Definiciones: Es un Conjunto coherente de datos, estructurados conforme a normas de mensajes acordadas, para la transmisin por medios electrnicos, preparados

en un formato capaz de ser ledo por el ordenador y de ser procesado automticamente y sin ambigedad. Es aquella parte de un sistema de informacin capaz de cooperar con otros sistemas de informacin mediante el intercambio de mensajes EDI.

Qu funcionalidad ofrece el EDI? Intercambio electrnico de datos es el intercambio entre sistemas de informacin, por medios electrnicos, de datos estructurados de acuerdo con normas de mensajes acordadas.

A travs del EDI, las partes involucradas cooperan sobre la base de un entendimiento claro y predefinido acerca de un negocio comn, que se lleva a cabo mediante la transmisin de datos electrnicos estructurados.

En el EDI, las interacciones entre las partes tienen lugar por medio de aplicaciones informticas que actan a modo de interfaz con los datos locales y pueden intercambiar informacin comercial estructurada.

El EDI establece cmo se estructuran, para su posterior transmisin, los datos de los documentos electrnicos y define el significado comercial de cada elemento de datos. Para transmitir la informacin necesita un servicio de transporte adicional (por ejemplo, un sistema de tratamiento de mensajes o de transferencia de ficheros).

Debe destacarse que el EDI respeta la autonoma de las partes involucradas, no impone restriccin alguna en el procesamiento interno de la informacin intercambiada o en los mecanismos de transmisin.

Principales campos de Aplicacin Los tpicos campos de aplicacin del EDI son el intercambio de informacin industrial, comercial, financiera, mdica, administrativa, fabril o cualquier otro tipo similar de informacin estructurada. Esta informacin, con independencia de su tipo concreto, se estructura en unos formatos que pueden ser procesados por las aplicaciones informticas. Ejemplos de datos EDI son las facturas, rdenes de compra, declaraciones de aduanas, etc.

La automatizacin de las interacciones por medio del EDI minimiza las transacciones sobre papel y la intervencin humana, reducindose las tareas relativas a la reintroduccin de datos, impresin, envo de documentos va correo o va fax

A travs del EDI, las Administraciones Pblicas pueden incrementar la eficiencia de las operaciones diarias y mejorar las relaciones con agentes externos como empresas, instituciones econmicas y financieras, y otras Administraciones Pblicas.

 El universo de clientes potenciales del servicio EDI es muy amplio, debido a que sta dirigido a empresas que se relacionan comercialmente, en forma independiente de su tamao.

Como ejemplo de grupos de potenciales clientes, podemos mencionar: * sector de la distribucin (Supermercados y proveedores)

Sector de las Automotrices (Terminales, Proveedores y Confesionarios) * Sector Farmacutico (Farmacias y Laboratorios) * Sector de la administracin Pblica * Sector del Transporte y Turismo

Planificacin de Sistemas De Informacin en la Empresa. El Intercambio Electrnico De Datos

 Hoy en da, el sistema informativo contable de cualquier empresa, por pequea que sea, se encuentra informatizado, de forma que habitualmente se logran unos elevados niveles de automatizacin de las tareas administrativo-contables.

 Por ejemplo, es frecuente que se encuentren integrados los programas de contabilidad con los que gestionan la tesorera o la nmina y que estos datos se procesen muy rpidamente.

 Otra solucin ms sofisticada, pero menos frecuente, consiste en enviar dichos documentos a travs del correo electrnico. El correo electrnico permite enviar mensajes entre diferentes ordenadores que estn conectados a redes de ordenadores como por ejemplo internet o Compuserve.

 Sin embargo, este procedimiento no est exento de inconvenientes, debido a que el correo electrnico no est normalizado y, salvo que el cliente y el proveedor acuerden previamente componer de alguna forma sus mensajes, exige que el receptor traduzca los documentos recibidos.

 Adems, el uso de mero correo electrnico no es un medio seguro para realizar las transmisiones comerciales ni garantiza su confidencialidad

 La solucin que desde hace varios aos estn adoptando muchas empresas se denomina EDI o Intercambio Electrnico de Datos. El EDI bsicamente consiste en transmitir electrnicamente documentos comerciales y administrativos entre aplicaciones informticas, en un formato normalizado

 En este trabajo describimos qu es el EDI, que tiene diferentes formas, por dnde viajan los datos, cul es la estructura de un mensaje EDI, los beneficios y los costes que para una empresa puede suponer el implantar este sistema y el impacto que puede tener sobre la Contabilidad.

 El EDI, Revolucin conceptual o tecnolgica? As como en los aos ochenta y noventa el ordenador ha sido la herramienta

de trabajo bsica del profesional de la Contabilidad, desde hace varios aos asistimos a una verdadera revolucin en la transmisin electrnica de informacin, de forma que se intuye que en los umbrales del siglo XXI las herramientas que utilizar este profesional estarn ligadas a las telecomunicaciones

 . En palabras de Ren Ricol (1995), presidente de la orden de expertos contables de Francia, "de todos los progresos que acompaarn a la profesin contable, el EDI es ciertamente el ms inminente".

