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GESTIN DE PROYECTOS
OBJETO El objeto de la presente unidad es lograr que los estudiantes que llevan el curso de normas tcnicas y legales para la gestin de proyectos, conozcan las definiciones y herramientas necesarias para gestionar un proyecto en sus diferentes fases
GESTIN DE PROYECTOS
A.- Introduccin B.- Fases en la Gestin de Proyectos C.- Anlisis Cuantitativo de Tiempos D.- Ejemplo
A.- INTRODUCCIN
QUE ES UN
PROYECTO?
C O N C E P T O S
D E P R O Y E C T O
Es un conjunto de acciones
Consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas ; la razn de un proyecto es alcanzar objetivos especficos dentro de los lmites que imponen un presupuesto y un lapso de tiempo previamente definidos .
TIPOS DE PROYECTO
Proyecto productivo:
Son proyectos que buscan generar rentabilidad econmica y obtener ganancias en dinero. Los promotores de estos proyectos suelen ser empresas e individuos interesados en alcanzar beneficios econmicos. Son los proyectos que buscan alcanzar un impacto sobre la calidad de vida de la poblacin objetivo, los cuales no necesariamente se expresan en dinero. Los promotores de estos proyectos son los estados, los organismos multisectoriales las ONG y tambin las empresas, en sus polticas de responsabilidad social.
Proyectos de construccin Proyectos de Informtica Proyectos de desarrollo de productos Proyectos de desarrollo de organizacin Proyectos Logsticos Proyectos de Marketing Proyectos Comunitarios Proyectos culturales Proyectos de Investigacin
IDEA
2
ETAPAS DEL PROYECTO
DISEO
EJECUCIN
EVALUACIN
Que consiste en establecer la necesidad u oportunidad a partir de la cual es posible iniciar el diseo del proyecto. La idea de proyecto puede iniciarse debido a alguna de las siguientes razones:
Porque existen potencialidades o recursos sub aprovechados que pueden optimizarse y mejorar las condiciones actuales.
Una vez dada la aprobacin (viabilidad), se realiza la planificacin operativa, un proceso relevante que consiste en prever los diferentes recursos y los plazos de tiempo necesarios para alcanzar
Etapa final de un proyecto en la que ste es revisado, y se llevan a cabo las valoraciones pertinentes sobre lo planeado y lo ejecutado, as como sus resultados, en consideracin al logro de los objetivos planteados.
El objetivo de la concurrencia era ejecutar las diferentes actividades de forma simultnea, y no secuencialmente, y al aplicarla en los proyectos
equipos
diferentes
2005
2009
ScrumManager
http://www.scrummanager.net
desarrollo del cuerpo de conocimiento de una gestin de proyectos, para ofrecer garantas de previsibilidad y calidad de los resultados.
Este conocimiento se ha configurando como el currculo de una nueva
c) Planificacin y seguimiento
o La gestin de proyectos desarrollada en las ltimas dcadas del siglo
tiempos disponibles; y durante la construccin se sigue de cerca la ejecucin para detectar posibles desviaciones y tomar medidas para mantener el plan, o determinar qu cambios va a experimentar. Se trata por tanto de una gestin predictiva, que vaticina a travs del plan inicial cules van a ser la secuencia de operaciones de todo el proyecto, su coste y tiempos.
previsto y basa el xito del proyecto en los tres puntos apuntados: agendas,
costes y calidad.
tecnologas de la informacin, etc. se adoptan tcnicas de gestin de proyectos, dndoles de facto validez para todos los mbitos.
Establece como criterios de xito: obtener el producto definido, en el tiempo previsto y con el coste estimado.
Divide el desarrollo en fases a las que considera ciclo de vida, con una
secuencia de tipo: concepto, requisitos, diseo, planificacin, desarrollo, cierre.
La gestin de proyectos es la rama de la ciencia de la administracin que trata de la planificacin y el control de proyectos.
