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EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA IMPRENTA ADESARI. S.A. DE C.V.

Alumnos: Gabriel Maldonado Mauricio Mogo Licona Gamaliel Hernndez Moctezuma Ariel Alor Martnez Pedro Francisco lopez Vctor Aldrin Profesor:

1.- PLANEACIN
LOS OBJETIVOS: Crear una empresa con un fin poltico y cultural tambin de uniformar la opinin pblica para un mayor crecimiento social, crear una empresa dedicada a ofrecer servicios de impresin digital. POLTICAS: 1- La satisfaccin del cliente: Un compromiso diario hacia nuestros clientes por satisfacer y brindarles nuestros mejores productos de la mas alta calidad del mercado. 2-Calidad: Nuestro objetivo continuo y permanente es el Defecto Cero, es nuestra primer prioridad , y la satisfaccin absoluta del cliente, sin embargo ante el mnimo error, es el deber de la correccin. 3- Capacitacin: Nuestra constante bsqueda a utilizarla siempre, as como la tecnologa, para ponerla cada da al servicio de nuestros clientes. 4-Participacion: Para la creacin del mejor producto y calidad, creemos en fomentar la integracin entre nuestro personal, proveedores y cliente. 5-Innovacion y mejoras: Continuamente pensamos en como mejorar la eficacia del sistema de gestin de calidad.

LAS ESTRATEGIAS Plan de ventas. Antes del comienzo de nuestra actividad se debe de poner en marcha una campaa de promocin, intentando captar el mayor nmero de clientes que aseguren el buen inicio de nuestra actividad. Debemos centrar nuestra publicidad en prensa, prensa de difusin gratuita, carteles en establecimientos pblicos, buzoneo, guas informativas, anuncios en directorios profesionales (pginas amarillas, QDQ, etc). Por otra parte es muy importante en este tipo de negocios la realizacin de visitas comerciales a empresas claves como pueden ser las empresas de publicidad, comercios. Para ello es recomendable llevar tarjetas de visitas, folletos publicitarios Tambin se puede probar con llamadas telefnicas y mailing. Un alternativa muy buena es la de crear una pgina web en la que se expongan los servicios ofrecidos por la empresa y un formulario de contacto para solicitar informacin y presupuesto. La competencia. Para estudiar la competencia del negocio, habr que tener en cuenta los siguientes tipos de competidores: Competidores que realizan los mismos trabajos de similares caractersticas de tamao y oferta de servicios. As los verdaderos competidores sern aquellos que estn ubicados dentro de la misma zona de influencia. Empresas de artes grficas de mayor tamao: Este tipo de empresas puede actuar como competidora o como cliente ya que en momentos de puntas de trabajo o trabajos ms especializados puede realizar subcontrataciones de otras empresas de menor tamao.

Plan de organizacin y recursos humanos El perfil del personal del centro es el que se muestra a continuacin: Se plantea la estructura formada por tres personas a tiempo completo y una persona contratada a tiempo parcial, por aumento del volumen de la actividad. Gerente/Comercial (Profesional de oficio) como responsable del negocio. Sera la persona que llevara la direccin y administracin de la empresa, adems de desarrollar las tareas comerciales. Esta labor comercial consiste en mantener la cartera de clientes de la empresa y conseguir clientes nuevos. Oficial para pre-impresin, impresin y post-impresin (Profesional de oficio). Persona que desarrolla las principales tareas productivas (impresin, encuadernacin, etc.). Debe tener cierta experiencia profesional en un taller de artes grficas. Auxiliar del oficial (ayudante de oficio). No necesitan experiencia en el sector. Desarrollarn funciones de apoyo al Oficial (por ejemplo el fotocopiado), atencin al cliente y otras tareas auxiliares del taller (almacn, transporte, limpieza, etc.). Habr uno a tiempo completo y otro a tiempo parcial. PROGRAMAS: 1- Pensar en el papel y la cartulina que se usa en su imprenta Se debe ofrecer alternativas en la oferta de papel. Incluir ms papeles reciclados en el portafolio de materiales. Papeles reciclados tienen menos impacto al medio ambiente adems reducen el consumo de agua y energa en su fabricacin. Tambin existen ahora numerosas alternativas en papeles tradicionales o papeles libre de celulosa como los papeles sintticos o papeles TerraSkin en base a piedra molida.

