SALUD, SEGURIDAD, AMBIENTE Y RESPONSABILIDAD SOCIAL, (SSMA)

ABOG. DANITSA PARRA OLOARTE UAP

Una auditoria puede describirse como un examen sistemtico y una investigacin del estado actual de todo programa o sistema. Una buena auditoria proporcionar informacin correcta y detallada sobre la validez y reas de mejoramiento de cualquier esfera o campo de operacin. El registro de los resultados es una herramienta valiosa para identificar y dar prioridad a aquellos temas que requieren atencin.

Las auditorias sobre Salud, Seguridad, Ambiente y Responsabilidad Social, (SSMA) en la actualidad son consideradas como necesarias en la industria. Numerosos riesgos estn presentes en el lugar de trabajo y tanto la gerencia como los trabajadores deben esforzarse para minimizar los riesgos y evitar que ocurran incidentes.

PASO 1 Planificacin y preparacin de la auditoria PASO 2 La pre-auditoria PASO 3 Evaluacin de la Seguridad y Verificacin del TILI PASO 4 Revisar la Identificacin de peligros y procesos de evaluacin de riesgos PASO 5 Auditoria de Sistemas PASO 6 Auditoria de Cumplimiento PASO 7 Evaluacin de resultados de la auditoria PASO 8 PASO 9 PASO 10 Retroalimentacin Preparar informe profesional Actividades post-auditoria

Ya sea realizada por un auditor interno o externo, una auditoria debe ser planificada correctamente para ajustarse a estndares ocupacionales. Todas las auditorias deben planificarse de modo que quede tiempo para la aplicacin de las recomendaciones de previas auditorias y para planificar cualquier otra actividad sucesiva. Se recomienda que se realicen auditorias internas semestrales para controlar el progreso con respecto a los estndares y procedimientos del programa SSMA.

Las fechas para las auditorias deben ser acordadas entre el consultor (auditor) y el cliente. La fecha de la auditoria inicial influye en el ciclo de auditoria.

El que dirige el equipo de auditoria es el responsable de la planificacin de todas auditorias internas. Esta persona debe planificar el programa de auditoria una vez haya mantenido reuniones con todos los Gerentes de seccin y miembros del comit de seguridad y salud. El /ella tambin debe notificar previamente al Gerente de cada seccin (en la que se vaya a realizar la auditoria) de la fecha propuesta para la auditoria.

Como anteriormente expuesto, el Gerente o supervisor de cada departamento que va a ser sometido a una auditoria debe ser notificado, por escrito, con suficiente antelacin. La notificacin escrita debe formar parte de la programacin anual y debe ser entregada tambin un poco antes de la auditoria. Esto es necesario para proporcionar suficiente tiempo para la programacin y asegurarse que la documentacin apropiada est al da y disponible. La notificacin es parte de una planificacin eficaz.

Coordinacin de auditorias internas La notificacin oficial debe entregarse a los Gerentes, al menos un mes antes de la fecha prevista para la auditoria. Canal de notificacin La notificacin siempre debe ser enviada por canales oficiales y dirigida al lder de la seccin apropiada. El gerente de operaciones tambin debe ser informado de las fechas de la auditoria. Confirmacin de las fechas para la auditoria interna Es importante que todos los jefes de departamento o sus representantes confirmen su disponibilidad en estas fechas. Esto evitar que la planificacin sea hecha innecesariamente.

Al menos un miembro del equipo de auditoria interna debe estar familiarizado con el funcionamiento general de la empresa y con los procesos de los distintos departamentos. Ciertos aspectos claves deben ser examinados.

Informacin sobre la estructura y organizacin de un departamento constituye una base importante para entender mejor el funcionamiento de la operacin y planificar una auditoria:

Un organigrama del equipo gerencial y el personal responsable de los distintos departamentos o reas. La funcin del departamento y el papel que ste desempea en la empresa. Nombres, iniciales, funciones y responsabilidades de los empleados claves. Una descripcin de las principales funciones del departamento. Una descripcin de los riesgos relacionados con el desempeo del trabajo. Un anlisis del perfil de riesgo, incluyendo un anlisis basado en el principio de diferenciacin. Un informe de los planes de reduccin de riesgo basados en el anlisis del perfil del riesgo.

Conocimiento previo de las instalaciones ayuda al equipo de auditoria a asesorar el tamao actual y extensin del rea motivo de la auditoria. Proporciona la base de la inspeccin fsica y facilita la distribucin de responsabilidades, sobre todo en el caso de representantes SSMA.

1.73 Material del perfil El material del perfil frecuentemente contiene fotografas de las instalaciones, vista general de los procesos de produccin y una indicacin de la cultura de la compaa o subcultura del departamento. Esto ayudar a los auditores a entender mejor la operacin y planificar la auditoria. 1.7.4 Horario de trabajo Los horarios de trabajo de los distinto departamentos que sern sometidos a la auditoria deben ser verificados. Si es una operacin que funciona las 24 horas, condiciones como niveles de intensidad luminosa y estado de preparacin para emergencias, pueden llevar a cabo la auditoria despus del horario normal de trabajo. 1.7.5 Proceso de produccin Para comprender los riesgos a los que los trabajadores estn expuestos durante la produccin, el auditor debe tener una imagen clara del proceso de produccin en las diferentes reas. El conocimiento de los procedimientos y fluidez del trabajo se consiguen si se entienden los procesos de produccin.

