Competencias para el Secretariado 2 Seminario

CARACTERSTICAS DE UNA BUENA COMUNICACIN HABLADA Y ESCRITA

3 de abril de 2007

OBJETIVOS GENERALES
Conocer los factores bsicos de una comunicacin interpersonal adecuada. Comprender el significado de comunicacin. Compartir que las habilidades para la comunicacin eficaz pueden aprenderse. Analizar el proceso de comunicacin desde el punto de vista de los interlocutores. Saber cmo evitar los errores ms frecuentes en las conversaciones difciles. Transferir a la realidad laboral los aprendizajes adquiridos.

COMUNICACIN La comunicacin humana es un proceso interactivo que implica transmisin y recepcin de signos y

smbolos verbales y no verbales entre dos o ms personas,as como un esfuerzo de stas por lograr significado y responder a l.
Este proceso se puede representar como: E M R

Retroalimentacin (feedback)
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BBB.LL**

FEEDBACK

COMUNICAR ES COMPARTIR Y COMPRENDER

Mis Significados

Mis interpretaciones

COMUNICAR (SE) BIEN SUPONE ACEPTAR QUE LOS SIGNIFICADOS DE NUESTRAS PALABRAS (habladas o escritas) NO NECESARIAMENTE COINCIDEN CON LAS INTERPRETACIONES DE QUIENES NOS ESCUCHAN
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Mis competencias

Sus capacidades

COMPRENDER IMPLICA QUE LOS MENSAJES (hablados o escritos) SE CODIFICAN Y DESCODIFICAN CON SISTEMAS DE SIGNOS Y SMBOLOS RECPROCAMENTE CONOCIDOS POR LOS INTERLOCUTORES.

EL ARCO DE LA DISTORSIN

Lo que se siente Lo que se piensa Lo que se quiere decir Lo que realmente se dice Cmo se dice lo que se dice Cmo le llega lo dicho al receptor Cmo interpreta el receptor lo que recibe Qu efectos genera en el receptor lo recibido

QU SE DICE ( Contenidos )

COMUNICACIN INTERPERSONAL

CMO SE DICE (Significados)

EJERCICIO

DISPONEMOS TODOS DEL MISMO DICCIONARIO MENTAL?

COMUNICACIN =
EXPLORAR +
EXPRESAR +

ESCUCHAR +
ENTENDER

C = 4 E
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LA COMUNICACIN EFICAZ
Escuchar activamente.

Ofrecer informacin oportuna y adecuada.

Evitar reacciones defensivas.

Mantener conductas asertivas.

Desarrollar la comprensin emptica.

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LA COMUNICACIN EFICAZ
Expresar criterios teniendo en cuenta los mapas mentales. Cuidar la coherencia entre distintos tipos de lenguaje.

Procurar que el lenguaje sea ms un vehculo de aproximacin que de juicio de los otros. Y no olvidemos que:
Comunicacin y trabajo son inseparables. Debemos comunicar(nos) para hacer(nos) comprender. Necesitamos comprender para poder aceptar.

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EJERCICIO

CULES SON NUESTRAS INHABILIDADES CRTICAS EN LA COMUNICACIN HABLADA?

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CONDUCTAS INADECUADAS
Faltar al respeto.

Elevar el tono de voz.

Utilizar gestos desafiantes. No escuchar. Expresar las ideas propias de forma agresiva. Exponer sin argumentar.

Presuponer intenciones.
Sacar conclusiones no apoyadas en hechos.
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EXPERIENCIAS SOBRE COMUNICACIN

Escuchamos lo que queremos escuchar, filtrando o eliminando lo que no coincide con nuestros intereses personales.
( Qu tu dijiste que.; No, t no dijiste eso......)

El dilogo se construye ms desde la objecin que desde la voluntad de comprensin.

( S pero; No, no, eso no es as..)

El uso del poder en la comunicacin dificulta la aceptacin del mensaje transmitido.

( Deja lo que ests haciendo y ven a aqu!; Cuando yo te hable me escuchas!)

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EXPERIENCIAS SOBRE COMUNICACIN

Diferentes percepciones de la realidad dificultan el entendimiento mutuo.
(Cmo es posible que no lo entiendas?)

Los significados de las palabras empleadas por los interlocutores no son coincidentes.
( Ah!, t queras decir eso.)

La informacin que se transmite est afectada por los criterios del transmisor.
(Lo que realmente interesa de este asunto es)

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COMUNICACIN ESCRITA

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PARTICULARIDADES
Los escritos son un importante medio de comunicacin en la empresa. La comunicacin es una de las herramientas ms importantes para el servicio al cliente y su satisfaccin.

