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GESTIN DE PROYECTOS

Zaragoza, 24 de Octubre de 2007

NDICE

1. 2. 3.

INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS PRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJO GESTIN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseo del proyecto Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo Sec. 3: Planificacin temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiacin Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusin y comunicacin

1.

Introduccin a la gestin de proyectos

1.1. Definicin de proyecto 1.2. Gestin de proyectos 1.2.1. Definicin y conceptos generales

1.2.2. Anlisis de ciclo de vida del proyecto


1.2.3. Fases de la gestin de proyectos

1.1. Definicin de proyecto

Qu es un Proyecto?
Proceso nico consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalizacin, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme a requisitos especficos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costes y recursos.
Definicin segn ISO 10006 Gestin de la calidad. Directrices para la calidad en la gestin de proyectos

1.2. Gestin de proyectos 1.2.1. Definicin y conceptos generales

Gestin de Proyectos
CONTROLAR PRESUPUESTOS? GESTIONAR MATERIALES? CONSEGUIR PERSONAS? CREAR CRONOGRAMAS?
Planificacin, organizacin, seguimiento, control e informe de todos los aspectos de un proyecto y la motivacin de todos aquellos que estn involucrados en l para alcanzar los objetivos del proyecto.

1.2. Gestin de proyectos 1.2.1. Definicin y conceptos generales

Gestin de Proyectos
PMI: Es la aplicacin del conocimiento, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto con el objetivo de cumplir (y/o exceder las necesidades y expectativas de las partes interesadas) con los requisitos del proyecto, equilibrando: Alcance, tiempo, coste, riesgo y calidad Las necesidades o requisitos identificados Los intereses de las partes implicadas
COSTE Requisitos

CALIDAD
Objetivo

ALCANCE

Gestin de riesgos

TIEMPO

1.2. Gestin de proyectos 1.2.2. Anlisis de ciclo de vida del proyecto

4,5 4

Fase inicial . Diseo


Nivel de coste y personal

3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0

Fases intermedias . Ejecucin Fase final.

ed ia s

ic io

in

inicio

fa se s

fases medias

fin
final

Tiempo

al

1.2. Gestin de proyectos 1.2.2. Anlisis de ciclo de vida del proyecto


FASES PREVIAS

Planificacin y seleccin de ideas


Priorizacin de ideas (criterios) (Estudio de viabilidad tcnica-econmica) (*) FASES PROYECTO Diseo del proyecto Planificacin (recursos/medios) Fase de informacin, consenso

Y vosotros? Qu ciclos de vida tienen vuestros proyectos?

Fase de ejecucin
Fase de seguimiento y revisin Difusin y comunicacin

NDICE

1. 2. 3.

INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS PRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJO GESTIN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseo del proyecto Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo Sec. 3: Planificacin temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiacin Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusin y comunicacin

2. Presentacin del caso de trabajo

CASO : Ruta de compras

2. Presentacin del caso de trabajo

D.1

CASO : Ruta de compras Antecedentes Los estudios comerciales realizados han indicado que existe una fuga pequea en lo que respecta a la alimentacin, fundamentalmente causada por motivos laborales. Dicha fuga es mayor en equipamiento de persona y de hogar y se dirige fundamentalmente a centros comerciales del corredor del Henares.

Debido a todo esto se quiere revitalizar el comercio en la zona del casco histrico-turstico y mejorar as la oferta comercial y de servicios.

NDICE

1. 2. 3.

INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS PRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJO GESTIN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseo del proyecto Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo Sec. 3: Planificacin temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiacin Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusin y comunicacin

3. La gestin de proyectos

Sec. 1: Diseo del proyecto 1.1 Anlisis de los requisitos del proyecto 1.2 Definicin del alcance 1.3 Definicin de los objetivos 1.4 Identificacin y segregacin de tareas 1.5 Gestin de riesgos

3.1.1. Anlisis de los requisitos del proyecto


F.06
REQUISITOS DE LOS ASOCIADOS REQUISITOS DEL REQUISITOS SERVICIO DE APROVISIONAMIENTO REQUISITOS DE LA REQUISITOS GESTIN DEL COMERCIALES PROYECTO REQUISITOS DE MARKETING

REQUISITOS DE LA JUNTA

REQUISITOS DEL PROYECTO

REQUISITOS DE LOS CLIENTES/POBLACIN

3.1.2. Definicin del alcance


F.07

Procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo necesario y solamente el trabajo necesario, y completarlo de esta forma con xito. Alcance del Proyecto: Trabajo que debe llevarse a cabo para entregar un servicio con las caractersticas y funciones especificadas. Procesos Lugar Participantes