2- Pensar en la fabricacin del mismo papel y cartulina Tenga presente como los molinos fabrican y procesan los papeles para poder ofrecer a sus clientes el papel ms adecuado para sus productos impresos. Siempre ofrecer papeles tradicionales con fibra reciclada, de impacto ambiental reducido con certificacin. 3- Pensar en la tinta aplicada en el taller Siempre usar tinta estandarizada y certificada ISO 2846 en el taller. Contar con las fichas tcnicas de la tinta y evitar tinta barata con metales pesados txicos como pigmentos. A demanda del cliente sustituir tinta tradicional con tinta basada en aceites de soya con emisin de COVs (Compuestos Orgnicos Voltiles) reducida y ms fcil a reciclar. 4- Comunicarse con los proveedores y fabricantes Muchos fabricantes de prensas tienen ahora programas y asesoria en sostenibilidad. Heidelberger Druckmaschinen ofrece una gran parte de sus prensas con la compensacin de la emisin CO del proceso de fabricaccin. Una prensa Speedmaster 52 de cinco colores con unidad de barnizado por ejemplo produce una emisin de 62 toneladas de CO durante su fabriccin. Los fabricantes de tintas y barnices igual ofrecen productos ms sostenibles para lograr un proceso de produccin limpio. Hay que informarse. Si el proveedor de ustedes no ofrece alternativas sostenibles para la produccin hay que cambiar el proveedor.

5- Promover recuso y reciclaje de materiales e insumos en su imprenta La imprenta debe contar con un programa de rehso y reciclaje de papeles, tintas, planchas de aluminio, polmeros de flexo, mantillas de hule, agua, solucin de fuente, barnices, detergentes y limpiadores. As los materiales e insumos tienen que ser ambientalmente certificados, reusables o reciclables. 6- Tratar de usar tecnologas limpias Por ejemplo en el procesado de planchas usar tecnologas sin qumicos, reusar el agua y el revelador en caso de planchas con procesado, en lugar de imprimir una prueba de color usar tecnologa de softproof sin papel y tinta en pre prensa. Realizar sus VoBos en lnea. Tratar de reducir los pasos de produccin y los materiales e insumos necesarios. En terminacin usar procesos de pegamiento menos impactantes y limpios. Implementa un sistema de gestin de agua y un sistema de gestin de energa elctrica en la planta. 7- Implementar estndares y buscar certificacin de la produccin Para reducir el impacto ambiental de la imprenta es sumamente importante de estandarizar los pasos de produccin bajo la familia de normas ISO 12647 para impresin convencional y de la familia ISO 15311 para la impresin digital. Para impresin offset tambin existen otros estndares como GraCol, S.N.A.P. y S.W.O.P., siempre con la meta de certificar la produccin estandarizada. Garantizando de realizar productos impresos con un mnimo de desperdicios en materiales, recursos naturales, mano de obra, tiempos y costos.

8- Mantenerse informado Muchas veces los vendedores de la imprenta debe actuar ahora como consejeros en preguntas de produccin grfica sostenible frente los clientes. Pocos clientes tienen conocimiento de procesos y materiales ms sostenibles con menos impacto ambiental para sus proyectos impresos. Es importante tarea de la imprenta informar al cliente sobre diseo sostenible, produccin limpia, reduccin y compensacin de la huella de carbono durante la produccin y de materiales modernos sostenibles. 9- Realizar un dialogo sobre sostenibilidad con su cliente Cada empleado de la empresa que esta en contacto con los clientes debe tener bien claro las tendencias de sostenibilidad en la industria y conocer las actividades ambientales de sus clientes. Productos impresos deben apoyar los esfuerzos ambientales del cliente. La imprenta debe aclarar las ventajas de realizar productos impresos de forma ambientalmente sostenible.