Las empresas han de velar por la calidad de todos y cada uno de los escritos que emiten.
Los escritos en el mbito del trabajo ( textos, formatos y soportes) expresan la imagen de la empresa. Los escritos representan a las personas o a la empresa ante los dems. A menudo tienen que conseguir convencer, persuadir e informar como si en lugar de papel y texto, se tratara de una conversacin directa con una persona.
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CARACTERSTICAS DE UN BUEN ESCRITO

Si quieres ser un escritor, escribe

Epcteto
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TEXTO Y CONTEXTO
El emisor elabora un texto que contiene hechos, opiniones, datos, situaciones. El receptor interpreta los hechos, las opiniones, los datos, las situaciones ..

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depende de los lectores y su contexto ( situacin, experiencia, actitudes, formacin, valores, motivaciones, estado anmico) Para que un texto tenga sentido, el contexto de la comunicacin (escritor-lector) debe ser compartido, total o parcialmente por los interlocutores.

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EL PROCESO
Pre-redaccin

LA PLANIFICACIN DE UN ESCRITO

Redaccin

Contraste

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LA PRE-REDACCIN(*)
La pre-redaccin , tambin conocida como precomposicin, es para un texto, lo que la cimentacin es para un edificio. Es decir, sus fundamentos. Se compone de dos etapas: 1 TOMA DE CONCIENCIA. reflexionar sobre el tema del escrito, su oportunidad, y la forma de transmitirlo. 2 INDAGACIN: bsqueda de informacin, acopio de ideas y tanteo de un primer esquema de elaboracin del texto.
(*) Tambin PRECOMPOSICIN
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1 EL PROCESO DE TOMA DE CONCIENCIA

Qu quiero comunicar? Qu clase de texto voy a utilizar?

Qu gnero?
A quines est dirigido mi escrito? Qu pretendo conseguir con mi escrito? Cmo lo pretendo conseguir?
(*) Tambin PRECOMPOSICIN
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LA REDACCIN
Redactar es el propio acto de expresar por escrito las ideas previamente pensadas y organizadas, de acuerdo con la etapa de prerredaccin. Comprende:
La escritura propiamente dicha

La evaluacin del cuerpo del escrito

La reescritura despus de la autocrtica
LA PAPELERA ES EL PRIMER MUEBLE EN EL ESTUDIO DE UN ESCRITOR !!
Ernest Hemingway

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EL CONTRASTE
Contrastar un escrito es el medio que debemos emplear para asegurarnos que la finalidad que pretendamos al dirigirnos a alguien, se cumple. Es decir, el texto elaborado es EFICAZ.

Cmo se puede contrastar un texto?

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EJERCICIO

CULES SON NUESTRAS INHABILIDADES CRTICAS AL ESCRIBIR EN NUESTRO TRABAJO?

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LAS CARTAS
TRES REGLAS BSICAS
1 Utilice los formatos y frmulas prefijados, segn la clase de carta( privada, comercial, profesional) 2 Exprese las ideas con sus propias palabras, con un estilo adecuado a su receptor. 3 Organice el contenido de la carta de forma lgica ,de acuerdo con los objetivos que se propone y teniendo en cuenta la situacin del destinatario.
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EL CORREO ELECTRNICO
TRES REGLAS BSICAS

1 Considere el correo como una carta.

2 Adecue su estilo al de su receptor.

3 Revise su contenido antes de enviar.

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SUGERENCIAS PARA ESCRIBIR MEJOR

1. Escribir es dialogar en silencio con otros. 2. Escribir es un acto que debemos realizar segn un guin establecido y con ciertas condiciones. 3. Escribir es aceptar que debemos reescribir lo escrito previamente. 4. La claridad de un texto escrito es proporcional a nuestra capacidad para reducirlo sin prdida de esencia. 5. Al escribir debemos hablar con nuestras propias palabras. Copiar es trasmitir lo que piensan otros. 6. Seamos concretos.
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...........
7. Hemos de ser capaces de decir lo que queremos decir, de la manera ms lgica y coherente posible.

8. Al escribir pensemos en el lector y con el lector.

9. Escribamos con precisin como tratariamos de hacerlo al hablar con nuestro interlocutor. 10. Seamos concretos, evitemos irnos por las ramas. 11. Las palabras precisas son imprescindibles. Debemos huir de las palabras huecas, que no aportan ms valor a lo que se dice.

12. Es mejor repetir palabras que ser pedante.

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............

14. Incrementemos nuestro vocabulario. Acudamos con frecuencia al diccionario. 15. Aprender a escribir, exige aprender a leer. 16. Para aprender a escribir..debemos

ESCRIBIR, ESCRIBIR, ESCRIBIR. y, LEER, LEER, LEER MUCHO.

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RECURSOS HUMANOS

Avda. de Salamanca, 12, 2, 03003 Alicante 965 92 67 84; 685149856

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