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LA ORGANIZACIN

(COMO FASE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO)

Es la segunda fase del proceso administrativo. A travs de ella el sistema establece la divisin del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento. Con sus principios y herramientas, se establecen los niveles de autoridad y responsabilidad.

Segn Melinkoff, para estructurar una organizacin es preciso trabajar con los siguientes elementos: a) Los principios generales. b) Los sistemas de organizacin. c) Los instrumentos metodolgicos.

a) PRINCIPIOS GENERALES DE LA ORGANIZACIN. Los principios son declaraciones, enunciados o preceptos que guan al dirigente en el acto de construir una organizacin.

Principio del Objetivo: la organizacin debe establecer los fines permanentes. Estos fines ayudarn a estructurar en forma adecuada a la empresa o institucin. Principios de los canales de Supervisin bien definida: En el organismo deben estar conectados por canales de comunicacin. toda unidad debe ser supervisada por otra de jerarqua mayor.

Principio del espacio-control: Se debe establecer el nmero de personas que deben depender de otra directamente. Se aconseja que el nmero de personas est entre 7 y 8, tomando en cuenta la naturaleza del trabajo. Principio del equilibrio direccin-control: A medida que el directivo o jefe delega autoridad en otros funcionarios, debe reservar para s el control de funcionamiento de la organizacin sea total o de la parte de sta que delegue.

Principio del equilibrio autoridad-responsabilidad: La delegacin de autoridad del ejecutivo al subordinado debe ser clara para el cumplimiento de una tarea bien definida, pero el jefe mximo debe conservar la responsabilidad total final por la autoridad delegada. Principio de fijacin de responsabilidades: La responsabilidad por las acciones no puede ser mayor que la que implica la autoridad delegada, ni debera ser menor.

Principio de la seleccin y adiestramiento del personal: El personal debe ser seleccionado debidamente y en forma previa, luego debe ser adiestrado, recibiendo entrenamiento. Principio de la excepcin: Se enuncia afirmando que los jefes o ejecutivos deben resolver slo los problemas extraordinarios, los problemas de rutina deben resolverlos los subjefes del nivel jerrquico correspondiente. Principio de identificacin: Este principio establece que todos los actos o hechos que se sucedan o que sea susceptibles de suceder en la institucin y la cantidad de cosas que se manejen, deben tener su identificacin adecuada, para evitar confusiones con otros hechos o cosas semejantes.

Principio de simplicidad: Establece que dentro de cualquier organismo slo deben establecerse las funciones que sean indispensables para los fines del organismo. Principio de la moral interna: Debe haber responsabilidad, colaboracin y compromisos para el logro de los objetivos institucionales comunes, entre los integrantes de la empresa, tanto directivos como subalternos. Principio de la unidad de mando: Afirma que el subordinado no debe recibir rdenes de ms de un jefe sobre la misma materia.

b) LOS SISTEMAS DE ORGANIZACIN. Son distintas formas de poner en coordinacin sistemtica, los diversos elementos humanos y materiales de un organismo. 1. Los principales son los sistemas lineales 2. los sistemas funcionales 3. los sistemas mixtos.

Este sistema fue propuesto en los inicios del desarrollo organizacional por Henry Fayol, el mismo tiene como caracterstica particular que las funciones generales reposan en la autoridad superior al establecer a partir de esta las lneas de mando, autoridad y comunicaciones, que van desde la mxima autoridad hasta el ltimo funcionario.

Este sistema fue propuesto en los inicios del desarrollo organizacional por Frederick Taylor. Este enfoque organizacional tiene como particularidad que en lugar de concentrar las funciones, las distribuye en diversas autoridades superiores o intermedias, pues se basa en la diversidad de funciones que se realizan en un organismo. Para ello clasifica las funciones de acuerdo a las caractersticas y agrupa en unidades especializadas, las funciones similares o parecidas.

Es un sistema de uso corriente en las grandes empresas donde se realizan gran nmero de funciones de cierta magnitud o complejidad. Es un sistema de organizacin lineal al cual se agregan funciones asesoras o de dependencias asesoras denominadas staff, estado mayor, asesora o plana mayor.

En este tipo de Organizacin, la autoridad superior que detenta el poder de decisin, descansa en un consejo, comit o comisin. Un consejo o comit es un grupo de personas encargado de ciertas funciones especficas o de resolver un problema especfico. Debido a las considerables variaciones en la autoridad asignada a los consejos y comits, ha surgido mucha confusin acerca de su naturaleza. Dependiendo de su autoridad pueden ser:

Consejos o comits de lnea: La autoridad que detentan es de lnea. Pueden tomar decisiones. Realizan una funcin determinada. Consejos o comits de staff: Asesoran, no tienen autoridad de mando. Comits formales: Estn establecidos explcitamente en la estructura organizativa, se les asignan deberes y autoridad. Comits informales: No estn establecidos en la estructura. Se organizan para estudiar y dar opinin sobre un problema o tema especfico.

Comits permanentes: Pueden ser formales e informales pero son estables en la estructura, duran un tiempo indefinido. Comits temporales: Son informales y se crean por un tiempo determinado. Comits consultivos: Resuelven consultas formuladas por las instancias subordinadas, tienen poder de decisin. Comits ejecutivos: Son los que ejecutan decisiones.

En ese sentido los pasos esenciales en el proceso de organizar son:

1. Identificar las funciones, actividades y tareas necesarias para alcanzar los objetivos principales de la organizacin. 2. Preparar el organigrama funcional de la organizacin que muestre las distintas actividades o funciones a realizar por la institucin.

3. Definir las funciones con sus correspondientes deberes en trminos de la descripcin de las diferentes clases de cargos que existirn dentro de la organizacin. 4. Seleccionar al personal adecuado para cubrir los cargos. 5. Preparar el manual de la organizacin y el manual descriptivo de las clases de cargos, con las funciones, tareas y actividades a realizar por las personas que los ocupen.

6. Preparar el manual de normas y procedimientos para la ejecucin de las actividades a realizar por las personas que ocupen los cargos.

7. Identificar y cuantificar los recursos materiales necesarios para la ejecucin de las actividades.
8. Conseguir y acondicionar el rea fsica para los funcionamientos de la organizacin.

El propsito de la organizacin es contribuir a que los objetivos sean significativos y favorezcan la eficiencia organizacional. Principio de unidad de objeto, la estructura de una organizacin es eficaz si permite a los individuos contribuir a los objetivos de la empresa. Principio de eficiencia organizacional, una organizacin es eficiente si est estructurada para ayudar al logro de los objetivos de la empresa, con un mnimo de consecuencias a costos no buscados. Permitir la consecucin de los objetivos primordiales de la empresa lo ms eficientemente y con un mnimo esfuerzo. Eliminar duplicidad de trabajo. Establecer canales de comunicacin. Representar la estructura oficial de la empresa.