LOS ORGANIGRAMAS

UTILIDAD

Los organigramas son tiles instrumentos de organizacin, puesto que nos proporcionan una imagen formal de la organizacin, facilitando el conocimiento de la misma y constituyendo una fuente de consulta oficial; RAZONES

Representan un elemento tcnico valiosos para el anlisis organizacional. La divisin de funciones. Los niveles jerrquicos. Las lneas de autoridad y responsabilidad. Los canales formales de la comunicacin. La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento. Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc. Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o seccin de la misma.

Organigrama: definicin
"El organigrama es una representacin grfica de la estructura organizacional de una empresa, o

de cualquier entidad productiva, comercial, administrativa, poltica, etc., en la que se indica y muestra, en forma esquemtica, la posicin de la reas que la integran, sus lneas de autoridad, relaciones de personal, comits permanentes, lneas de comunicacin y de asesora".

Organigrama: definicin

La representacin grfica de la estructura orgnica de una institucin o de una de sus reas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre s los rganos que la componen"
Del libro: Organizacin de Empresas, Segunda Edicin, de Franklin B. Enrique, Mc Graw Hill, 2004, Pg. 78.

Elementos de la Estructura
Autoridad
Especializacin Departamentalizacin Cadena de Mando Tramo de Control Centralizacin / Descentralizacin Formalizacin

CONTENIDO

1.- Ttulos de descripcin condensada de las actividades, nombre de la empresa y la actividad que se defina. 2.- Nombre del funcionario que formul 3.- Fecha de formulacin 4.- Aprobacin 5.- Leyenda, o sea explicacin de lneas y smbolos especiales 6.- La carta debe ser de tamao manuable y fcil de leer 7.- No contener nombre de personas. Ser claros.

VENTAJAS

Obliga a sus autores aclarar sus ideas. Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compaa. Muestra quin depende de quin. Seala puntos importantes de la estructura de una compaa, sus puntos fuertes y dbiles. Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseanza y medio de informacional pblico acerca de las relaciones de trabajo de la compaa. Son apropiados para lograr que los principios de la organizacin operen. Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organizacin.

DESVENTAJAS

Muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de informacin. No sealan el grado de autoridad disponible a distintos niveles y no se pueden indicar con ms lneas porque el organigrama sera confuso. Con frecuencia indican la organizacin tal como debera ser o como era, ms bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organizacin es dinmica y permiten que los organigramas no estn al da.

CRITERIOS FUNDAMENTALES PARA SU PREPARACIN:

Los organigramas deben ser muy claros; se recomienda que no contengan un nmero excesivo de cuadros y puestos; no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados, lo ms frecuente es hacerlos del Director o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del ltimo nivel. Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas; cuando se desea que estos ltimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe. Los organigramas no pueden representar un nmero muy grande de elementos de organizacin. Los colores, lneas gruesas, etc., los hace confusos. El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos:

Ttulos de descripcin condensada de las actividades. Nombre del funcionario que formul las cartas. Fecha de formulacin. Aprobacin (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.) Leyenda, (explicacin de lneas y smbolos especiales).

CRITERIOS FUNDAMENTALES PARA SU PREPARACIN:

Los organigramas sern departamentales; se usar el formato

vertical en el que las lneas de autoridad van de arriba hacia abajo. de la oficina.

Los puestos se agruparn por secciones, que sern las divisiones

Cada puesto se indicar con su rectngulo, que llevar adentro el

nombre del puesto.

En la parte superior del organigrama, va el nombre de la

Institucin seguido del nombre del departamento y el ttulo del organigrama; as como en el ngulo superior derecho, la fecha de elaboracin.

ENTRE LAS TCNICAS REALES PARA LA ELABORACIN DE UN ORGANIGRAMA SE DEBEN CONSIDERAR:

Informacin sobre unidades: El primer dato a obtener ser el nmero de personas que trabajan en la institucin. sta ser una cifra de control. Un segundo dato ser el nmero de niveles, partiendo del rgano en que

radique la autoridad total y los rganos que comprenden cada nivel. Se investigarn los puestos que corresponden a cada rgano y las plazas que comprenden cada puesto.
Informacin sobre relaciones: Debe precisarse con cuales otros rganos y qu tipo de relaciones tienen cada

uno de los rganos de cada uno de los niveles de la estructura administrativa.

