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LAS PERSONAS CAMBIAN PERO GENERALMENTE SE OLVIDAN DE COMUNICAR ESE CAMBIO A LOS DEMS.

Lilliam Hellman (1905 1984) Dramaturga y guionista estadounidense

10. GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

INCLUYE LOS PROCESOS REQUERIDOS


Planificacin Disposicin Final

DEL PROYECTO

Recopilacin

OPORTUNA Y ADECUADA

Monitoreo

Creacin Control

Distribucin

Almacenamiento

Recuperacin

Gestin

IDENTIFICAR LAS NECESIDADES

DOCUMENTA EL ENFOQUE A UTIILIZAR

PARA LOGRAR UNA COMUNICACIN

Y REQUISITOS DE INFORMACION DE LOS INTERESADOS

PARA COMUNICARSE CON LOS INTERESADOS

EFICIENTE Y EFICAZ

EN LA MAYORA DE PROYECTOS LA PLANIFICACIN SE REALIZA DE FORMA MUY TEMPRANA, JUNTO CON EL PLAN PARA LA DIRECCIN DEL PROYECTO. 6

Empresa / Organizacin

E.3) Factores Ambientales de la Empresa E.4) Activos de los Procesos de la Organizacin.


E.1) Plan para la Direccin del Proyecto.

S.2) Actualizaciones a los Documentos del Proyecto. 10.1 Planificar la Gestion de las Comunicaciones S.1) Plan de Gestin de las Comunicaciones.

Documentos del Proyecto

4.2 Desarrollar el Plan para la Direccion del Proyecto

13.3 Gestionar la participacion de los interesados

E.2) Registro de Interesados. 13.1 Identificar a los interesados

10.2 Gestionar las Comunicaciones

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n: N de Interesados

Canales de: Comunicacin

Organigramas Relaciones de responsabilidad Disciplinas, departamentos y especialidades involucradas en el proyecto. Logstica del numero de personas que participarn en el proyecto y en que ubicaciones. Necesidades de informacin interna Necesidades de informacin externa Requisitos de informacin y comunicacin de los interesados provenientes del registro de los interesados

Mtodos para transferir informacin varan

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INTERACTIVA

Entre dos o ms partes que realizan un intercambio de informacin de tipo multidireccional. Resulta la manera mas eficiente de asegurar una comprensin comn entre los participantes. Enviada a receptores especficos que necesitan conocer la informacin. Esto asegura la distribucin de la informacin, pero no garantiza haya llegado a la audiencia prevista ni que haya sido comprendida

Reuniones, llamadas, videoconferencias, etc. Cartas, memorandos, informes, emails, faxes, comunicados de prensa, etc. Intranet, aprendizaje virtual, bases de datos de lecciones aprendidas, etc.

PUSH

PULL

Utilizada para grandes volmenes de informacin o para audiencias muy grandes para que accedan al contenido de la comunicacin segn su propio criterio.

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Se necesita del debate y del dialogo con el equipo del proyecto a fin de determinar la manera mas adecuada de actualizar y comunicar la informacin del proyecto, y de responder a las solicitudes de informacin por parte de los interesados

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Es un componente del plan para la direccin del proyecto y describe la forma en que se planificaran, estructuraran, monitorearan y controlaran las comunicaciones del proyecto e incluye entre otras cosas: CANALES DE COMUNICACIN. FORMATO Y CONTENIDOS DEL TIPO DE INFORMACION. PERSONAS RESPONSABLES DE COMUNICAR. PERSONAS QUE RECIBIRAN LA INFORMACIN. TECNOLOGIA DE LAS COMUNICACIONES A UTILIZAR. FRECUENCIA DE LA COMUNICACIN. GLOSARIO DE TERMINOS COMUNES.

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Entre los documentos que se pueden se cuenta:


CRONOGRAMA DEL PROYECTO REGISTRO DE INTERESADOS

actualizar,

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PROCESO

De acuerdo al Plan de Gestin de las Comunicaciones

PERMITIENDO UN FLUJO DE COMUNICACIONES EFICAZ Y EFICIENTE ENTRE LOS INTERESADOS

CREAR

RECOPILAR

DISTRIBUIR

ALMACENAR

RECUPERAR

Realizar la disposicin 22 Final

C O M U N I C A C I O N

DIFERENTES ANTECEDENTES CULTURALES DIFERENTES INTERESES

RESULTADO DEL PROYECTO

DIFERENTES IMPACTA NIVELES DE EXPERIENCIA


E F I C A Z

DIFERENTES PERSPECTIVAS DIFERENTES ANTECEDENTES ORGANIZACIONALES


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S.4) Actualizaciones a los activos de la organizacin E.3) Factores Ambientales de la Empresa E.4) Activos de los Procesos de la Organizacin.

