Administracin de Proyectos

enero de 2012

CONTENIDO 1. La administracin de proyectos 2. Ciclo de vida del proyecto y organizacin 3. Procesos de direccin de proyectos

4. Direccin del proyecto

5. Uso de Microsoft Project 2007

Objetivo general: Proveer a los participantes de una metodologa probada, consistente en tcnicas y herramientas para la correcta y adecuada administracin de proyectos gubernamentales.

Objetivos Especficos: Contribuir Efectivamente a Generar Valor Econmico, al Administrar con Eficacia y Eficiencia, los Proyectos en la organizacin. Conocer las Herramientas para planear proyectos y Optimizar la Ejecucin de los Proyectos Asignados. Utilizar el paquete MS Project (versin 2007) como apoyo en la

administracin de los proyectos

1. La Administracin de Proyectos

Definicin de proyecto Proyecto es un proceso nico que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con

fecha de inicio y de terminacin, realizadas para

alcanzar un objetivo, incluyendo restricciones de tiempo, costos y recursos (ISO 10006).

Un proyecto debe formularse cuidadosamente

considerando todos los aspectos y riesgos.

Evaluacin del Proyecto es realizar un anlisis cuidadoso y multidisciplinario considerando ventajas y riesgos.

Caractersticas de los proyectos

Solucin de problemas
Mejoras a procesos Prioridad en los proyectos

Pasos del desarrollo de proyectos

Definir Planear

Implementar
Controlar y Cerrar

Definicin del proyecto

Definicin de Metas, Objetivos y alcance;

Identificacin de restricciones
Estimacin de riesgos; Establecimiento de compromisos con el proyecto; Inicio del proyecto.

Planeacin del proyecto

Identificacin de Actividades;
Duracin estimada; Identificacin de recursos; Estimacin de costos; Tareas secuenciadas; Preparacin de programas; Creacin de presupuestos; Identificacin de riesgos;

Asignacin de recursos;
Luz verde confirmada.

Implementacin del proyecto

Direccin del Proyecto;

Surtimiento de suministros;
Realizacin de comunicaciones;

Ejecucin de actividades de trabajo.

Control del proyecto

Seguimiento a avances,

Calidad y costos;
Identificacin y solucin de problemas;

Realizacin de acciones correctivas conforme sea

necesario

Cierre del proyecto

Aceptacin del trabajo;

Contratos cerrados;
Reasignacin de la organizacin de apoyo (staff);

Revisin y evaluacin del proyecto.

Entorno del proyecto

Procesos, estructura y Cultura org. Infraestructura y Recursos humanos Administracin de personal Polticas de autorizacin Condiciones de mercado Clima poltico Bases de datos comerciales

Sistemas de informacin
Etc.

Direccin de proyectos
Es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto, para satisfacer sus requisitos. Se logra mediante la aplicacin e integracin de los grupos de procesos que son: de inicio, planificacin, ejecucin, seguimiento y control.

Objetivos de la Direccin de proyectos

Identificar los requisitos Establecer objetivos claros y realizables Equilibrar las restricciones concurrentes del proyecto en aspectos de calidad, alcance, tiempo, presupuestos, recursos y riesgos. Adaptar los planes, las especificaciones y el enfoque a las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes interesados.

Direccin de proyectos

Incertidumbre en la Direccin de proyectos

En la programacin En los costos En la tecnologa Otros riesgos

Portafolio, programas de proyectos

Portafolio de proyectos o programas y otros trabajos se agrupan para facilitar la direccin eficaz de ese trabajo para cumplir con los objetivos estratgicos del negocio Un programa es un grupo de proyectos relacionados administrados de forma coordinada para obtener beneficios y control, que no se obtendran si se gestionaran en forma individual.

Proyectos y planeacin estratgica

Demanda del mercado, oportunidad estratgica Solicitud de un cliente Adelantos tecnolgicos Requisitos legales Divisin en subproyectos

2. Ciclo de vida del proyecto y su organizacin

Ciclo de vida de proyecto

Partes interesadas
Participan activamente en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente por la ejecucin del proyecto. Los interesados pueden ejercer influencia sobre el proyecto, los entregables y los miembros del equipo. Identificar a los interesados internos como externos, con objeto de determinar los requisitos del proyecto y las expectativas de todas las partes involucradas.

INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIN EN LOS PROYECTOS Estructura organizacional Caracterstica del proyecto Autoridad del gerente de proyecto Matricial Matricial Matricial Proyectiz Funcional balancead debil fuerte ado o Poca o ninguna Alta a casi total Alta a casi total Gerente de proyecto Tiempo completo Tiempo completo

Limitada Baja a Baja a Coordina moderad moderada dor a Baja a Disponibilidad de Poca o Baja a Limitada moderad recursos ninguna moderada a Quien controla el Gerente Gerente Gerente presupuesto del funciona Mezclada de funcional proyecto l proyecto Rol del gerente de Tiempo Tiempo Tiempo Tiempo proyecto parcial parcial completo completo personal Tiempo Tiempo Tiempo Tiempo administrativo de parcial parcial parcial completo apoyo al proyecto

Funcional

Matricial dbil

Matricial fuerte

Matricial equilibrada

Activos de procesos de la organizacin

Planes, polticas, procedimientos y lineamientos, ya sean formales o informales. Los activos de procesos tambin abarcan las bases de conocimiento de la organizacin, como las lecciones aprendidas y la informacin histrica.

3. Los procesos de un proyecto

Procesos de direccin de proyectos

Interrelacin de procesos de direccin

3.1 Grupo de procesos de iniciacin

Facilitan la autorizacin formal para comenzar un nuevo proyecto o una fase del mismo.
Documentan las necesidades o requisitos de la organizacin. Describen claramente los objetivos del proyecto y su justificacin Describen el alcance del proyecto, de los productos entregables, de la duracin del proyecto y un pronstico de los recursos para el anlisis de inversin

3.1 Grupo de procesos de iniciacin

Estudio de prefactibilidad del proyecto: antecedentes,

entorno del proyecto, aspectos tcnicos, aspectos financieros y evaluacin de impacto ambiental y social

con elementos cuantificables.

3.1.1 Estudios de prefactibilidad

Antecedentes del Proyecto Aspectos polticos y sociales Aspectos Tcnicos Aspectos financieros y evaluacin del Proyecto Estudio del mercado y de disponibilidad de insumos Localizacin y tamao Ingeniera del proyecto Impacto ambiental y social

3.1.1 Aspectos tcnicos a evaluar

Planos y diseo conceptual Diseo detallado y Tecnologas a utilizar Asistencia tcnica externa requerida Competencias tcnicas necesarias del personal Estudios de impacto ambiental Estado de desarrollo, capacidad, costos, etc. Localizacin e infraestructura de las instalaciones Caractersticas geolgicas y geotcnicas de la zona

35

3.1.2 Identificar a los interesados

Identificar a todas las personas u organizaciones que reciben el impacto del proyecto, y documentar informacin relevante relativa a sus intereses, participacin e impacto en el xito del proyecto.

ENTRADAS: Contrato de proyecto, documentos de procuracin, factores ambientales de la organizacin,

activos de procesos de la organizacin.

SALIDAS: Registro de partes interesadas, estrategia de gestin de partes interesadas.

3.1.3 Desarrollo del Contrato del proyecto

Se relaciona con la autorizacin del proyecto. Es el proceso necesario para documentar las necesidades de negocio y el nuevo producto, servicio u otro resultado que se pretende obtener para satisfacer esos requisitos..
ENTRADAS 1. Enunciado del trabajo (SOW) 2. Caso de negocio 3. Contrato 4. Factores ambientales de la org. 5. Activos de procesos org. HERRAMIENTA 1. Juicio de expertos SALIDAS 1. Acta de constitucin del proyecto (Contrato de proyecto)

3.1.3 Desarrollo del Contrato del proyecto

SALIDAS el propsito o la justificacin del proyecto los objetivos medibles y los criterios de xito los requisitos y descripcin del proyecto de alto nivel los riesgos de alto nivel un resumen del cronograma de metas intermedias resumen de la justificacin econmica y presupuesto

los requisitos de aprobacin del proyecto

el director del proyecto asignado, resp. y autoridad el nombre y autoridad de quienes autorizan el acta de constitucin o contrato del proyecto.

