Universidad Francisco Gavidia

Microsoft Office Excel 2010 Clase 4

Formato de las Hojas Electrnicas. Errores frecuentes

Modificar y dar formato a los datos

Las operaciones para aplicar formato y modificar los datos se realizan con los comandos de los grupos incluidos en la ficha Inicio .

Por ejemplo, los ttulos de columna resaltarn ms si estn en negrita. Para ello, seleccione la fila de los ttulos y, a continuacin, en la ficha Inicio , dentro del grupo Fuente , haga clic en Negrita.

Modificar y dar formato a los datos

Con los ttulos an seleccionados, decide cambiar su color y su tamao, para que resalten todava ms.

En el grupo Fuente , haga clic en la flecha de Color de fuente. Ver muchos ms colores que antes entre los que elegir. Si desea ver cmo quedar el ttulo con otros colores, seleccione un color y espere unos segundos.

Modificar y dar formato a los datos

Tambin puede utilizar el grupo Fuente para ocuparse de otras opciones de formato y edicin.

Para aumentar el tamao de fuente, haga clic en Aumentar tamao de fuente .

Con los ttulos an seleccionados, decide centrarlos en las celdas. En el grupo Alineacin , haga clic en Centrar . Por ltimo, descubre que necesita especificar un pedido adicional para Salsa de pimiento picante de Luisiana. Seleccione el nombre del producto y, en el grupo Portapapeles , haga clic en Copiar . A continuacin, haga clic en la ltima fila y, de nuevo, en el grupo Portapapeles , haga clic en Pegar .

Escribir una frmula

Antes de entregar el informe, desea sumar las cifras de la columna Cantidad. Es muy fcil. Haga clic en el botn Suma .

Coloque el cursor en la ltima celda de la columna Cantidad y, a continuacin, haga clic en el botn Suma en la ficha Inicio (est en el grupo Modificar ). Presione ENTRAR para ver el resultado de la frmula.

Agregar encabezados y pies de pgina

Como retoque final, decide agregar encabezados y pies de pgina a la hoja de clculo. Esto permitir clarificar el asunto de los datos.
Esto es lo que tiene que hacer: 1. Cambie a la vista Diseo de pgina. Puede hacer clic en la ficha Vista y, a continuacin, en Diseo de pgina en el grupo Vistas de libro . O puede hacer clic en el botn central de la barra de herramientas Vista situada en la parte inferior de la ventana.

Agregar encabezados y pies de pgina

Como retoque final, decide agregar encabezados y pies de pgina a la hoja de clculo. Esto permitir clarificar el asunto de los datos.
Esto es lo que tiene que hacer: 2. Haga clic en el rea situada en la parte superior de la pgina donde se indica Haga clic para agregar encabezado. 3. Cuando lo haga, aparecern las herramientas de encabezado y pie de pgina y la ficha Diseo en la parte superior de la cinta de opciones.

Alineacin de datos
Al introducir datos en Excel, de forma automtica los nmeros se alinean a la derecha de la celda y los textos a la izquierda. Si necesitas cambiar la alineacin puedes utilizar los botones de alineacin que se encuentran en la ficha inicio y en la opcin alineacin, para alinear a la izquierda, centrar o alinear a la derecha

Como podr observar en la figura mostrada, Excel maneja alineaciones tanto verticales como horizontales. Esto ayuda a ubicar textos por ejemplo dentro de una celda con altura mayor a la normal.

Alineacin de datos
Tambin puedes cambiar la orientacin de los datos de una celda al dar clic en el botn orientacin, en donde tambin puedes seleccionar el ngulo que deseas dar a los datos.

La forma mas exacta de establecer una alineacin, incluir una sangra es dando clic en el iniciador de cuadros de dilogo Alineacin.

Alineacin y formato de datos

Se abrir el siguiente cuadro de dilogos con las opciones que se muestran en la figura, es importante analizar cada una de las opciones de cada ficha del cuadro de dilogo.
en el podemos cambiar el aspecto de las celdas (formato de celdas) y modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineacin, bordes, sombreados y forma de visualizar la celda . Tambin podes dar formato a la fuente, su tipo de fuente, tamao, estilo y color de los datos.

Alineacin y formato de datos

Tambin puedes dar formato al texto a travs de los botones de formato de la ficha inicio en el grupo FUENTE.
Si quieres copiar el formato de una celda en especial hacia otras celdas, tienes que seleccionar la celda de la que deseas copiar el formato y luego das clic en el botn copiar formato de la ficha inicio, finalmente, seleccionar las celdas a las que les vas a establecer el mismo formato y cuando las hayas marcado sueltas el botn que haba tomado la forma de brocha.

Combinar celdas
Para combinar celdas, tienes que seleccionar las celdas que quieres combinar (marcarlas)
Despus das clic en el botn Combinar y centrar de la ficha inicio

Al hacer clic en la flecha hacia abajo, te aparecern las distintas opciones de combinacin de celdas.

