BASE DE DATOS PLANA: aquella que posee slo una tabla. Puede mantenerse manualmente o ser informatizada.

Esta ultima es creada y mantenida por un conjunto de aplicaciones diseadas para esa tarea o por medio de un SGBD (sistemas de gestin de base de datos), que son un tipo de software encargado de definir, construir, mantener y manipular las bases de datos. Los procedimientos para trabajar con bases de datos son: Definir una base de datos: especificar los tipos de datos, estructuras y restricciones para lo que se almacenar. Construir una base de datos: proceso de almacenar los datos. Manipular la base de datos: incluye funciones como consulta, actualizacin, etc. de bases de datos. El lenguaje de consulta ms habitual para las bases de datos es el SQL. Las bases de datos contienen tablas relacionadas entre s y cada tabla tiene registros que a su vez contienen campos.

USUARIOS SOBRE BASES DE DATOS Administrador de bases de datos (ABD o DBA)

Diseador de bases de datos

Usuario final: aquella persona cuyo trabajo requiere acceder a la base de datos para consultarla, actualizarla y/o generar informes. Analista de sistemas y programador de aplicaciones ALMACENAMIENTO DE LAS BASES DE DATOS

Las bases de datos son conceptuales, pero bsicamente terminan almacenndose en forma de archivos, generalmente en discos magnticos.
Depender del tipo de base de datos, del tipo de SGBD y de la estructura creada, la forma de organizacin de los archivos y las tcnicas para acceder a los datos que estos contienen. Una base de datos contiene datos relacionados, es decir, usted puede crear varias bases de datos sin que la informacin se mezcle. Microsoft Office Access incluye un conjunto de eficaces herramientas que permiten compartir informacin, realizar su seguimiento y elaborar informes en un entorno administrable.

CMO INICIAR ACCES? Inicio-Programas-Microsoft Access Inicio-Ejecutar-Digitar MSaccess-Enter CONCEPTOS BSICOS Dato: hechos, observaciones o sucesos que pueden tomar la forma de nmeros, letras, smbolos o seales. Informacin: resultado de procesar los datos. Campo: columna de una tabla. Donde se guardan los datos. Registro: fila o rengln de una tabla. Varios datos relacionados entre s. Conocidos como Tupla. Tabla: coleccin de datos relacionados con un tema especfico. Conjunto de registros, todos del mismo tipo que guardan alguna relacin entre s. Campo Registro Cdigo 1 2 Fecha 05/02/07 06/04/07 Nombre Andrs Luisa Salario 110.000 120.000 Dato Tabla

Base de datos: conjunto de tablas relacionadas entre s.

SGDB o DBMS: (data base Management system-Sistema administrador de bases de datos). Son un tipo de software muy especfico, dedicado a servir de interfaz entre La base de datos, El usuario y las aplicaciones que la utilizan.

ENTORNO DE TRABAJO
El inicio y la ejecucin de la aplicacin mostrarn una introduccin a Microsoft Office Access, que permite el acceso rpido a la aplicacin y a una biblioteca de plantillas de base de datos de diseo profesional. Cada plantilla es una aplicacin de seguimiento completa, con tablas, formularios, informes, consultas, macros y relaciones predefinidos. Las plantillas se han diseado de modo que se puedan usar inmediatamente o para crear de manera ms fcil la base de datos que se ajuste a sus necesidades. PARTES DE LA VENTANA a. Barra de ttulo: contiene el nombre de la base de datos sobre la que se est trabajando en ese momento. b. Botn de Office: contiene las opciones de manejo de base de datos como: nuevo, abrir, guardar, publicar, etc. c. Barra de herramientas de acceso rpido: aparece sobre la cinta de opciones y permite el acceso instantneo a los comandos de mayor uso. Contiene adems. El botn personalizar barra de herramientas para agregar o quitar botones. d. Botn minimizar e. Botn Maximizar f. Botn cerrar

g. Cinta de opciones: rea ubicada en la parte superior de la ventana donde se encuentran con mayor facilidad los grupos de comandos relacionados.

h. Fichas de comandos: muestran y combinan comandos de forma que aparecen cuando se necesitan. Estas fichas contienen los comandos que se aplicaran con mayor probabilidad a lo que se est haciendo.
i. j. Cerrar objeto: permite cerrar los diferentes objetos. Panel de exploracin: contiene los iconos que representan los componentes (objetos) de la base de datos. Aparece al crear una base de datos nueva o abrir una ya existente.

