DEFINICIN de GESTIN POR PROCESOS

La Gestin por Procesos es una metodologa para: 1. definir los procesos de la organizacin con objeto de 2. seleccionar, implantar, analizar y mejorar aquellos que son claves o crticos

PROCESO

Un proceso es Una secuencia ordenada de actividades, interrelacionadas entre s, con una finalidad determinada que transforman unas entradas (inputs) en unos resultados (outputs), para dar respuesta o prestar un servicio al ciudadano como usuario, cliente o beneficiario, y que crea valor intrnseco para estos.

GESTIN POR PROCESOS Y HECHOS

Gestin por funciones

Modelo vertical y balcanizado Responsabilidad funcional Jerarqua-control Burocracia - formalismo

Gestin por procesos

Modelo horizontal, integrado e interdependiente Responsabilidad por procesos Autonoma - Autocontrol Flexibilidad- cambio- innovacin

Cumplimiento desempeo Los empleados son el problema Evala las funciones Sustituye a las personas
Se controla a las personas Individualismo
CRIF Las Acacias

Compromiso con resultados El proceso es el problema Evala el proceso Cambia el proceso

Se controla el proceso Todos tenemos el mismo objetivo

Gestin de procesos en un centro educativo

J. Delgado, M.A. Palomo, J. Sancio

DIFERENCIAS ENTRE GESTIN POR FUNCIONES Y GESTIN POR PROCESOS

Funciones (jerarqua)

El proceso atraviesa las funciones

Interfaz

Procesos

CRIF Las Acacias

Gestin de procesos en un centro educativo

J. Delgado, M.A. Palomo, J. Sancio

POLTICA DEL CENTRO: MISIN, VISIN, VALORES

ESTRATGICOS
Elaboracin y revisin de doc. programticos Planificacin a largo plazo Criterios de asignacin de recursos (EAR) Revisin del Sistema por ED (ERS) Seguimiento

EVALUACIN

Y
MEJORA

(EPL)

(EPD)

CLAVE OPERATIVOS
Planificacin / Organizacin de actividades (OPR) Coordinacin (OCO) Servicios del centro (OGS) Atencin a padres (OAP) Imagen del centro (OGI) Socializacin (OSO) Desarrollo cultural (ODC) Ens / Aprendizaje (OEA) Tutora/Orientacin (OTO)

y control MSC

Medicin y EDUCACIN Presentacin resultados MMA

Mejora y
bsqueda

DE APOYO o SOPORTE
Gestin de Personal (SGP) Gestin de Infraestructuras (SGI) Gestin de Recursos (SGR) Gestin medioambiental (SGM) Gestin administrativa (SGA) Gestin de informacin (SGC)

Excelencia MEX

CLASIFICACIN DE LOS PROCESOS

OPERATIVOS, CLAVES O DE SERVICIOS
Desarrollan la razn de ser de la organizacin. Se dirigen a la prestacin de sus servicios propios y a la satisfaccin de las necesidades y expectativas de sus usuarios. Generan valor aadido para los clientes o usuarios externos. Son propios de cada organizacin; no comunes a todas ellas.

PROCESOS DE SOPORTE
Son los procesos que facilitan el desarrollo de los procesos operativos. Generan valor aadido para los clientes-destinatarios internos.

CLASIFICACIN DE LOS PROCESOS (2)

ESTRATGICOS
Suponen definida la poltica de la organizacin (su Misin, sus estrategias, su Visin, sus Valores fundamentales) Son los procesos relacionados con la estrategia de la organizacin, con su direccin, planificacin a largo plazo y organizacin bsica. Son procesos de carcter global y transversal, que afectan a todas las reas y departamentos de la organizacin.

ESTRATGICOS ADEMS
Proporcionan las guas de actuacin de la organizacin para la gestin de los procesos. Marcan la relacin con el entorno. Evalan y establecen direccin y guas a la organizacin en funcin de los resultados. Conducen el modo en que se toman las decisiones a cerca de la poltica, la estrategia, los objetivos y los planes a corto, medio y largo plazo.

CLASIFICACIN DE LOS PROCESOS (3)

PROCESOS DE MEDICIN, SEGUIMIENTO Y MEJORA

Son procesos dirigidos a la mejora de la gestin por procesos del centro. Conllevan el establecimiento de los indicadores necesarios para medir y evaluar los procesos, especialmente los sometidos a mejoras. Plantean las condiciones para realizar su seguimiento y evaluacin.

Detectar los procesos clave y crticos

PRCTICA

Priorizar los procesos clave y crticos (Prctica Colectiva)

CRITICOS / CLAVE VIABILIDAD IMPACTO VISIBILIDAD COSTE TOTAL ORDEN

Gestin de sugerencias, quejas y reclamaciones. Gestin de propuestas de mejora Evaluacin alumnado Revisin del Documento de Concrecin del Currculo Control de faltas del Profesorado Actuacin en clase Adaptaciones curriculares Atencin y acogida de los nuevos miembros

