almacen

Documentos Notas de
de archivo pedidos
Descripción

NORMAS DE DESCRIPCION

- La ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción

Archivística
- ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre los Registros de
Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y
Familias
Controles y seguridad
Plazos de conservación y eliminación
Búsqueda y recuperación
Registro de correspondencia de CEPYME ARAGÓN:
Funciones

 Dar constancia de la documentación que ingresa y

sale de la organización

 Distribuir la documentación a los interesados

 Conservar una copia de toda la documentación que

ingresa y sale

 Buscar y recuperar documentos registrados

Registro de correspondencia de CEPYME ARAGÓN:
Transformación a partir del año 2001

Características del modelo antiguo:

 Conservación de documentación en papel
 Registro manual en libros al efecto
 Conllevaba importantes problemas:
 Elevados gastos en fotocopias
 Grandes necesidades de espacio para conservar la documentación
 Dificultades para la búsqueda y recuperación de la documentación

Modelo aplicado en el año 2001:

 Digitalización de los documentos.
 Creación de una base de datos que posibilita el almacenamiento,
búsqueda, recuperación y consulta de la documentación digital desde los
distintos puestos de trabajo a través del ordenador.
 Distribución telemática de los documentos mediante correo electrónico.
Recursos utilizados

Equipamiento informático
 Escáner
 Ordenadores
 Red local
 Programa Lotus Notes
Recursos humanos
 Fase de planificación y diseño
 1 Documentalista

 1 Informático

 Funcionamiento diario
 1 administrativa
Ubicación del registro en el contexto de la
organización

SISTEMA DE INFORMACIÓN CORPORATIVO

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

SISTEMA ARCHIVÍSTICO CONOCIMIENTOS PERSONAS ORGANIZACIÓN

Registro de Archivos personales /

Documentación departamentales

Archivo General

CENTRO DE DOCUMENTACIÓN

SOCIOS Y COLABORADORES
Proceso seguido
Acceso a la base de datos
Campos en la base de datos
Descripción, clasificación y anexión de documentos
Distribución telemática (I)
Distribución telemática (II)
Distribución telemática (III)
Explotación de la información

Búsqueda, recuperación y consulta de la documentación por

distintos criterios:
 Buscador que localiza cualquier palabra o número incluido
dentro del registro.
 Cronológica
 Remitente
 Destinatario
 A través de la estructura del cuadro clasificatorio

Generación de documentos:
 Relaciones diarias de ingresos y salidas
Relación de ingresos diarios
Principales logros obtenidos

 Disminución de las fotocopias (+- 10.000 fotocopias

anuales)

 Disminución del espacio: (+- 3 metros lineales

anuales)

 Disminución del tiempo necesario para buscar,

recuperar y consultar la documentación
Conclusiones
 Las TIC y el marco normativo actual permiten
gestionar una empresa con “menos papeles”.

 Las TIC asociadas a una adecuada gestión

documental pueden suponer importantes beneficios
económicos a las empresas.

 Cualquier empresa, independientemente de su

tamaño puede abordar un proyecto serio de gestión
documental.
Oficina sin papel y gestión documental