Sus elementos son: Tablas: cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas. Antes de crearlas se deben examinar cuidadosamente sus requisitos y diseara la base para determinar la tabla que se necesita.

Consultas: instrucciones almacenadas que seleccionan datos para generar informes o con el propsito de analizar o administrarlos.
Formularios: objeto que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla, desde ellos se puede controlar el acceso a los datos. Informes: listados agrupados de informacin obtenida de la base de datos.

Macros: herramienta que permite automatizar tareas y mejorar la funcionalidad de formularios, informes y controles.
Mdulos: coleccin de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad. Sirven para aumentar la funcionalidad de la BD, los mdulos se escriben en el lenguaje de programacin de Microsoft Visual Basic para aplicaciones (VBA).

k. rea de trabajo: espacio destinado para trabajar con los objetos, en sus diferentes vistas (hoja de datos, tabla dinmica, grfico dinmico, vista de diseo)

l.

Control de navegacin: manera ms rpida de desplazarse por los registros. Vistas: se muestran dependiendo del objeto activo. Cuando se abre una tabla, el diseo o el contenido de ella se puede observar desde dos vistas distintas, en cada una de ellas no slo cambia el aspecto, sino que tambin varan el men y la barra de herramientas. Tablas: vista de hoja de datos, de tabla dinmica, de grfico dinmico, de diseo. Consultas: vista de hoja de datos, de tabla dinmica, de grfico dinmico, de SQL, de diseo.

Formularios: vista formulario, de hoja de datos, de tabla dinmica, de grfico dinmico, de presentacin, de diseo.
Informes: vista de informe, preliminar, de presentacin y de diseo.

CREACIN DE UNA BASE DE DATOS a. Ingresar a Access

b. Clic en el icono (Base de datos en blanco) o CTRL+U

c. En el panel de control Base de datos en blanco, elija la unidad de disco donde guardar la base de datos y digite el nombre de sta. d. Clic en crear.
TENGA EN CUENTA
Las propiedades principales de una base de datos son: La extensin es .accdb Al crear una base de datos nueva su tamao aproximado es de 280-296 KB. Siempre que una base de datos se encuentra abierta, en la misma unidad de disco se crea otro archivo temporal de bloqueo, que indican que esta BD est siendo editada. Se crea con el mismo nombre, pero con extensin .laccdb y al cerrar la base de datos el archivo .laccdb se cierra automticamente.

CERRAR UNA BASE DE DATOS

Se cierra haciendo clic en el botn de office Cerrar base de datos.
TENGA EN CUENTA Si la base de datos se guard en un dispositivo de almacenamiento extrable, no retire ste dispositivo hasta que se cierre el archivo temporal .laccdb. Antes de cerrar una base de datos, siempre verifique la opcin de compactar al cerrar, que permite optimizar el espacio usado por la base de datos en el dispositivo de almacenamiento. Haga clic en el botn de Microsof office Haga clic en el botn Opciones de Access Haga clic en la categora Base de datos actual y, bajo Opciones de aplicacin, active la casilla de verificacin Compactar al cerrar

ABRIR UNA BASE DE DATOS Ingresar a Access Clic en el botn de office Elija la unidad de disco donde se guard la base de datos y doble clic en el nombre de la base de datos que se desea abrir o en la ventana de introduccin de Microsoft Access dar clic en el cono de Ms

Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas basadas en temas. Antes de crear tablas, debe examinar cuidadosamente sus requisitos y disear la base de datos para determinar las tablas que necesita. CREACIN DE UNA TABLA Existen cuatro formas de crear tablas: Tabla, Plantillas de tabla, Diseo de tabla y Lista de SharePoint. Clic en la cinta Crear Escoger la opcin deseada. Crear Tabla (crear una tabla introduciendo datos en la vista Tabla) Permite crear la tabla introduciendo los datos directamente en ella, sin necesidad de definir la estructura de los campos que la conforman. Al finalizar el ingreso de los datos, cierre la tabla del botn Cerrar Objeto y asgnele un nombre a la tabla, luego clic en aceptar.
TENGA EN CUENTA Para cambiar el nombre de un campo basta con hacer doble clic en la cabecera de este y digitar el nuevo nombre. Para eliminar un campo haga clic derecho e el nombre y seleccione eliminar. Para ingresar los datos, digite el dato correspondiente en cada campo y despus enter. Para ocultar la columna Agregar nuevo campo, pulse clic derecho sobre la cabecera y despus en Ocultar.