3.1.3. Definicin de los objetivos del proyecto


F.07

Para garantizar el xito del proyecto los objetivos deben ser: Specific * especfico: definicin Measurable Assignable * medible: control * asignable: responsabilidades

Realist * realista: recursos

Time related

*relacionado con tiempo: plazos

3.1.4. Identificacin y segregacin de tareas

1.- Dibujar el flujo de actividades consecutivo

2.- Descomponer el Proyecto en paquetes de trabajo atendiendo a:


Agrupar actividades/tareas relacionadas dentro de un mismo paquete de trabajo Escindir la responsabilidad entre los distintos componentes del equipo Minimizar los interfaces entre los distintos paquetes de trabajo

3.1.4. Estructura del proyecto

Flujo de paquetes de trabajo sencillo para simplificar al mximo la gestin y minimizar los interfaces del equipo de trabajo. Suficientemente elaborado y completo para describir todas y cada una de las tareas del Proyecto. Actividades: Sencillas Descomposicin detallada para evitar el desperdicio de recursos Completas: gestin autnoma Asignadas a un responsable nico Entradas y salidas identificadas y concretas (documentos, etc.)

3.1.4. Identificacin de los paquetes de trabajo

DISEO DEL PROYECTO

Paquetes de trabajo

PLANIFICACIN RECURSOS/COSTES/PLAZOS ADQUISICIN MATERIALES/SERVICIOS

INFORMACIN, CONSENSO

PRUEBA PILOTO

PREPARACIN DEL MATERIAL

EJECUCIN

SEGUIMIENTO Y CIERRE

DIFUSIN

3.1.5. El riesgo

A qu llamamos riesgo?
Cualquier contingencia que puede ocurrir, que provoque que el resultado real de una actividad se desve significativamente del resultado esperado.

Esa desviacin puede ser tanto positiva como negativa.


Efectos positivos oportunidades Efectos negativos amenazas

E.mail: me he dado cuenta de que cada vez que resolvemos un problema, creamos dos ms. Desde ahora queda prohibido resolver problemas.

3.1.5. Procesos de la gestin de riesgos


F.09

1. 2.

Identificacin y caracterizacin de riesgos. Cuantificacin de riesgos.

3.
4.

Desarrollo de respuestas a riesgos. (Preventivas y Correctivas)


Supervisin y Control de los riesgos.

Herramientas: Cuantificar riesgos Matrices de priorizacin. rbol de decisin Check list DAFO
OBJETIVO PROY. Coste Tiempo Plazos I MUY BAJO ---------I BAJO < 5% < 5% < 5% I MEDIO 5 10 % 5 10 % 5 10 % I ALTO 10 20 % 10 20 % 10 20 % I MUY ALTO > 20 % > 20 % > 20 %

3.1.5. Tipos de riesgos

Aceptables y no aceptables Evitables e inevitables

A corto y largo plazo


Positivos y negativos Gestionables y no gestionables Internos (planificacin y estimaciones y tcnicos) y externos (imprevisibles o previsibles)
PERSONAL Personal desmotivado Responsabilidad toma de decisiones indefinida COSTES Coste externos no planificados Mayores costes subcontratas CALENDARIO Inadecuada planificacin Retraso en financiacin

3.1.5. Desarrollo de una respuesta ante los riesgos


F.09

Hay que tener previsto como reaccionar ante una situacin de riesgo El control y prevencin de los riesgos consiste en: Descripcin del riesgo y objetivos afectados Definir Acciones (Plan de accin) -Preventivas (para evitar que suceda) -Correctivas (para subsanar lo sucedido)

Las sorpresas no se pueden gestionar, las malas noticias si

3. La gestin de proyectos

1. 2. 3.

INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS PRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJO GESTIN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseo del proyecto Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo Sec. 3: Planificacin temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiacin Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusin y comunicacin

3. La gestin de proyectos

Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo 2.1 Equipo de trabajo e identificacin de responsables 2.2 Reuniones de trabajo

2.3 Conflictos

3.2.1. Equipos de trabajo

Conjunto de personas con funciones diferentes y complementarias, reunidas por razn de su trabajo, unidas por un fin comn, sentimiento de pertenencia al equipo y conciencia de sus deberes y responsabilidades con respecto al mismo. Implica que los participantes basen sus relaciones en, la confianza, la identificacin con los objetivos de la asociacin, una metodologa activa para resolver los problemas de una manera creativa.

3.2.1. Identificacin de los responsables de cada paquete de trabajo

Planificacin del equipo: identificar y asignar las funciones y responsabilidades del proyecto.