CONTROL Y SEGUIMIENTO: Medir el progreso del proyecto. "La planificacin consiste en determinar qu se debe hacer cmo debe hacerse, quin es el responsable de que se haga y por qu."
Descripcin y objetivos del proyecto Fecha de finalizacin Productos que se obtendrn con el proyecto Recursos que se utilizarn (*)
Horarios y turnos de trabajo Das festivos Perodos vacacionales Es imprescindible asegurarse de que el nmero de horas disponibles entre la fecha de inicio y final de proyecto es igual al nmero para de horas el necesario proyecto. realizar
Definicin de las caractersticas de cada actividad Clculo del nmero de horas necesarias para llevarla a cabo. Se pueden
duracin de la tarea se determinar cuando se le asignen los recursos que la llevan a cabo.
Calcular el nmero de horas teniendo en cuenta qu recursos se
utilizarn. Si se modifican los recursos asignados, es necesario recalcular la duracin. Determinacin de fechas especficas que puedan afectar a la actividad
a) Definicin del calendario de disponibilidad de cada recurso b) Asignacin de recursos a cada tarea c) Consideraremos un recurso a toda persona, empresa, instrumento o material necesario para llevar a cabo una actividad.
Actividad elemental
Predecesora Una tarea es predecesora de una tarea, cuando la realizacin de la tarea est directamente condicionada por la ejecucin de la tarea .
Sucesora Una tarea es sucesora de una tarea, cuando la realizacin de la tarea est directamente condicionada por la ejecucin de la tarea .
REQUIERE
a) Creacin de un Plan de Referencia b) Recoleccin de datos reales. c) Anlisis de Seguimiento del Plan original.
f) Si el proyecto se aleja mucho del plan de referencia, llega un momento en que es necesario crear un nuevo plan de referencia, ms prximo a la realidad del proyecto.
a) Determinacin de la periodicidad del seguimiento. Podr ser diario, semanal, quincenal o mensual, en funcin de la duracin y naturaleza de las actividades. Distintas actividades pueden requerir una periodicidad del seguimiento diferente b) Determinacin de la informacin a recoger para cada actividad. La ms habitual es: Fecha de inicio y finalizacin real Tiempo que falta para completar las actividades iniciadas Recursos utilizados y gastos reales c) Es importante que la informacin recogida sea fiable y verificable, para asegurar el control del proyecto.
a)Realimentacin de la programacin con valores reales para obtener una planificacin que incorpore el estado real del proyecto b)Comprobacin de la utilizacin de los recursos. La existencia de desviaciones puede revelar una subestimacin de las necesidades reales de recursos del proyecto y requerir el recalculo del proyecto para obtener un nuevo presupuesto ms ajustado a la realidad. c)Comparacin de la planificacin basada en valores reales con el plan original d)Determinacin de los ajustes a realizar para corregir las desviaciones en la programacin y en los recursos e)Si el proyecto se aleja mucho del plan de referencia, llega un momento en que es necesario crear un nuevo plan de referencia, ms prximo a la realidad del proyecto.
El objetivo de la comunicacin es mantener informados a todos los participantes de la evolucin del proyecto, as como intercambiar informacin y opiniones sobre su marcha
La comunicacin se realiza mediante informes, cuyo Contenido depender de a quin van dirigidos:
b) c) d)
Productos y resultados principales obtenidos en el curso del proyecto. Puntos de control definidos. Recursos necesarios para una correcta ejecucin del proyecto Coste del proyecto.
a) b)
c) d)
Organizacin del trabajo Flujo de trabajo e informacin Fecha de inicio de cada actividad Recursos implicados en cada actividad del proyecto
Informacin presente en los informes para el cliente : a) Situacin real del proyecto. b) Desviaciones respecto a la planificacin o el coste previstos
Actividades asignadas a cada recurso Fecha en que cada recurso debe empezar a trabajar en cada actividad Impacto que tiene el trabajo de cada recurso en el proyecto en general
b)
c)
Se divide en:
CONCEPTOS Y DEFINICIONES
MTODOS DE CLCULO
Para poder realizar correctamente la planificacin, el anlisis y el seguimiento del proyecto, es imprescindible conocer: Duracin del proyecto. Fechas de inicio y final de cada una de las actividades. Qu consecuencias tendr sobre el proyecto el retraso de una actividad (margen libre y total). Esta informacin se obtiene a partir de las duraciones de las tareas y las relaciones de dependencia que existen entre ellas, pero los clculos a realizar no son triviales ni inmediatos. Todos los mtodos manuales de clculo de proyectos que veremos se apoyan en la realizacin de algn tipo de grfico.
