ADMINISTRACIN

Presentacin Resmen

Las empresas han sido creadas para satisfacer necesidades

NECESIDAD

CARENCIA

DESEO

SATISFACTOR

DEMANDA

Satisfacer de Necesidades

Recursos

Produccin de B/S

TIPOS DE BIENES:

Bienes de consumo: son los que usa directamente el hombre para satisfacer necesidades.

Bienes Intermedios: son los que se usan en la fabricacin de otros bienes.

Bienes de Capital: son aquellos que una vez fabricados sirven para elaborar otros bienes o prestar servicios.

TEORA GENERAL DE SISTEMA :

Las personas, los grupos y las organizaciones, constituyen distintas clases de sistemas que interactan permanentemente con sus respectivos ambientes.
Concepto de Sistema: Sistema: es un conjunto de elementos o partes, dinmicamente relacionados y en interaccin, que desarrollan actividades para lograr un objetivo.

Elementos Bsicos de los Sistemas

Imputs (Importacin) Ambiente

Operacin O Procesamiento (Conversin o Transformacin)

Retroalimentacin

Outputs (Exportacin) Ambiente

En Administracin, se utiliza el concepto de sistema porque permite examinar, de una manera ms amplia y real, la complejidad de las organizaciones y la administracin de los recursos.

Ejemplo de Sistemas y Subsistemas: (ver transparencia)

Tipos de Sistemas: Sistemas Abiertos: Poseen numerosas entradas y salidas para relacionarse con el ambiente externo, las cuales no estn bien definidas, es decir, sus relaciones de causa y efecto son indeterminadas. Ejemplo de sistemas abiertos: las organizaciones en general, las empresas, los seres vivos y especialmente el hombre.

Sistema Cerrado: Tiene pocas entradas y salidas en relacin con el ambiente externo, que son bien conocidas y existen entre s una razn causa y efecto, por esta razn a los sistemas cerrados tambin se les denomina mecnicos o deterministas. Ejemplo de sistemas cerrados: los motores, las mquinas y la mayor parte de la tecnologa inventada por el hombre.

Entropa: Es la tendencia de los sistemas a moverse hacia un estado catico y a su desintegracin, perdiendo su potencial de energa o trabajo.

Negentropa o Entropa Negativa: Los sistemas abiertos, para sobrevivir, necesitan detener el proceso entrpico y reabastecerse de energa, manteniendo indefinidamente su estructura, a este proceso de obtencin de nueva energa, se le conoce como Negentropa.

El enfoque sistmico en la Administracin, puede descomponerse en 3 niveles:

1) El Nivel Social: Muestra la compleja e intrincada maraa de organizaciones e interacciones entre ellas (la sociedad como macrosistema).

2) El Nivel Organizacional: Se analiza a la organizacin como una totalidad que interacta con el medio ambiente, es decir, la organizacin como sistema y sus interrelaciones.

3)

El Nivel Individual: Se analiza al individuo como microsistema, para entender algunos conceptos del comportamiento como la motivacin, el aprendizaje, la comunicacin, etc.

LAS ORGANIZACIONES

Nuestra sociedad no slo depende de las Organizaciones para proporcionar bienes y servicios esenciales, sino que nosotros dependemos individualmente de ellas para obtener empleo remunerado. (Peter Drucker)

Una Organizacin: es un sistema de actividades coordinadas, formada por dos o ms personas capaces de comunicarse y que estn dispuestas a actuar conjuntamente, para obtener un objetivo comn.
Las partes de la organizacin se presentan como subsistemas interrelacionados dentro del macrosistema (la organizacin), estas interacciones obligan a una integracin sinrgica del sistema total. Sinergia: El todo es mayor que la suma de las partes, o al menos diferente de ella.

TIPOS DE EMPRESAS U ORGANIZACIONES POR ACTIVIDAD O GIRO:

a)

Empresas Industriales: son aquellas que producen bienes transformando materias primas o insumos en otros bienes.

b)

Empresas de Servicios: son aquellas que se dedican a prestar servicios

c)

Empresas Comerciales: son aquellas que se dedican a la compra y venta de bienes sin modificarlos.

d)

Empresas Mixtas: son aquellas que producen bienes y prestan servicios.

e)

Empresas de Servicios Comunitarios: son aquellas que prestan servicios a la comunidad.