3.1.3 Justificacin econmica del proyecto

Valor presente de una cantidad futura Valor presente neto Tasa interna de rendimiento Efecto de los impuestos y la depreciacin Ejercicios

3.1.3 Justificacin econmica del proyecto

Valor presente de una cantidad futura

Frmula:

F P= (1 r ) n

Valor presente neto (VPN)

Son los valores presentes del total de todos los flujos de efectivo despus de impuestos menos la inversin original de ese total. Si es positivo para la tasa de descuento aplicada, la inversin gana una tasa de rendimiento ms alta que esta tasa y VPN>0 o vicecersa.

3.1.3 Justificacin econmica del proyecto

La tasa interna de retorno TIR es la tasa de descuento a la cual el VPN = 0, si excede a la TREMA de la organizacin, el proyecto es factible. Para el caso del restaurante: VPN = $6.024 >0 y la TIR = 29% > TREMA = 14% por tanto el proyecto es factible econmicamente

3.1.3 Justificacin econmica del proyecto

Con depreciacin e impuestos se hace el sig. Clculo: La depreciacin reduce las utilidades brutas. Si una mquina cuesta $10,000 con una vida til de 5 aos y que proporcione beneficios de $4,000 cada ao, se tiene:
Depreciacin = (10,000 0) / 5 = 2,000 A. Utilidad bruta B. Gasto por depreciacin C. Utilidad antes de impuestos (A B) D. Impuestos (40% de C) E. Flujo de efectivo (A D)

$4,000 $2,000 $2,000 $800 $3,200

Si la TREMA para la organizacin es del 10%, el VPN es $3,200/P/A,10%,5) - 10,000 = 3,200*(3,791) 10,000 = $2,131 lo que indica que el proyecto es viable.

3.1.3 Contrato del proyecto

Ejercicio: Asumiendo un inters del 15% y costo del equipo de $15,000 Inters 0.15 Inversin -15,000 Ao 1 5,000 Ao 2 5,000 Ao 3 5,000 Ao 4 5,000 Ao 5 9,000 VNA = Valor presente neto en Excel = VNA(0.15, rango no incluye inversin) VPN = VNA - Inversin Conclusin: Si VPN es positivo si conviene la inversin Tasa int. de rendim. = TIR( rango con inversin negativa)= 24% Conclusin: Si el TIR es mayor que la TREMA de la institucin, el proyecto es viable

3.1.3 Contrato del proyecto

Formato de Contrato del proyecto 1. Nombre del proyecto 2. Alineacin del proyecto con estrategias y objetivos (caso negocio) 3. Alcance del proyecto Incluye: No incluye: 4. Benchmarking 5. Meta medible con sus Mtricas y sigmas del proceso Desempeo actual, identificacin de la lnea base: Mtricas del proyecto especficas:

6. Fecha inicial y final 7. Metas intermedias y programa de trabajo: Ejemplo: Metas intermedias Fecha de revisin

3.1.3 Justificacin econmica del proyecto

8. Justificacin financiera del proyecto (ROI,TIR,NPV) Vida til del proyecto: Beneficios tangibles estimados por ao: Tasa Interna de rendimiento:

Beneficios intangibles del proyecto: 9. Anlisis de riesgos del proyecto: Riesgos de no hacer el proyecto:

Supuestos para lograrlo:

Obstculos potenciales: reas afectadas, comunicacin y responsabilidades: reas afectadas: Responsable: Comunicacin: Responsabilidades:

10. Equipo de trabajo: Promotor: Asesor: Dueo del proceso: Miembros: Miembros del equipo: Personal de apoyo: Asesor: Dueo del proceso: Lder del proyecto:

3.2 Grupo de procesos de planificacin

Permiten establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos, y desarrollar la lnea de accin requerida para alcanzar dichos objetivos. Desarrollan el plan para la direccin del proyecto y sus documentos a utilizar para llevarlo a cabo Estos procesos tambin identifican, definen y maduran el alcance del proyecto, el costo del proyecto y planifican las actividades del proyecto.

