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El PROTOCOLO O REGISTRO NOTARIAL

ANTECEDENTES HISTRICOS
1.

1.

FUERO REAL DE ESPAA Autorizaba al Escribano a conservar los originales de los Instrumentos que autorizaba. LA PRAGMTICA DE ALCAL DE 1,503. Se dio el CARTAE, facultaba al Escribano para reproducir fielmente el Instrumento autorizado por l (antecedente de lo que hoy conocemos como Testimonio conocido tambin como Primer Testimonio, Copia simple Legalizada, Testimonio Especial).

ETIMOLOGA:

Se deriva de PROTOS que significa: Primero en su lnea. Y de la voz latina COLLIUM o COLLATO que significa comparacin o cotejo.

Definicin de Protocolo o Registro Notarial

Es la coleccin ordenada de las Escrituras Matrices, Actas de Protocolizacin, Razn de Legalizacin de Firmas, Trascripcin Acta Notarial de Otorgamiento de Testamento, y documentos que el Notario registra de conformidad con la ley, en tomos durante un ao. LECTURA OBLIGATORIA: Arts.: 8 del Cdigo de Notariado y 962 del Cdigo Civil

Quines pueden cartular?


1.

2.
3.

4.

Los notarios. El Escribano de Gobierno. Agentes Diplomticos cuando sean notarios. Agentes Consulares cuando sean notarios LECTURA OBLIGATORIA: Art. 6 numeral 2) Cdigo de Notariado

Apertura del Protocolo o Registro Notarial


1.

Se abre con el primer instrumento que el notario autorice, el que principiar en la primera lnea de la primera hoja. Art. 12. C. Not. NO ES NECESARIA RAZN ALGUNA POR APERTURA

2.

Se pagar en la Tesorera del Organismo Judicial por derecho de apertura de Protocolo Q50.00. Art. 11 de C. de NotariadoLas Hojas de Papel Sellado Especial para Protocolo se comprarn en la S.A.T. en lotes no menores de 55 hojas incluyendo la comisin, y se vende nicamente al propio notario solicitante o por encargo de otro notario. Art. 9 del C. Not.

3.

4.

5.

6.

La tarifa especfica es del valor de Q 1.00 por cada hoja y se vende exclusivamente a los Notarios. El Art. 33 numeral 10) del Dto. 37-92, la hoja a que se refiere es a hojas de papel bond tamao carta o tamao oficio, respetando las 25 lneas y el margen izquierdo de 40 Mm. LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 11 y 12 del Cdigo de Notariado; 6 del Dto. 37-92 Ley del Impuesto Fiscal y de Papel Sellado Especial para Protocolo; 30 del Dto. 737-92 Reglamento de la Ley del Impuesto Fiscal y de Papel Sellado Especial para Protocolos.

Contenido del Protocolo o Registro Notarial


1.

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3. 4. 5. 6. 7.

Escrituras Matrices, Actas de Protocolacin, Razn de Legalizacin de Firmas, Acta Notarial de Otorgamiento de Testamento Comn Cerrado, Razn de Cierre del Protocolo, ndice, Atestados.

Formalidades

Se facciona en Papel Sellado Especial para Protocolo, las Escrituras Matrices, Actas de Protocolizacin. Razones de Legalizacin de Firmas y documentos que el Notario registra. Artculo 9. del Cdigo de Notariado. En el protocolo deben llenarse las formalidades siguientes:

1.

Los instrumentos pblicos se redactarn en espaol y se escribirn a mquina o a mano, de manera legible y sin abreviaturas;
Los instrumentos llevarn numeracin cardinal, y se escribirn uno a continuacin de otro, por riguroso orden de fechas y dejando de instrumento a instrumento, solo el espacio necesario para las firmas;

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4.

5.

6.

El protocolo llevar foliacin cardinal, escrita en cifras; En el cuerpo del instrumento, las fechas, nmeros o cantidades, se expresarn con letras. En caso de discrepancia entre lo escrito en letras y cifras, se estar a lo expresado en letras; Los documentos que deban insertarse o las partes conducentes que se transcriban, se copiarn textualmente; La numeracin fiscal del papel sellado no podr interrumpirse ms que para a intercalacin de documentos que se protocolen; o en el caso de que el notario hubiere terminado la serie; y

7.

8.

9.

Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenarn con una lnea antes de que sea firmado el instrumento. Artculo 13 del Cdigo de Notariado Hojas de Papel Bond, cuando se otorgan los instrumentos en el extranjero. Art. 30 del Dto. 737-92 Reglamento de la Ley del Impuesto Fiscal y de Papel Sellado Especial para Protocolo Art. 14 del Cdigo de Notariado: Sern nulas las adiciones, entrerrenglonaduras y testados, si no se salvan al final del documento y antes de las firmas, las enmendaduras de palabras son prohibidas.

Formas de corregir errores en el Instrumento Pblico antes de ser autorizado por el Notario
1.

2. 3. 4.

Entrerrenglonaduras conocido tambin con el nombre de Entre Lneas. Adicin. Testado. Excedido:

1.

2.

Entrerrenglonaduras conocido tambin con el nombre de Entre Lneas: Se utiliza cuando omitimos consignar un dato o una oracin en el Instrumento Pblico que autorizar el Notario. Y se salvarn al final del documento antes de las firmas. Violeta Ejemplo 1: Mara Solares Monzn, Entrerrenglonaduras: Violeta, Lase. Entre Lneas: Violeta, Lase. Adicin: Se utiliza cuando omitimos consignar un dato o una oracin en el Instrumento Pblico que autorizar el Notario y se producir nicamente en las lneas 1 y 26 de la Hoja de Papel Sellado Especial para Protocolo. Ejemplo: Adicin: Violeta, Lase.

3.

Testado: Se utiliza cuando se consigna una palabra o frase de manera errnea y se debe omitir o quitar dicho error en el Instrumento Pblico que autorizar el notario. Ejemplo: Mara, Testado: Mara, omtase Excedido: Se utiliza cuando se consigna una letra, palabra o frase fuera de los margen derecho o izquierdo de la Hoja de Papel Sellado Especial para Protocolo del Instrumento Pblico que autorizar el notario Ejemplo: Andrea, Lase. LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 14 del Cdigo de Notariado, 3 del Reglamento de la Ley del Impuesto Fiscal y de Papel Sellado Especial para Protocolos; y 159 de la Ley del Organismo Judicial.

4.

Cierre del Protocolo o Registro Notarial

El Protocolo o Registro Notarial se cerrar el 31 de diciembre de cada ao o antes si el notario dejara de cartular. El Cierre lo har el propio notario, despus del ltimo Instrumento Pblico autorizado o cancelado Protocolo o Registro Notarial y se realiza mediante una Razn Notarial.
LECTURA OBLIGATORIA: Art. 12 del Cdigo de Notariado

Razn de cierre contendr:


1. 2.

Fecha. Nmero total de Instrumentos Pblicos autorizados durante un ao, detallados as: 2.1 Nmero de Escritura Matrices, 2.2 Nmero de Actas de Protocolacin, 2.3 Nmero de Razn de Legalizacin de Firmas, 2.4 Nmero de Trascripciones de Actas Notariales de Otorgamiento de Testamento Comn Cerrado, 2.5 Nmero de Instrumentos Cancelados, 2.6 Folios de que se compone, 2.7 Observaciones si las hubiere y 2.8 Firma del notario. Art. 12 del C. de Not.

NDICE

Definicin: Es el documento pblico notarial, redactado en papel bond, contentivo de los datos relevantes que contribuyen a la facil identificacin y bsqueda de los instrumentos pblicos protocolares, autorizados durante un ao.

EL NDICE se distribuir en 5 columnas que contendrn:


1. 2. 3. 4. 5.

Nmero de orden del Instrumento. Lugar y fecha de otorgamiento. Los nombres de los otorgantes. Objeto del Instrumento. Folio en que principia.

LECTURA OBLIGATORIA: Arts.: 15 y 16 del Cdigo de Notariado

Nmero de Instrumento

Lugar y fecha

Nombre de Objeto los otorgantes

Folio en que principia

Ejemplo de Razn de Cierre

Usted como notario, procede a cerrar el Registro Notarial a su cargo habiendo autorizado al 31 de diciembre de 2009, cuyos datos son: Una Escritura pblica de compraventa de bien inmueble urbano,
Protocoliz el acta notarial de matrimonio de los seores: Jos Arturo Torres Tiul y Jullissa Monroy Ortega, que autoriz el da 15-5-2009, en la ciudad de Guatemala.

