INSTITUTO SUPERIOR L.

DA VINCI ESCUELA DE CIENCIAS ECONMICAS

MANEJO DEL EFECTIVO

EL EFECTIVO
Se entiende por Efectivo la moneda de curso legal, es decir, emitida por el Estado y de obligatoria aceptacin dentro del Territorio Nacional, as como los depsitos a la vista destinados al pago de operaciones y obligaciones de la empresa.

Propiedades Bsicas del Efectivo

Disponibilidad Inmediata.
Ninguna Limitacin para su utilizacin.

Partidas que Integran el Efectivo

Dinero en efectivo en Moneda Nacional. Monedas extranjeras. Giros Postales, electrnicos o bancarios. Depsitos en cuentas corrientes y de ahorro. Oro en Barra y/o Amonedado. Cheques de Gerencia, de Viajeros. Cheques emitidos pendientes por entregar a sus beneficiarios.

No Aceptados como Efectivo

Cheques con Fecha Adelantada. Cheques devueltos por falta de fondo. Vales de cajas o adelantos a empleados Depsitos para la creacin de fondos. Depsitos en Bancos Intervenidos. Depsitos en un banco extranjero que de alguna forma establezca restricciones Depsitos sujetos algn tipo de restriccin (plazo fijo)

La Cuenta Caja
Es aquella que se encarga de registrar todo el efectivo que ingresa a la empresa bien sea en monedas, billetes o cheques, dndosele un cargo, y es abonada para registrar la salida de esos ingresos cuando son depositados en el banco o cuando se cancela una factura.

El nombre de la cuenta Banco representa la institucin en la cual tenemos nuestro dinero depositado y donde se encuentra disponible en el momento que lo necesitamos. Estas cuentas pueden ser: * Cuenta de Ahorro. * Cuenta Corriente.

La Cuenta Banco

Documentos para Llevar un control adecuado del efectivo

Planillas de depsito. Estado de Cuenta Bancario. Tarjetas de Firmas. Cheques.

Fondo de Caja Chica

Es una cuenta que crea la empresa a travs de un cheque emitido a nombre de la persona responsable de manejar ese dinero en efectivo, cuyo objeto es cancelar PAGOS MENORES, estableciendo previamente su monto.

Normas para llevar un buen control interno del efectivo

Segregacin adecuada de las funciones. Aprobacin por parte del gerente general las correspondiente firmas autorizadas para girar cuentas bancarias. Controles adecuados sobre entregas diarias de dinero mediante recibos. Depsitos integro e inmediato de la cobranza de cheques nominativos a nombre de la empresa.

Normas para Llevar un buen control del efectivo

Autorizacin previa de la salida de dinero y emisin de cheques nominativos. Arqueo sorpresivo de los fondos. Revisin mensual de la conciliacin bancaria. Valorizacin de los saldos en moneda extranjera

Procedimientos contables de la Caja Chica

1.- Creacin de la Caja Chica
Fecha Nov. xxx CAJA CHICA BANCO Asiento de Creacin de la Caja Chica CUENTA Y EXPLICACION -xXXX XXX REF DEBE HABER

2.- REALIZACIN DE LOS PAGOS

FECHA CONCEPTO SOLES

NOV. XXX

GASTOS DE VEHICULO ARTICULOS DE OFICINA ARTICULOS DE LIMPIEZA CANTV CADELA OTROS TOTAL

XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX

3.- Reembolso o Reposicin de la Caja Chica

Fecha Nov. xxx CADELA CANTV ARTICULOS DE LIMPIEZA BANCO PARA REPONER EL FONDO FIJO DE LA CAJA CHICA SEGN RELACIN DE COMPROBANTES CUENTA Y EXPLICACION -xGASTOS DE VEHICULO XXX XXX XXX XXX XXX REF DEBE HABER

Arqueo de Caja Chica

Consiste en una inspeccin de todos los fondos en poder de los custodios seleccionados en una fecha determinada. Consideracin:

*Las personas que custodian deben estar presentes durante el arqueo.

*En caso de no terminar el arqueo en el dia los fondos de valores deben guardarse *Regularizar los depsitos pendientes al dia siguiente. *Luego del arqueo debe comprobarse su debida contabilizacin

ARQUEO DE CAJA CHICA EMPRESA XXX AL XX-XX-XXX Saldo de Caja Chica Dinero en Efectivo: ______x 5.000 = ______x 2.000 = ______x 1.000 = ______x 500 = Monedas = Total Dinero en Efectivo Facturas y Recibos Luz Agua Telfono Articulos de Oficina Gastos de Limpieza Vales a Empleados Gastos Varios Total Facturas y Recibos Total Saldo de Caja Chica Ms Efectivo: Facturas y Recibos TOTAL CAJA CHICA ________________ V.B. Contador XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXXX ________________ Firma del Cajero

Casos Especiales
A.- SOBRANTE DE CAJA CHICA
Fecha Nov. xxx CADELA CANTV BANCO CUENTA Y EXPLICACION -xGASTOS DE VEHICULO XXX XXX XXX XXX REF DEBE HABER

SOBRANTE DE CAJA CHICA

PARA REPONER EL FONDO DE CAJA CHICA SEGN RELACIN DE COMPROBANTES CON UN SOBRANTE

XXX

B.- FALTANTE DE CAJA CHICA

Fecha Nov. xxx CADELA CANTV FALTANTE DE CAJA CHICA BANCO PARA REPONER EL FONDO DE CAJA CHICA SEGN RELACIN DE COMPROBANTES CON UN FALTANTEE CUENTA Y EXPLICACION -xGASTOS DE VEHICULO XXX XXX XXX XXX XXX REF DEBE HABER

EJERCICIO
La empresa Ruvanz C.A., crea el 03-07-2003 una caja chica por S/. 70.000 para realizar pagos de S/. 10.000 o menos. El da 04-07-2003, cancela luz por S/. 9.900. El da 07-07-2003, se cancela el recibo de CANTV por S/. 9.000 El da 09-07-2003, cancela artculos de oficina por S/. 9.500. El da 10-07-2003, cancela facturas de gasolina por S/. 9.700 El da 11-07-2003, cancela recibo por S/. 8.900 de artculos de aseo. El da 21-07-2003, se le expide un vale a la secretaria por S/. 10.000 El da 25-07-2003, se paga una factura por arreglo de la mquina de escribir por S/. 9.500 Hay en efectivo S/. 2.500 Se pide Realizar los asientos necesarios

Solucin:
Fecha
2003 Julio 03 CAJA CHICA

CUENTA Y EXPLICACION
-x-

REF

DEBE

HABER

70.000

BANCO
Asiento de Creacin de la Caja Chica para cancelar facturas a S/. 10.000 o menos

70.000

RELACIN DE DESEMBOLSOS DE CAJA CHICA

FECHA JULIO 04 JULIO 07 JULIO 09 JULIO 10 JULIO 11 JULIO 21 JULIO 25 LUZ CANTV ARTICULOS DE OFICINA GASOLINA ARTICULOS DE ASEO VALE A EMPLEADA REPARAC. MQUINA DE ESCRIBIR TOTAL CONCEPTO SOLES 9.900 9.000 9.500 9.700 8.900 10.000 9.500 66.500

Fecha 2003 Julio 30

CUENTA Y EXPLICACION -xGASTOS GENERALES FALTANTE DE CAJA CHICA BANCO PARA REGISTRAR EL REEMBOLSO DE CAJA CHICA SEGN CHEQUE N 012365

REF

DEBE

HABER

66.500 1.000 67.500

Caja Chica Desembolso Efectivo

S/. 70.000 S/. 66.500 S/. 3.500