Gestin de Proyectos

Curso de Actualizacin Profesional Facultad de Ingeniera Administrativa e Industrial

Clase 4: El Gerente de Proyecto

Proceso de Seleccin 5P
1. Cules son las fuentes internas y externas de reclutamiento? 2. Procedimiento de seleccin a aplicar? 3. Cmo proveer desarrollo de carrera en project management? 4. Cmo potenciar/desarrollar las capacidades gerenciales necesarias para proyectos? 5. Cmo evaluar los resultados del project manager?

Cuestiones respecto a la Seleccin

Responsabilidad de la Alta Gerencia Se le confiere autoridad para actuar a travs de las lneas organizacionales para lograr los objetivos del proyecto Existen ms probabilidades de xito cuando para el grupo de proyecto queda claramente establecida la autoridad delegada del Gerente de Proyecto

Responsabilidades Fundamentales
Lograr el producto final del proyecto dentro de las limitaciones de tiempo, costo y tecnologa Lograr los objetivos de rentabilidad comprometidos Generar todas las decisiones para avanzar en el proyecto y finalizarlo Actuar desde las perspectivas del cliente, de la alta gerencia y de los gerentes funcionales en el mbito de las comunicaciones Negociar con las funciones especializadas Resolver conflictos

Analoga - Responsabilidades
Gerente General Project Manager Proyecto

Organizacin

Responsabilidades Implcitas
Interfases
Producto
resultados de partes o subsecciones conexiones o partes

Planeamiento y Control
Incremento utilizacin de equipos Incremento de la eficiencia Reduccin de riesgos Identificacin de alternativas para resolver problemas y conflictos

Proyecto Clientes Organizacionales Cambio responsabilidades Flujo de informaciones Inventarios

Administracin de Recursos
Personas Programacin Fondos Terrenos y Edificios Equipos Materiales Informacin y tecnologa

Caractersticas Personales
Flexibilidad y adaptabilidad Inclinacin hacia iniciativas significativas Agresividad, confidencialidad, persuacin e influencia verbal Ambicioso, activo y tenaz Amplitud de intereses personales Aplomo,entusiasmo, imaginacin y espontaneidad Capaz de balancear soluciones tcnicas Organizado y disciplinado Generalista antes que especialista Capaz y dispuesto al Planeamiento y Control Capaz de resolver problemas y decidir Capaz de usar su tiempo en forma balanceada

Disciplinas

Ingeniera

Negocios

Psicologa

Visin segn Sponsor

Project Management Cuestiones Culturales Entrenamiento Cuestiones Econmico Sociales

Recursos Sector Pblico

Anlisis Factibilidad Ingeniera Impacto Ambiental

Gobierno
Financiamiento

Aprovisionamiento

Construccin

Cuestiones a considerar
Son necesesarios anlisis de factibilidad econmica?
Se requieren competencias tcnicas complejas?. En caso afirmativo, se las requiere entre las competencias del indivduo? Si las personas no poseen la pericia requerida?.Existe el suficiente respaldo dentro de la organizacin? Es la primera experiencia de la organizacin o el indivduo?.cules son los riesgos asociados?

Cules son las prioridades de este proyecto y cules los riesgos?

Cules son las interfases del proyecto?-Internas, externas o ambas?

Origen de Project Manager

Interno o externo a la Organizacin

Origen Interno - Ventajas

Conocimiento que le otorga velocidad de ejecucin
Organizacin Polticas y procedimientos

Personal clave

Resultados anteriores que permiten colocarlo al mayor nivel de responsabilidad y autoridad

Preferencias de clientes hacia resultados probados obtenidos con la organizacin actual

Origen externo - Beneficios

Mayor imparcialidad al no poseer compromisos informales dentro de la lnea
Visin externa a travs del aprendizaje de cmo funciona la organizacin, las personas y cmo se aplican las polticas y procedimientos

Eficiencia en la performance
Conocimiento de qu se espera en trminos de producto final Clara comprensin de la autoridad y sus lmites Comprensin de las relaciones con otras personas Significado de un buen trabajo en trminos de: resultados Conocer cundo y dnde no se alcanza lo establecido Conciente de qu debe hacerse cuando los resultados son insatisfactorios Sentir que los superiores se interesan por ellos como indivduos, creen en ellos y quieren tengan xito y progresen

Obtener resultados
Personas

Tareas Integracin

Herra mientas

Estructura

Contexto

Comprensin
Cultura y valores Fuerzas internas y externas y cmo influyen Funcionamiento de los sistemas sociales y tcnicos y cmo afectan los resultados

Habilidades requeridas

Conduccin de equipos Liderazgo Resolucin de conflictos Pericia tcnica Planeamiento