Tom Razn del acta de legalizacin de firmas que autoriz en un Certificado de Propiedad de vehculo de los seores Carlos Antonio Prez Lpez y Daniel de Jess Garca Solares, de fecha 20 de octubre de 2009 Transcribi el Acta Notarial de Otorgamiento de Testamento Comn Cerrado del seor Federico Mndez Lpez.
Cancel una Escritura Pblica de arrendamiento por no haberla firmado los comparecientes.

Modelo de Razn de Cierre

Treinta y uno de diciembre del dos mil nueve, procedo a cerrar el Protocolo a mi cargo, habiendo autorizado a la presente fecha cuatro instrumentos pblicos y cancelado uno, los que se detallan as: Una Escritura Matriz, un Acta de Protocolacin, una Razn de Legalizacin de Firmas, una Transcripcin del Acta Notarial de Testamento Comn Cerrado, y un Instrumento Pblico cancelado, el cual se compone de treinta folios.

Modelo de ndice
ndice del Protocolo del Notario Bonerge Meja, ao 2009
Nmero de Instrumento
1

Lugar y Fecha
Ciudad y departamento de Quetzaltenango 2 de enero Ciudad de Guatemala 5 de febrero

Nombre de Objeto los otorgantes


Carlos Prez Gmez/Isabel Lpez de Len Compraventa de bien inmueble urbano

Folio que principia


1

Bonerge Meja

Acta de Procolacin del Acta Notarial dMatrimonio de Jos A. Torres T. y Jullissa Ortega M. Razn de Legalizacin de Firmas de Carlos A. Prez Lpez y Daniel de J. Garca Solares. Transcripcin el Acta Notarial de Otorgamiento de Testamento Comn Cerrado Cancelado

Ciudad de Guatemala 6 de abril

Bonerge Meja

8V

Ciudad y departamento de Escuintla 2 de mayo Ciudad de Guatemala 15 de mayo

Bonerge Meja

Cancelado

10

31 de diciembre del 2009

Firma del notario

Impuestos a cubrir en el ndice:

Un timbre fiscal del valor de Q 0.50 en cada hoja.


LECTURA OBLIGATORIA: Art. 5 numeral 6) de la Ley de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos.

ATESTADOS

Definicin: Conjunto sistematizado de documentos originales o reproduccin de los mismos, que tienen relacin con los Instrumentos Pblicos autorizados por el Notario durante un ao y van al final del ltimo tomo del protocolo, inmediatamente despus del ndice. Art. 17 del C. de Not.

Principales Atestados

Recibo de pago de apertura de protocolo. Constancia de testimonios especiales. Copias de avisos trimestrales. Copias de avisos a los Registros. Copias de avisos de cambio de matrculas fiscales, catastrales. Copias de los recibos o formularios de la SAT, donde compramos hojas de papel sellado especial de Protocolos. Copia al carbn del Acta de Inventario. Aviso de los Instrumentos pblicos cancelados. LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 17 y 37 literal c) del Cdigo de Notariado; 563 C.P.C y M.

EMPASTADO

El notario mandar a empastar el Protocolo dentro de los treinta das siguientes a su cierre. Es atribucin del Director del Archivo General de Protocolos: Cuidar que los ndices, testimonios especiales y avisos notariales sean empastados, con la separacin debida. LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 18 y 81 numeral 6) Cdigo de Notariado.

DEPSITO:

El notario es depositario del Protocolo y responsable de su conservacin. LECTURA OBLIGATORIA: Art. 19 del Cdigo de Notariado

Existen cinco (5) tipos de depsito


1. 2.

3.
4. 5.

Cuando el notario deba ausentarse de la Repblica por ms de un ao. Cuando el notario deba ausentarse por menos de un ao. Inhabilitacin. Voluntario . Fallecimiento. LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 23 al 27 del Cdigo de Notariado.

1. Cuando el notario deba ausentarse


de la Repblica por ms de un ao

Se entregar en calidad de depsito al Director Archivo General de Protocolos en la ciudad capital y en los departamentos al Juez de Primera Instancia quien lo remitir al Archivo General de Protocolos.

2.Cuando el notario deba ausentarse


por menos de un ao

Se depositar en otro notario el Registro Notarial, debiendo presentar copia del aviso firmado por ambos notarios para poder salir del pas.

