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DEL PROYECTO
Recopilacin
OPORTUNA Y ADECUADA
Monitoreo
Creacin Control
Distribucin
Almacenamiento
Recuperacin
Gestin
EFICIENTE Y EFICAZ
EN LA MAYORA DE PROYECTOS LA PLANIFICACIN SE REALIZA DE FORMA MUY TEMPRANA, JUNTO CON EL PLAN PARA LA DIRECCIN DEL PROYECTO. 6
Empresa / Organizacin
S.2) Actualizaciones a los Documentos del Proyecto. 10.1 Planificar la Gestion de las Comunicaciones S.1) Plan de Gestin de las Comunicaciones.
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n: N de Interesados
Organigramas Relaciones de responsabilidad Disciplinas, departamentos y especialidades involucradas en el proyecto. Logstica del numero de personas que participarn en el proyecto y en que ubicaciones. Necesidades de informacin interna Necesidades de informacin externa Requisitos de informacin y comunicacin de los interesados provenientes del registro de los interesados
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INTERACTIVA
Entre dos o ms partes que realizan un intercambio de informacin de tipo multidireccional. Resulta la manera mas eficiente de asegurar una comprensin comn entre los participantes. Enviada a receptores especficos que necesitan conocer la informacin. Esto asegura la distribucin de la informacin, pero no garantiza haya llegado a la audiencia prevista ni que haya sido comprendida
Reuniones, llamadas, videoconferencias, etc. Cartas, memorandos, informes, emails, faxes, comunicados de prensa, etc. Intranet, aprendizaje virtual, bases de datos de lecciones aprendidas, etc.
PUSH
PULL
Utilizada para grandes volmenes de informacin o para audiencias muy grandes para que accedan al contenido de la comunicacin segn su propio criterio.
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Se necesita del debate y del dialogo con el equipo del proyecto a fin de determinar la manera mas adecuada de actualizar y comunicar la informacin del proyecto, y de responder a las solicitudes de informacin por parte de los interesados
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Es un componente del plan para la direccin del proyecto y describe la forma en que se planificaran, estructuraran, monitorearan y controlaran las comunicaciones del proyecto e incluye entre otras cosas: CANALES DE COMUNICACIN. FORMATO Y CONTENIDOS DEL TIPO DE INFORMACION. PERSONAS RESPONSABLES DE COMUNICAR. PERSONAS QUE RECIBIRAN LA INFORMACIN. TECNOLOGIA DE LAS COMUNICACIONES A UTILIZAR. FRECUENCIA DE LA COMUNICACIN. GLOSARIO DE TERMINOS COMUNES.
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actualizar,
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PROCESO
CREAR
RECOPILAR
DISTRIBUIR
ALMACENAR
RECUPERAR
C O M U N I C A C I O N
S.4) Actualizaciones a los activos de la organizacin E.3) Factores Ambientales de la Empresa E.4) Activos de los Procesos de la Organizacin.
Empresa / Organizacin
S.2) Actualizaciones al Plan para la S.1) ComunicacionesDireccin del Del proyecto Proyecto.
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Describe la forma en que se planificaran, ejecutaran, monitorearan y controlaran las comunicaciones en el proyecto
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Disponibles.
Exactos
Actualizados.
INFORMES DE DESEMPEO
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PLANTILLAS
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SITUACION
EMISORRECEPTOR DIRECCION
POCOS-POCOS BIDIRECCIONAL UNO A MUCHOS UNIDIRECCIONAL UNO A UNO BIDIRECCIONAL
COMPLEJIDAD
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Interna y Externa
Formal e Informal
Vertical u Horizontal
Oficial y No Oficial
Escrita u Oral
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SITUACION ABRIR LOS PLIEGOS DE UNA LICITACION CON LOS PROVEEDORES ACLARAR LA SECUENCIA DE UNA ACTIVIDAD
MTODO OF EF
EF
EI OI EI
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Descripcin precisa de cuando es preferible una comunicacin escrita u oral, formal o informal, etc. Uso apropiado de la voz activa frente a la voz pasiva estructura de las oraciones y seleccin de las palabras. Preparar una agenda y abordar los conflictos.
