Administracin de Instituciones Financieras

SESION 15 2013- I

SESION 15 Herramientas de una institucin financiera: los manuales Los Manuales Control en los procesos Actividades Elaborar un manual de procedimiento para el pago de un cheque. Elaborar un manual de procedimiento para la emisin de un cheque de gerencia con cargo en cuenta corriente.

Manuales

Documento con detalle en forma ordenada y sistemtica sobre la organizacin, funciones, procedimientos de una unidad dependencia que son considerados necesarios para la ejecucin de un determinado trabajo.

Manuales de una institucin financiera

Para el mejor desempeo de las funciones dentro de una organizacin bancaria se requiere que gran parte de las polticas internas sean EXPLICITAS, es decir que se encuentren como parte de una normativa al interior de la organizacin, para que las decisiones sean OBJETIVAS y se eviten MALAS interpretaciones, por conceptos como apreciaciones personales o puntos de vista particulares.

Manuales de una institucin financiera

Con los manuales no slo se logra evitar dificultades posteriores sino que se podr COHESIONAR el esfuerzo de TODOS creando la SINERGIA necesaria para alcanzar los RESULTADOS de la organizacin. Por ello se dice que gracias a estos documentos la ORGANIZACIN avanza hacia la DIRECCION CORRECTA o cuando menos en la misma direccin.

GO!

Manuales de una institucin financiera

Etapas
Evaluacin requerimientos de la tarea. Evaluacin caractersticas del empleado. Distribucin y asignacin de actividades,

responsabilidades y tareas. Fijar metas y compromisos.

Fase de elaboracin de documentos normativos

Planeamiento, en donde se define el propsito, usuarios, personal responsable de su redaccin, rol de actividades y recursos necesarios. Recopilacin de informacin, que consiste en obtener toda la informacin que servir de referencia para la redaccin de la norma, puede ser mediante la investigacin de archivos, entrevistas al personal involucrado en el proceso u observacin directa. Estudio Evaluacin, que consiste en estudiar la informacin obtenida con el fin de detectar ambigedades, contradicciones o duplicidad de funciones.

Fase de elaboracin de documentos normativos

Redaccin.- que consiste en elaborar el documento vinculando a las Unidades y sus actividades (responsabilidades) de manera secuencial, utilizando un lenguaje claro, sencillo, concreto y breve. Aprobacin, etapa en la que se someter el documento a la aprobacin de las gerencias de las unidades involucradas en el proceso, pudiendo proponer cambios al proyecto de documento normativo propuesto. Difusin, el documento deber enviarse a las Jefaturas de las Unidades involucradas con la finalidad que se difunda entre el personal a su cargo Actualizacin, que consiste en revisar y/o verificar peridicamente si el documento ha cumplido con el objetivo; que aspectos hay que mejorar, sustituir o eliminar.

Manuales de una institucin financiera

Manual de organizacin y funciones Que se hace y por que se hace en cada rea del banco.
Manual de descripcin de puestos Que se hace y por que se hace en cada puesto de trabajo. Manual de procedimientos Como deben hacerse determinadas tareas y labores. Manual de Polticas Normas acerca del proceder especfico para determinados funcionarios y empleados de la institucin.

Manual de funciones

Es un documento normativo que describe funciones especficas a nivel de cargo o de puesto de trabajo, desarrollndolas a partir de estructura orgnica y funciones generales establecidas en el reglamento de organizacin Y funciones, as como en base a los requerimiento de cargos considerados en el cuadro de asignacin de personal.

Manual de funciones
Objetivos:

Describe funciones principales de cada dependencia u rgano delimitando la amplitud, naturaleza y campo de accin de la misma. Determinar los cargos dentro de la estructura orgnica y las funciones que le competen (a cada cargo). Facilitar el proceso de inclusin al personal nuevo, su adiestramiento y orientacin del cargo al cual ha sido asignado.

Manual de organizacin
Precisa las interrelaciones jerrquicas y funcionales internas y externas de las dependencias.

Define la estructura organizacional, las relaciones responsabilidades de cada unidad de la empresa financiera.

las

Manual de organizacin

El manual de organizacin establece claramente los niveles

jerrquicos, la unidad de mando, las funciones de lnea, de apoyo y de asesora.

Presenta un equilibrio en cuanto a la distribucin de niveles y

responsabilidades que permite ejercer un control eficiente para el cumplimiento de las funciones asignadas a cada unidad.