3. Inhabilitado

Por cualquier causa de la inhabilitacin el Notario debe entregar el Protocolo a su cargo, al Director Archivo General de Protocolos en la capital y al Juez de Primera Instancia en los Departamentos. El Juez tiene 8 das para hacer la entrega de dicho Protocolo al Director del Archivo General de Protocolos

4. Voluntario

Cuando el notario que as lo deseare, entregar el Protocolo a su cargo al Director del Archivo General de Protocolos.

5. Fallecimiento del notario

Los Albaceas, herederos, parientes o cualquier persona que tenga en su poder el Protocolo de un notario fallecido, deber entregarlo al Director del Archivo General de Protocolos en la Capital y en los departamentos al Juez de Primera Instancia y en una Cabecera Municipal al Alcalde Municipal quienes lo remitirn al Director del Archivo General de Protocolos. LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 23 al 27 del Cdigo de Notariado.

GARANTAS O PRINCIPIOS QUE FUNDAMENTAN EL PROTOCOLO


1.

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3. 4.

5.

Permanencia Documental de las Relaciones Jurdicas. Garanta de Ejecutoriedad de los derechos. Autenticidad de los Derechos. Publicidad de los derechos. Principio de seguridad.

1. Permanencia Documental de las


Relaciones Jurdicas

Constituye la garanta que el Estado concede para la permanencia documental (Instrumentos Pblicos autorizados) que todos los hechos y actos en que intervenga el notario, tengan validez o la Fe Pblica otorgada en el Instrumento Pblico.

2. Garanta de Ejecutoriedad de los derechos

Consiste en que los interesados tendrn a su disposicin y en cualquier momento una prueba fehaciente de los derechos y relaciones jurdicas incorporadas en el Instrumento Pblico, en la que es requisito indispensable, tener un ttulo para poder ejercitar o ejercer un derecho; ejemplo: un reconocimiento de deuda.

3. Autenticidad de los Derechos

Las normas legislativas establecen la forma y el resguardo de los Instrumentos Pblicos, evitando con esto una posible suplantacin de los Instrumentos pblicos autorizados, en virtud de que los mismos, guardarn el orden correlativo y de fecha.

4. Publicidad de los derechos

Todos los Instrumentos Pblicos pueden ser revisados por los interesados u otra persona, a excepcin de los testamentos y las donaciones por causas de muerte

5. Principio de seguridad

Principio constitucional que el Estado otorgan a los actos jurdicos e Instrumentos Pblicos autorizados. LECTURA OBLIGATORIA: Art. 2 de la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala

REPOSICIN DEL PROTOCOLO

1.
2. 3.

Causas: Prdida Destruccin. Deterioro. LECTURA OBLIGATORIA: Art. 90 Cdigo de Notariado.

1.

Quines pueden presentar la denuncia de Prdida, Destruccin o Deterioro al Protocolo? El Propio notario. Dar aviso al juez de Primera Instancia de su domicilio para los efectos de la reposicin. Cualquier persona: Que segn el Cdigo Procesal Penal, pueden denunciar un delito pblico, tienen el derecho de poner de conocimiento del Juez, el hecho que haga necesaria la reposicin del Protocolo. LECTURA OBLIGATORIA: Art. 90 del Cdigo de Notariado.

2.

Primer Paso para la Reposicin del Protocolo

El Juez de Primera Instancia, instruir la AVERIGUACIN que corresponde, terminada la investigacin, resolver declarando procedente la reposicin del Protocolo. LECTURA OBLIGATORIA: Art. 91 del Cdigo de Notariado.

Primer Procedimiento de Reposicin del Protocolo


1.

Declarado procedente la reposicin del Protocolo. El Juez de Primera Instancia, pedir al Director del Archivo General de Protocolos, las copias de los TESTIMONIOS ESPECIALES enviados por el notario, correspondientes al Protocolo que se deba reponerse, con los cuales se tendr por repuesto el Protocolo.

Segundo Procedimiento de Reposicin del Protocolo


2.