Bordes, sombreados y tramas

En Excel es posible establecer distintos tipos de formatos en las celdas, entre los mas usados estn:

Para aplicar un formato en especial, basta con seleccionar la celda o grupo de celdas a la que le deseas aplicar el formato y seleccionar el botn adecuado para el formato a aplicar.

Bordes, sombreados y tramas

En Excel es posible establecer distintos tipos de formatos en las celdas, entre los mas usados estn:
Bordes

Sombreados y tramas

Pero tambin puede personalizar a tu gusto esas opciones, para ello, das clic en el botn grupo celda de la ficha inicio.

Bordes, sombreados y tramas

En Excel es posible establecer distintos tipos de formatos en las celdas, entre los mas usados estn:
Seleccionas la opcin Formato de celdas y la aplicas a la celdas que ha seleccionado previamente.

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo, en donde puede personalizar todos los formatos de celdas (puedes seleccionar incluso efectos de relleno).

Formato de nmeros
De forma predeterminada, Excel asigna un formato a las entradas de nmeros, sin embargo, dependiendo del tipo de informacin que necesites, puedes cambiar el formato de tipo de dato, en la ficha inicio, opcin nmero, y se desplegara un men colgante con las distintas opciones de formato para nmeros.

Como puedes observar en las opciones de la figura anterior, la ficha inicio contiene botones para dar formatos de tipo: moneda, porcentaje, separador de miles, aumentar y disminuir decimales. Cada uno de los botones contienen mens colgantes con distintas opciones de configuracin.

Formato de nmeros
Cuando introduces valores numricos, solo tienes que teclear los nmeros sin escribir smbolos, separador de miles o puntos.
Para aplicar un formato de nmeros, debes seleccionar las celdas que contienen los valores a los que vas a aplicar formatos.

Formato contable Porcentual

Formato de millares

Disminuir decimales

Aumentar decimales

Formato de fechas
Puedes introducir una fecha separndola por guiones o diagonales (24-junio08) presionas Enter y Excel te introducir de forma automtica la fecha que has digitado.
Excel utiliza cdigos numricos para trabajar con fechas, aunque normalmente no veremos estos cdigos cuando digitamos las fechas. Por ejemplo podemos digitar correspondiente es el 28270. la fecha 25/05/1977 y el nmero

Si queremos visualizar el valor numrico de la fecha da clic secundario al ratn sobre la celda que contiene la fecha. Se desplegar un men contextual, selecciona formato de celdas y abrir un cuadro de dilogo, en la ficha nmero, selecciona la categora nmero y da clic en aceptar, te aparecer el valor numrico o cdigo de la fecha.

Hay varias formas en que Excel acta frente al desbordamiento, dependiendo si el desbordamiento se produce en una celda con datos tipo texto o con datos numricos. Si el desbordamiento se produce con datos de texto, el comportamiento de Excel depende de la situacin de la celda situada inmediatamente a su derecha. Si est vaca, el texto se prolongara a su derecha libremente. Pero si est ocupada entonces solo ser visible la parte del texto que quepa en la zona visible de la celda.

Qu es #DIV/0! y cmo evito que aparezca? Explicacin Cada vez que se intenta dividir una cantidad entre cero, Excel marca un error y lo muestra con esta clave: #DIV/0!. Por lo tanto, cada vez que vea esta clave, significa que su frmula est dividiendo algo entre cero. Vea la siguiente figura :

Qu es #REF! y cmo evito que aparezca?

Explicacin Cuando eliminamos un rengln o una columna que era parte de una frmula, la frmula ya no se puede calcular y entonces aparece el error #REF!. Cmo lo evito y corrijo? Se evita no borrando renglones ni columnas que sean parte de una frmula. La mayora de las veces esto no es posible, ya que es normal que hagamos correcciones a la hoja luego de que hemos terminado algunas frmulas. Se corrige arreglando la frmula, ya sea hacindola de nuevo o borrando la parte de la frmula que dice #REF!.

Por ejemplo, tenemos en D4 una frmula que suma A4 + B4 + C4

Si borramos la columna B, la frmula en C (antes D) se descompone y queda as:

Para corregir el error, se puede simplemente borrar la parte sobrante de la frmula (quitar #REF!)

Qu es #NOMBRE? y cmo evito que aparezca?

Explicacin El error #Nombre? aparece normalmente cuando hay una frmula mal escrita. Una de las causas ms comunes es que haya un error de

ortografa en algn lugar, falten comillas o falten dos puntos.

Cmo lo evito y corrijo? Los errores de dedo no se pueden evitar. Para corregir, simplemente revise la frmula con cuidado y haga los ajustes pertinentes. Vea los dos ejemplos siguientes:

Faltan los dos puntos. la frmula correcta es =SUMAR(A4:C4)

La palabra correcta es SUMAR, no SUMAN

Gracias!