Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos. Subdireccin de Bibliotecas Pblicas.

PROYECTO DE OPTIMIZACIN TECNOLGICA: AUTOMATIZACIN

Qu es la Automatizacin?
El proceso de Automatizacin de cualquier servicio, consiste en optimizar operaciones y tareas realizadas tradicionalmente por personas, a travs de un conjunto de herramientas tecnolgicas con el fin de mejorar aquellas operaciones y servicios.

Automatizacin de bibliotecas Pblicas

En el caso de la Red de Bibliotecas Pblicas, desde el 2006 la Dibam est implementando el proyecto que permitir automatizar el servicio de prstamo y devolucin de libros de todas las Bibliotecas Pblicas del pas que estn en convenio con la Dibam.

En qu consiste el Proyecto de Automatizacin?

El proyecto lleva por nombre Optimizacin Tecnolgica de Servicios e Instrumentos de Gestin de la Red de Bibliotecas Pblicas. El objetivo principal del proyecto es mejorar los servicios tradicionales de las Bibliotecas Pblicas, contribuyendo as al trabajo realizado por los Jefes de Bibliotecas Pblicas a nivel nacional.

En qu consiste el Proyecto de Automatizacin?

Este consiste en dotar a todas la Bibliotecas Pblicas del pas de las herramientas tecnolgicas y capacitacin necesarias para el desarrollo de la Automatizacin de los servicios de prstamo y devolucin de libros.

Qu es ALEPH?
La herramienta tecnolgica adquirida por la Dibam para el desarrollo de la Automatizacin es un software bibliogrfico llamado ALEPH. El software ALEPH ha sido creado para la administracin de bibliotecas. La caracterstica principal de ALEPH es su configuracin, se trata de un software modular que permite alimentar dos bases de datos de manera independiente.

Cmo funciona ALEPH?

Las bases de datos que se deben alimentar para el ptimo funcionamiento del sistema automatizado ALEPH son dos: Usuarios Mdulo de Circulacin Libros Mdulo de Catalogacin El sistema necesita de estos datos, porque al momento de hacer la circulacin se producir un cruce entre ambos. Quedando asociado al dato del usuario el dato del libro.

Cmo se realiza esta operacin?

Las operaciones de alimentacin de las bases de datos mencionadas son dos: - Itemizacin (ingreso de libros) - Ingreso de Usuarios Cuando se ingresan estos datos al sistema se hace a travs de cdigos. En el caso de los libros se los asocia a un cdigo de barras. En el caso de los usuarios se los asocia a su RUT.

Cmo se realiza esta operacin?

ITEMIZACION

INGRESO DE USUARIOS
Usuario

Quines realizarn esta operacin?

Las operaciones de Itemizacin e Ingreso de Usuarios las realizarn los Jefes de todas las Bibliotecas Pblicas del pas. Para eso son capacitados en cada regin por el Encargado Regional de Automatizacin (ERA). La importancia de las capacitaciones es que en ellas se entregarn los contenidos necesarios para realizar estas operaciones y as asegurar la Automatizacin de las Bibliotecas Pblicas.

CAPACITACIN ALEPH DE JEFES DE BIBLIOTECAS PBLICAS

Objetivos de la Capacitacin
La capacitacin entregada a los Jefes de Biblioteca de todo el pas apunta a la entrega de los contenidos que les permitirn manejar el software para que los servicios que hasta ahora deben realizar manualmente puedan dirigirlos automatizadamente.

Etapas de la Automatizacin
La Automatizacin es un proceso que requiere de mucho trabajo en un primer momento todo esto se traduce posteriormente en la considerable disminucin de carga de trabajo que hoy tienen los Jefes de Biblioteca. Las primeras etapas de la Automatizacin tienen como objetivo la alimentacin de la base de datos, pero previo a ello, se deben limpiar las colecciones de las bibliotecas.