 En este apartado analizamos las novedades organizativas que implica la utilizacin del EDI en la empresa, revisamos los principales intentos de normalizacin y la situacin actual de los diferentes estndares EDI.

 El EDI consiste en transmitir electrnicamente documentos comerciales y administrativos entre aplicaciones informticas en un formato normalizado, de forma que la informacin entre las empresas pueda ser procesada sin intervencin manual.

 Las empresas que desean utilizar el EDI se suelen poner en contacto con compaas ligadas al sector de las telecomunicaciones que ofrecen servicios EDI.

 Un servicio EDI, es el conjunto de prcticas asociadas a la explotacin de un sistema telemtico particular de EDI que cubren todos los aspectos funcionales del servicio (tcnicos, organizativos, de formacin, de soporte y mantenimiento, comerciales y administrativos), dando as forma a una aplicacin EDI concreta para un segmento industrial particular.

 Transmisin de documentos entre empresas.

 El sistema tradicional en el que se basan las transmisiones de documentos entre las empresas, al estar centrado en el uso del papel, presenta dos inconvenientes. En primer lugar, la lentitud..

 Documentos que se generan en ordenadores que procesan la informacin a gran velocidad, posteriormente sufren retrasos producidos al tener que procesarse de forma manual en las empresas de correos

 Por este motivo, muchas empresas han sustituido el correo como medio para enviar sus documentos por el fax, lo que ha agilizado en buena medida la gestin.

 Sin embargo, se mantiene otro problema: la diversidad de modelos de facturas, pedidos, hojas de precios, etc. Esta falta de normalizacin es causa de muchos errores administrativos y, de nuevo, de lentitud.

SERVICIOS EDI

 Como ya mencionamos anteriormente EDI es el intercambio electrnico de documentos estandarizados, a travs de redes de telecomunicaciones, entre aplicaciones informticas de empresas relacionadas comercialmente.

 Este servicio, a diferencia del correo electrnico, relaciona aplicaciones informticas que residen en las computadoras de las distintas empresas. Por lo tanto, el intercambio de informacin se realiza entre aplicaciones informticas y no entre personas.

 Principales Beneficios EDI sin duda nos ofrece una amplia gama de oportunidades de trabajo y beneficios para nuestra empresa entre los que se destacan :

* Agilizacin de procesos comerciales * Importante disminucin de errores en los documentos * Disminucin de stocks, debido a la facilidad de aplicacin de tcnicas "Just-in-Time" * Ahorro de costos de administracin

* Mejora de la competitividad de la empresa que lo adopta

 Componentes de EDI La funcin bsica del Centro de Compensacin es la de recibir, almacenar y

 reenviar a sus destinatarios los documentos comerciales que los usuarios del servicios intercambian. As, se asegura la integridad y confidencialidad de la informacin. En l cada empresa tiene asignado un buzn electrnico, a travs del cual el usuario recibe y recupera la informacin que sus interlocutores comerciales le envan.

 La plataforma hardware del Centro es "Fault Tolerant", lo cual garantiza la plena disponibilidad del servicio: 24 horas por da, 365 das del ao.

 Los aspectos de seguridad tales como: control de acceso, suministro de energa elctrica, etc. han sido especialmente cuidados, con el objeto de garantizar a los usuarios la plena integridad y confidencialidad de su informacin.

 Los clientes slo necesitan realizar una conexin fsica para intercambiar documentos con todos sus interlocutores, circunstancia que facilita el uso diario del Servicio. Adems de esta simplificacin introducida por el centro Servidor, existe otra serie de ventajas, como las siguientes:

 Cundo usar el EDI?

 Las partes involucradas en el intercambio son autnomas y comparten un entendimiento predefinido, claro y comn sobre los negocios y servicios a utilizar; La informacin a intercambiar puede mapearse sobre mensajes normalizados.

 Visin

del

Servicio

Funcional

La arquitectura funcional que soporta la visin, es decir, que en esta solucin las rdenes de compra son generadas por el personal del Departamento y enviadas posteriormente al servidor departamental en el cual se ejecutan las aplicaciones de compras y facturacin.

 Estaciones de trabajo EDI

 Una estacin de trabajo EDI es la solucin ms flexible desde el punto de vista de la integracin con el entorno de tecnologas de la informacin existente. En realidad, se trata de una pasarela EDI dotada de capacidades para la entrada local de datos y la gestin de los mensajes de la base de datos.

 Utilizando una estacin de trabajo, el usuario puede procesar mensajes manualmente y con mayor facilidad que con las soluciones FEP o integrada. Una estacin de trabajo no est necesariamente integrada con las aplicaciones internas y puede utilizarse de forma autnoma.

 No se recomienda esta solucin, ya que, como consecuencia de la intervencin humana, los beneficios derivados de la utilizacin del EDI se ven reducidos