Gerencia de Proyectos de Construccin

Gerencia de Proyectos

Sesin 2

ndice de la Sesin
Los procesos de la gerencia de proyectos Los grupos de procesos de la gerencia de proyectos
Grupo Grupo Grupo Grupo Grupo de procesos de inicio de procesos de planificacin de procesos de ejecucin de proceso de supervisin y control se proceso de cierre

Interacciones de los procesos Mapeo de los procesos

Procesos de la Gerencia de Proyectos

Un proceso es una serie de acciones y actividades interrelacionadas que son ejecutadas para lograr un grupo de resultados especificado con anterioridad. El propsito es el inicio, planificar, ejecutar, monitorear y controlar o cerrar el proyecto. Estos procesos interactan entre s. Cada proceso ocurre por lo menos una vez en cada proyecto, y ocurre en una o ms de las fases de proyecto, si es que el proyecto ha sido dividido en fases. La gerencia de proyectos es un esfuerzo integrado. El no actuar durante un proceso usualmente afectara a dicho proceso y a otros procesos relacionados. La integracin en la gerencia de proyectos requiere que cada proceso sea alineado apropiadamente y conectado con los otros procesos con el fin de facilitar su coordinacin. Estas interacciones muchas veces requieren que distintos objetos y requerimientos del proyecto cedan algo cada uno (tradeoff).

Procesos de la Gerencia de Proyectos

Los procesos de la gerencia de proyectos se pueden pensar y presentar como elementos discretos con interfaces bien definidas; sin embargo, en la prctica, ellos se superponen e interactan en manera que no estn completamente detalladas aqu. La mayor parte de la gente con experiencia en gerencia de proyectos reconoce que hay ms de una manera de gerenciar un proyecto. Los grupos de procesos de proyectos requeridos y los procesos que los constituyen son gua para aplicar conocimientos y habilidades apropiadas en gerencia de proyectos. El gerente del proyecto y el equipo del proyecto son los responsables de determinar que procesos requeridos sern empleados; por quien, y el grado de rigor que ser aplicado a la ejecucin de dicho proceso para lograr el objetivo deseado del proyecto.

Procesos de la Gerencia de Proyectos

Un concepto subyacente para la interaccin entre los procesos de la gerencia de proyectos, tal como fue definido por Shewart y modificado por Deming, es el ciclo Planificar Hacer Revisar Actuar (plan do check act) Este ciclo esta en lazado por los resultados que produce el resultado de una parte del ciclo se convierte en la entrada del otro.

Grupos de Procesos de Direccin de Proyectos

Los grupos de procesos de proyectos son:
Grupo de Proceso de Iniciacin, de define y autorizan un proyecto o fase. Grupo de Proceso de Planificacin, que definen y refinan los objetivos y preparan el plan con la mejor alternativa de accin para lograr los objetivos y el alcance que el proyecto o fase del proyecto debe realizar. Grupo de Proceso de Ejecucin, que integra a la gente y otros recursos para llevar a cabo el plan de gerencia de proyectos para un proyecto o una fase Grupo de Proceso de Monitoreo o Control, que requiere que el avance se mida y monitoree de manera regular con el fin de identificar las variaciones con respecto al plan de gerencia de proyecto con el fin de llevar a cabo las acciones correctivas cuando sea necesario con el fin de cumplir con los objetivos del proyecto o de una fase. Grupo de Proceso de Cierre, que formalizan la aceptacin del producto, servicio o resultado y lleva al proyecto, o a una fase a un final ordenado.

Grupos de Procesos de Direccin de Proyectos

Estos cinco grupos de procesos de los proyectos tienen dependencias claras y se ejecutan en la misma secuencia en cada proyecto. Son independientes de las reas de aplicacin o industria Los grupos de procesos de los proyectos de manera individual usualmente interactan antes de completar el proyecto. Los procesos puede tener una interaccin tanto dentro del grupo de procesos de los proyectos como entre los grupos de procesos del proyecto.

Grupo de procesos de direccin de proyectos: Iniciacin

El Grupo de Proceso de Iniciacin consiste en los procesos requeridos para formalmente autorizar el comienzo de un nuevo proyecto. La descripcin inicial del alcance y los recursos que la organizacin (es) ejecutara est dispuesta a invertir si se definen con mayor precisin durante el proceso de inicio dentro de las fronteras del proyecto. Si todava no ha sido asignado, el gerente de proyectos ser seleccionado. Los supuestos y restricciones inciales tambin sern documentadas. Esta informacin se captura en el charter del proyecto y cuando este documentado se aprueba, el proyecto ha sido formalmente autorizado para ejecutarse. Aunque el charter del proyecto puede ser redactado por el equipo de gerencia de proyecto, la aprobacin y asignacin de fondos se maneja fuera de las fronteras del proyecto. Como parte del grupo de procesos de iniciacin del proyecto, muchos proyectos grandes o complejos se dividen en fases. El repetir los procesos de iniciacin al comienzo de cada fase ayuda a mantener proyecto enfocado en las necesidades de negocio o permite detenerlo si ya no existe una necesidad de negocio, o si el proyecto ya no es capaz de satisfaces dicha necesidad de negocio.

