COMO PARTICIPAR EN FERIAS RUEDAS Y MISIONES INTERNACIONALES

Dr. Walter Valderrama

OBJETIVOS
Conocer las diferencias entre una feria, una misin y una rueda de negocios. Identificar las ventajas de participar en los tres tipos de eventos. Contar con elementos que permitan evaluar si la empresa est lista para participar. Conocer aspectos relevantes para realizar una participacin satisfactoria.

DEFINICIONES VENTAJAS Y DESVENTAJAS

MISIONES COMERCIALES

Es una visita colectiva planificada a un pas/ciudad con el fin de incrementar el comercio bilateral o multilateral entre empresarios del pas/ciudad o pases/ciudades participantes, lograr acuerdos comerciales, buscar representantes y/o distribuidores, realizar franquicias, obtener o brindar asistencia tcnica, transferencia de Know How, incentivar la inversin extranjera, as como conocer nuevas tecnologas y nuevos productos.

PORQU PARTICIPAR EN MISIONES COMERCIALES

Porque le permite ampliar el portafolio de clientes, posicionarse en los mercados internacionales y conocer de primera mano el mercado al cual se quiere incursionar.

MISIONES
Ventajas: 1. 2. El exportador puede acceder a importadores o compradores que no necesariamente tiene trato con los competidores del exportador. Se pueden ubicar nichos de mercado que resulten mas atractivos que los que generalmente se promocionan.

Desventajas: 3. 4. El seguimiento a un comprador en su pas puede durar varias semanas. Los gastos generados durante el tiempo del seguimiento son asumidos completamente por el exportador y es posible que no haya ninguna garanta de retorno.

FERIAS

Son espacios comerciales donde los empresarios tienen la oportunidad de exhibir y vender sus productos o servicios y realizar contactos comerciales con los diferentes actores de la cadena productiva. Las ferias incluyen actividades en las que la oferta y la demanda de diversos productos se concentran en un mismo espacio y y por un tiempo determinado.

TIPOS DE FERIAS

Existen diferentes tipos de ferias, sin embargo las ms comunes son: Las ferias monogrficas. Tambin llamadas tambin especializadas o sectoriales en donde se exhibe un determinado producto o sector. Marcan la tendencia porque es cada vez ms frecuente que se desarrollen ferias dedicadas a una actividad especfica, por ejemplo: a la tecnologa, al turismo, a la decoracin, salud, entre otros. ferias generales. Denominadas tambin multisectoriales y son aquellas en las que se exponen productos de varios sectores, por ejemplo: feria del hogar, feria de las colonias.

POR QU PARTICIPAR EN LAS FERIAS

Son una herramienta para posicionar productos y servicios al igual que para observar las tendencias internacionales del mercado y conocer su competencia.

Puede mostrar los productos y servicios de la empresa. Es un canal efectivo para la promocin del producto/servicio y facilitar el establecimiento de contactos comerciales.

Facilita la interaccin con todos los actores de la cadena productiva.

FERIAS
Ventajas: 1. Dependiendo del organizador, se ofrecen diferentes formas de apoyo a los expositores como traductores, lista de proveedores, pasarela, promocin de las marcas en directorios, etc. 2. Se puede conocer a los principales competidores del sector (fortalezas y deficiencias). 3. Recibir visitas de compradores segmentados de acuerdo al tipo de feria. 4. Dependiendo del tipo de feria, los expositores reciben descuentos para hoteles o transporte as como ciertas comodidades adicionales por parte del organizador. Desventajas: 5. La cantidad y calidad de visitantes depende en gran parte de la gestin del organizador. 6. Dependiendo del lugar donde se realice, se debe hacer una fuerte inversin en mobiliario.

RUEDAS DE NEGOCIOS

Son espacios creados para facilitar el encuentro entre oferentes y demandantes que cumplen condiciones de calidad, precio, experiencia y ofrecen la posibilidad de un intercambio comercial en el corto y mediano plazo.