PRESUPUESTOS: PLAN ECONOMICO-FINANCIERO I. INVERSIONES Y FINANCIACION. Para el desarrollo de la actividad sern necesarias las siguientes INVERSIONES: Instalaciones. Al tratarse de un sector atomizado el desempeo de la actividad se centra en el espacio geogrfico ms cercano, normalmente la propia localidad o provincia. En general no presenta grandes condicionantes de ubicacin por lo que es perfectamente trasladable a cualquier mbito geogrfico. Lo recomendable sera ubicar el local en parques empresariales y cercano a oficinas. Para este tipo de empresa es necesario contar con un local que posea una superficie mnima de unos 90 m2 dividida de la siguiente manera: Zona de atencin a clientes: con una superficie de 25 m2, donde se atender a los clientes y se recogern las diferentes demandas de servicios. Almacn: con una superficie de 15 m2, donde se guardar el material. Sala de impresin: con una superficie de 45 m2. Aseos higinicos-sanitarios: con una superficie de 5 m2. COSTES ACONDICIONAMIENTO LOCAL Acondicionamiento externo: En este caso, el acondicionamiento interno es mnimo puesto que podemos instalarnos perfectamente en un piso o despacho que no tenga puerta directa a la calle. Lo que s sera imprescindible sera colocar un buen letrero o rtulo hacia la calle.

Acondicionamiento interno: Para el acondicionamiento del local habr que realizar una serie de obras que dependern del estado en el cul se encuentre el mismo. De este modo tambin supondrn un coste, a la hora de iniciar la actividad, la licencia de obra, la obra y los costes del proyecto. Estos costes pueden rondar los $17.980,00 (IVA incluido) aunque esta cifra vara mucho en funcin del estado en el que se encuentre el local. De este modo, la cantidad anterior puede reducirse en gran medida si el local ya ha sido acondicionado previamente. Mobiliario y Decoracin El mobiliario necesario estar compuesto por los elementos que se exponen a continuacin: Mesas de trabajo, sillones de directivo y sillas de confidente. Un armario-estantera. Estanteras para el almacn. Bancos de trabajo. Focos de luces. Mamparas. Mostrador para la zona de atencin al pblico. El presupuesto aproximado para este mobiliario y decoracin es de $4.750,00 (IVA incluido).

PLAN DE FINANCIACION: Para financiar este negocio existen varias opciones: Fuentes Propias. Es aquella financiacin que proviene de los recursos propios del emprendedor/es: dinero, bienes en especie, etc. Fuentes Ajenas. Cualquier tipo de financiacin que provenga de terceros ajenos a la empresa: financiacin bancaria (a travs de crditos, prstamos y descuentos), financiacin de otro tipo de empresas, sociedades de garanta recproca y entidades de capital riesgo, etc. Apoyo a la inversin. Ayudas y subvenciones generalmente provenientes de instituciones y Administraciones Pblicas. Son recursos que obtiene la empresa de organizaciones de carcter generalmente pblico. Suelen consistir en prstamos a un tipo de inters ms barato que el del mercado y ayudas a fondo perdido para fomentar la creacin de empresas.

ANLISIS ECONMICO-FINANCIERO II. INGRESOS Y GASTOS PREVISIN DE GASTOS


Costes variables: El consumo de materiales de limpieza y tiles se ha estimado en un 40% de los ingresos del mes. Suministros, servicios y otros gastos: Aqu se consideran los gastos relativos a suministros tales como: luz, agua, telfono... Tambin se incluyen servicios y otros gastos (limpieza, consumo de bolsas, material de oficina, etc.).

2.- ORGANIZACIN Divisin del trabajo: JEFE DE DEPARTAMENTO: OBJETIVO: Planear, dirigir, coordinar y supervisar los diversos trabajos realizados en las reas, a fin de que cada una de estas cumpla con sus actividades en tiempo y forma, llevando as a la entrega oportuna con la debida calidad requerida los servicios de impresin. FUNCIONES Elaborar el plan de trabajo del Departamento y someterlo a consideracin de la Subdireccin de Patrimonio. Coordinar, planear y supervisar cada una de las actividades que realiza el personal conforme a objetivos, polticas y procedimientos del Departamento. Coordinar los trabajos que se van a imprimir de acuerdo a las solicitudes existentes para cada rea segn se requiera. Checar la produccin y calidad de los trabajos, satisfaciendo los requerimientos del demandante. Revisar originales y otorgar visto bueno a los trabajos solicitados.