1.7.6 Operaciones distantes Puede ocurrir que actividades riesgosas sean llevadas a cabo en lugares que estn separados de las instalaciones centrales. Es importante tomar nota de estas reas ya que se puede aplicar la regla de ojos que no ven, corazn que no siente. Estas localidades pueden resultar ser reas de alto riesgo. Es necesario evaluar la implementacin y mantenimiento del Sistema SSMA en estas operaciones distantes y la relacin de las mismas con la operacin principal. 1.7.7 Grupos de representantes de los empleados y nombres de enlace sindical Es importante obtener la cooperacin de los representantes y enlaces sindicales ya que stas son las personas que mejor conocen las necesidades prcticas y aplicaciones del programa SSMA en un determinado departamento. Los trabajadores pueden ofrecer mucha ayuda en la identificacin de los puntos fuertes o dbiles de un Sistema SSMA.

El alcance y naturaleza especializada de las actividades dentro de un departamento requieren que el auditor tenga una buena base de conocimientos. Por eso, es una buena poltica utilizar un equipo para las auditoras internas. Esto hace que se obtengan conclusiones justas y seguras y ofrece oportunidades de adiestramiento prctico para los nuevos miembros del equipo o para los que tienen poca experiencia, guiados por un Lder.

Tamao de la empresa /negocio Tamao de las instalaciones /planta /departamento Naturaleza del funcionamiento del departamento Personal calificado disponible dentro de la empresa Coordinadores claves del programa Representacin de todo el personal Das disponibles Nivel y objetivo de la auditoria Horario de trabajo del departamento(s)

Haciendo una revisin de las observaciones y recomendaciones anotadas, as como resultados generales de previas auditorias, los miembros del equipo de auditoria podrn obtener una idea del estndar del programa / Sistema, cuando se efectu la auditoria anterior.

Se debe revisar y analizar el resumen de informes de incidentes registrados por la compaa antes de evaluar y resumir la auditoria. Partiendo de estos registros, se puede obtener una idea de los tipos de incidentes que ocurren o recurren, as como del grado de registro. Los registros especficos o lugares donde ocurren accidentes que deben ser investigados durante auditorias de sistemas y de conformidad, tambin pueden ser fcilmente identificados.

Legislaciones especficas y estndares pertinentes deben ser identificados anteriormente y revisados por todos los miembros del equipo de auditora. Esto asegura que se puede evaluar el cumplimiento con los requerimientos especficos

Cuando se acuerda que la auditora va a ser anunciada, una agenda detallada debe ser entregada a los Gerentes de los departamentos al menos una semana antes de la fecha programada de la auditora. La agenda debe comunicar la siguiente informacin:

Fecha de la auditora Hora de comienzo programada y duracin aproximada Secuencia de acontecimientos Requisitos de participacin Nombres (y cargos) del equipo de auditora Nombre del lder del equipo Nombre de los coordinadores claves del programa

Los auditores deben asegurarse que conocen y cumplen con los requisitos del EPP en ciertos departamentos. Deben asegurarse que poseen el equipo protector personal necesario para realizar la auditora sin exponerse a riesgos de salud o seguridad.

Durante todo el proceso de auditora se deben alentar la plena participacin de los representantes de los trabajadores, gerentes de departamento, representantes SSMA, etc. La participacin facilita la aceptacin del resultado de la auditora y estimula el mejoramiento continuo.

Segn se va terminando la inspeccin fsica, comienza una de las partes ms difciles de la auditora, es decir, la evaluacin final y resumen de las conclusiones. . Se debe dejar suficiente tiempo para evaluar los resultados de la auditora cuidadosamente y a fondo, en el contexto de los objetivos de la auditora. De esta forma el cliente obtendr el beneficio total de la auditora.

Paso 1 Proporcionar retroalimentacin al personal de la empresa Paso 2 Asegurar que todos los resultados estn fundamentados Paso 3 Asignar puntos Paso 4 Analizar los Resultados de la Auditora Paso 5 Preparar la reunin de clausura

Es de suma importancia que el auditor informe al representante del departamento/seccin responsable del programa SSMA, de toda desviacin significativa identificadas. Esto es muy importante cuando se identifica una situacin de alto riesgo, es decir, toda situacin que presente un nivel no aceptable de riesgo para la salud o seguridad de los empleados o el medio ambiente. Esta retroalimentacin forma parte esencial de una auditora eficaz, y se debe proporcionar a los representantes que acompaan al auditor. El auditor tambin debe enfocar cualquier deficiencia significativa identificada durante la auditora. Estas deben ser discutidas de manera informal durante el curso de la auditora con el equipo de auditora del departamento. Esta retroalimentacin proporcionar varias oportunidades para identificar y discutir circunstancias atenuantes y reducir la posibilidad de sorpresas desagradables al completarse la auditora.

Cualquier malentendido que pueda ocurrir durante una auditora requiere una solucin competente y profesional. Esto puede requerir inspectores adicionales y trabajo de terreno. Es esencial que los aspectos especficos de determinadas observaciones se comprueben con el fin de implementar accin correctiva. Esto debe ocurrir lo antes posible para facilitar comprensin de determinadas deficiencias.

La mejor forma de asignar puntos es de pensar en porcentajes en vez de por puntos. Cual es el grado de eficacia del proceso de inspeccin de escaleras? (10%, 20%, o 60% de un total de 10 puntos).

Los detalles pequeos de inconformidad no son importantes para la alta gerencia de una empresa. El nfasis de retroalimentacin ser sobre las deficiencias del sistema de control del programa SSMA, porque stos sealan las comprobaciones y ajustes. Una visin global y es esencial. El auditor competente y profesional analizar pruebas detalladas y expondr el motivo de la inconformidad, y esta informacin se podr entregar a los jefes de departamento y los representantes. Las evidencias detalladas se analizarn para establecer una relacin de causa /efecto.