En el caso de que NO EXISTAN los Testimonios Especiales en el Archivo General de Protocolos. El Juez pedir las copias que existan en los Registros Pblicos, ejemplo: Registro General de la Propiedad. Si no fuere posible la presentacin de los Testimonios o Copias Simples Legalizadas de las Escrituras que hubieren sido registradas, el Juez pedir a) Certificacin de las partidas en el Registro donde se inscribi; o b) duplicados que en l existan. Con los cuales se tendr por repuesto el Protocolo

Tercer Procedimiento de Reposicin del Protocolo

De existir el ndice del Protocolo o Registro Notarial que trata de reponerse, el Juez citar a travs de un aviso con la nmina de los otorgantes Aviso que se publicar por tres veces en el Diario Oficial y por tres veces en otro de mayor circulacin. Previniendo a los citados a presentar los Testimonios o Copias Simple Legalizadas que tengan en su poder. Con los cuales se tendr por repuesto el Protocolo

Cuarto Procedimiento de Reposicin del Protocolo

Si faltaren que reponer algunas Escrituras, el Juez citar de nuevo a los interesados, para consignar en Acta los puntos de tales escrituras contenan. Con los cuales se tendr por repuesto el Protocolo. En caso de desacuerdo de los otorgantes o su no fuere posible su comparecencia, los interesados harn efectivos sus derechos en la va ordinaria.

Quedar repuesto el Protocolo con:

Copias de los Testimonios, Copias de las Copias Simples Legalizadas. Certificaciones de las Partidas del Registro donde se inscribieron. Duplicados existentes en los Registros. Certificacin del Acta donde constan los puntos en se hallan de acuerdo los otorgantes. Certificacin de la Sentencia del Juicio Ordinario.

Errores en el Protocolo

1.

2.

3.

Cuando el notario incurre en los errores siguientes: Alterar la numeracin cardinal de los Instrumentos. Alterar la foliacin o el orden del nmero de serie. Dejar una pagina en blanco o inutilizacin de una hoja o varias hojas.

LA RAZN EXTRAPROTOCOLARIA

El notario acudir a un Juez de Primera Instancia Civil, en el cual har constar el error cometido y en vista de las razones expuestas por el notario, se levantar para el efecto un acta. La Certificacin del acta se agregar entre los comprobantes del Protocolo. Se pone una razn marginal, con la aclaracin, LA RAZN EXTRAPROTOCOLARIA

LECTURA OBLIGATORIA Art. 77 numeral 1) literal e) y 96 Cdigo de Notariado, 1578 del Cdigo Civil.

LA INSPECCIN Y REVISIN DEL PROTOCOLO

El objeto principal de la Inspeccin y Revisin del Protocolo es comprobar si en el Protocolo se han llenado los requisitos formales y establecidos en el Cdigo de Notariado.

TIPOS DE INSPECCIN Y REVISIN DEL PROTOCOLO


1.

2.

3.

REVISIN ORDINARIA: que se practica una vez al ao. EXTRAORDINARIAS: Cuando lo manda la Corte Suprema de Justicia. ESPECIAL: Art. 21 del Cdigo de Notariado. (Averiguacin) Arto. 86 Cdigo de Notariado.

Quines estn facultados para la Inspeccin o Revisin del Protocolo?

En la inspeccin ordinaria: El Director del Archivo General de Protocolos en la capital, Notarios Colegiados Activos; y en los Departamentos los Jueces de Primera Instancia. la Extraordinaria: la Corte Suprema de Justicia a travs del Director del Archivo General de Protocolos o a travs del nombramiento de Notarios Colegiados Activos. En la Especial: Art. 21 del C. De Not. El Juez ordenar o pide sea presentado a l. En la investigacin de un hecho delictivo Art. 179 del C.P.C y M.

Las resoluciones que se dicten con motivo de la inspeccin y revisin de protocolos, no prejuzgan sobre la validez de los instrumentos pblicos. LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 84 al 89 del Cdigo de Notariado.

OBLIGACIONES NOTARIALES
Las obligaciones notariales no son provenientes de un contrato, sino del ejercicio de la funcin notarial y la consiguiente autorizacin de los instrumentos pblicos. El notario en ejercicio de su profesin debe cumplir una serie de obligaciones, las que podemos clasificar en: -Propias de la funcin notarial -Obligaciones o reglas de cumplimiento formal o deberes instrumentales (previas, simultneas) -Obligaciones que se generan de la autorizacin de los instrumentos pblicos (posteriores) .Obligaciones deontolgicas (prestar una buena asesora, direccin y las buenas relaciones con los clientes, colegas y el Estado). Y dentro de las obligaciones de hacer que el notario de conformidad con el Cdigo de Notariado debe de cumplir, justamente se encuentran aquellas que tienen relacin con el Protocolo. Ejemplo Artos. 11,12,13,15,17,18,27.