ANALISIS Y DISEO DE PUESTOS

Definiciones Anlisis y Diseo de Puestos Informacin para el anlisis de Puestos

Informacin de un anlisis de puestos

Contenido proporcionado por una descripcin de puestos

Sistemas de Informacin sobre recursos humanos

El Diseo de puestos como sistema

Definiciones
-Puesto de trabajo: Un grupo de cargos que coinciden en cuanto a sus principales tareas y responsabilidades -Cargo: Conjunto de tareas y responsabilidades que constituyen el trabajo asignado a un solo empleado -Tarea: Es el resultado de un esfuerzo humano, fsico o mental, con una finalidad concreta -Funcin: Agrupacin de tareas realizadas para atender las responsabilidades de un puesto de trabajo.
Fuente: Byars. McGraw Hill

..Definiciones
La diferencia entre un cargo y un puesto de trabajo radica en que el puesto puede ser ocupado por mas de una persona, mientras que el cargo es para una sola persona. Ejemplo: Una organizacin podra tener 2 recepcionistas para el mismo puesto de trabajo. Entonces se tendra 2 cargos y un solo puesto. Un grupo de puestos de trabajo semejantes forma una ocupacin
Fuente: Byars. McGraw Hill

ANALISIS Y DISEOS DE PUESTOS

El anlisis de puestos y el diseo de puestos de trabajo estn directamente relacionados entre si.
-El anlisis de puestos es el proceso de determinacin y comunicacin de informacin pertinente relativa a la naturaleza de puestos de trabajo concretos: Se determinan tareas, destrezas, conocimientos, capacidades, responsabilidades.

El anlisis de puestos tiene como resultado una descripcin de puestos, y una especificacin de puestos

 ANALISIS Y DISEOS DE PUESTOS

- El diseo de puestos es el proceso de estructuracin del trabajo y designacin de las actividades de trabajo concretas de un individuo o grupo de individuos para alcanzar ciertos objetivos de la organizacin.: Cmo se ha de desempear el puesto, quien ha de desempearlo y dnde han de desempearse.

DISEOS DE PUESTOS: Componentes

Los componentes del diseo de puestos son :

- Quien?
- Qu? (tareas a realizar) - Dnde? - Cundo? - Porque? (objetivos y motivacin del trabajador)

- Cmo? (mtodo de realizacin)

DISEOS DE PUESTOS: Fases

1.- Especificacin de las tareas

2.- Especificacin del mtodo de realizacin de cada tarea: Cmo se realizar cada tarea?
3.- Combinacin de varias tareas en puestos de trabajo concretos asignables a individuos: Cmo se agruparn las diferentes tareas para formar puestos? El diseo de puestos debe realizar asignaciones de trabajo de acuerdo a las necesidades de la empresa y que satisfagan las exigencias personales.

INFORMACION PARA EL ANALISIS DE PUESTOS

Al empezar el proceso: Informar a los empleados las razones que llevan a la empresa a efectuar el anlisis de puestos. Adems es necesario que el analista de puestos se familiarice con la organizacin en si y con su entorno externo (estrategia, estructura, insumos, productos) Luego, el analista : Identifica los puestos que son necesario analizar Elabora un cuestionario para el anlisis del puesto Obtiene informacin para el anlisis del puesto

IDENTIFICACION DE PUESTOS Previamente: Identificar los distintos puestos que existen en la organizacin, utilizar posibles registros de nminas, registros anteriores para identificar muchos de los puestos de la organizacin
DESARROLLO DEL CUESTIONARIO Se puede desarrollar varios cuestionarios e inclusive usar ciertos formularios para determinadas funciones. Se investiga: Identificar deberes, responsabilidades, habilidades y niveles de desempeo de un puesto. Utilizar cuestionarios idnticos para puestos similares, y lograr que la informacin recopile las diferencias reales entre un puesto y otro.

......... DESARROLLO DEL CUESTIONARIO Es usual tener cuestionarios diferentes para los niveles diferentes: gerencial, tcnico o medio, y el de carcter secretarial.
La partes principales de la estructura del cuestionario son: - Nivel e identificacin del puesto - Deberes y responsabilidades (es conveniente precisar) - Caractersticas individuales como Formacin acadmica, experiencia, habilidades y aptitudes esenciales; y las condiciones de trabajo y/o del entorno - Niveles de desempeo

OBTENCION DE DATOS PARA EL ANALISIS

- Entrevistas: Se incluyen tanto las personas que desempean el puesto como los supervisores. Este proceso permite lograr un alto nivel de precisin, pero es de alto costo y demanda mucho tiempo - Grupos de expertos: Al recabar opiniones de expertos reunidos se puede llegar a resultados de alta confiabilidad. Es costoso y toma mucho tiempo - Cuestionarios por correo: Es un mtodo mas rapido y menos costoso. Con este mtodo es posible estudiar varios puestos al mismo tiempo a un costo relativamente bajo.

.. OBTENCION DE DATOS PARA EL ANALISIS

- Bitcora de empleados: Proceso que se realiza a travs de dar instrucciones a cada empleado para que lleve un diario o bitcora de sus actividades cotidianas. En ocasiones este puede ser el nico mtodo para reunir informacin de determinados puestos. Pero puede ser costoso y lento.