Informacin sobre funciones o labores: Para el caso de elaborar organigramas funcionales, se requiere informacin sobre las funciones o labores que realice cada una de las unidades que vayan a quedar representadas en el organigrama

Organizacin futura o actual? La elaboracin de un organigrama puede deberse a dos situaciones: Planeacin de una organizacin nueva. Representacin de una organizacin existente. Planeacin de la organizacin: En el caso de planeacin de una organizacin nueva, las nicas fuentes de informacin las constituyen los estudios y proyectos realizados.

Fuentes de informacin: En el caso de una organizacin existente, las fuentes de informacin pueden ser: Los archivos de la institucin, Los empleados y funcionarios, Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo.
Mtodos de recoleccin de datos: Investigacin documental (a travs de leyes, reglamentos, reformas, boletines, etc.). Cuestionarios escritos. Entrevistas con jefes y empleados. Observacin directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se observa de las oficinas y talleres donde se labora) NOTA: Lo ideal es usar una combinacin de los cuatro.

Registro de datos: Los datos recogidos debern quedar registrados de tal manera que permitan su anlisis, y su tabulacin en su caso. Anlisis de datos: La informacin recogida debe ser sometida a un procedimiento de anlisis e interpretacin. Analizada, interpretada y confirmada toda la informacin, se est en condiciones de proceder a la elaboracin del organigrama. Clasificacin: Los organigramas se pueden clasificar dentro de dos grandes grupos de acuerdo a diferentes criterios que son: por su mbito y por su presentacin.

POR SU MBITO: Generales: Presentan toda la organizacin y sus interrelaciones; se llaman tambin carta maestra.
Especficos: Representan la organizacin de un departamento o seccin de una empresa

Clasificacin:

Por su objetivo: Estructurales y funcionales Por el rea: Generales y departamentales Por su contenido: Esquemticos o analticos Objetivo:

Presentar en forma grfica las principales funciones y lneas de autoridad de una organizacin.

Por su objetivo: Estructurales: muestran solo la estructura administrativa de la empresa. Funcionales: Indican en el cuerpo de la grfica, adems de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos. Especiales: se destaca alguna caracterstica. Por su rea: Generales: presentan toda la organizacin; se llaman tambin cartas maestras. Departamentales: representan la organizacin de un departamento o seccin.

Por su contenido: Esquemticos: contienen solo los rganos principales, se elaboran para el pblico, no contienen detalles. Analticos: ms detallados y tcnicos.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS

1.- VERTICAL: los niveles jerrquicos quedan determinados de arriba hacia abajo. 2.- HORIZONTAL: los niveles jerrquicos se representan de izquierda a derecha. 3.- CIRCULAR: los niveles jerrquicos quedan determinados desde el centro hacia la periferia. 4.- MIXTO: se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical. 5.- ESCALAR: se utiliza en empresas pequeas por su aspecto lineal.

ORGANIGRAMAS VERTICALES
En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se presenta por cuadros en un nivel inferior, ligados por lneas que representa la comunicacin de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan lneas que indican la comunicacin de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de l y as sucesivamente.

FUNCIONAL

Presidencia Municipal

H. AYUNTAMIENTO DE COATZACOALCOS, 2007-2009

Tesorera Municipal

Subdirecci n de Ingresos

Subdireccin de Egresos

Subdireccin de Planeacin.

Subdireccin de Control Pptal.

Subdireccin Sevrs. Grales.

Subdireccin de Informtica

Control De Ingresos

Cuenta Pblica

Afectacin Presupuestal

Mantto.

Sistemas

Impuestos

Cuentas por Pagar

Subdireccin de R. H.