TIPOS DE EMPRESAS U ORGANIZACIONES POR ESTRUCTURA JURDICA Y SOCIAL:

a)

Empresas Unipersonales: su propietario es una persona natural.

b)

Sociedades de personas o Colectivas: se unen 2 o ms personas (socios) que aportan un capital y responden hasta el monto de dicho aporte (son de responsabilidad limitada).
Sociedades Annimas o de Capital: cuentan con muchos socios, cuya responsabilidad est limitada al valor de sus aportes, que se expresa en un cierto nmero de acciones y la administracin de la sociedad est a cargo de un directorio elegido por los socios en proporcin al volumen de sus acciones. Sociedades Comanditarias: estas empresas cuentan con socios que aportan capital (Comanditarios) y otros que aportan con trabajo administrando la empresa (Gestores) y tienen las mismas obligaciones que los socios personas.

c)

d)

Elementos de las Organizaciones:

Existen variados tipos de organizaciones, pero todas tienen 2 elementos en comn:

1) El Elemento Bsico: son las personas, cuyas interacciones conforman la organizacin. El xito o fracaso de las organizaciones est determinado por la calidad de las interacciones de sus miembros. Existen distintos tipos de interacciones:

a)
b) c) d)

Interacciones Individuales
Interacciones entre individuos y organizaciones Interacciones entre organizaciones y otras organizaciones Interacciones entre la organizacin y su ambiente total.

2) Los Elementos de Trabajo de una Organizacin: son los recursos que ella utiliza, recursos humanos, materiales, econmicos y conceptuales.

Todos los recursos (humanos y materiales) de una organizacin, deben utilizarse en la forma correcta y en el momento oportuno; es decir, se debe alcanzar un alto grado de productividad.

Def. Productividad: Mide la cantidad y calidad del desempeo laboral, tomando en cuenta la utilizacin de los recursos. Se puede medir en forma individual, grupal u organizacional. La productividad se puede expresar como el logro del xito en dos dimensiones del desempeo organizacional: la eficacia y la eficiencia. Concepto de Eficacia: mide el resultado de una tarea o el logro de una meta, en funcin de lineamientos de calidad y cantidad previamente establecidos. Ej: que un trabajador cumpla diariamente con una meta de produccin, en trminos de calidad y cantidad.

Concepto de Eficiencia: Mide el costo de los recursos asociados con el logro de la meta en funcin del tiempo.
Ej: costo de MO, Insumos, utilizacin de equipos, rentabilidad del capital invertido, tiempo,etc.

Productividad y Desempeo Organizacional

(+)

Eficaz pero no eficiente: Se logran las metas pero se Desperdician los Alto recursos

Eficaz y Eficiente: Se logran las metas y los recursos se usan bien (alta productividad)

Logro De Metas
Ni Eficaz ni Eficiente: Las metas no se logran; los recursos se desperdician Eficiente pero no Eficaz:No hay desperdicio de recursos, pero las metas no se logran

Bajo

Deficiente (-) Calidad en la Utilizacin de Recursos

Buena (+)

Def. Administracin: Es el proceso de Planeacin, Organizacin, Direccin y Control del uso de los recursos para alcanzar las metas y objetivos establecidos por la alta direccin.

El Administrador: es una persona responsable del desempeo laboral de una o ms personas.

Tipos de administradores:

Altos Ejecutivos: son responsables del desempeo de la organizacin en su totalidad o de una parte principal. - Gerentes Medios: reportan a los ejecutivos y supervisan el trabajo de divisiones o reas funcionales de una organizacin.

- Supervisores de equipos: son responsables de las operaciones de los trabajadores a su cargo y reportan a los gerentes medios.

Administradores de staff: aplican sus conocimientos tcnicos para asesorar y respaldar a los trabajadores de lnea.

Gerentes Funcionales: son responsables de un rea de actividad (Finanzas, Marketing, Produccin, RR.HH., Ventas,)

- Gerentes Generales: son responsables de unidades organizacionales complejas que incluyen muchas reas de actividad funcional.

Actividades y Roles de los Administradores:

El trabajo administrativo es intenso, exigente y estresante, no slo para los directores ejecutivos, sino tambin para los gerentes de todos los niveles, en cualquier escenario de trabajo. Un estudio realizado por Henry Mintzberg, terico norteamericano, sobre la naturaleza del trabajo administrativo concluy lo siguiente: Los gerentes trabajan largas jornadas

Los gerentes trabajan a un ritmo intenso

Los gerentes trabajan en tareas fragmentadas y diversas Los gerentes trabajan con muchos medios de comunicacin Los gerentes trabajan en gran medida a travs de relaciones interpersonales.