Elaborar solicitud de trabajo, para llevar un control interno y programar cronolgicamente la entrega de los mismos. Controlar y entregar oportunamente los trabajos elaborados. Controlar al personal administrativo. en lo referente a entradas, salidas, faltas, permisos, etc. Proporcionar presupuesto a cualquier rea universitaria que lo solicite. Ofrecer asesora a los departamentos en la integracin de los diseos a publicar. Coordinar con las reas universitarias que lo soliciten, visitas guiadas y plticas sobre los procesos de produccin. Elaborar notas de cargo y realizar la gestin para su pago. Realizar el depsito de las notas de cargo ante el Departamento de Tesorera General. Realizar compra de materiales oportunamente, buscando la calidad deseada y precios accesibles.

REA DE FOTOLITO Y/O REA DIGITAL DIRECTO A PLACA OBJETIVO: Realizar todo lo referente a la elaboracin del negativo en base a los originales, dar formato si lo requiere y transportarlo a la lmina que servir para su impresin o elaborar la lmina directo del archivo digital para su impresin, mediante la tcnica de directo a placa, respetando el diseo original y con la calidad debida. FUNCIONES: Realizar todo lo referente a la elaboracin de lminas de impresin mediante la tcnica de fotolito. Recibir originales y verificar el tamao de los trabajos por si es necesario ampliar o reducir segn sea el caso. Coordinar todo lo referente al revelado, fijado y secado de los negativos, a fin de que el trabajo se cumpla en tiempo y forma. Formar el negativo de acuerdo al dummy para posteriormente transportar a lminas de impresin, respetando el formato solicitado. Preparar y aplicar todos los materiales requeridos para la impresin lmina de impresin. Colocar la lmina en la insoladora abajo del negativo formado y cotejado con el original. Esperar el tiempo considerado para que la informacin quede grabada en la lmina.

REA DE TIPOGRAFA* OBJETIV0: Realizar trabajos de impresin por medio de tipos (caracteres metlicos) o letras, nmeros y smbolos; distribuyendo los tipos, el espacio entre estos, la palabra, el espacio de la palabra, el interlineado y la columna. Esto se realizara respetando el diseo original y con la calidad debida. FUNCIONES: Planear cargas de trabajo de acuerdo a solicitudes y el material necesario para su elaboracin. Recibir y revisar originales del trabajo a realizar y checar a que tamao se realizar. Verificar que los textos estn completos y detectar errores ortogrficos. Realizar la formacin del trabajo solicitado con los tipos adecuados en tamao y letra, distribuir el espacio entre palabras, en interlineado y columna.

Realizar el preparado de tintas de acuerdo al trabajo solicitado.


Verificar que el folio de trabajos corresponda a lo demandado. Verificar la impresin obtenida contra los originales (tamao, tipo de papel, formato, color, tiraje, etc.). Realizar todo lo relacionado al plegado (invitaciones, lomos para encuadernados), perforar, engomar y empastar los trabajos que lo requieran.

REA DE IMPRESIN OBJETIVO: Realizar todas las impresiones solicitadas en diversas medidas y tipos de papel de libros, posters, folletos, trpticos, papelera en general, etc., en seleccin a color y en lnea, verificando que la impresin cumpla con las caractersticas solicitadas de calidad (tipo de papel, gramaje, color, imagen, etc.) FUNCIONES: Dar el visto bueno a los originales de la impresin a realizar, para ver las condiciones de los trabajos. Realizar los diversos ajustes de las lminas de impresin para su reproduccin. Preparar tintas para igualar colores de acuerdo al original solicitado, cuidando en todo momento la calidad de la reproduccin. Realizar todas las actividades (verificar tamao de papel, gramaje, color, etc.) para que el acabado de la impresin sea correcta de acuerdo al dummie. Informar de las impresiones concluidas al Jefe inmediato o al Jefe del Departamento. Realizar todas las actividades a fines para la seleccin a color, lnea, separacin de color y medios tonos, empleando la forma correcta de tintas y papeles.