CLASES DE RUEDAS DE NEGOCIOS

Sectoriales
Convocan solo un sector econmico Rueda de Negocios en el marco de ferias

Multisectoriales
Diferentes sectores econmicos Rueda de Negocios o Macrorruedas Multisectoriales

LOGISTICA Mesa de recepcin Ubicacin en mesa asignada Desarrollo de la agenda de citas y realizacin de negociaciones Registro de contactos Contacto con clientes potenciales fuera del evento marco Participacin en actividades paralelas

POR QU PARTICIPAR EN RUEDAS DE NEGOCIOS

RUEDAS DE NEGOCIOS
Ventajas: 1. 2. 3. Por lo general, dependiendo del pas, el organizador provee traductores que acompaan a los expsitores en sus reuniones y visitas fuera de la rueda de negocios. Las visitas programadas permiten prepararse para la reunin de acuerdo al cliente. Trato directo con importadores a quienes les interesa el tipo de producto que el exportador ofrece.

Desventajas: 4. 5. No hay compradores casuales (no hay trfico de posibles compradores) En el caso que las reuniones no se concreten en el pas se tendran que hacer visitas directas en busqueda de posibles compradores a fin de aprovechar el viaje.

COMO PARTICIPAR EXITOSAMENTE

FERIAS

FLUJOGRAMA DE PARTICIPACIN EN UNA FERIA, RUEDA O MISIN

1. El evento
se ajusta a mi empresa ?

5. Haga
seguimien to

2. Aliste
su oferta

4. Ejecute
el evento

3. Prepare logstica y comercialmen te el evento

CMO ESCOGER LA FERIA

Al momento de tomar la decisin de participar en una feria internacional, es conveniente realizar un anlisis detallado de la misma. En este sentido se debe verificar lo siguiente:
Productos y/o servicios

Expositores

TIPO DE FERIA

Visitantes

CMO ESCOGER LA FERIA

Analizar si la feria es local, regional, nacional o internacional. Revisar si la feria se ajusta a los objetivos planteados por la empresa. Obtener informacin sobre ediciones anteriores (total visitantes, perfil de expositores, pases participantes, nivel de satisfaccin, entre otros). Identificar los subsectores participantes en la feria.

EJEMPLO 1

EJEMPLO 2

TIPOS Y MANEJO DEL STAND UN STAND DE LA FERIA DEBE: IMPRESIONAR MOSTRAR SENCILLEZ INVITAR SER SOBRIO EVENTOS ORIENTADOS HACIA EL PRODUCTO PRESENTARSE DEMOSTRACIONES COMO UN SHOW
EVENTOS ORIENTADOS HACIA LA INFORMACIONAUDIOVISUALES

HACER LAS VECES DE TARJETA DE PRESENTACION DE LA EMPRESA ASIGNAR PRIORIDAD A LOS ARTICULOS EXHIBIDOS, PARA ATRAER MAS CLIENTES EVENTOS ORIENTADOS HACIA LA ASESORIAENTREVISTAS PERSONALES EVENTOS MIXTOS COMBINACION DE LAS CATEGORIAS ANTERIORES

CONFIGURACION DEL STAND

DISTRIBUCION DE ESPACIO FORMA Y TIPO DE CONSTRUCCION PANELES Y REVESTIMIENTOS ILUMINACION SUPERESTRUCTURAS TECNICAS REVESTIMIENTO DE PISO ESTRUCTURACION DEL TECHO DOTACION DEL STAND UTILIZACION DE COLORES SEALIZACION

CONFIGURACION DEL STAND

REQUISITOS DEL PERSONAL EN EL STAND

DEBE ESTAR INFORMADO DE : LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS OFRECIDOS LOS PRECIOS Y CONDICIONES LAS OFERTAS DE LA COMPETENCIA LOS GRUPOS OBJETIVOS SIGNIFICADO DE LA FERIA IMPECABLE PRESENTACION

AMPLIOS CONOCIMIENTOS ESPECIALIZADOS TEORICOS Y PRACTICOS HABILIDAD EN EL TRATO CON LAS PERSONAS COMPORTAMIENTO SEGURO Y PROFESIONAL BUENA EXPRESION ORAL FLEXIBILIDAD CONOCIMIENTO DE IDIOMAS EXTRANJEROS

FERIAS

Antes: Realice un presupuesto. Analice el pblico objetivo y la dinmica de la feria. Separe, pague y reciba el stand . Prepare el material para entregar durante la feria. Planee la logstica de entrega productos a los posibles clientes. de sus

FERIAS
Durante: Exhiba los productos y ambiente. Entregue muestras y degustaciones. Realice gestin comercial. Hgale seguimiento al personal. Bechmarking. Tenga presencia en medios, en el catlogo oficial de la feria, en seminarios, en patrocinios, entre otros.

