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SISTEMA

Un sistema es un conjunto de diversos elementos humanos y mecánicos integrados para lograr un objetivo común mediante el manejo y control de materiales, información, energía y hombres.

TRECE PASOS PARA DOCUMENTAR PROCEDIMIENTOS • Identificar el procedimiento a documentar • Definir el formato del procedimiento • Identificar los actores que intervienen en el procedimiento • Convocar a los actores a una reunión de documentos • Llevar el flujograma matricial normativo • Validar el flujograma .

• Redactar el proyecto en playscript • Validar la redacción en playscript • Identificar si se requieren instrucciones de trabajo • Redactar las instrucciones de trabajo • Validar las instrucciones de trabajo • Identificar los registros requeridos • Identificar los documentos de calidad .

como: “Sistematizar”. “Reglamentar”. Es recomendable iniciar con un verbo. Alcance • Se debe definir la amplitud que tiene el procedimiento. especificando dónde se inicia y dónde concluye. . Se debe definir para qué se crea el procedimiento.Elementos que integran un procedimiento Propósito • Es la razón de ser del procedimiento. etc.

. aun cuando no pertenecen al sistema de calidad. así como las actividades que realizan Referencia • Se deben especificar aquellos documentos que. cada uno de los actores que intervienen en el procedimiento. se consideren fuente de consulta o medios de clarificación de algún punto del procedimiento. utilizando la técnica playscript.Procedimiento • Se debe enumerar.

Definiciones • Se debe de explicar cualesquiera términos que resulten ajenos para el lector o para quienes conformen grupos o comités específicos que participen en el procedimiento. Documentos • Incluye todo documento controlado que indica en el procedimiento que se está elaborando. .

SÍMBOLOS QUE SE UTILIZAN EN EL FLUJOGRAMA Actividad Base de datos Decisión Documento Inicio / Fin Líneas de Flujo Conector .

Responsable del procedimiento: Departamento de Ventas. Propósito: Determinar la cantidad de eventos realizados durante el mes. Alcance: Desde que se realiza el primer evento hasta el ultimo evento durante el mes. para la toma de decisiones en las nuevas políticas de ventas. .EJEMPLO Nombre del procedimiento: Emisión de reporte de eventos.

• Importe. • Tipo de evento. • Número de contrato. los eventos . • Empresa. • Número de personas.Realiza la captura de todos especificando los siguientes datos: • Evento.

.Entrega el reporte a la dirección para la toma de decisiones y al departamento de administración y finanzas para complementar la comprobación de los recursos correspondientes.