REA DE ACABADO OBJETIVO: Realizar todo lo referente al acabado de los trabajos solicitados a travs de un buen doblado, compaginado, cosido, pegado, refinado para finamente empaquetar de forma oportuna, verificando la calidad del trabajo final a entregar, a fin de cumplir con la calidad y expectativas del demandante. FUNCIONES: Recibir los diversos impresos y verificar el trabajo, con la finalidad de dar el mejor terminado respecto a los que el demandante pide. Tomar los trabajos compaginados para su cosido con hilo (libros usualmente) con la finalidad de que tengan una mejor presentacin, resistencia y calidad para el uso del mismo. Pegar pastas en Hot Melt o de forma manual de los trabajos que lo requieran cuidando que las pastas sean de los tamaos requeridos logrando obtener la presentacin adecuada para su entrega. Engomar los trabajos que lo soliciten cuidando que la goma sea bien distribuida para evitar mancharlos y que se queden pegadas las hojas internas. Refinar los trabajos despus de su cosido, pegado o engrapado de acuerdo a las medidas solicitadas y estibar de forma correcta para empaquetar.

3.- DIRECCIN TOMA DE DECISIONES: Dentro de estos procesos productivos algunas de las operaciones de tipo manual adquieren especial importancia, especialmente en aquellos das en que se incluyen varios suplementos y folletos publicitarios. Para minimizar la cantidad monetaria de penalizaciones a pagar por la empresa impresora se ha diseado un sistema para la toma de decisiones sobre el nmero de trabajadores necesarios para la insercin de los elementos de publicidad que acompaan a los diarios.

Por ello, en primer lugar se presenta la planta objeto de estudio y las principales etapas de su proceso productivo: el almacenaje, la impresin, la insercin de publicidades y la expedicin. A continuacin, se estudia con ms detalle el proceso de la parte del Cierre, entendido este como el final del proceso donde se empaquetan los peridicos y se insertan las publicidades, para posteriormente analizar las posibilidades de mejora continua en esta planta. As pues, la insercin y la expedicin sern las actividades objeto de estudio de la fbrica. La planta tiene mquinas de ltima generacin, pero no presentaba unos buenos resultados de rendimiento porque los procesos estndares no estaban bien definidos, especialmente en el rea del Cierre. Dado el carcter lineal del proceso del sistema productivo y el limitado tiempo para realizar todas sus operaciones, el rendimiento del Cierre limita el rendimiento global de toda la planta y no permite absorber un incremento de produccin de la etapa anterior en las Rotativas, y cumplir a la vez con los plazos de entrega.

INTEGRACIN: Dentro de la integracin se encuentran la coordinacin del trabajo para facilitarlo y para que este se mas rpido y genere menos gastos pero tambin suele haber integracin de tecnologa o herramientas ya que los cambios operados en las tecnologas han comportado tambin cambios radicales en la organizacin del conocimiento, en los procesos cognitivos del ser humano y en la organizacin y prcticas sociales. Y es que la relacin del hombre con la tecnologa es compleja: l la crea y la utiliza para amplificar sus sentidos pero, a la vez, la propia tecnologa lo transforma a su vez a l mismo y a la sociedad. En ese sentido, se puede dividir la historia del hombre en fases o perodos caracterizados por la "tecnologa" dominante de codificacin, almacenamiento y recuperacin de la informacin. MOTIVACIN: Nuestro objetivo es tener a los empleados contentos y motivados, esto nos trae como consecuencia una mayor productividad, lo cual a su vez significa mayores ingresos que podran servir para que ganen ms. Como: Reunirnos con nuestros empleados diariamente y semanalmente. Gerente: Para comenzar con el proceso de motivacin con el personal debes organizarte para reunirte con ellos diariamente y semanalmente Las reuniones en las que se organice el trabajo y se desarrolle la comunicacin directa van a ahorrarte luego tiempo y dinero, por lo que tenemos que verlas como inversin. Es muy til que provocar conversaciones entre los empleados delante de ti, para que puedas detectemos cualquier resistencia o conflictos entre ellos y entonces podamos indagar en lo que pasa. En las reuniones se nos permite que los empleados den su opinin para poder buscar soluciones.