47

Voz del cliente

Tipo de datos Cuantitativa Cualitativa Entrevistas Mtodos de Investigacin con cliente Grupos focales Encuestas Observaciones Quejas Puestos de atencin Reportes de Servicio al Cliente Reportes de Ventas Informacin Existente en La empresa Investigaciones Expertos en la industria Datos Secundarios Claves Fuerte Media

Fuentes de informacin del cliente

48

Voz del cliente reactiva y proactiva

49

Voz del cliente

http://www.qfdcapture.com/

http://visitorcentricmarketing.com/

http://www.jeffcohealth.org/

50

Anlisis de datos del cliente

http://www.businessweekly.co.uk/newswire/

http://www.juiceanalytics.com/writing/is-customeranalysis-a-puzzle-or-a-mystery/

Anlisis de datos del cliente

http://www.ingenieriakansei.com/KANO.htm

http://it-governance.blogspot.com/2005/09/six-sigmacase-study-tutor_112694955070950265.html

Importancia 1 2 3 4

Anlisis de datos del cliente

Mapa perceptual y QFD

7 6 8 1 4

9 5

2 5

2 3 4 Satisfaccin

Mapa conceptual con 9 conceptos evaluados

Caractersticas de diseo del producto
Correlaciones Tcnicas

Desempeo de la competencia.

Dificultad para lograr la meta

Importancia para el cliente

Relacin de mejoramiento

Desempeo actual

% Relativo Nums. De Prioridad

Nmeros de Prioridad Especs. de la empresa Especs. de la competencia Meta de la empresa

punto de venta

Relaciones entre las necesidades del cliente y las caract. de diseo del producto

Peso normalizado

Necesidades del cliente

Peso Ponderado

Meta

Esto da como resultado la identificacin de las especificaciones crticas de diseo del producto de acuerdo a la prioridad

53

decisin de compra

III.C.2 FACILITACIN DE LOS EQUIPOS

http://alfonsogu.com/2007/04/page/2/

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3.2.1 Plan para dirigir el proyecto

Proceso que consiste en documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios.

ENTRADAS: Contrato de proyecto, salidas de procesos de planeacin, factores ambientales de la organizacin, activos de procesos de la organizacin.

SALIDAS: Plan de direccin del proyecto.

Grupo de procesos de planeacin

3.2.2 Recopilar requisitos
Definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de

cumplir con los objetivos del proyecto

3.2.3 Definir el alcance

Desarrollar una descripcin detallada del proyecto y del producto.

3.2.4 Crear la Estructura de desglose de trabajo (WBS)

Subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes ms pequeos y ms fciles de manejar.

Grupo de procesos de planeacin

3.2.5 Definir las actividades (can base en WBS)
Identificar las acciones especficas a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto.

3.2.6 Secuenciar las actividades

Identificar y documentar las interrelaciones entre las actividades del

proyecto.

3.2.7 Estimar los recursos de las actividades

Estimar el tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos o
suministros requeridos para ejecutar cada actividad.

Grupo de procesos de planeacin

3.2.8 Estimar la duracin de las actividades
Establecer aproximadamente la cantidad de perodos de trabajo

necesarios para finalizar cada actividad con los recursos

estimados.

3.2.9 Desarrollar el cronograma

Analizar la secuencia de las actividades, su duracin, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto.

Mtodo de Diagramacin con Flechas

Grfica de Gantt

Ejercicios
ACTIVIDAD
A B C D E F G

PREDECESOR INMEDIATO A A,B C,E,D F

Ejemplo 1
te

DURACIN (SEMANAS) 5 3 8 7 7 4 5
to 4tm t p

6 te tiempo.estimado.entre.eventos tm tiempo.normal to tiempo.optimista t p tiempo. pesimista

ACTIVIDAD DESCRIPCIN

A B
C D E F

G H I J

Seleccionar sitio de oficinas Crear plan organizacional y financiero Determinar requerimientos de personal Disear la instalacin Construir el interior Seleccionar al personal que va a transferir Contratar nuevos empleados Trasladar registros, personal clave Hacer arreglos financieros con Bancos Capacitar al nuevo personal

PREDECESOR TIEMPO INMEDIATO 3 5 B A,C D C 3 4 8 2

F F B H,E,G

4 2 5 3

EJEMPLO: Actividad A B C D E F G H I J

Cambio de oficinas Tiempo de la Descripcin Predecesores Actividad en semanas Seleccionar sitio nuevo 3 Crear plan org. Y financiero 5 Det. Req. De personal B 3 Disear instalacin A,C 4 Construir el interior D 8 Sel. personal a transferir C 2 Contratar nuevos empl. F 4 Trasladar registros, pers. F 2 Arreglos con bancos B 5 Capacitar nuevo personal H, E, G 3

RUTA CRTICA - La secuencia de actividades ms larga que nos llevan del nodo de inicio al nodo de terminacin ACTIVIDADES CRTICAS - Actividades dentro de la ruta crtica.