- Funciones (quin hace qu)


- Responsabilidades (quin decide qu) Pueden ser asignadas a personas internas o externas Equipo interno: Gerente, Presidente, Administrativo. Equipo externo: Asociados, Colaboradores, Instituciones.

3.2.1. El consenso de objetivos

El equipo de trabajo funciona cuando se organiza la cooperacin (divisin del trabajo, adaptacin de las ideas individuales, adopcin de normas comunes) y cuando se potencia lo mejor de cada uno en beneficio del conjunto y la satisfaccin de los individuos.
Todo ello orientado a los objetivos.

3.2.2. Reuniones de proyecto

Las reuniones de trabajo son una parte fundamental del trabajo cotidiano, y el punto de referencia prioritario para el flujo e intercambio formal de informacin. Cuando se convoca una reunin debemos garantizar que sta va a ser til y dinmica. Reuniones eficaces: Reuniones no muy largas Llegar con los temas preparados Ceirse al orden del da Puntualidad Talante adecuado

Al terminar, determinar las tareas pendientes y sus responsables

3.2.3. Conflictos personales en el proyecto

Qu es un conflicto?
Un problema, una cuestin o materia de discusin, una situacin desgraciada y de difcil salida. Oposicin de intereses opiniones o valores entre dos o ms partes cuya satisfaccin simultnea resulta incompatible. Si una persona gana, la otra pierde y viceversa Objetivo: WIN to WIN Los conflictos son inevitables y adems son un indicador de buena salud dentro de una organizacin. El conflicto bien resuelto permite la evolucin de las personas Permite al grupo innovar, crear y buscar soluciones aglutinadoras que mejoren el proyecto.

3.2.3. Conflictos personales en el proyecto

Cmo reaccionar ante una situacin de conflicto Habilidades para resolver conflictos Enfrentar el conflicto Escuchar Ofrecer alternativas Negociar las soluciones No amenazar Ser asertivos

Prever las consecuencias


No ser negativo

3.2.3. Conflictos interpersonales en el proyecto

Qu sucede si no se resuelve el conflicto?


Cada conflicto implica dos aspectos:

Si la solucin del problema no es posible, la nica satisfaccin para los implicados ser el haber manejado la situacin de forma que no se haya deteriorado su relacin.

3. La gestin de proyectos

1. 2. 3.

INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS PRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJO GESTIN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseo del proyecto Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo Sec. 3: Planificacin temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiacin Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusin y comunicacin

3.3.1. Planificacin temporal: elaboracin del cronograma


F.08

Planificacin requerida para asegurar la conclusin del proyecto en los plazos previstos: Definicin de actividades Secuenciacin de las actividades: identificar y definir las interrelaciones.

Estimacin de la duracin
Desarrollo del cronograma Control del cronograma

Felicidades!!! nuestro proyecto va adelantado respecto a la planificacin y por debajo del presupuesto, No est mal para la primera hora!!!!

3.3.1. Planificacin temporal: elaboracin del cronograma

1er paso: El Responsable estima la duracin de las tareas considerando: la complejidad, el esfuerzo requerido, las personas disponibles, tiempo disponible. 2 paso: El responsable establece las interrelaciones de las tareas e hitos.

3 paso: Plasmar esta informacin en un cronograma (tabla Excel, Project,..)


TAREAS DEL PROYECTO

TIEMPO DE EJECUCIN

3.3.3. Planificacin del aprovisionamiento


F.10

Procesos necesarios para adquirir bienes y servicios, de otras organizaciones, con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto;
Planificar las adquisiciones: qu, cundo Bsqueda y seleccin de proveedores Comparativa de proveedores y servicios Contratos y gestin de la relacin con el proveedor Evaluacin del servicio prestado

3. La gestin de proyectos

1. 2. 3.

INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS PRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJO GESTIN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseo del proyecto Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo Sec. 3: Planificacin temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiacin Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusin y comunicacin

3. La gestin de proyectos

Sec. 4:Presupuesto y financiacin 4.1 Gestin de costes. Presupuesto. 4.2 Financiacin

3.4.1. Gestin de costes


F.11

Procesos requeridos para asegurar la terminacin del Proyecto dentro del Presupuesto aprobado.

1.
2. 3. 4. 5.