Los gerentes poseen agendas recargadas

Roles o Papeles de los Administradores (Gerentes):

Roles Interpersonales

Roles de Informacin

Roles de Decisin

Cmo acta un gerente con otras personas: Como representante Como lder Como enlace

Cmo intercambia y procesa Informacin un Gerente: La controla La difunde Acta como portavoz

Cmo usa el gerente la informacin en la toma de decisiones: Usa su criterio Resuelve problemas Asigna Recursos Acta como negociador

NOTA:

Los roles interpersonales de un gerente implican la interaccin con personas dentro y fuera de la unidad de trabajo.

Habilidades y Aptitudes Para El Desempeo Gerencial o de Administrador:

Def. de Habilidad: es la capacidad para traducir el conocimiento en una accin que de lugar al desempeo deseado.

Robert Katz , clasific las habilidades fundamentales de los administradores en 3 categoras:

1) Habilidades Tcnicas: es la capacidad que muestra una persona para usar una destreza especial en el desarrollo de su trabajo. 2) Habilidades Humanas: es la capacidad para trabajar bien, en colaboracin con otras personas. 3) Habilidades Conceptuales: es la capacidad para pensar analticamente y resolver problemas complejos.

ESQUEMA DE HABILIDADES REQUERIDAS POR LOS GERENTES

Algunas Aptitudes Personales Para el xito:

Liderazgo: habilidad de influir en otras personas para que realicen las tareas. Objetividad hacia uno mismo: capacidad de autoevaluarse de manera realista. Pensamiento analtico: capacidad para interpretar y explicar patrones de informacin. Flexibilidad Conductual: capacidad de modificar la conducta personal para alcanzar una meta. Comunicacin Oral: Capacidad para expresar ideas claras en presentaciones. Comunicacin Escrita: Capacidad para expresar ideas claramente por escrito. Impacto Personal: Capacidad para crear una buena impresin e inspirar confianza. Resistencia al estrs: Capacidad para desempearse bajo presin. Tolerancia a la incertidumbre: Capacidad para de desempearse en situaciones ambiguas. Capacidad de adaptacin y predisposicin al cambio

tica y Responsabilidad Social de los Administradores:

El administrador deber ser tico y responsable con el mismo.

El administrador deber ser tico y responsable con sus subalternos.

El administrador deber ser tico y responsable con sus pares.

El administrador deber ser tico y responsable frente a sus competidores.

El administrador deber ser tico y responsable frente a sus clientes.

El administrador deber ser tico y responsable con el medio ambiente.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Para alcanzar la productividad, los administradores deben ser eficaces y eficientes en su desempeo, solo as se podr alcanzar el xito organizacional; es decir, administrar es lo que hacen los administradores para alcanzarla.

Funciones de la Administracin: El proceso administrativo implica 4 funciones bsicas: Planeacin, Organizacin, Direccin y Control. 1.- Planeacin: es el proceso donde se establecen los objetivos, y se determinan las acciones que se deben realizar para lograrlos. A travs de la planeacin un administrador identifica los resultados que se desean y se identifican los medios para alcanzarlos.

2.- Organizacin: es el proceso de asignar tareas, distribuir los recursos y ordenar las actividades para implementar los planes. Los administradores, a travs de la organizacin convierten los planes en accin al definir los presupuestos, asignar personal y apoyarlos con tecnologas, y otros recursos.

3.- Direccin: es el proceso a travs del cual se despierta el entusiasmo de la gente para trabajar fuerte y dirigir sus esfuerzos hacia el cumplimiento de los planes y al logro de los objetivos planteados. Los administradores a travs de la direccin, construyen compromisos, influyen en los trabajadores para que realicen su esfuerzo en beneficio de la organizacin.

4.- Control: es el proceso mediante el cual se hacen las mediciones del desempeo laboral, se comparan los resultados con los objetivos propuestos, se llevan a cabo las acciones correctivas cuando sea necesario. Mediante el control, los administradores mantienen un contacto activo con los trabajadores, recaban e interpretan los informes sobre su desempeo, y utilizan esta informacin para planear acciones y correcciones constructivas.

Esquema de las Cuatro Funciones de la Administracin

PLANEACIN Establece objetivos de desempeo y decide cmo lograrlo

CONTROL
Valora el desempeo y emprende acciones para asegurar los resultados deseados

ORGANIZACIN
Ordenar las tareas, personas y dems recursos para realizar el trabajo

EL DIRECCIN
Incitar a la gente a trabajar fuertePROCESO para lograr un alto desempeo

ADMINISTRATIVO

FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIN :

Los fundamentos de la Teora Administrativa se puede describir dentro del siguiente marco referencial:

Los enfoques Clsicos: desarrollan los principios universales en diversas aplicaciones administrativas.