- Observaciones: Esta puede ser lenta, costosa y potencialmente menos confiable y precisa que las otras tcnicas de obtencin de datos. A veces la observacin directa es el mtodo idneo, en especial cuando la labor es manual y repetitiva.
-Combinaciones de lo anterior

Informacin general proporcionada por un anlisis de puestos

rea de Informacin Contenido -Denominacin y Nombre del puesto y dnde est localizacin del puesto localizado -Relacin organizativa Breve explicacin del nmero de personas supervisadas y ttulo del

puesto supervisado.
-Resumen del puesto -Sobre las exigencias del puesto Explicacin del contenido del puesto Maquinas, herramientas y materiales Complejidad mental, exigencias fsicas y las condiciones de trabajo

APLICACIONES DE LA INFORMACION SOBRE EL ANALISIS DE PUESTOS

La realizacin de las fases de preparacin y recoleccin de datos sobre puestos, permite que los departamentos de recursos humanos obtengan informacin esencial acerca de las actividades que se efectan en la organizacin: DESCRIPCION DE PUESTOS - Titulo (nombre) y localizacin del puesto - Relaciones organizativas (supervisiones) - Relacin con otros puestos

- Maquinas, herramientas y materiales

- Condiciones de trabajo

ESPECIFICACIONES DEL PUESTO La especificacin difiere de la descripcin del puesto. La especificacin de puesto hace hincapi en las demandas que la labor implica para la persona, las caractersticas humanas que debe poseer el individuo. Se especifican factores de educacin, experiencia, capacitacin y habilidad En sntesis: - Educacin - Experiencia - Capacidad mental - Esfuerzo fsico y destrezas - Responsabilidades/ Juicio/ Toma de decisiones

Contenido proporcionado por una descripcin de puestos

- Fecha
- Carcter del puesto (tiempo completo, t. parcial; sueldo) - Titulo

- Supervisin recibida : De quien depende el titular?

- Supervisin ejercitada: Quien depende de este titular? - Resumen del puesto: De las Responsabilidades del puesto - Lista de funciones y responsabilidades - Contactos principales (dentro y fuera de la organizacin) - Exigencias de competencias /Estudio y experiencias requeridas/ Movilidad de carrera / Informes a presentar.

NIVELES DE DESEMPEO EN EL PUESTO

Luego de la descripcin y especificaciones del puesto, se podr medir el desempeo.

La formulacin de los niveles de desempeo, buscan:

-Satisfacer los objetivos personales o profesionales -Conformar un parmetro que permite medir el grado en que estn logrndose las metas para las que se estableci la labor. Durante un sistema de control, si las mediciones muestran desviaciones importantes respecto a los parmetros que se establecieron, los expertos de R.H. y los gerentes de lnea intervienen en el proceso para corregir las desviaciones.

SISTEMA DE INFORMACION SOBRE R.H.

El sistema de Informacin est integrado por : Las descripciones, las especificaciones, y los niveles de desempeo de los puestos El sistema se alimenta con los planes de recursos humanos, la informacin suministrada por los postulantes al empleo, los resultados de desempeo, y otros datos. Existen aspectos ticos y legales a considerar en el sistema de informacin de R.H. En general los tipos y casos de informacin difieren entre empresas, pases y regiones (casos de antecedentes penales, situacin civil, etc) Nota: lo que sigue se encarga como lectura para el alumno

EL DISEO DE PUESTOS DESDE UNA PERSPECTIVA DE SISTEMAS

Retroalimentacin Elementos Organizativos

Elementos Ambientales
Elementos Conductuales
INSUMOS

DISEO DEL PUESTO

Puesto Productivo y Satisfactorio

PROCESO DE TRANSFORMACION

PRODUCTOS DESEADOS

Fuente: William Werther(5ta. Edicin)

Elementos Organizativos
Los elementos organizativos de un puesto se refieren a su eficiencia Taylor ( aprox. 1920) en su bsqueda de tcnicas para el diseo eficiente de puestos plantea un enfoque mecnico La tcnica mecanicista requiere la identificacin de todos los movimientos y labores de un puesto de trabajo para estructurarlos de manera que se minimice el tiempo y el esfuerzo necesarios para efectuar la tarea. Se llega luego a la especializacin. El proceso de especializacin lleva a que se practiquen ciclos de labores breves, que duran slo el tiempo necesario para llevar a cabo una operacin determinada.

................... Elementos Organizativos El enfoque mecnico de la labor humana permita alcanzar niveles mximos de eficiencia, tiempo, esfuerzo, costo laboral, capacitacin y tiempo necesario para el aprendizaje El diseo de puestos moderno incluye tambin otros elementos organizativos como el flujo del trabajo, la ergonoma y las practicas laborales. El flujo de trabajo tiene que ver en cmo se realiza el proceso de labores. Establecer la secuencia correcta La ergonoma consiste en el estudio de la interaccin del ser humano con los equipos y herramientas que opera. El diseo adecuado de la labor requiere tener en cuenta la relacin fsica entre el operario y su labor Las practicas laborales son el conjunto de mtodos y actividades que permiten llevar a cabo la tarea

Elementos ambientales y/o del entorno

Es el segundo aspecto a considerar para el diseo de puestos. Se enfoca en el grado de preparacin de los trabajadores disponibles, la relativa abundancia o escasez de empleados y sus expectativas sociales Las expectativas sociales y culturales influyen de manera determinante en el nivel de aceptabilidad del diseo de un puesto. Los das de fiesta, los horarios de trabajo, las vacaciones, las religiones, los estilos administrativos; entre otros, afectan el diseo de puestos.

Elementos de Conducta
Se tiene que considerar los factores que contribuyen a fomentar un ambiente de trabajo que satisfaga las necesidades individuales: los factores psicolgicos, por ejemplo tienen especial importancia.: Los puestos deberan considerar la autonoma, diversidad, relevancia y retroalimentacin Autonoma laboral para incentivar la responsabilidad , la autoestima y la autovaloracin del empleado. Diversidad para evitar monotona, o fatiga. La relevancia es lograda por una identificacin con la tarea y la percepcin de estar logrando algo para la empresa. La retroalimentacin es para mejorar el desempeo (transmitir informacin)

especificaciones

especificaciones