COMUNICACIN: Bueno en nuestra empresa tenemos como uno de los principales objetivos la comunicacin entre el cual destacamos los siguientes tipos de comunicacin en nuestros empleados: Comunicacin directa Es aquella comunicacin que se produce entre el emisor y el receptor o los receptores sin ayuda de herramientas. Es tambin denominada comunicacin cara a cara. Comunicacin indirecta Este tipo de comunicacin se da tambin, como en el caso anterior, entre el emisor y el receptor pero con la diferencia que la comunicacin se transmite a travs de una herramienta o instrumento, ya que ambos estn a distancia. A su vez, este tipo de comunicacin puede ser personal o colectiva. Es personal cuando se da entre un solo emisor y un solo receptor, por ejemplo cuando se habla por telfono, al enviar un correo electrnico, etc. En cambio, la comunicacin es colectiva cuando el emisor es uno solo y dirige su comunicacin hacia con un grupo de receptores ayudado por una herramienta o instrumento (peridicos, televisin, radio, conferencias, etc.). Si nos focalizamos ms en las organizaciones y en los diferentes niveles que encontramos dentro las mismas, los tipos de comunicacin de una posicin a otra pueden ser: Comunicacin descendente Es la comunicacin que se genera y fluye desde los niveles superiores hacia los inferiores dentro de lo que es la estructura de la organizacin mediante canales formales.

4.- CONTROL ESTABLECIMIENTO DE ESTNDARES: Existen estndares y especificaciones donde se indica "como se debe imprimir" y se informa de normas sobre las tintas, papels, ganancia del punto Los estndares son nacionales e internacionales (es decir: Vlidos para todo el Mundo). Las especificaciones son a menudo nacionales (como es el caso de SWOP). Las Especificaciones para publicaciones en rotativas de litografa offset (Specifications for Web Offset Publications, SWOP) son unas normas de uso en los Estados Unidos para la impresin en rotativas offset sobre papel estucado.

El Subsistema de Control Estratgico muestra un avance en su implementacin de 96% en la escala de valoracin y su calificacin se ubica en el rango de cumplimiento. De acuerdo con la informacin suministrada, el modelo est en un desarrollo ptimo, se debe continuar con actividades de mantenimiento para su sostenimiento a largo plazo. La aplicacin de este subsistema ha contribuido a la creacin de una cultura organizacional fundamentada en el control a los procesos de direccionamiento estratgico, administrativos y operativos de la imprenta. La imprenta trabaj en la redefinicin de su plataforma estratgica, se elabor el mapa estratgico con sus metas e iniciativas y se avanz en la formulacin de los indicadores de las metas. Se continu reforzando el elemento Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos con la socializacin de los principios y valores ticos y morales para todos los servidores de la empresa, a travs de su divulgacin por correo electrnico y las carteleras de la entidad y sensibilizacin a travs de las jornadas de reinduccin para todos los servidores de la empresa. Se actualizaron los mapas de riesgos de la imprenta con la participacin de los dueos de los procesos en lo que tiene que ver con la identificacin de los mismos; la Oficina de Control Interno ha venido realizando seguimiento bimensual al cumplimiento de las acciones preventivas contenidas en los mapas

CORRECCIN:
Se percibe la necesidad de reforzar la retroalimentacin entre los jefes de rea y los coordinadores sobre los resultados de cada uno de los procesos. La entidad no realiza de manera individual una evaluacin de la audiencia pblica de rendicin de cuentas, dado que sta es de carcter sectorial y es organizada por el ministerio cabeza del sector (Ministerio del Interior).

Se a la autoevaluacin del control y de la gestin, por lo cual se continuar trabajando en el fomento de la cultura del autocontrol.

Se considera necesario continuar recalcando sobre la importancia del autocontrol para lograr el cumplimiento de la misin y objetivos institucionales. Se percibe la necesidad de impulsar la formulacin de acciones preventivas por parte de algunas reas con el fin de contribuir a una correcta administracin de los riesgos de la percibi entidad. indiferencia por parte de un mnimo porcentaje de funcionarios