Los enfoques de comportamiento: se concentra en las necesidades humanas, el grupo de trabajo y de los factores sociales en el lugar de trabajo.
Los enfoques cuantitativos o de la ciencia de la administracin: se concentran en la aplicacin de tcnicas matemticas para la solucin de problemas de administracin. Los enfoques modernos: se concentran el la perspectiva de sistemas de las organizaciones en un ambiente dinmico y complejo. Las tendencias actuales: que enfatizan la excelencia de la calidad y el desempeo, la conciencia de la globalizacin y la funcin de liderazgo para la nueva administracin.

FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIN :

El Contexto histrico de la Teora Administrativa se puede describir dentro del siguiente marco referencial:
Los enfoques Clsicos: desarrollan los principios universales en diversas aplicaciones administrativas. Los enfoques de comportamiento: se concentra en las necesidades humanas, el grupo de trabajo y de los factores sociales en el lugar de trabajo.

Los enfoques cuantitativos o de la ciencia de la administracin: se concentran en la aplicacin de tcnicas matemticas para la solucin de problemas de administracin.
Los enfoques modernos: se concentran el la perspectiva de sistemas de las organizaciones en un ambiente dinmico y complejo. Las tendencias actuales: que enfatizan la excelencia de la calidad y el desempeo, la conciencia de la globalizacin y la funcin de liderazgo para la nueva administracin.

FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIN

Enfoques Clsicos
Supuestos: los seres humanos son racionales

Administracin Cientfica
Frederick Taylor

La Teora Del Proceso Administrativo

Henry Fayol

Organizacin Burocrtica
Max Weber

FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIN: (Enfoque Clsico)

La Administracin Cientfica: (Frederick Taylor), persigue la eficiencia de la organizacin mediante la aplicacin de la ciencia para el anlisis de los puestos operacionales, incluye los siguientes pasos: Analizar las trabajo o tareas: (ver en terreno que se est haciendo y como se est haciendo, hacer mediciones y anotaciones). Disear la mejor manera de realizarla: ( mtodos, equipos y tiempos estndar con momentos de descanso y tomando en cuenta los retrasos inevitables). Seleccionar a los trabajadores: (encontrar personas fsicas y mentalmente idneas para el trabajo). Capacitar a los trabajadores para que realicen su trabajo usando sus mejores habilidades. Capacitar a los supervisores para que apoyen a los trabajadores. Pagar incentivos: ( el resultado de todo es la productividad ms alta, por lo que la compaa y los trabajadores recibiran porciones mayores), compensar en base a resultados de desempeo.

FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIN: (Enfoque Clsico)

La Teora del Proceso Administrativo: (Henri Fayol), se basa en documentar y comprender las experiencias de los administradores de xito. Fayol representa la escuela de la teora del Proceso Administrativo, y sus pasos son: Planeacin: elaborar un plan de accin para el futuro.

Organizacin: Proporcionar y movilizar recursos para implementar los planes.

Direccin: Dirigir, seleccionar y evaluar a los trabajadores con el fin de lograr el mejor trabajo para el logro del plan. Coordinacin: Integrar todos los esfuerzos y asegurar que se comparta la informacin y se resuelvan los problemas. Control: Garantizar que las cosas sucedan de acuerdo con el plan y emprender las acciones correctivas necesarias.

FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIN: (Enfoque Clsico)

La Organizacin Burocrtica: (Max Weber, Fines siglo XIX), es una forma racional y eficiente de organizacin que tiene como base la lgica, el orden y la autoridad legtima. Las caractersticas que definen la organizacin burocrtica de Weber son: Divisin clara del trabajo: puestos de trabajo bien definidos, trabajadores especializados.

Jerarqua clara de autoridad: la autoridad y responsabilidad deben estar bien definidas para cada puesto, y ellos deben responder ante un nivel ms alto.
Reglas y procedimientos formales: tener lineamientos escritos que rigen el comportamiento y las decisiones en los puestos y llevar archivos escritos para un registro histrico. Carcter impersonal: reglas y procedimientos se deben aplicar de forma imparcial y uniforme sin que nadie reciba un trato preferencial. Avance Profesional con base en el mrito: los trabajadores deben ser seleccionados y ascendidos por sus capacidades y desempeo y por una trayectoria profesional dentro de la organizacin.

FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIN: (Enfoques del Comportamiento Humano)

Enfoques del Comportamiento Humano

Supuestos: los seres humanos Son sociales y buscan la autorrealizacin

Teora de las necesidades Humanas

Abraham Maslow

Teora X , Teora Y
Douglas McGregor

Personalidad y Organizacin
Chris Argyris

FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIN: (Enfoques del Comportamiento Humano)

La Teora de las Necesidades: (Maslow), identific 5 niveles de necesidades humanas.
Necesidades acrecentar

personales, las capacidades indiv.

Autorrealizacin
reconocimiento parte de los dems, prestigio, reconocimiento, autoestima. amor, afecto, pertenencia otras

Neces. de por

Reconocimiento
Neces. de sentido de en relacincon personas.

Sociales
De proteccin y estabilidad.

Neces.

Seguridad
Neces. Humanas bsicas, biolgicas

Fisiolgicas

FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIN: (Enfoques del Comportamiento Humano)

La Teora X: (McGregor), dice que hay gerentes que apoyan los supuestos de esta teora, en que a las personas les disgusta el trabajo, carecen de ambicin , son irresponsables, renuentes al cambio y prefieren ser dirigidas. McGregor dice que esta forma de pensar es inadecuada y que la mejor forma de pensar es siguiendo la teora Y. La teora Y: presupone que las personas estn deseosas de trabajar, aceptar responsabilidades, que son capaces de autodirigirse y ser creativas.

Mcgregor lleg a la conclusin de que los gerentes que apoyan la teora X actan de una forma muy directiva, es decir, Mando y Control, con poco margen para decidir, creando subordinados pasivos, dependientes y hacen solo lo que se les ordena. Por contraste, los gerentes que apoyan la teora Y, se comportan de forma participativa, permiten una mayor intervencin de los subordinados en el trabajo, ms libertad y responsabilidad.

FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIN: (Enfoques del Comportamiento Humano)

Teora de la Personalidad y la Organizacin: (Argyris), concluye que algunas prcticas, especialmente la de jerarqua de las necesidades y las Organizaciones Administrativas son incongruentes, ya que l cree que si la gente trabaja con ms eficiencia, con tareas mejor definidas, puede inhibir la autorrealizacin de los adultos en el lugar de trabajo.

Argyris, tambin cree que la gente que trabaja en organizaciones burocrticas, (descritas por Weber) con una jerarqua clara de autoridad, dar lugar a trabajadores dependientes y pasivos con escaso control de su lugar de trabajo.

En contraposicin con la teora del Proceso Administrativo (Fayol), Argyris sugiere que esto puede crear condiciones para el fracaso psicolgico, el xito psicolgico ocurre cuando la gente define sus propias metas.

Argyris est plenamente de acuerdo con lo que propone McGregor de que los administradores traten positivamente a los trabajadores y lograrn una gran productividad.

FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIN: (Enfoques Cuantitativos de Adm.)

La Ciencia de la Administracin o Investigacin de Operaciones: Usa tcnicas matemticas para analizar y resolver problemas administrativos tales como:

El pronstico matemtico: ayuda a hacer proyecciones en el proceso de planeacin.

El modelo de inventario: ayuda a controlar inventario, al establecer matemticamente cunto ordenar y cuando. La programacin lineal: se usa para calcular la mejor forma de asignar recursos escasos. Los modelos de red: fragmentan tareas grandes en componentes mas pequeos, para permitir un mejor anlisis, planeacin y control de los proyectos. La simulacin: desarrolla modelos de problemas, con el fin de someter a prueba diferentes soluciones bajo distintos supuestos. Conclusin: la esencia de este enfoque cuantitativo de la administracin incluye la toma de decisiones, criterios econmicos (costos, ingresos rend. sobre inv.), y tambin incluye reglas y formulas sofisticadas.

FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIN: (Enfoques Modernos de Adm.)

Enfoque de Sistemas La Teora de Contingencias: sostiene que no existe una forma nica y mejor para administrar, pus la mejor eleccin depender de la situacin particular que se deba enfrentar.

Temas de Administracin Actuales:

Calidad: es un grado de excelencia, o indicador de desempeo, definido tambin como la capacidad para satisfacerlas necesidades del cliente el 100% del tiempo. Administracin de Calidad Total: consiste en administrar con el compromiso de toda la organizacin para procurar el mejor rendimiento laboral continuo, la calidad de los productos y la completa satisfaccin de las necesidades del cliente. Administracin por Objetivos: es un proceso estructurado de comunicacin regular, en el cual un superior y un subordinado establecen conjuntamente objetivos de desempeo para este ltimo, y revisan los resultados alcanzados.