TABLA DE PROCESOS CLAVE O CRTICOS/REAS DE MEJORA

REAS DE MEJORA

PROCESOS CLAVE
P1 P2 P3 X X X X X X P4 P5 P6

REA 1 REA 2 REA 3 REA 4 REA 5 REA 6

PROCESOS CLAVE Y REAS DE MEJORA

CMO LO HACAMOS
ACTUACIN 1

ACTUACIN 2

OBJETIVO
REA DE MEJORA

ACTUACIN 3

ACTUACIN 4

PROCESOS CLAVE Y REAS DE MEJORA

Nueva propuesta PRIMER DESARROLLO
OBJETIVO
PROCESO 1 PROCESO 2

Objetivo
Actuacin 3
Actuacin 4

OBJETIVO
Actuacin 1 Actuacin 2

Objetivo

PROCESO 3

PROCESO 4

Objetivo

REA DE MEJORA

PROCESOS CLAVE Y REAS DE MEJORA

SEGUNDO DESARROLLO
Factor clave 1

Factor clave 2

Acciones de Mejora

OBJETIVO
Acciones de Mejora Acciones de Mejora

Factor clave 3

Factor clave 4

PROCESO CLAVE

Factor clave 1

La mejora de los procesos

Factores clave de un proceso
Son las partes del mismo que si sufriesen cualquier variacin generaran un fuerte impacto en los resultados esperados del proceso. Para su identificacin es necesario analizar qu sucedera y qu consecuencias tendra en el proceso en el caso de que ese factor presentase problemas o dificultades.

Matriz de seleccin

REA PROCESO DE MEJORA SELECCIONADO

COMIENZO DEL TRABAJO EN EQUIPO

Formado por los ms directamente implicados

CONOCER CMO LO HACEMOS

En cuestas, otros procedimientos Diagrama de Pareto

ENTREVISTAR A LOS CLIENTES DETERMINAR LOS ASPECTOS A MEJORAR ANALIZAR LAS CAUSAS DEL PROBLEMA

Espina de Ishikawa

Diagrama de flujo Ficha tcnica

Tormenta de ideas

DESARROLLAR SOLUCIONES COMPARAR CON LOS MEJORES

DISEAR DIBUJAR EL NUEVO PROCESO

IMPLEMENTAR EL NUEVO PROCESO MEDIR RESULTADOS

Hojas de control

AJUSTAR EL NUEVO PROCESO

IMPLANTAR EL NUEVO PROCESO

Definir la finalidad especfica de cada proceso

Concretar su objeto. Recoger con el mayor detalle lo que se espera de cada uno.

Llevar a cabo estas tareas de forma consensuada con todas las personas involucradas en el mismo y sus responsables

Factores clave de los procesos de enseanza aprendizaje

Factores (100 %) Formacin del profesorado Metodologa adecuada Adecuacin de los contenidos a las necesidades del alumnado Clima escolar y aprovechamiento del tiempo Ponderacin (en porcentaje) X%

X%

X%

X%

La mejora de los procesos

Objetivos e Indicadores o de control:
junto con los factores clave es necesario establecer previamente unos objetivos e indicadores de control ptimos, valores de referencia (es decir qu se desea obtener) para valorar en qu medida se est consiguiendo la finalidad descrita del proceso; en la medida en que todos los objetivos e indicadores de control se consigan, podremos decir que el desarrollo del proceso ha cumplido su finalidad.

Objetivos de control de los procesos de enseanza aprendizaje

Valores de referencia (100 %)
Resultados escolares: Nivel de Competencia curricular alcanzado Resultados en las calificaciones Resultados en los procesos: Grado de Cumplimiento de las programaciones Otros Resultados en la satisfaccin: Personal

PONDERACIN
(En porcentaje)

40 %

30 %

30 %

Usuarios (alumnado y familias)

MEDICIN DE LOS PROCESOS

Un centro gestionado por procesos debe conocer si los procesos diseados cumplen y en qu grado con los objetivos establecidos para los mismos.

Cmo lograr ese conocimiento? Con un buen sistema de medicin y control de sus procesos Qu debemos medir? La eficacia: es el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos La eficiencia: es la relacin entre los recursos invertidos y los resultados alcanzados. La flexibilidad: es la capacidad del centro y sus procesos para adaptarse o anticiparse a los cambios.

MEDICIN DE LOS PROCESOS

SISTEMA DE INDICADORES PARA LOS PROCESOS DE ENSEANZA APRENDIZAJE (EJEMPLO)

Objetivos de control
Nivel de Competencia curricular alcanzado Cumplimiento de las programaciones Resultado de las evaluaciones Satisfaccin de Personal y Usuarios

Indicadores seleccionados (Podran ser * - ) 1. 2. 1. 2. 3. 1. 2. 1. 2. % de evaluacin positiva en Pruebas (de elaboracin propia, CDI, prueba de 4, de 3 ESO) Tasa de Insercin Laboral % de horas impartidas % del programa cumplido (contenidos) % de asistencia del alumnado a tutoras % de evaluacin positiva en cada rea Tasa de aprobados en PAU / Matriculados

Evolucin del n de quejas y reclamaciones Promedio de puntuaciones alcanzado en las encuestas

La presentacin de los resultados y su anlisis

Medir, presentar resultados y analizarlos sirve para: Es ineludible medir:

Conocer el estado actual y poder realizar comparaciones. Gestionar los procesos La toma de decisiones basadas en datos y hechos. Los resultados clave La satisfaccin de los grupos de inters El cumplimiento de lo planificado Los procesos La explicacin de las causas (por qu) La valoracin (buenos, aceptables,) La tendencia (positiva, estable, negativa) Posibles comparaciones)

En el anlisis se debera incluir

Siempre que sea posible

Las propuestas de mejora (aprender)

Las fases de la implantacin

Concienciacin del E.D.

Creacin de un ncleo o equipo dinamizador (formado)

Primeros trabajos de mapa de procesos Ampliacin del grupo original: curso de formacin para diagnstico del centro, mapa de procesos, seleccin de procesos, implantacin de algunos procesos, etc. Seguimiento y mejora de los procesos implantados Ampliacin a otros procesos