Planificacin de recursos: qu recursos y qu cantidad de ellos


Estimacin de costes Presupuesto Planificacin tesorera Control del presupuesto y tesorera Riesgos Costes financieros (Tesorera) Provisiones contingencias Planificacin del Aprovisionamiento

Costes subvencionables Costes no subvencionables

Planificacin de la gestin de tesorera, en funcin de las subvenciones

Elaboracin Presupuesto del + reserva de gestin = coste 3.4.3. del proyecto presupuesto objetivo del Proyecto
COSTES FINANCIEROS COSTES DIRECTOS O INDIRECTOS COSTES SUBVENIONABLES O NO SUBVENCIONABLES PROVISIONES CONTINGENCIAS Y PRESUP. DE PROYECTO COSTE OBJETIVO PROYECTO COSTE FINAL PROYECTO PROVISIONES CONTINGENCIAS RIESGOS

CRONOGRAMA

Presupuesto interno : dedicacin del personal Presupuesto externo : servicios externos contratados

3.4.4. Control de costes

FASE 1
COSTES TEORICOS COSTES REALES DESVIACIN

FASE 2

FASE 3

TOTAL

3.4.5. Financiacin

1. 2.

3. 4. 5. 6.

Presupuesto propio Financiacin regional 2.1 Departamento de Industria, Comercio y Turismo 2.1.1 Direccin General de Comercio y Artesana 2.1.2 Direccin General de Industria y de PYMES Innoempresa: - hasta 17 de Noviembre, max 50% - Identificacin, desarrollo y utilizacin de servicios avanzados compartido Financiacin nacional Financiacin europea Esponsors Financiacin bancaria

3. La gestin de proyectos

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INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS PRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJO GESTIN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseo del proyecto Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo Sec. 3: Planificacin temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiacin Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusin y comunicacin

3. La gestin de proyectos

Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto


5.1 Gestin de cambios 5.2 Cierre del proyecto

3.5.1. Control de cambios


F.12 F.13

El control de cambios debe: Asegurar que los cambios sean beneficiosos Detectar los factores que ocasionan los cambios Determinar cundo se produce un cambio Gestionar los cambios reales cundo ocurren

Los cambios pueden ser; En el alcance En los plazos

En los costes
En los riesgos

Buscar los por qu de las variaciones tanto positivas como negativas El control de cambios se identifica en: Los estados de revisin de los formatos del proyecto

Un archivo ordenado de todos los registros


Un Histrico del proyecto (de cambios) Reuniones de seguimiento. Actas de reunin

3.5.2. Cierre del proyecto

El cierre del proyecto tiene como objeto principal: Analizar econmicamente el resultado del Proyecto

Recursos iniciales Recursos consumidos


Diagnosticar la actividad desarrollada Identificar desviaciones y las causas Corregir las actuaciones inadecuadas

OBJETIVO: Revisar la experiencia adquirida y procurar una mejora continua

3.5.2. Informe de cierre

Contiene: informacin necesaria para saber si el proyecto obtuvo los resultados previstos, y en caso contrario, las razones.
Un proyecto bien gestionado es aquel en el que las desviaciones son mnimas.

Si las desviaciones son favorables (> beneficio del esperado) Alarma!: la superacin de los objetivos no se suele lograr salvo que Estimacin en el presupuesto inicial excesivamente conservadora Se exijan sobre-esfuerzos al personal Ahorro en materiales, equipos, etc.

os rn te n ex i ac ic un m co os sg rie l ro nt co ia nc re ge n ca al ce RR po ui eq H H

Motivos del fracaso de un proyecto

3.5.2. Anlisis del proyecto

c ca ifi an pl

n i

2 12 10

3. La gestin de proyectos

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INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS PRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJO GESTIN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseo del proyecto Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo Sec. 3: Planificacin temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiacin Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusin y comunicacin

3.6.1. Difusin y comunicacin

Procesos requeridos para asegurar la generacin oportuna y apropiada, la difusin, recopilacin, archivo, etc. de la informacin del proyecto: Planificacin de las comunicaciones: QUIN necesita la informacin QU tipo de informacin CUNDO la va a necesitar CMO le ser enviada Distribucin difusin: en el momento preciso!

3.6.1. Difusin y comunicacin

COMUNICACIN EFICAZ

Origen idea Emisor codifica

Mensaje

Destino idea Receptor descodifica

Canal de comunicacin
Cdigo

Canales de comunicacin: Trpticos, carteles, audiovisuales, anuncios radiofnicos, elementos fsicos a pie de calle, anuncios en prensa, etc.

3.6.2 Distribucin-difusin. Fallos ms comunes

Fallos que influyen negativamente en el proceso de comunicacin: 1. 2. 3. 4. La periodicidad de la comunicacin El filtrado de la informacin El lenguaje La indefinicin de los objetivos de la comunicacin

Gracias por su atencin

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