D=4 2 5 E=8 A=3 F=2 1 4 G=2 8 B=5 C=3 I=5 6 H=2 7 J=3 9

Grfica de Gantt

ANALISIS DE SENSIBILIDAD - Permite ver el tiempo de inicio ms prximo (TIP) y el tiempo de terminacin ms prximo de cada actividad (TTP) sin afectar la solucin presente. t = Tiempo esperado de duracin de la actividad

CALCULOS DE ATRS HACIA ADELANTE REGLA DE TIEMPO DE INICIO MS PRX IMO - EL TIP para una activ idad que sale de un nodo, es el ma yor de los TTPs de todas las activ idades que llegan a ese nodo. TTP = TIP + t Para la activ idad A Para el la activ idad B Para la activ idad C Para la activ idad D Para la activ idad I CALCULOS DE ADELANTE HACIA ATRS TIP(A) =0 TIP(B) = 0 TIP(C) = 5 TIP(C) = 8 TIP(I) = 5 TTP(B) = 3 TTP(B) = 5 TTP(C) = 5 + 3 = 8 TTP(D) = 8 + 4 = 12 TTP(I) = 5 + 5 = 10 A(0,3) B(0,5) C(5,8) D(8,12) I(5,10)

TIEMPO DE INICIO MS LEJANO - Es el tiempo ms tardo en que se puede iniciar una activ idad TIL TIEMPO DE TERMINACIN MS LEJANO - Es el tiempo ms tardo en que se puede terminar una activ idad TTL. TIL = TTL - t REGLA DE TIEMPO DE TERMINACIN MAS LEJANO - El TTL para una activ idad que entra a un nodo, es el menor de los TILs para todas las activ idades que salen de ese nodo. TIL = TTL -t Para la activ idad J Para la activ idad E Para la activ idad H Para la activ idad G TTL(J) = 23 TTL(E) = 20 TTL(H)=20 TTL(G)=20 TIL(J) = 23 - 3 = 20 TIL(E) = 20 - 8 = 12 TIL(H) = 20 - 8 =12 TTP(G) = 20 - 4 = 16 J(20,23) E(12,20) H(12,20) G(16,20)

D(8,12) [8,12]

5 E(12,20) [12,20]

A(0,3) [5,8] 4

F(8,10) [14,16]

H(10,12) [18,20] 7

J(20,23) [20,23]

G(10,14) [16,20] B(0,5) [0,5] C(5,8) [5,8]

Grfica de Gantt

I(5,10) [18,20]

HOLGURA

- Es la cantidad de tiempo que una activ idad puede retrasarse sin afectar la fecha de terminacin del proyecto general.

Holgura = TIL - TIP = TTL - TTP

La s a ctivida de s de la ruta crtica son a que lla s con ce ro holgura

ACTIVIDAD A B C D E F G

PREDECESOR INMEDIATO A A,B C,E,D F

Ejemplo 2

DURACIN (SEMANAS) 5 3 8 7 7 4 5

ACTIVIDAD A B C D E F G H I J K L

PREDECESOR B C J,G C A I D,F C A,L H,F C

Ejemplo 3

DURACIN 2 4 3 8 40 3 32 5 4 2 4 3

Grupo de procesos de planeacin

3.2.10 Estimar los costos
Desarrollar una aproximacin de los recursos monetarios

necesarios para completar las actividades del proyecto.

3.2.11 Preparar el presupuesto de costos

Sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una lnea base de costos autorizados..

Grupo de procesos de planeacin

3.2.12 Planificar la calidad
Identificar los requisitos de calidad y/o normas para el proyecto y

el producto, documentando la manera en que el proyecto

demostrar el cumplimiento con los mismos..

3.2.13 Plan de recursos humanos

Identificar y documentan los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicacin, y crear el plan para la direccin de personal.

Grupo de procesos de planeacin

3.2.14 Planificar las comunicaciones
Determinar las necesidades de informacin de los interesados en

el proyecto y definir cmo abordar las comunicaciones con ellos.