Intendencia

Soporte Tcnico

Catastro

Nmina

Redes

Licencias

Control Asistencia

ORGANIGRAMA HORIZONTAL
Representan los mismo elementos de los anteriores y en la misma forma, slo que comenzando el nivel mximo jerrquico a la izquierda y hacindose los dems niveles sucesivamente hacia la derecha.

ORGANIGRAMAS CIRCULARES
Estn formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad mxima en la empresa, a cuyo alrededor se trazan crculos concntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organizacin. En cada uno de estos crculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con lneas que representan los canales de autoridad y responsabilidad

TCNICAS DE ORGANIZACION.
Organigrama Circular. Est formado por un cuadro central que corresponde a la autoridad mxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan crculos, cada uno constituye un nivel jerrquico y se colocan en ellos los puestos de jefatura inmediatos.

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ORGANIGRAMAS ESCALARES

Consiste en sealar con distintas sangras en el margen izquierdo los distintos niveles jerrquicos, ayudndose de lneas que sealan dichos mrgenes

EJEMPLO ESCALAR

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Organigrama Mixto. Esta grfica es la combinacin entre el organigrama vertical y el organigrama horizontal, su utilizacin es por razones de espacio.

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EJERCICIO Instrucciones: Completa cada uno de los enunciados, selecciona la respuesta correcta de las opciones que se te presentan, debiendo escribir sobre el espacio en blanco cada una de las respuestas. Posibles respuestas. Concepto organigrama Clasificacin de los organigramas Objetivo de los organigramas Utilidad de los organigramas Contenido de los organigramas 1- Ttulo de descripcin condensada de las actividades, nombre de la empresa y la actividad que se defina, nombre del funcionario que formul, fecha de formulacin, aprobacin, leyenda, la carta debe ser de tamao manuable y fcil de leer, no contener nombre de personas: Es el ..................................... 2.- Es una herramienta muy til para organizar la estructura formal de una organizacin, en el cual se representa grficamente, el nivel jerrquico, las interrelaciones, las funciones de cada puesto dentro de la organizacin que conlleva cierta responsabilidad con su consecuente nivel de autoridad. Lo anterior atendiendo a las necesidades de cada grupo social: ........................................... 3.- Uniforma y controlan el cumplimiento de funciones. Delimitan actividad, responsabilidad y funciones. Aumenta la eficiencia de los empleados, ya que indica lo que se debe hacer y cmo hacerlo. Son una base par el mejoramiento de sistemas. Reduce el costo al incrementar la eficiencia: ................................................... 4.- Por su objetivo, por el rea, por su conocimiento, se refiere a: ................................... 5.- Presentar en forma grfica las principales funciones y lneas de autoridad de una organizacin es el:------------------

MANUALES DE ORGANIZACIN.
CONTIENEN:

1. Objetivos generales de la organizacin. 2. Polticas generales. 3. Glosario de trminos administrativos. 4. Nombres de reas o departamentos y puestos. 5. Procedimientos de organizacin. 6. Responsabilidades de los altos niveles. 7. Funciones. 8. Cartas de organizacin. 9. Descripcin de puestos. 10. Introduccin y objetivos del manual. 11. Historia de la empresa.
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CONCLUSIN

Los organigramas se conocen como la representacin grfica de la estructura de una organizacin, es donde se da a conocer de manera formal la relacin que existe entre los departamentos o puestos que integran la empresa.

Se consideran instrumentos auxiliares del administrador, a travs de los cuales se fija la posicin, la accin y la responsabilidad de cada servicio.

Es por esto que los organigramas dentro de las empresas tienen gran importancia, es decisin de la empresa para elegir la que ms se adapte a sus necesidades.

BIBLIOGRAFA
Garza, J. G. (2001). Administracin Contempornea. Segunda Edicin.

Mxico: Mc Graw Hill. Mndez, J. S. ((2002). Economa y la Empresa. Mxico: Mc. Graw Hill. Reyes, P. A. (1989). Administracin de Empresas, Teora y Prctica, Parte 1. Mxico: Limusa. Wether, W. B. y D. Heith. (1995). Administracin del Personal y Recursos Humanos. Mxico: Mc. Graw Hill.