Plantilla de tablas
Access incluye plantillas para asuntos comunes como contactos, tareas, problemas, eventos, activos, que son tablas pre-diseadas con campos que Access considera necesarias. Para ello escoja el tipo de plantilla. Se pueden eliminar, insertar o mover campos. Funciona muy similar a la opcin Crear Tabla. Lista de SharePoint Windows SharePoint Services es una tecnologa verstil que tanto unidades de negocio como organizaciones de cualquier tamao pueden utilizar para aumentar la eficacia de los procesos empresariales y mejorar la productividad del grupo. Windows SharePoint Services proporciona a los usuarios el acceso a la informacin que necesitan, pues integra herramientas de colaboracin que les ayudan a estar conectados ms all de las fronteras geogrficas y organizativas. Ofrece, adems, una plataforma de infraestructuras para la creacin de aplicaciones empresariales basadas en Web. Crear una tabla en Vista de Diseo Es la manera ms tcnica para crear tablas, porque permite desde un principio definir los tipos de los campos y sus propiedades, para garantizar que el ingreso de los datos sea el ms preciso y as optimizar al mximo el almacenamiento de la informacin.

Pasos: 1. Clic en la ficha o cinta Crear. 2. Clic en el cono Diseo de tabla. Automticamente se abre la ventana de la tabla en vista diseo, con los siguientes elementos: a. Nombre del campo: es el nombre que llevar la columna (cabecera del campo). Se recomienda que no tenga espacios en blanco ni caracteres especiales, slo letras, nmeros y el underline. Debe ser nemotcnico. b. Tipo de datos: permite definir como es el dato que se introducir en dicho campo. Como se observa en la lista desplegable estn: Texto: se utiliza para datos alfanumricos y nmeros que no se utilicen para realizar clculos matemticos, como: cdulas, nmeros de telfono, cdigos, entre otros. Permite valores con una longitud hasta de 225 caracteres. Memo: permite almacenar datos cuyo texto sea muy extenso, hasta 63.999 caracteres. Por ejemplo: historias clnicas, laborales, entre otros. Nmero: almacena datos numricos que se utilicen para realizar clculos matemticos, como: nmeros de horas, salarios, edad, entre otros. Fecha/Hora: almacena fechas y horas para los aos del 100 al 9999. Ejemplo: fecha de factura, de ingreso, hora de salida, entre otros. Moneda: se comporta igual que los de tipo nmero, pero le asigna el signo pesos que contengan entre 1 y 4 decimales.

Autonumrico: nmero secuencial que se incrementa de uno en uno, cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla.
Si/No: campos lgicos con slo dos respuestas valores (si/no, verdadero/falso, activado/desactivado). Objeto OLE: permite insertar un objeto grfico o imagen, hojas de clculo de Excel, sonidos, entre otros.

Hipervnculo: texto que se utiliza como un enlace o ruta de destino hacia un documento o pgina web.
Datos adjuntos: puede anexar imgenes, archivos de hoja de clculo, documentos, grficas y otro tipo de archivos admitidos a los registros de la base de datos, de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo electrnico. Tambin puede ver y modificar los archivos adjuntos, dependiendo de cmo haya configurado el campo de datos adjuntos el diseador de la base de datos. Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los campos de objeto OLE, y utilizan el espacio de almacenamiento de manera ms eficaz porque no crean una imagen de mapa de bits del archivo original. Asistente para bsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores. Descripcin: ampla o aclara la informacin relacionada con el campo. Ejemplo: en el campo cdula, no ingresar tarjetas de identidad.

c.

d. General: indica las caractersticas o propiedades generales del campo seleccionado. e. Bsqueda: define listas de valores vlidos para el campo.

