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CONFORMACIN DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CREADO POR: YESSENIA MARTINEZ AMAYA Recuerden que mas informacin la encuentran en el siguiente link http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.sht ml

MANUAL DE PROCEDIMENTOS
SE DEFINE EN TRES PALABRAS CLAVES:

Manual: Un manual es una recopilacin en forma de texto, que recoge en una forma minuciosa y detallada todas las instrucciones que se deben seguir para realizar una determinada actividad, de una manera sencilla, para que sea fcil de entender, y permita a su lector, desarrollar correctamente la actividad propuesta, sin temor a errores. Proceso: Es la secuencia de pasos necesarios para realizar una actividad. Si al hablar del manual, decamos que recopilaba las instrucciones para realizar una actividad, podemos definir de manera global que el manual es una recopilacin de procesos.
Procedimiento: Para definirlo tcnicamente, el procedimiento es la gestin del proceso. Es como cuando hablamos de administracin y gestin administrativa; la administracin es el conjunto de pasos y principios, y la gestin es la ejecucin y utilizacin de esos principios.

UTILIDAD DEL MANUAL

Permite conocer el funcionamiento interno, de tareas, ubicacin y requerimientos de los puestos responsables. Intervienen en la consulta de todo el personal. Facilita labores de auditoria evaluacin y control interno. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo deben hacer y como deben hacerlo. Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de todos los sistemas empleados en la organizacin.

CONFORMACIN DEL MANUAL


A.

IDENTIFICACION:

En este documento debe incorporarse la siguiente informacin:


LOGOTIPO DE LA ORGANIZACIN

NOMBRE OFICIAL DE LA ORGANIZACIN


DENOMINACION Y EXTENCION LUGAR Y FECHA DE ELABORACION NUMERO DE REVISION UNIDADES RESPONSABLES DE SU ELABORACION INDICE O CONTENIDO: relacin entre captulos y paginas correspondientes que forman parte del documento PROLOGO O INTRODUCCIN: exposicin de su contenido y objeto de las reas aplicadas incluyendo la importancia de su revisin AREAS DE APLICACIN: dentro de la administracin publica los procedimientos han sido clasificados RESPONSABLES: Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases

OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS: explicacin del propsito que se debe cumplir. 1. uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria POLITICAS O NORMAS DE APLICACIN: se deben incluir los criterios o lineamientos generales de accin que determinan en forma EXPLICITA para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas unidades que participan en los procesos. Se definirn perfectamente las polticas o normas en el marco general Los lineamientos se realizan clara y concisamente a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos Debern ser lo suficientemente EXPLICITAS para evitar la consulta a los niveles superiores

A. B.

C.

DIAGRAMA DE FLUJO. Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un procedimiento, en donde se muestran las unidades administrativas o los puestos que intervienen, en cada operacin descrita. Adems, suelen hacer mencin del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripcin clara de las operaciones, lo que facilita su comprensin. GLOSARIO DE TERMINOS . Lista de conceptos de carcter tcnico relacionados con el contenido y tcnicas de elaboracin de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboracin de manuales administrativos

CARACTERISTICAS DEL MANUAL


CARACTERISTICAS DEL MANUAL:

Estos manuales deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lgico que permita garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador. Deben estar elaborados mediante una metodologa conocida que permita flexibilidad para su modificacin y/o actualizacin mediante hojas intercambiables, de acuerdo con las polticas que emita la organizacin. Los manuales de funciones, procesos y procedimientos deben contar una metodologa para su fcil actualizacin y aplicacin. El esquema de hojas intercambiables permite acondicionar las modificaciones sin alterar la totalidad del documento. Cuando el proceso de actualizacin se hace en forma automatizada, se debe dejar registrada la fecha, tipo de novedad, contenido y descripcin del cambio, versin, el funcionario que lo aprob, y el del que lo administra, entre otros aspectos. Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso, para su apropiacin, uso y operacin. Las dependencias de la organizacin deben contar con mecanismos que garanticen su adecuada difusin. Los manuales deben cumplir con la funcin para la cual fueron creados; y se debe evaluar su aplicacin, permitiendo as posibles cambios o ajustes. Cuando se evale su aplicabilidad se debe establecer el grado de efectividad de los manuales en las dependencias de la organizacin.