Conciencia del impacto del lenguaje corporal y el diseo de ayudas visuales. Construir el consenso y superar obstaculos. Escucha activa y eliminacin de barreras que afectan negativamente a la comprensin. 36
Herramientas electrnicas para la direccin de proyectos: Interfaces web con software de programacin y de gestin de proyectos. Software de soporte para reuniones y oficinas virtuales portales y herramientas de gestin de trabajo colaborativo. Gestin de comunicaciones electrnicas (correo electrnico, fax, videoconferencias, etc).
Para capturar, almacenar y distribuir a los interesados informacin relativa a los costos, avance del programa y al desempeo del proyecto mediante Informes y Graficas.
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LAS COMUNICACIONES PUEDEN VARIAR POR FACTORES COMO: LA URGENCIA Y EL IMPACTO DEL MENSAJE SU METODO DE ENTREGA EL NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD GRADO DE FORMALIDAD FORMATO Y NIVEL DE DETALLE
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EN FUNCIN A SU DESEMPEO ACTUAL FRENTE A LA LNEA BASE PARA LA MEDICIN DEL DESEMPEO (PMB) SE MIDE SU DESVIACIN Y SE PUEDE HACER ACTUALIZACIONES SOBRE
LA LINEA BASE PARA LA MEDICION DEL DESEMPEO INTEGRA PARAMETROS RELATIVOS AL ALCANCE, AL CRONOGRAMA Y A LOS COSTOS DEL PROYECTO.
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CONTROLAR
MONITOREAR
LAS COMUNICACIONES
ASEGURANDO EN TODO MOMENTO, UN FLUJO OPTIMO DE INFORMACION ENTRE TODOS LOS PARTICIPANTES DE LA COMUNICACION
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Empresa / Organizacin
S.5) Actualizaciones a los activos de los S.4) Actualizaciones procesos de la a los Documentos organizacin. del Proyecto. Documentos del Proyecto
4.4 Monitorear y controlar el trabajo S.1) Informacin de del proyecto desempeo del trabajo. 4.5 Realizar el control integrado de los cambios S.2) Solicitudes de Cambio
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Herramientas electrnicas para la direccin de proyectos: Interfaces web con software de programacin y de gestin de proyectos. Software de soporte para reuniones y oficinas virtuales portales y herramientas de gestin de trabajo colaborativo Gestin de comunicaciones electrnicas (correo electrnico, fax, videoconferencias, etc)
Para capturar, almacenar y distribuir a los interesados informacin relativa a los costos, avance del programa y al desempeo del proyecto mediante Informes y Graficas.
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Evala el impacto de las comunicaciones del proyecto La necesidad de accin o intervencin Las acciones que se deberan emprender La responsabilidad de emprender dichas acciones Y el plazo para llevarlas a cabo.
Luego el director del proyecto en colaboracin con el equipo determina: Las acciones requeridas para asegurar que se comunique el mensaje adecuado a la audiencia adecuada y en el momento adecuado.
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El proceso Controlar las Comunicaciones necesita del debate y del dialogo con el equipo del proyecto a fin de determinar la manera mas adecuada de actualizar y comunicar la informacin del proyecto, y de responder a las solicitudes de informacin por parte de los interesados Esto se logra a travs de las reuniones de manera presencial o en lnea desde diferentes ubicaciones con hora, lugar y agenda acordados previamente acompaada de un acta y de informacin adicional especfica para cada reunin
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Organiza y resume los datos de desempeo recopilados que tienen informacin sobre el estado y avance del proyecto con el nivel de detalle requerido por los diferentes interesados
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El proceso de control conduce a la necesidad de ajuste, de accin y de intervencin que como resultado darn como salida solicitudes de cambios.
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Este proceso desencadena actualizaciones al plan de gestin de las comunicaciones as como a otros componentes del plan para la direccin del proyecto.
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Entre los activos que se pueden actualizar se incluyen: Los formatos de informe La documentacin de las lecciones aprendidas Que pasa a formar parte de la data histrica tanta para el proyecto como para la organizacin
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PROCESO 4.2
PROCESO 10.1
PROCESO 10.3
PROCESO 4.4
PROCESO 10.2
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