3.2.15 Planificar la gestin de riesgos

Definir cmo realizar las actividades de gestin de los riesgos para un proyecto.

3.2.16 Identifica los riesgos

Determinar los riesgos que pueden afectar el proyecto y documentar sus caractersticas.

Grupo de procesos de planeacin

3.2.17 Anlisis cualitativo de riesgos
Priorizar los riesgos para realizar otros anlisis o acciones

posteriores, evaluando y combinando la probabilidad de

ocurrencia y el impacto de dichos riesgos.

3.2.18 Anlisis cuantitativo de riesgos

Analizar numricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales del proyecto.

Grupo de procesos de planeacin

3.2.19 Identifica los riesgos
Desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y

reducir las amenazas a los objetivos del proyecto.

3.2.20 Planificar las adquisiciones

Documentar las decisiones de compra para el proyecto,
especificando la forma de hacerlo e identificando a posibles proveedores.

74

3.3 Grupo de procesos de ejecucin

Son los procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la direccin del proyecto a fin

de cumplir con las especificaciones del mismo.

Coordinar personas y recursos, as como integrar y

realizar las actividades del proyecto de conformidad con

el plan para la direccin del proyecto. Las variaciones en la ejecucin normal harn necesaria cierta replanificacin

3.3 Grupo de procesos de ejecucin

3.3.1 Dirigir la ejecucin del proyecto
Ejecutar el trabajo definido en el plan para la direccin del

proyecto para cumplir con los objetivos del mismo.

3.3.2 Realizar el aseguramiento de calidad

Auditar los requisitos de calidad y los resultados de las medidas
de control de calidad, para asegurar que se utilicen las normas de calidad apropiadas y las definiciones operacionales.

3.3 Grupo de procesos de ejecucin

3.3.3 Adquirir el equipo del proyecto
Confirmar los recursos humanos disponibles y se forma el equipo

necesario para completar las asignaciones del proyecto.

3.3.4 Desarrollar el equipo del proyecto

Mejorar las competencias, la interaccin de los miembros del
equipo y el ambiente general del equipo para lograr un mejor desempeo del proyecto..

3.3 Grupo de procesos de ejecucin

3.3.5 Dirigir al equipo del proyecto
Dar seguimiento al desempeo de los miembros del equipo,

proporcionar retroalimentacin, resolver problemas y gestionar

cambios a fin de optimizar el desempeo del proyecto.

Personal con competencias necesarias, disponibilidad de tiempo,

eficiencia laboral, tiempo extra. Organizaciones Lean y empleados multihabilidades.

3.3.6 Distribuir la informacin

Poner la informacin relevante a disposicin de los interesados en el proyecto, de acuerdo con el plan establecido.

3.3 Grupo de procesos de ejecucin

3.3.7 Gestionar las expectativas de los interesados
Comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para

satisfacer sus necesidades y abordar los problemas conforme se

presentan.

3.3.8 Efectuar las adquisiciones

Obtener respuestas de los proveedores, seleccionar un proveedor y adjudicar un contrato.

80

3.4 Grupo de procesos de seguimiento y control

Son los procesos requeridos para supervisar, analizar y regular el progreso y el desempeo del proyecto, para

identificar reas en las que el plan requiera cambios y

para iniciar los cambios correspondientes. El desempeo del proyecto se observa y se mide de manera sistemtica y regular, a fin de identificar variaciones respecto del plan para la direccin del proyecto.

3.4 Grupo de procesos de seguimiento y control

Controlar cambios y recomendar acciones
preventivas para anticipar posibles problemas,

Dar seguimiento a las actividades del proyecto,

comparndolas con el plan de direccin del proyecto y la lnea base de desempeo de ejecucin del proyecto Influir en los factores que podran eludir el control

integrado de cambios, de modo que nicamente se

implementen cambios aprobados.

3.4 Grupo de procesos de ejecucin

3.4.1 Seguimiento y control del trabajo del proyecto
Revisar, analizar y regular el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeo definidos en el plan para la direccin del proyecto.

3.4.2 Realizar control integrado de cambios

Revisar todas las solicitudes de cambio, y aprobar y gestionar los cambios en los entregables, en los activos de los procesos de la organizacin, en los documentos del proyecto y en el plan para la direccin del proyecto.