FERIAS

Despus:

Haga un seguimiento de los contactos realizados durante el evento. Mida los resultados comparndolos con los objetivos. Realice un anlisis final de costos.

MISIONES

Preparacin para una MISION

Cules son los objetivos de la negociacin? Cules van a ser los temas ms importantes? Cules son los puntos fuertes principales? Cules son los puntos dbiles principales? Quin tiene ms poder de negociacin? Qu concesiones pueden hacerse? Qu elementos son negociables? Qu elementos no son negociables? Qu busca la contraparte? Qu ofertas previstas exigirn una contrapropuesta? Cul debe ser la oferta inicial?

MISIONES
Antes:

Preprese para la negociacin. Tenga en cuenta las condiciones de acceso. Coordine los aspectos logsticos del viaje. Dress Code. Revise su agenda de negocios con el organizador. Evale el tema de costos, desplazamientos, pasaje, viticos. (misin comercial). Prepare propuestas y cartas de presentacin. Infrmese previamente sobre la ciudad a visitar (Misin Comercial).

MISIONES
Durante: Visite el mercado local. Apyese en el organizador. Construya lazos = negocios fructferos. Proyecte una imagen corporativa seria. Entregue a los clientes muestras y tarjetas de presentacin. Cumpla con las agendas: recuerde que una buena imagen es igual a una venta segura. Escuche, sea puntual y concreto. Investigue con quin se va a entrevistar. Antes de comprometerse, evale si el negocio es viable o no.

RUEDAS

Qu evento se ajusta a mi empresa ?

LA AGENDA

RUEDA DE NEGOCIOS

Estudie los compradores y vendedores, segn sea su caso.

RUEDA DE NEGOCIOS
ANTES Prepare MUESTRAS, papelera y sello de la empresa para entrega de cotizaciones. Est al tanto de los costos de produccin y de sus volmenes. Prepare una lista de precios de los productos en dlares. Entregue obsequios de la empresa.

RUEDA DE NEGOCIOS Durante: Entregue muestras. Optimice el tiempo, sea puntual y respete su agenda. Escuche las recomendaciones que le hagan sobre su producto. Sea preciso y concreto. No se apresure a realizar ventas al detal. ANOTE !!

RUEDA DE NEGOCIOS
DESPUES

Recuerde que ninguna condicin de compra y venta es definitiva.

Enve cartas de agradecimiento a los contactos que hizo. Respete los tiempos de la cita de negocios, no busque encuentros fuera de estos espacios. Cumpla con los compromisos adquiridos (envo de material, cotizaciones, fichas tcnicas, entre otros).

RUEDA DE NEGOCIOS

Evale el evento con los organizadores. Hgale un seguimiento a los clientes y evalelos. Mida los resultados comparndolos con los objetivos.
1. Nmero y calidad de contactos 2. Nmero de negocios realizados 3. Nmero de negocios esperados

RECOMENDACIONES GENERALES PARA TENER EN CUENTA

PUNTOS A TENER EN CUENTA

Presentacin personal. Ninguna condicin de venta y de compra es definitiva. Genere un valor agregado para el cliente. Potencialice las fortalezas de su producto y su empresa. Entrese del movimiento del mercado y de las proyecciones del mismo. Conozca los costos de produccin/ Maneje los volmenes. Haga buenos clculos de su producto. El resultado de la negociacin depende de usted, no de los organizadores. El inters no es garanta de negocio. 4 5 citas por da es una buena opcin de agenda, dependiendo del producto o servicio.