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Cada campo de una tabla posee una serie de caractersticas que varan segn el tipo de datos. Los utilizados son: Tamao del campo Para los campos tipo Texto, esta propiedad determina el nmero mximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Por defecto es de 50 caracteres y el valor mximo es de 255 caracteres. Para los campos tipo Nmero, las opciones ms utilizadas son: Byte: equivale a un carcter, permite almacenar valores entre 0 y 255 Entero: almacena valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767

Entero Largo: se utiliza para valores enteros entre -2.147483.648 y 2.147483.647

Simple: intervalo de valores de -3,402823E38 a -1,401298E-45 para valores negativos y de 1,401298E-45 a 3,402823E38 para valores positivos. Doble: intervalo de -1,79769313486231E308 a -4,94065645841247E-324 para valores negativos y de 4,94065645841247E-324 a 1,79769313486231E308 para valores positivos.

Moneda: proporciona un intervalo de -922337.203685.477,5808 a 922337.203685.477.5807

Formato
Personalizar el modo en que aparece el campo cuando se muestra o imprime. Para los campos tipo Texto se utilizan los signos: > Muestra los valores en letras maysculas < Muestra los valores en letras minsculas
Sin importar como se haya digitado

Para los campos tipo Nmero y Moneda son:

Nmero general: muestra los nmeros tal y como fueron digitados. Moneda: muestra los valores digitados con separador de miles y smbolo de moneda. Euro: utiliza formato de moneda con el smbolo de Euro. Fijo: presenta el valor sin separador de miles.

Estndar: presenta el valor con separador de miles.

Porcentaje: multiplica por 100 el valor y le aade el signo de porcentaje (%) Cientfico: presenta el nmero con notacin cientfica. Para los campos tipo Fecha/Hora son: Fecha general, fecha larga, fecha mediana, fecha corta, hora larga, hora mediana y hora corta. Lugares decimales Especificar el nmero de posiciones decimales utilizadas al mostrar campos de tipo numrico o moneda.

Mscara de entrada Se utiliza para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden ingresar. Por ejemplo, para un nmero de celular se crea una mscara para que el nmero del operador aparezca entre parntesis, as: (310) 455 66 77, su mscara sera: (000) 000 00 00. Las ms utilizadas son: 0: La entrada ser un nmero obligatorio, es decir, el usuario debe digitar como mnimo un dgito. No admite letras. #: permite el ingreso de nmeros no obligatorios. L: la entrada ser de letra obligatorias. C: cualquier carcter o un espacio (entrada opcional) ?: permite la entrada de letras no obligatorias, incluye espacios en blanco. !: hace que la mscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Ttulo Ser el nombre que llevar la cabecera del campo. Cuando no se utiliza esta propiedad, Access coloca por defecto en la cabecera del campo el nombre del campo. Valor predeterminado Especifica un valor que se introduce automticamente en el campo cuando se crea un nuevo registro, evitando que el usuario lo digite.

Regla de validacin Permite controlar la entrada de los datos segn un criterio o condicin especfica. Por ejemplo: >1 y <20 ---------------------------------------- La entrada debe ser un valor entre 2 y 19 Como A???? -------------------------------- La entrada debe tener 5 caracteres y empezar por A Texto de validacin Es el mensaje que aparece en pantalla si se ingresa un valor que infringe con la regla de validacin. Requerido Indica que el usuario debe digitar obligatoriamente un dato en dicho campo Permitir longitud cero Permite controlar que la entrada de datos de un campo requerido no tome como vlidos los espacios en blanco. Indexado Se utiliza para agilizar el acceso a los datos de un campo mediante la creacin y utilizacin de un ndice. Esta propiedad dispone de tres valores: No: sin ndice. S (con duplicados): se asigna un ndice a ese campo y adems admite valores duplicados. S (sin duplicados): se asigna un ndice pero sin admitir valores duplicados.

