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Automatizacin de Procesos

La automatizacin de procesos administrativos es la utilizacin de sistemas buscando hacer ms fcil, efectivo y eficiente el funcionamiento de una empresa.

Automatizacin de Procesos

El papel de la tecnologa de informacin


La automatizacin de procesos administrativos es la aplicacin de un grupo de herramientas de software y hardware, que conforman un sistema de informacin buscando aumentar su eficiencia.

Los procesos en las empresas estn compuestos por aquellos que generan informacin estructurada que es la que se administra y soporta en sistemas transaccionales como contabilidad, compras, facturacin e inventarios, entre otros, as como en procesos que se apoyan en informacin no estructurada, que se administran y apoyan en documentos externos, en correos electrnicos, en hojas de clculo y procesadores de texto. Se estima que solo el 20% de la informacin de una empresa es estructurada y el 80% o ms es la que se considera no estructurada.

El papel de la tecnologa de informacin


La automatizacin de procesos administrativos normalmente empieza por sistematizar la informacin estructurada, es decir en la compra de software ERP que atienda los procesos transaccionales; en una segunda fase se complementa con la automatizacin de procesos de informacin no estructurada, que se logra por la integracin de herramientas ofimticas (correo electrnico, hojas de clculo, procesador de palabras) y herramientas de productividad conocidas como soluciones ECM (Enterprise Content Management) que traducen Gestin de Contenido Empresarial o BPM (Business Process Management) que traduce Gestin de Procesos de Negocio. En ambos casos tanto en la implementacin de soluciones transaccionales como la implementacin de soluciones de productividad, la empresa se enfrenta a retos significativos frente a la formalizacin de procesos y procedimientos, a la definicin de flujos de informacin y en generar una estructura organizacional adecuada para soportar el negocio. En resumen, contar con la tecnologa y con el adecuado equilibrio entre los dos tipos de automatizacin de procesos de informacin, asegurar una buena gestin dentro de la empresa e impulsar su crecimiento.

Los Beneficios de la Automatizacin de Procesos


En cualquier institucin que se precie se emplean una serie de procesos para llevar a buen puerto el negocio, como por ejemplo el registro de informacin contable hasta realizar el asiento contable automtico y los pasos hasta su contabilizacin mensual, recopilar la informacin necesaria para cumplir trmites administrativos o simplemente el alta de un nuevo empleado en la institucin. Pero muchas veces estos procesos no se gestionan de un modo ptimo, y nos encontramos con cuellos de botella debidos al flujo de la burocracia interna de cada empresa. En la actual era digital, donde el concepto cloud est tomando un valor importantsimo, los principales procesos de las compaas siguen gestionndose utilizando el papel. En ocasiones, aplicaciones de gestin tales como ERPs, CRMs y otras no coexisten, dando lugar a un embotellamiento administrativo provocando prdidas empresariales de miles de dlares.

Los Beneficios de la Automatizacin de Procesos


Con la automatizacin de los procesos internos de una empresa se consigue, a travs de un motor, mover toda esa burocracia interna y conectar entre s todas esas aplicaciones haciendo adems que trabajen en entornos diferentes, sin utilizar como soporte de datos el papel.
A este motor se le denomina BPMS (Business Process Management System) o conjunto de herramientas y servicios que facilitan la administracin de los procesos de negocio, empezando por su anlisis y definicin para localizar dnde estn los cuellos de botella o simplemente dnde se puede mejorar el proceso, siguiendo con la ejecucin o puesta en marcha de la automatizacin del proceso, y finalizando por su monitorizacin y control, porque es de vital importancia conocer cmo se comporta el proceso para poder mejorarlo o adaptarlo al tipo de negocio de la empresa.

Los Beneficios de la Automatizacin de Procesos


El objetivo de un sistema BPM es la eficiencia a travs de la gestin de los procesos de negocio, y automatizando stos, se reducen errores y se asegura que se comporten siempre igual pudiendo visualizar el estado de los mismos. Agiliza el flujo de informacin dentro de la compaa, reduce el tiempo dedicado a tareas repetitivas, permite monitorizar y controlar los procesos para detectar y eliminar los cuellos de botella, permite gestionar la colaboracin entre usuarios, incluso de diferentes departamentos, para complementar un estado de un proceso. En definitiva, un motor para automatizar procesos que agiliza las funciones internas de una empresa, ahorra costos operacionales y permite generar ms negocio.

Automatizacin de Procesos de Negocio


Hoy en da la automatizacin de flujo de procesos de negocio se ha convertido en una herramienta clave en el crecimiento de las organizaciones, todo con el afn de conseguir eficiencia administrativa, control y generacin de nuevas oportunidades de negocio. Nuestra Empresa, brinda una solucin de ltima generacin, ideal para disear, administrar y automatizar flujos de procesos en la empresa, mediante tcnicas y herramientas tecnolgicas que conforman una metodologa estndar de automatizacin de procesos, la cual crea un modelo de seguimiento, administracin y mejora continua.

Automatizacin de Procesos de Negocio


En general todas las actividades que desarrolla una persona dentro de una organizacin tienen como soporte un proceso, que puede o no estar formalizado, pero que en ltimas indica cmo fluye la informacin dentro de la misma. Cuando esos procesos estn definidos y se tiene claro qu personas, de qu reas y qu actividades deben desarrollar dentro del proceso, cuando se sabe qu informacin ingresa, se transforma y se entrega al final de ste, se habla de un sistema y es en este momento cuando se puede pensar en automatizar. La automatizacin de un proceso corresponde a la implementacin de una tecnologa para apoyar la realizacin de las actividades dentro del mismo. Esta puede llevarse a cabo cuando existe un proceso en el que participan varias personas con tareas y actividades bien definidas, que deben ser realizadas en un orden especfico y que tpicamente se apoyan en documentos/informacin que ingresa, se crea y/o se transforma.

Beneficios
Rearquitectura de Procesos de Negocio Reducir los requerimientos de mando a travs de una herramienta automatizada Mayor consistencia en aplicar reglas de negocio Mayor control y fcil acceso Mayor rendimiento que se traduce en un incremento en el flujo y en una reduccin del tiempo de ciclo

Servicios
Consultora: ser realiza una reingeniera de procesos para que el cliente cuente con procesos completamente formalizados y optimizados listos para ser automatizados por una herramienta tecnolgica.
Automatizacin: integramos una herramienta tecnolgica de cdigo abierto que nos permite utilizar todo tipo de herramientas e incluir las que el cliente este utilizando actualmente con el fin de reducir costos de implantacin en la sistematizacin Capacitacin: elaboramos un programa de entrenamiento en el uso y administracin de la solucin, que ofrece a nuestros clientes un mayor aprovechamiento de la misma dentro de la organizacin, permitiendo el uso adecuado de las tecnologas de informacin. Seguimiento: brindamos asesora integral a nuestros clientes, ofreciendo diferentes servicios de monitoreo a nuestras soluciones, con el objetivo de asegurar el buen desempeo de las mismas, y as mismo, establecemos un estrecho vnculo que permita identificar el surgimiento de futuros requerimientos.

Mejorar ,Simplificar, Estandarizar

Muchas Gracias por su Atencin