PUNTOS A TENER EN CUENTA

Venda beneficios, no caractersticas. Distinga su servicio. Por qu el cliente le comprara a usted y no a su competidor? Casi 85 % de todas las ventas se producen por recomendacin verbal. Antes de hablar de negocios, entable relacin con el cliente. Haga varias preguntas. Aprenda a escuchar, tomar notas durante la entrevista, retroalimentacin. Escriba su presentacin de ventas. Ofrezca incentivos iniciales y garantas

PUNTOS A TENER EN CUENTA

Sea creativo en el momento de la cita, prepare una pagina en internet (correo electrnico), cds o una presentacin en pc. Lleve el personal adecuado. Tenga informacin exacta y seguridad sobre su obra, costos, condiciones de pago, tiempos disponibles.

POR EJEMPLO
-Video con pequeas grabaciones de obras, tipo spot presentacin de la compaa o de la obra (o ensayo) sin editar. - Curriculum de la Compaa (historial de obras), experiencia del director ,actores y del resto del equipo - Fotos, material de prensa, crticas y comentarios de la Compaa y de las obras, afiches, programas, sinopsis, copia del texto y derechos de autor. - Lista con el nombre de los integrantes de la Compaa, direccin, RUT, email y registros legales - Descripcin de Requerimientos tcnicos y costos (lo ms especfico posible).

TIPS Y LISTA DE CHEQUEO *

PRODUCTO

Calidad Variedad Marca Catlogos Diseo Empaque Embalaje Oferta Lista de precios

CONOCIMIENTO

Permisos Especiales Aranceles, Preferencias,Restricciones Transporte y logstica Canales de distribucin Trminos de negociacin

Proyecte una imagen corporativa seria.

LENGUAJE CORPORAL Cuando hablamos con alguien slo una pequea parte de la informacin que obtenemos de esa persona procede de sus palabras. Los investigadores han estimado que entre un 60 y un 70% de lo que comunicamos lo hacemos mediante el lenguaje no verbal; es decir, gestos, apariencia, postura, mirada y expresin.

TRES ESTILOS DE RESPUESTA EN LA COMUNICACIN

NO ASERTIVA Demasiado poco Demasiado tarde o nunca ASERTIVA Lo suficiente de las conductas adecuadas en el momento oportuno CONDUCTA NO VERBAL Contacto ocular directo Voz conversacional Habla fluida Gesto firme Postura erecta Mensaje positivo Manos sueltas AGRESIVA Demasiado pronto demasiado tarde

CONDUCTA NO VERBAL No contacto visual Voz baja Vacilaciones Gesto desvalido Niega importancia a la situacin Postura hundida Evita. Retuerce las manos Risita "falsa" CONDUCTA VERBAL Quiz Supongo Me pregunto si.... Le importa mucho...? Solamente No cree que...? Bueno. No, no se moleste.

CONDUCTA NO VERBAL Mirada fija Voz alta Habla fluida y rpida Enfrentamientos Gesto de amenaza Postura intimidante

CONDUCTA VERBAL Pienso Quiero Hagamos Cmo podemos...? Qu piensa? Qu le parece?

CONDUCTA VERBAL Haria mejor en Si no tienes cuidado... Debera.

Para terminar

Para terminar

ESTOY LISTO PARA PARTICIPAR ?

Empresa legalmente constituida. Tengo un producto listo (etiquetado, empaque, entre otros). Conozco: Requisitos de entrada al pas. Empresas competidoras en el pas destino. Precios del sector y cantidades producidas. Mis costos de produccin, mrgenes y logstica. Mi capacidad de produccin. La demanda de mi producto. La situacin financiera de mi empresa.

Cuento con los registros en el pas de destino. Estoy listo para negociar.

QUINES PUEDEN PARTICIPAR ?

Las ruedas, ferias y misiones son espacios comerciales para empresas productoras o comercializadoras de productos y servicios que cumplan con cualquiera de los siguientes requisitos: Empresas recin constituidas. Empresas en etapa de crecimiento. Empresas en etapa de consolidacin. Empresas con mercado. alta experiencia en el

FUENTES DE INFORMACIN
Colombia, Cmara de Comercio de Bogot, www.ccb.org.co Colombia, Corferias www.corferias.com Colombia, Proexport, www.proexport.com.co Colombia, Ministerio de Comercio Industria y Turismo, www.mincomex.gov.co Internacional, Asociacin Alemana del sector de ferias y Exposiciones www.auma.de Ginebra, Organizacin de Naciones Unidas, International Trade Center www.intracen.org