CONCEPTOS Y DEFINICIONES
El anlisis cuantitativo (o sea, el clculo) de un proyecto, exige determinar una serie de valores. Estos valores nos proporcionarn una imagen detallada del proyecto y sern de gran ayuda para mejorar la planificacin y facilitar el control del mismo. A continuacin se detallan los valores que se han de calcular, junto a una serie de conceptos que nos ayudarn a comprender su significado e importancia.
A continuacin se detallan los valores que se han de calcular, junto a una serie de conceptos que nos ayudarn a comprender su significado e importancia.
DURACIN
semanas, meses...) necesarias para llevar a cabo el proyecto. La duracin del proyecto depende de la duracin de cada una de las tareas y de las relaciones de dependencia que existan entre ellas. Dada una fecha de inicio, la duracin del proyecto NO nos proporciona directamente la fecha de finalizacin del proyecto. Para conocer la fecha de finalizacin es necesario utilizar el calendario del proyecto y el de cada uno de los recursos que participan. Consideremos, por ejemplo, un proyecto de las siguientes caractersticas: Una duracin de tres das. Los recursos humanos que intervienen no trabajan los fines de semana. Segn los calendarios mostrados ms abajo, si el proyecto se inicia el mircoles 9, la fecha de finalizacin ser el viernes 11, o sea, el proyecto se ejecutar en tres das. Sin embargo, si el proyecto se inicia el jueves 10, el da de finalizacin ser el lunes 14, ya que no se dispondr de recursos para trabajar en el proyecto los das 12 y 13, por lo que la ejecucin del proyecto requerir, en trminos de calendario, cinco das.
EJEMPLO
CAMINO
Los caminos del proyecto son todas y cada una de las secuencias de tareas vinculadas entre s por relaciones de dependencia. Supongamos un proyecto formado por cinco tareas, identificadas mediante las letras A a F, y que presentan las relaciones de dependencia Fin-Inicio indicadas en la tabla de la derecha. La primera columna contiene las tareas del proyecto y la segunda sus predecesoras, o sea, las tareas de cuya finalizacin depende el que puedan iniciarse. Un guin (-) indica que esa tarea no depende de ninguna otra. Los caminos de este proyecto seran: A- C - E A- F B-D-E Tarea Predec. A - B - C A D B E C, D F A En relacin al ejemplo anterior, obsrvese que: El proyecto se iniciar cuando se inicie la primera de las tareas que no dependen de otras tareas (A o B). El proyecto finalizar cuando termine la ltima de las tareas que no tienen tareas dependientes (E o F). Una misma tarea puede pertenecer a ms de un camino del proyecto (A y E). Puede haber caminos compuestos por slo una tarea (en este caso no hay ninguno). La duracin del proyecto corresponde a la duracin del camino ms largo. En este caso no podemos determinarlo ya que no conocemos las duraciones de las tareas.