Manual de organizacin
Limitaciones:

No es la solucin a todos los problemas administrativos , si bien constituyen un instrumento que puede propiciarla.
Actualizado permanentemente sino pierde vigencia. Su costo de confeccin y revisin pude ser oneroso. Los aspectos informales de la organizacin no se hallan contenidos en l.

Manual de polticas
Dentro de la gestin de instituciones financieras se establecen polticas para diversas reas, delineando de esta manera cuales sern las REFERENCIAS ms importantes en el desarrollo de ciertas actividades, sea en:

Captaciones

Otorgamiento de Crditos

POLITICAS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS

Administracin de Riesgo

Manual de polticas
Importancia: Como recordamos las polticas son el conjunto de actividades, y ms concretamente la orientacin de las mismas, que se desarrollan para conseguir un objetivo general a largo plazo. En ese sentido para su mejor ejecucin e implementacin estas son formuladas por escrito (generalmente) y proporcionan informacin completa para la accin.

Manual de polticas

Tipos:
Manual de Polticas de Direccin Manual de Polticas de Gestin Manual de Polticas Funcionales

Orientada a Principios de toda La organizacin. Formulada por la Alta gerencia

Orientada a los Manejos de los Recursos, personal Y reas de apoyo

Orientada a reas De lnea de la Organizacin

Autorizacin del manual Se recomienda que sea autorizado por: por la alta administracin, para darle la formalidad y el apoyo necesario. Distribucin control del manual. Un manual no debe ser distribuido ntegramente a todos los miembros del organismo. Basta con que el personal subalterno reciba nicamente las instrucciones sobre las polticas que debe observar.
Slo los administradores, los ejecutivos y los jefes de departamento, pueden recibir las ediciones completas.

Manual de procedimientos
Son aquellos que establecen la FORMA en que se IMPLEMENTAN las diversas acciones y disposiciones contempladas en las polticas internas. Este manual asegura que los integrantes de TODA la organizacin CONOZCAN y APLIQUEN correctamente las acciones que conduzcan en forma eficiente a su realizacin y ANTICIPEN las dificultades o variantes que su desarrollo puedan presentar.

Manual de descripcin de puestos

Proceso de determinacin, mediante la observacin y estudio, de los elementos componentes de un PUESTO especfico para establecer:

Responsabilidades

Descripcin de puesto

Condiciones Ambientales

Capacidades

Requisitos fsicos Y mentales

Riesgos Asumidos

Especificaciones del puesto de trabajo: esta relacionado con los requisitos y calificaciones personales exigidos para un cumplimiento satisfactorio de las tareas: nivel de estudios, experiencia, caractersticas personales, etc. Estos requisitos emanan de forma directa del anlisis y descripcin del puesto. Mediante esta informacin se elaborara el perfil profesio-grfico

Manual de descripcin de puestos

Conceptos: Elemento: es la unidad mnima indivisible de trabajo. Tarea: actividad individualizada e identificable como diferente del resto. Funcin: conjunto de tareas, realizada por una persona, que forman parte de un rea definida de trabajo. Suelen mantener una relacin de proximidad fsica o tcnica. Obligacin: son los diversos compromisos que pueden desarrollar una persona en una organizacin.

Manual de descripcin de puestos

Importancia : Es una herramienta bsica para la gestin de los RR HH. Aclara las acciones de los individuos, controla la carga laboral, de modo que esta pueda evaluarse, modificarse y llegar al un equilibrio en la organizacin.

Con la descripcin se detalla:

Que hacen los trabajadores: tareas, funciones o actividades que ejecutan en el desempeo del puesto. Como lo hacen: Recursos que utilizan, mtodos que emplean, manera como ejecutan cada tarea. Para qu lo hacen : Objetivos que pretenden conseguir, propsito de casa tarea.

El Kaizen Mejora contnua de procesos

Es una serie de ideas de origen japons que usaron las empresas occidentales en la dcada de 1,980. Se refiere a la mejora contnua que involucra a todos los empleados (gerentes y trabajadores) y a todos los procesos productivos. Tiene tres principios esenciales: 1. Los RR HH son el bien ms importante en la compaa. 2. Los procesos deben evolucionar bajo la mejora progresiva y no mediante modificaciones radicales. 3. La mejora debe basarse en una evaluacin cuantitativa del rendimiento de los distintos procesos (gestin de calidad total).