Organizacin Emprendedor Administracin Generacin de Soporte Asignacin de Recursos

Conduccin de Equipos
Crear y nutrir Clima
objetivos y metas claramente establecidos compromiso con el programa buenas relaciones y espritu entre los miembros con recursos y pericia necesarios comunicacin abierta entre los miembros del equipo y las funciones de apoyo bajo grado de conflictos interpersonales perjudiciales alta gerencia involucrada y apoyando

Liderazgo

Clara direccin del Proyecto Asistencia para resolver problemas Facilitar la integracin de nuevos miembros Habilidad para manejar los conflictos Facilitar las decisiones del grupo Capacidad para planificar compromisos Habilidad para comunicar con claridad Capacidad para balancear soluciones tcnicas con factores humanos y econmicos Representar al equipo ante la Direccin

Experiencia Flexibilidad Orientacin al cambio Pensamiento Innovador Iniciativa y entusiasmo Carisma y persuacin Organizacin y disciplina Empata

Conflictos
Desventajas
genera decisiones pobres demora acciones perturba los esfuerzos influye negativamente sobre los integrantes del grupo

Beneficios
produce involucramiento y nueva informacin aumenta un sano espritu competitivo

Resolucin de Conflictos
Entendimiento de la interaccin entre la organizacin y los comportamientos Comprensin de las fuentes de generacin de conflictos Efectividad ejercicio liderazgo

Pericia Tcnica
Comprensin
tecnologa en juego herramientas y tcnicas de ingeniera aplicadas mercados, clientes y requerimientos especficos aplicaciones del producto tendencia y evolucin de la tecnologa relacin entre las tecnologas de aplicacin comunidad tcnica

Planeamiento
Necesario en cualquier emprendimiento y esencial en proyectos complejos Efectividad requiere habilidades:
procesamiento informacin comunicaciones negociaciones de recursos obtener compromisos planeamiento incremental y modular asegurar hitos mensurables facilitar el involucramiento de la alta gerencia

Organizacin
Cmo trabaja la organizacin y cmo trabajar con la organizacin Particularmente importante las primeras etapas del proyecto cuando se establecen los programas y se integra el equipo Requiere definiciones:
responsabilidades necesidades y relaciones de informacin lneas de control

Emprendedor
Perspectiva de Gerente General
satisfaccin clientes crecimiento futuro consideraciones econmico-financieras actividades para cultivar relaciones de mercado no afectar otros proyectos

Se desarrollan con la experiencia La formacin profesional y la capacitacin ayudan al desarrollo de las habilidades del emprendedor.

Administracin
Pericia
planeamiento provisin de recursos presupuestos programacin & control

Administracin del proyecto

reuniones reportes revisiones presupuesto

Generacin de soporte
Identificacin de organizaciones de soporte Comprensin de las interfases Habilidad para construir relaciones Apoyo alta gerencia fundamental para las relaciones con grupos funcionales Organizaciones como sistemas de poder compartido integrado por personas con diversos intereses El apoyo de la alta gerencia permite al lder del proyecto a prevenir desbalanceos desfavorables

Creacin relaciones favorables

Variables de influencia interrelacionadas
1. permanente credibilidad 2. visibilidad del programa 3. prioridad del proyecto respecto a otros emprendimientos organizacionales 4. acceso a alta gerencia

Alta Gerencia ayuda a su desarrollo

Asignacin de Recursos
Generacin de acuerdos con todos los contribuyentes clave y sus superiores Acuerdo acerca de especificaciones programas y presupuestos, en especial en etapas tempranas Establecimiento de hitos relacionados con asignacin de recursos

 Project Charter = DOCUMENTO DE PROYECTO

Resmen de las condiciones que definen el proyecto Objetivos del Proyecto Designacin del Project Manager Relaciones Organizacionales Responsabilidad y autoridad del Project Manager Actividades a realizar

ALCANCE

Programa Maestro del Proyecto

Tiempos y costos estimados globales Recursos necesarios

Incorporacin de Personal
Requerimientos de soporte de otras organizaciones Aprobacin de la Gerencia

 Responsabilidad del Project Manager = Gerente de Proyecto

Asegurar que todos los hitos y resultados sean alcanzados cumpliendo las restricciones de tiempos, costos y respetando los estndares de calidad. Trabajar conjuntamente con los Gerentes Funcionales para asegurar que los recursos se empleen en forma eficaz y eficiente Interactuar con clientes y proveedores Preparacin de planes realistas Mantener informados a stakeholders en forma completa

Proponer o Iniciar acciones correctivas

Autoridad del Project Manager

Manejo del Projecto y generacin de directivas de acuerdo a las Polticas y Procedimientos de la Ca. Acceso directo a clientes u otras autoridades Control del cash flow del proyecto Revisin del Plan con la aprobacin del Cliente Requerir informacin relativa al Proyecto Monitoreo de funciones para asegurar que todos los problemas sean identificados, informados y resueltos Renegociar condiciones con Gerentes funcionales Delegar responsabilidad y autoridad a personal funcional