3.4 Grupo de procesos de ejecucin

3.4.3 Verificar el alcance (producto y proyecto)
Formalizar la aceptacin de los entregables del proyecto que se han

completado.

3.4.4 Control del alcance

Monitorear el estado del alcance del proyecto y del producto, y en
gestionar cambios a la lnea base del alcance.

3.4.5 Control del cronograma

.Dar seguimiento al estado del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la lnea base del cronograma.

3.4 Grupo de procesos de ejecucin

3.4.6 Realizar Control de costos
Influir sobre los factores que crean variaciones del costo y controlar los

cambios en el presupuesto del proyecto.

El plan de gestin de costos puede establecer: Nivel de exactitud, redondeo de los datos segn una precisin prescrita

(por ejemplo, $100).

Se definen las unidades usadas, por ejemplo, las horas o das de trabajo. A cada componente de la EDT se le asigna un nmero de cuenta de control (CA) vinculado de forma directa con el sistema de contabilidad .

Se pueden definir umbrales de variacin en el tiempo para los costos u

otros indicadores (por ejemplo, das por persona, volumen de producto)

3.4 Grupo de procesos de ejecucin

3.4.7 Realizar Control de calidad
Monitoreo y registro de los resultados de la ejecucin de actividades de

control de calidad, a fin de evaluar el desempeo y recomendar cambios

necesarios.. No se recomienda el trabajo en exceso o hacer las inspecciones de forma apresurada, para identificar errores. Se reconoce la importancia de: - La satisfaccin del cliente

- La prevencin antes que la inspeccin

- La mejora continua - La responsabilidad de la direccin

3.4 Grupo de procesos de ejecucin

3.4.8 Informar del desempeo
Recopilacin y distribucin de la informacin sobre el desempeo,

incluyendo los informes de estado, las mediciones del avance y las

proyecciones.

La comunicacin puede ser interna del proyecto, formal, vertical, oficial, escrita, oral verbal y no verbal (lenguaje corporal).

Los informes de desempeo pueden ser: anlisis de desempeo, riesgos e incidentes, trabajo completado, resumen de cambios, resultados de anlisis de variaciones, proyecciones del proyecto (tiempo y costo)

3.4 Grupo de procesos de ejecucin

3.4.9 Monitoreo y control de los riesgos
Implementan planes de respuesta a los riesgos, dar seguimiento a los

riesgos identificados, a los riesgos residuales, e identificar nuevos

riesgos y evaluar la efectividad del proceso contra riesgos del proyecto.

3.4.10 Administrar las adquisiciones

Gestionar las relaciones de adquisiciones, supervisar el desempeo del contrato y efectuar cambios y correcciones segn

sea necesario.

3.5 Grupo de procesos de cierre

Verifica que los procesos definidos se hayan completado para finalizar el proyecto, puede ocurrir que

sea necesario:
Obtener la aceptacin del cliente Revisar el proyecto

Registrar los impactos de la adaptacin a un proceso

Documentar lecciones aprendidas Actualizar los procesos de la organizacin Archivar documentos Cerrar las adquisiciones

3.5 Grupo de procesos de cierre

3.5.1 Cierre del proyecto
Finalizar todas las actividades a travs de todos los grupos de procesos

de direccin de proyectos para completar formalmente el proyecto o una

fase del mismo.

Anlisis post mortem: Se lograron las metas y objetivos planeados? Se cumplieron las fechas de terminacin? Dentro o por debajo de las restricciones de costo?

Se utilizaron los recursos asignados?

Reportes de logro de metas intermedias y reporte final, lecciones aprendidas y su difusin por toda la organizacin.