EJEMPLO
Tarea A B C D E F
Predec. A B C, D A
INICIO MNIMO
inicio del proyecto para poder empezar una determinada tarea, en el caso de que no se hayan producido retrasos en las tareas de las que depende. O sea, es lo ms pronto que puede iniciarse una tarea. Cuando se calcula el inicio mnimo de una tarea se obtiene un valor numrico expresado en las unidades de tiempo del proyecto. Para poder convertir ese valor en una fecha es necesario utilizar el calendario del proyecto. Para poder reducir el inicio mnimo de una tarea es necesario reducir la duracin de una o ms tareas (depender de la estructura del proyecto) predecesoras de la tarea considerada. El inicio mnimo de una tarea viene determinado por el mayor fin mnimo (fm) de sus predecesoras. Si las tareas j son predecesoras de la tarea i, entonces: imi = Max(fmj)
FIN MNIMO
Es el tiempo mnimo que tiene que pasar desde el inicio del proyecto para poder finalizar una determinada tarea, en el caso de que no se hayan producido retrasos en la misma ni en las tareas de las que depende. O sea, es lo ms pronto que puede finalizarse una tarea. Cuando se calcula el fin mnimo de una tarea se obtiene un valor numrico expresado en las unidades de tiempo del proyecto. Para poder convertir ese valor en una fecha es necesario utilizar el calendario del proyecto. Conocido el inicio mnimo de una tarea y su duracin, el fin mnimo se calcula sumando la duracin al inicio mnimo. Sea imi el inicio mnimo de la tarea i, y di su duracin. El fin mnimo (fmi) viene dado por: fmi = imi + di
INICIO MXIMO
Es el tiempo que, como mximo, puede pasar desde el inicio del proyecto hasta el inicio de una tarea sin que se produzca un incremento en la duracin del proyecto. O sea, es lo ms tarde que puede iniciarse una tarea. Cuando se calcula el inicio mximo de una tarea se obtiene un valor numrico expresado en las unidades de tiempo del proyecto. Para poder convertir ese valor en una fecha es necesario utilizar el calendario del proyecto. Conocido el fin mximo de una tarea y su duracin, el inicio mximo se calcula restando la duracin al fin mximo. Sea FMi el fin mximo de la tarea i, y di su duracin. El inicio mximo (IMi) viene dado por: IMi = FMi - di
MARGEN LIBRE
tarea (o sea, lo que puede retrasarse su inicio o finalizacin) sin que afecte a los inicios mnimos de las tareas sucesoras. El margen libre de una tarea puede calcularse como la diferencia entre el menor inicio mnimo de sus sucesoras y su fin mnimo. Si las tareas j son sucesoras de la tarea i, entonces: MLi = Min(imj) - fmi
MARGEN TOTAL
Es el margen de retraso del que dispone una tarea (o sea, lo que puede retrasarse su inicio o finalizacin) sin que afecte a la duracin del proyecto. Obsrvese que el margen total es menos restrictivo que el margen libre. El margen total slo hace referencia al retraso del proyecto, pero no a la posibilidad de retrasar el inicio de una tarea sucesora. Si se consume el margen total de una tarea, todas las actividades sucesoras se tendrn que iniciar en su inicio mximo y, adems, el margen total de las mismas se habr agotado. El margen total de una tarea es la diferencia entre su inicio mximo y su inicio mnimo. Tambin se puede calcular como la suma de su margen libre y los mrgenes libres de todas sus sucesoras. Si imi y IMi son el inicio mnimo y inicio mximo de la tarea i, entonces: MTi = IMi - imi
CAMINO CRTICO
Un camino crtico es un camino (secuencia de tareas) en el que todas sus tareas tienen margen total igual a cero. Todo proyecto tiene, como mnimo, un camino crtico que, adems, es el de mayor duracin del proyecto. Las tareas del camino crtico (denominadas crticas), no pueden sufrir retrasos sin que, a su vez, los sufra el proyecto. Es importante determinar el camino crtico de un proyecto, ya que nos indicar las tareas que deben vigilarse especialmente durante su ejecucin para evitar retrasos. Un retraso en una tarea del camino crtico dar lugar, si no se reduce la duracin de otras tareas crticas, a un retraso en el proyecto.
MTODOS DE CLCULO
Existen varios mtodos de clculo de proyectos, normalmente basados en grficos, de los cuales veremos los tres principales: los diagramas Gantt, Pert y Roy. Tambin existe un mtodo grfico que nos permite integrar los recursos en el clculo del proyecto, la nivelacin de recursos.