Etapas de la Automatizacin
Las etapas de la Automatizacin son dos: 1. SIN ALEPH En esta etapa no es necesario tener instalado el software ALEPH. a. DESCARTE b. PREPARO DE COLECCIONES c. BUSQUEDA DE NUMEROS DE SISTEMA

Etapas de la Automatizacin
2. CON ALEPH En esta etapa se realizan simultneamente tres operaciones, para cada una de ellas se requiere tener instalado el software ALEPH: a. ITEMIZACIN b. MODIFICACIN DE ITEMS c. INGRESO DE USUARIOS

Etapa 1. SIN ALEPH

En relacin con la etapa 1. SIN ALEPH el procedimiento debe ser ejecutado antes de la instalacin del software en la biblioteca. Ambas etapas apuntan a la familiarizacin con las colecciones con las que se alimentar la base de datos de ejemplares.

a. Descarte
Al aplicar descarte (expurgo), la coleccin se ver disminuida en numero de ejemplares, pero quedarn solo los que efectivamente prestan utilidad a la comunidad a la que sirve la Biblioteca Pblica. Lo importante es que el sistema ser reflejo del fondo real de la biblioteca.

b. Preparo de Colecciones
Para preparar las colecciones se deben: Identificar los ejemplares con cdigos de barras y aquellos que no tienen. Confirmar que todos los ejemplares tengan marbete con su respectiva clasificacin, sea esta: - Clasificacin Local o - Sistema Decimal DEWEY.

b. Preparo de Colecciones

Para preparar las colecciones se debe trabajar directamente en las estanteras con cada ejemplar.

c. Bsqueda de Nmeros de Sistema

Cuando se ha hecho el descarte y se han identificado los libros que tienen cdigo de barras y los que no lo tienen, se inicia la bsqueda de nmeros de sistema. OBJETIVO El objetivo de realizar esta bsqueda es acelerar el proceso de la itemizacin, ya que, teniendo el nmero de sistema en el ejemplar a ingresar disminuye el tiempo por registro de tem a crear.

c. Bsqueda de Nmeros de Sistema

Esta operacin se realiza a travs del catlogo de la Red de Bibliotecas Pblicas (una vez instalado Aleph se podr hacer desde el mismo software):

http://www.bncatalogo.cl/sbp
En el catlogo se trabajar utilizando los siguientes criterios de bsqueda: ISBN Editorial Ttulo Descripcin Fsica Autor

c. Bsqueda de Nmeros de Sistema

Bsqueda por ISBN

c. Bsqueda de Nmeros de Sistema

MUESTRA DETALLE DEL REGISTRO BIBLIOGRFICO

c. Bsqueda de Nmeros de Sistema

Una vez encontrado el registro deber escribir con lpiz grafito en la primera pgina del libro el nmero del registro bibliogrfico que le entrega el sistema (nmero de sistema).

Si no se ha encontrado el registro deber dejar identificado el volumen para su posterior catalogacin (esto puede realizarse mediante adhesivos de color pegados en el lomo) .

c. Bsqueda de Nmeros de Sistema

NUMERO DE SISTEMA DEL REGISTRO BIBLIOGRAFICO

Etapa 2. CON ALEPH

En esta etapa se deben realizar tres tareas simultneamente y para cada una de ellas se debe contar con el software ALEPH instalado en la biblioteca y adems haber sido capacitado para realizar cada procedimiento.

a. Itemizacin
El ingreso de nuevos tems consiste en crear registros de tem para cada ejemplar de las bibliotecas pblicas, es decir, asociar en el sistema un ejemplar (tem) a un cdigo de barras. Objetivo El objetivo del ingreso de nuevos tems es que el sistema de cuenta de todas las existencias de las bibliotecas pblicas, para obtener por una parte un catlogo unificado completo y acorde a la realidad y permitir de esta manera la posterior circulacin automatizada.

a. Itemizacin

b. Modificacin
Actualmente la SBP enva material a las Bibliotecas Pblicas, ese material ya est itemizado, es decir, ya ha sido ingresado al sistema y asociado a un cdigo de barras.
La modificacin de tems consiste en realizar los cambios necesarios para la circulacin automatizada de esos ejemplares (tems) ya existentes en la base.

b. Modificacin

c. Ingreso de Usuarios

El ingreso de usuario consiste en alimentar la base de datos de usuarios, asocindolos a un cdigo (RUT). En otras palabras, es ingresar fichas de Usuario dentro del mismo software en el que se ingresan los items, generando una base de la que se podrn rescatar luego los datos del usuario con slo leer su RUT.

c. Ingreso de Usuarios

Usuario

Fin presentacin PROYECTO AUTOMATIZACION