10.1 Planificar la Gestion de las Comunicaciones


Documentos del E.1) Plan de Proyecto Gestin de las Comunicaciones. S.3) Actualizaciones a los Documentos 10.2 del Proyecto. Gestionar las Comunicaciones 4.2 Desarrollar el plan para la direccin del Proyecto.

Empresa / Organizacin

4.4 Monitorear y controlar el trabajo del proyecto

E.2) Informes de desempeo del trabajo.

S.2) Actualizaciones al Plan para la S.1) ComunicacionesDireccin del Del proyecto Proyecto.

10.3 Controlar las Comunicaciones


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PLAN PARA LA DIRECCIN DEL PROYECTO

PLAN DE GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

Describe la forma en que se planificaran, ejecutaran, monitorearan y controlaran las comunicaciones en el proyecto

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Disponibles.

Exactos

Actualizados.

INFORMES DE DESEMPEO

Facilitan la discusin y crear comunicaciones

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LA CULTURA Y LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN.

EL SISTEMA DE INFORMACIN PARA LA DIRECCIN DE PROYECTOS.

INFLUYEN EN EL PROCESO GESTIONAR LAS COMUNICACIONES

ESTNDARES Y NORMATIVAS GUBERNAMENTALES.

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POLTICAS, PROCEDIMIENTOS Y GUAS RELATIVAS A LA GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

PLANTILLAS

INFLUYEN EN EL PROCESO GESTIONAR LAS COMUNICACIONES

INFORMACIN HISTRICA Y LECCIONES APRENDIDAS

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SITUACION

EMISORRECEPTOR DIRECCION
POCOS-POCOS BIDIRECCIONAL UNO A MUCHOS UNIDIRECCIONAL UNO A UNO BIDIRECCIONAL

COMPLEJIDAD

METODO DE DISTRIBUCION RECOMENDADO


CARA A CARA TELECONFERENCIA INTRANET EMAIL CON ADJUNTO CARA A CARA VIDEOCONFERENCIA

REUNION DE COORDINACION DISTRIBUIR DOCUMENTOS NEGOCIACIONES

MEDIA BAJA ALTA

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Interna y Externa

Formal e Informal

Vertical u Horizontal

Oficial y No Oficial

Escrita u Oral

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SITUACION ABRIR LOS PLIEGOS DE UNA LICITACION CON LOS PROVEEDORES ACLARAR LA SECUENCIA DE UNA ACTIVIDAD

MTODO OF EF

ACTUALIZAR EL PLAN DE COMUNICACIONES


AGENDAR UNA REUNION DE REVISION DE DISEO ANALIZAR LA CAUSA RAIZ DE UN PROBLEMA COMPLEJO ENVIAR UN EMAIL PARA CONTACTAR A UN PROVEEDOR

EF
EI OI EI
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ENTRE LAS TCNICAS PARA UNA GESTIN DE LA COMUNICACIN EFICAZ TENEMOS:


Modelos de Emisor Receptor Eleccin del medio Estilo de Redaccin Tcnicas de gestin de reuniones. Tcnicas de presentacin. Tcnicas de facilitacin. Tcnicas de escucha
Incorpora ciclos de propiciando la interaccin. retroalimentacin

Descripcin precisa de cuando es preferible una comunicacin escrita u oral, formal o informal, etc. Uso apropiado de la voz activa frente a la voz pasiva estructura de las oraciones y seleccin de las palabras. Preparar una agenda y abordar los conflictos.

Conciencia del impacto del lenguaje corporal y el diseo de ayudas visuales. Construir el consenso y superar obstaculos. Escucha activa y eliminacin de barreras que afectan negativamente a la comprensin. 36

Herramientas electrnicas para la direccin de proyectos: Interfaces web con software de programacin y de gestin de proyectos. Software de soporte para reuniones y oficinas virtuales portales y herramientas de gestin de trabajo colaborativo. Gestin de comunicaciones electrnicas (correo electrnico, fax, videoconferencias, etc).

Gestin de documentos Impresos (cartas, informes, comunicados).

Sistema de Gestin de la Informacin.

Para capturar, almacenar y distribuir a los interesados informacin relativa a los costos, avance del programa y al desempeo del proyecto mediante Informes y Graficas.