DIAGRAMA DE GANTT
Concepto: Consiste en una representacin grfica sobre dos ejes; en el vertical se disponen las tareas del proyecto y en el horizontal se representa el tiempo.
a) Caractersticas b) Mtodo Constructivo. c) Clculos Ejemplo.
a) Caractersticas
Cada actividad se representa mediante un bloque rectangular cuya longitud indica su duracin; la altura carece de significado. La posicin de cada bloque en el diagrama indica los instantes de inicio y finalizacin de las tareas a que corresponden. Los bloques correspondientes a tareas del camino crtico acostumbran a rellenarse en otro color (en el caso del ejemplo, en rojo).
Pasos:
b) Mtodo Constructivo
Dibujar los ejes horizontal y vertical. Escribir los nombres de las tareas sobre el eje vertical. En primer lugar se dibujan los bloques correspondientes a las tareas que no tienen predecesoras. Se sitan de manera que el lado izquierdo de los bloques coincida con el instante cero del proyecto (su inicio). A continuacin, se dibujan los bloque correspondientes a las tareas que slo dependen de las tareas ya introducidas en el diagrama. Se repite este punto hasta haber dibujado todas las tareas. En este proceso se han de tener en cuenta las consideraciones que se indican en la siguiente diapositiva
EJEMPLO
Tarea A B C
Predec. A -
Duracin 2 3 2
D
E F G H
C
DII+1 BFI-1 D, E, F GFF
3
2 3 3 2
Las dependencias fin-inicio se representan alineando el final del bloque de la tarea predecesora con el inicio del bloque de la tarea dependiente.
Las dependencias final-final se representan alineando los finales de los bloques de las tareas predecesora y dependiente.
Las dependencias inicio-inicio se representan alineando los inicios de los bloques de las tareas predecesora y dependiente.
Los retardos se representan desplazando la tarea dependiente hacia la derecha en el caso de retardos positivos y hacia la izquierda en el caso de retardos negativos.
c) Clculos
El diagrama de Gantt es un diagrama representativo, que permite visualizar fcilmente la distribucin temporal del proyecto, pero es poco adecuado para la realizacin de clculos. Por la forma en que se construye, muestra directamente los inicios y finales mnimos de cada tarea. Mtodos de Clculo: Diagrama de Gantt Clculos
EJEMPLO
Finalmente, una vez realizados los clculos del proyecto utilizando un sistema adecuado, como el diagrama PERT o el Roy, resulta conveniente destacar con un color distinto las tareas con margen total nulo (0), para poder identificar con facilidad los caminos crticos.
DIAGRAMA DE PERT
El diagrama PERT es una representacin grfica de las relaciones entre las tareas del proyecto que permite calcular los tiempos del proyecto de forma sencilla. a) Caractersticas. b) Mtodo Constructivo. c) Clculos Ejemplo
a) Caractersticas
EJEMPLO
Es un grafo, o sea, un conjunto de puntos (nodos) unidos por flechas. Representa las relaciones entre las tareas del proyecto, no su distribucin temporal. Las flechas del grafo corresponden a las tareas del proyecto. Los nodos del grafo, representado por crculos o rectngulos, corresponden a instantes del proyecto. Cada nodo puede representar hasta dos instantes distintos, el inicio mnimo de las tareas que parten del nodo y el final mximo de las tareas que llegan al mismo. Es una herramienta de clculo, y una representacin visual de las dependencias entre las tareas del proyecto
Las dependencias fin-inicio se representan alineando el final del bloque de la tarea predecesora con el inicio del bloque de la tarea dependiente.
Las dependencias final-final se representan alineando los finales de los bloques de las tareas predecesora y dependiente.
Las dependencias inicio-inicio se representan alineando los inicios de los bloques de las tareas predecesora y dependiente.
Los retardos se representan desplazando la tarea dependiente hacia la derecha en el caso de retardos positivos y hacia la izquierda en el caso de retardos negativos.