Grupo de procesos de direccin de proyectos: Planificacin

Consiste de aquellos procesos que definen y maduran el alcance de proyecto, desarrollan el plan de gerencia del proyecto, e identifican y preparan un cronograma de las actividades que ocurren dentro del proyecto. Facilita la documentacin del equipo del proyecto de los procesos y las interacciones que el equipo de gerencia de proyectos determine como necesario para planificar y gerenciar de manera exitosa el proyecto por partes de la organizacin. Recoge informacin de una manera asncrona de muchas fuentes de informacin en distintos niveles de terminacin y confianza. La naturaleza multi-dimencional de la gerencia de proyectos causa unos lazos repetidos (loops) de retroalimentacin para un anlisis adicional. Cambios significativos al proyectos, que pueden ocurrir a lo largo de la vida de mismo, generar una necesidad de revisar uno o ms de los procesos de planificacin y, posiblemente, algn de los procesos de iniciacin. Failing to plan is planning to fail.

Grupo de procesos de direccin de proyectos: Planificacin

La frecuencia de las interacciones de la planificacin puede tambin ser afectados si el proyecto se divide en fase. Las actualizaciones que aparecen por cambios aprobados durante la ejecucin pueden impactar significativamente a las partes del plan en gerencia del proyecto. Las actualizaciones del plan de gerencia del proyecto proveen una mayor precisin con respecto al cronograma, costos y requerimientos de cursos para cumplir con el alcance del proyecto como un todo. Este proceso de ir detallado progresivamente el plan en gerencia del proyecto muchas veces se llama planificacin por las (Rolling Wave Planning), indicando que la planificacin es un proceso continuo e interactivo. El equipo del proyecto debe hacer participar a todos los involucrados en la preparacin del plan del proyecto.

Grupo de procesos de direccin de proyectos: Ejecucin

Consiste de aquellos procesos requeridos que se necesitan para completar el trabajo definido en el plan de gerencia del proyecto para lograr los objetivos del proyecto. Involucra la coordinacin de gerente y recursos, as como la integracin y ejecucin de actividades de proyecto o fase de acuerdo con el plan de gerencia del proyecto. Se enfoca en el alcance definido en el documento de alcance del proyecto e implementa los cambios aprobados. Las variaciones a la ejecucin normal causaran cierta replanificacin. Dichas variaciones pueden incluir duraciones de las actividades, disponibilidad y productividad de los recursos y errores no anticipados. La gran mayora del presupuesto del proyecto ser gastada en la ejecucin de estos procesos.

Grupo de procesos de direccin de proyectos: Seguimiento y Control

Consiste de aquellos procesos ejecutados para monitorear la ejecucin del proyecto con el fin de tomar acciones correctivas, cuando sea necesario, para controlar la ejecucin del proyecto o fase. El principal beneficio de este grupo de procesos del proyecto es que se monitorea y mide regularmente el desempeo del proyecto para identificar las variaciones con respecto al plan de gerencia del proyecto. Este monitoreo continuo provee al equipo del proyecto con una idea de la salud del proyecto o fase y resalta aquellas reas que requieren de atencin adicional. Tambin monitorea y controla el esfuerzo entero del proyecto. Debe proveer retroalimentacin acerca de las fases previas del proyecto, con el fin de implementar acciones preventivas o correctivas para llevar al proyecto a cumplir con el plan de gerencia del proyecto. Cuando las variaciones ponen en peligro los objetivos del proyecto, deben revisarse los procesos adecuados dentro del grupo de procesos de planificacin.

Grupo de procesos de direccin de proyectos: Cierre

Incluye los procesos requeridos para terminar formalmente todas las actividades de un proyecto o fase y entregar el producto terminado a otros o cerrar un proyecto q ha sido cancelado. Este grupo de procesos del proyecto, al ser terminado, requiere que se terminen los procesos en gerencia de proyecto definidos para todos los grupos de procesos en gerencia del proyecto para cerrar el proyecto o la fase, por ejemplo entregar o fase terminada, de manera apropiada y de manera formal para establecer que el proyecto o fase se ha terminado y por ende cerrado el proyecto o fase.