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LAS COMUNICACIONES PUEDEN VARIAR POR FACTORES COMO: LA URGENCIA Y EL IMPACTO DEL MENSAJE SU METODO DE ENTREGA EL NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD GRADO DE FORMALIDAD FORMATO Y NIVEL DE DETALLE

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EN FUNCIN A SU DESEMPEO ACTUAL FRENTE A LA LNEA BASE PARA LA MEDICIN DEL DESEMPEO (PMB) SE MIDE SU DESVIACIN Y SE PUEDE HACER ACTUALIZACIONES SOBRE

LA LINEA BASE PARA LA MEDICION DEL DESEMPEO INTEGRA PARAMETROS RELATIVOS AL ALCANCE, AL CRONOGRAMA Y A LOS COSTOS DEL PROYECTO.
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CONTROLAR

MONITOREAR

LAS COMUNICACIONES

PARA SATISFACER LAS NECESIDADES DE INFORMACIN DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO

ASEGURANDO EN TODO MOMENTO, UN FLUJO OPTIMO DE INFORMACION ENTRE TODOS LOS PARTICIPANTES DE LA COMUNICACION

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Empresa / Organizacin

E.5)Activos de los Procesos de la Organizacin.

S.5) Actualizaciones a los activos de los S.4) Actualizaciones procesos de la a los Documentos organizacin. del Proyecto. Documentos del Proyecto

13.3 Gestionar la participacion de los interesados

E.3) Registro de Incidentes.

10.2 Gestion de las Comunicaciones E.2)Comunicaciones del Proyecto

4.3 Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto

E.4)Cuadro de desempeo del trabajo. E.1)Plan para la direccin del proyecto

4.4 Monitorear y controlar el trabajo S.1) Informacin de del proyecto desempeo del trabajo. 4.5 Realizar el control integrado de los cambios S.2) Solicitudes de Cambio

10.3Control de las Comunicaciones

4.2 Desarrollar el plan para la direccion del proyecto

S.3) Actualizacin del plan para la direccin del proyecto

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Herramientas electrnicas para la direccin de proyectos: Interfaces web con software de programacin y de gestin de proyectos. Software de soporte para reuniones y oficinas virtuales portales y herramientas de gestin de trabajo colaborativo Gestin de comunicaciones electrnicas (correo electrnico, fax, videoconferencias, etc)

Gestin de documentos Impresos (cartas, informes, comunicados)

Sistema de Gestin de la Informacin

Para capturar, almacenar y distribuir a los interesados informacin relativa a los costos, avance del programa y al desempeo del proyecto mediante Informes y Graficas.

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Evala el impacto de las comunicaciones del proyecto La necesidad de accin o intervencin Las acciones que se deberan emprender La responsabilidad de emprender dichas acciones Y el plazo para llevarlas a cabo.

Luego el director del proyecto en colaboracin con el equipo determina: Las acciones requeridas para asegurar que se comunique el mensaje adecuado a la audiencia adecuada y en el momento adecuado.
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El proceso Controlar las Comunicaciones necesita del debate y del dialogo con el equipo del proyecto a fin de determinar la manera mas adecuada de actualizar y comunicar la informacin del proyecto, y de responder a las solicitudes de informacin por parte de los interesados Esto se logra a travs de las reuniones de manera presencial o en lnea desde diferentes ubicaciones con hora, lugar y agenda acordados previamente acompaada de un acta y de informacin adicional especfica para cada reunin

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Organiza y resume los datos de desempeo recopilados que tienen informacin sobre el estado y avance del proyecto con el nivel de detalle requerido por los diferentes interesados

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El proceso de control conduce a la necesidad de ajuste, de accin y de intervencin que como resultado darn como salida solicitudes de cambios.

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Este proceso desencadena actualizaciones al plan de gestin de las comunicaciones as como a otros componentes del plan para la direccin del proyecto.

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Entre los documentos que se pueden actualizar, se cuenta:


Pronsticos. Informes de desempeo. Registro de incidentes.

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Entre los activos que se pueden actualizar se incluyen: Los formatos de informe La documentacin de las lecciones aprendidas Que pasa a formar parte de la data histrica tanta para el proyecto como para la organizacin

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PROCESO 4.2

PROCESO 10.1

PROCESO 10.3

PLAN DE GESTION DE LAS COMUNICACIONES

INFORMACION DE DESEMPEO DEL TRABAJO

PROCESO 4.4

INFORMES DE DESEMPEO DEL TRABAJO

PROCESO 10.2

COMUNICACIONES DEL PROYECTO

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Muchas gracias ...

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