3.5 Grupo de procesos de cierre

3.5.2 Cierre de adquisiciones
Completar cada adquisicin para el proyecto.

4. Gestin de la integracin del proyecto

4. Gestin de la integracin del proyecto

Acta de constitucin o Contrato del proyecto (Project Charter) Plan para la Direccin del Proyecto

Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto

Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto

Realizar el Control Integrado de Cambios

Cerrar Proyecto o Fase

5. Gestin del alcance del proyecto

Recopilar Requisitos Definir el Alcance Crear la EDT (WBS) Verificar el Alcance

Controlar el Alcance

6. Gestin de tiempo del proyecto Definir las actividades Secuencia de las actividades Estimar los recursos de las actividades

Estimar las duracin de las actividades

Desarrollar el cronograma Controlar el cronograma

7. Gestin de costos del proyecto

Estimacin de costos Preparacin del presupuesto de costos Control de costos

8. Gestin de la calidad del proyecto Planificar la calidad Realizar el aseguramiento de calidad

Realizar el control de la calidad

9. Gestin de los recursos humanos del proyecto Desarrollar el plan de recursos humanos Adquirir el equipo de proyecto

Desarrollar el equipo de proyecto

Dirigir el equipo de proyecto

10. Gestin de las comunicaciones del proyecto Identificar a los interesados Planificar las comunicaciones

Distribuir la informacin
Gestionar las expectativas de los interesados Informar el desempeo

11. Gestin de los riesgos del proyecto Planificar la gestin de riesgos Identificar los riesgos

Realizar el anlisis cuantitativo de riesgos

Realizar el anlisis cuantitativo de riesgos Planificar la respuesta a los riesgos Monitorear y controlar los riesgos

12. Gestin de las adquisiciones del proyecto Planificar las adquisiciones Efectuar las adquisiciones

Administrar las adquisiciones

Cerrar las adquisiciones

5. Uso de MS Project 2007

5. MS Project

Introduccin
Estimacin de la duracin de actividades Manejo de recursos costos y presupuestos Medicin de los avances

Pantalla principal
Microsoft Office > Microsoft Project 2007 File > New

111

Informacin del proyecto

Project > Project information

112

Salvar el proyecto
File > Save as Project1

113

Establecer duracin de tareas

Days weeks months

114

Agregar actividades, tareas, duracin y fechas

115

Mostrar (+) o esconder (-) tareas

116

Ligar actividades y tareas

Endentar tareas Ligar tareas

117

Cambiar escala de tiempo en grfica

Top Tier
Middle Tier

Low Tier

118

Imprimir el Gantt del proyecto

Imprimir el Gantt del proyecto

File > Print Preview

Estimar duraciones con PERT

1. Pert Entry Sheet Introducir duraciones 2.Optimistic Expected Pessimistic

3. Calculadora PERT

4.

5. View > Gantt chart para regresar a la grfica original

Establecer calendario de trabajo

Tools > Options > Calendar Tools > Change Working Time

122

Calendario alterno
Tools > Change Working Time

Project > Project information

123

Establecer tareas predecesoras

Moviendo las barras

124

Predecesoras y retrasos
1. Doble click en la tarea > seleccionar Predecessors

3. Tarea retrasada 2. Indicar los das de retraso

125

Cambio de prioridad de tareas

1. Doble click en la tarea > seleccionar Advanced

3. Tarea retrasada

2. Seleccionar
126

Asignar recursos para el proyecto

1. View Resource sheet
2. Introducir tarifa de los recursos

3. Para Costos fijos de tarea posicionarse en la Tarea 1.1 y View > Table Entry: Cost

127

Asignar recursos para el proyecto

4. Introducir el porcentaje de utilizacin de los recursos variables

128

Otra forma de asignar recursos para el proyecto

1. Windows > Split 2. Format > Details > Resources and Predecessors

129

La ruta crtica del proyecto

1. View > Network Diagram (Ruta crtica cuadros en rojo)

130

La ruta crtica del proyecto

2. View > Tracking Gantt (Ruta crtica barras en rojo)

131

La ruta crtica del proyecto

2. View > More views > Detail Gantt (Ruta crtica en rojo)

132

Introducir recursos y avances

1. Dividir la hoja en View > Gantt Tracking

133

Introducir recursos y avances

1. Tools > Tracking > Update tasks

134

Actualizar el proyecto
1. Tools > Tracking > Update project

1. View > Gantt project

135

Ver utilizacin de recursos

2. View > Task usage

136

ACTIVIDADES
Seleccionar un proyecto de productividad

Desarrollar el contrato del proyecto incluyendo justificacin Identificar las partes interesadas
Lista de actividades del proyecto Secuencia y duracin de actividades

Introducir los recursos (humanos, mtls.)

Simular algunos avances en actividades Presentar resultados
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