Interacciones de los procesos

Los grupos de procesos del proyecto estn conectados por los resultados que ellos producen el resultado o salida de un proceso generalmente se convierten en la entrada a otros procesos, o es el resultado final del proyecto. Entre los grupos de procesos del proyecto y dentro de los procesos mismos, los enlaces son interactivos. El grupo de proceso de planificacin provee al grupo de procesos de ejecucin un plan de gerencia de proyectos documentado y en un momento temprano en el proyecto, y en muchas veces provee actualizaciones al plan de gerencia del proyecto a medida que el proyecto avanza. As como todos los procesos se necesitaran en todos los proyectos, no todas las interacciones aplicaran a todos los proyectos.

Introduccin a la Gerencia de Proyectos

Preguntas de Certificacin

Preguntas de Certificacin
Una empresa constructora est negociando con un cliente el desarrollo de un proyecto, la alta direccin est definiendo a quien delega la responsabilidad de ser el gerente, de cul de los siguientes grupos de procesos son parte de esta actividad Grupo de procesos inciales.

a) b) c) d)

Grupo de proceso planificacin Grupo de proceso planificacin Grupo de proceso monitoreo y control Grupo de proceso de cierre

Preguntas de Certificacin
La a) b) c) d) triple restriccin est definida por: Calidad costo y tiempo Alcance, costo y tiempo Alcance, calidad y costo Alcance, costo y tiempo

Preguntas de Certificacin
Cul de Las siguientes afirmaciones sobre los involucrados en el proyecto (o Stakeholders) es verdadera?
a) El gerente de proyectos siempre debe identificarlos para poder defenderse de ellos durante la gestin de proyectos b) No se puede determinar, siempre estn surgiendo nuevos. c) El gerente de proyecto no se considera involucrado del proyecto porque es quien lo gestiona. d) Tiene diferentes niveles de responsabilidad e influencia cuando participan en el proyecto.

Preguntas de Certificacin
El directorio le acaba de encargar a un colega suyo que elabore una propuesta de acta de construccin de proyecto y como primera actividad el lo est convocando a usted para que sea parte del equipo de trabajo que est convocando y hacer dicha acta. Por qu le dira usted que es mejor no empezar por convocar el equipo de trabajo? a) Por debe establecer primero el presupuesto para saber con cunto va contar para saber a quin puede contactar. b) Porque debe determinar las necesidades de los involucrados y transformarlas en requerimientos c) Porque no poder convocarlo hasta coordinar con su jefe inmediato, para que le d el permiso correspondiente. d) Porque el que le encarguen elaborar el acta no asegura que lo designen Gerente de Proyectos.

Preguntas de Certificacin
El rol de una PMO tiene como ciertas las siguientes afirmaciones EXCEPTO: a) Las funciones y roles que debe cumplir zona claras y estandarizadas para cualquier PMO. b) Una PMO puede existir en cualquier de las estructuras organizacionales. c) Muchas organizaciones se han dado cuenta de los beneficios de desarrollar e implementar una PMO. d) la funcin de una PMO es una organizacin puede ir desde una influencia o consejo hasta tener autoridad formal.

Preguntas de Certificacin
cul de los siguientes enunciados es verdadero?
a) Al inicio de los proyectos la influencia de los involucrados es menor b) Los costos del proyecto son mayores al comienzo y van disminuyendo en la ejecucin. c) A medida que el proyecto se ejecuta la incertidumbre va disminuyendo d) Los niveles de personal son mayores al inicio, debido al esfuerzo que requiere empezar a ejecutar un proyecto.

Preguntas de Certificacin
Durante la planificacin de un proyecto de diseo de un nuevo producto, el gerente del proyecto est discutiendo con el gerente de mercadeo sobre el detalle de las caractersticas del nuevo producto. Esto es un ejemplo de:
a) b) c) d) Establecer el ciclo de vida del producto Establecer el ciclo de vida del proyecto Establecer la oportunidad del negocio del producto Establecer la oportunidad del negocio que justifica el proyecto.

Preguntas de Certificacin
Las revisiones de final de fase muchas veces se llaman:

a) b) c) d)

Final de fase (phase final) Revisin de fase (check phase) Punto de revisin (check point) Puntos de muerte (kill pints).

Preguntas de Certificacin
Cul de las siguientes afirmaciones sobre el PMBOK es falsa? a) Es un estndar promovido por el Project Management Institute b) Es una gua de gestin de proyectos promovida por el Project Management Institute. c) Es un reglamento promovido por el Project Management Institute. d) Es un documento promovido por el Project Management Institute que sirve como base para el desarrollo de una metodologa.