Comprensin unicode Comprimir el texto almacenado en este campo cuando se especifica una gran cantidad de texto (menor de 4.096 caracteres). Modo IME y modo de oraciones IME Controlar la conversin de caracteres en la versin asitica de Windows. Etiquetas inteligentes Anexar una tarjeta inteligente al campo. Slo anexar Permitir el control de versiones (estableciendo la propiedad en S) de un campo Memo. Formato de texto Seleccionar el texto enriquecido para almacenar texto como HTML y permitir el formato de texto enriquecido. Seleccionar texto sin formato para almacenar slo texto. Alineacin del texto Especificar la alineacin predeterminada del texto dentro de un control. Precisin Especificar el nmero total de dgitos permitidos, incluidos los que aparecen a la derecha y a la izquierda de la coma decimal. Escala Especificar el nmero mximo de dgitos que pueden almacenarse a la derecha y a la izquierda de la coma decimal.

MANEJO DE REGISTROS
Los registros de una tabla guardan informacin sobre algn elemento que conforma la base de datos; por ejemplo, en un directorio telefnico los registros seran la informacin concerniente a una sola persona, es decir, nombre, apellido, nmero de telfono y direccin. En Access es posible manipular los registros de una base de datos, permitiendo agregar, modificar, eliminar, buscar, ordenar y filtrar los registros, etc. Desplazamiento por los registros Control de navegacin: manera ms rpida de desplazarse por los registros, se encuentra en la parte inferior de la tabla, cuando la ventana de una hoja de datos est activa. Teclas del movimiento del cursor:
Desplaza el indicador de registro al registro anterior Sita el indicador de registro en el siguiente registro

Ctrl +

Ubica el indicador en el primer registro

Ctrl +

Lleva el indicador al ltimo registro

Grupo Registros En este grupo encontraremos los iconos que permiten la manipulacin de los registros: Actualizar todo: proporciona una serie de herramientas para actualizar registros existentes, incluidos formularios, hojas de datos, consultas, el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar y la nueva caracterstica Recopilacin de datos. Nuevo: crea registro. Guardar: guarda los cambios. Eliminar: elimina registros seleccionados. Totales: ofrece las opciones de suma, promedio, cuenta, mximo, mnimo, desviacin estndar y varianza, dependiendo del tipo del dato sobre la columna que est. Estas opciones aparecen en el registro en blanco. Revisin ortogrfica: revisa la ortografa de la informacin en el campo. Ms: ofrece opciones como: alto de fila, hoja secundaria de datos, ocultar columnas, Mostrar columnas, inmovilizar, liberar, ancho de columna. Grupo ordenar y filtrar registros Podemos encontrar conos para ordenar los registros o para realizar una serie de filtros (para buscar uno o varios registros ms especficamente). Ordenar columna de forma ascendente Ordenar columna de forma descendente Borra todos los criterios de ordenacin Filtro: permite asignar o eliminar un filtro sobre la columna donde se encuentre ubicado.

Filtro por seleccin: si el valor que desea usar como base para un filtro est actualmente seleccionado, podr filtrar rpidamente la vista haciendo clic en uno de los comandos de seleccin. Los comandos disponibles varan dependiendo del tipo de datos del valor seleccionado. Estos comandos tambin estn disponibles en el men contextual del campo, al que se obtiene acceso haciendo clic con el botn secundario en el campo. Filtro por formulario: est tcnica resulta til cuando se desea filtrar por varios campos en un formulario o una hoja de datos, o bien, cuando se intenta buscar un registro especfico. Access crea un formulario o una hoja de datos en blanco similar al formulario o la hoja de datos original. A continuacin, permite al usuario rellenar tantos campos como desee. Una vez finalizado, Access busca los registros que contengan los valores especificados. Access mostrar un registro en blanco. Se debe ubicar el cursor en el primer campo por el que se desea filtrar, desplegar la lista que all aparece y seleccionar o indicar un valor. Luego seleccione algn otro campo y elija otro valor para filtrar. Realice el mismo procedimiento por cada uno de los campos que se incluirn en el filtro. Clic en el cono avanzadas escoja la opcin aplicar filtro u ordenar. Filtros avanzados: es posible que desee aplicar un filtro no incluido en la lista de filtros comunes. Por ejemplo, si desea buscar los registros con fechas de los ltimos siete das o los ltimos seis meses, puede que tenga que escribir los criterios del filtro. El uso de esta caracterstica requiere que el usuario est familiarizado con las expresiones, estas son similares a las frmulas que se escriben en Excel y a los criterios que se especifican cuando se disea una consulta.